Автоматизация Архива клиентских досье в крупном банке

Решение «Архив клиентских досье» позволяет организовать работу с большим массивом документов, которые образуют клиентские (в том числе кредитные) досье и прочие банковские документы (документы дня, ордера и др.)

Заказчиком решения выступил крупный банк с распределенной филиальной структурой.

В связи с расширением клиентской базы Банка и значительным увеличением количества обрабатываемых бумажных документов важной стратегической задачей стала организация работы с большим массивом данных, которые образуют клиентские досье.

С целью снижения операционных расходов банка в части содержания архивного фонда было принято решение о запуске проекта по централизации бумажного архива и внедрении единой системы учета документов.

В рамках проекта внедрения во всех филиалах Банка был выполнен переход с предыдущей системы учёта архивных документов на решение «Архив клиентских досье», разработанного на базе ECM-системы DIRECTUM.

Задачи проекта

Команде проекта предстояло:

• организовать в единой системе учёт движения и хранения следующих документов банка:
• досье физических лиц;
• досье юридических лиц;
• документы классического архива.
• автоматизировать процесс по поиску и внесению изменений в юридические досье клиентов;
• автоматизировать процесс ввода сканированных документов досье в систему;
• организовать хранение и обеспечить быстрый поиск и доступ к сканированным документам, входящим в состав досье;
• интегрировать архив с CRM-системами и модулями АБС;
• организовать быструю идентификацию объектов архива с использованием штрихкодирования.

Требования к реализации

Проведя анализ и изучив потребности банка, проектной командой были сформулированы следующие ключевые требования к реализации:

• хранение информации по трём типам документов: документы физических лиц, документы юридических лиц, документы классического архива;
• создание досье физических лиц и досье юридических лиц на основе данных, полученных из фронтальных систем;
• контроль полного цикла движения досье клиентов, прочих документов банка при передаче документов как внутри банка, так и на внешнее хранение;
• топография местонахождения документов;
• проверка комплектности кредитных досье физических лиц с отправкой уведомлений по обнаруженным ошибкам;
• маркировка объектов хранения с помощью штрихкодирования;
• ведение истории обработки документов;
• обработка внешних и внутренних заказов досье;
• массовое занесение скан-копий документов;
• формирование отчётности;
• ролевой доступ к данным, хранимым в системе;
• миграция исторических данных из существующей системы учёта архивных документов.

Решение

В рамках Решения «Архив клиентских досье» было спроектировано и реализовано 4 модуля:

 

 

Процесс обработки клиентских досье представлен на следующей схеме:

Учет архивных документов

Роли архивных реестров документов в решении выполняют справочники:

• Досье физических лиц;
• Досье юридических лиц;
• Документы классического архива.

Справочник Досье физических лиц используется для учета всех документов в разрезе заключенных договоров и выданных банковских продуктов. При внесении записей система предзаполняет поля карточки, руководствуясь данными из единого хранилища данных банка. Это позволяет значительно снизить вероятность пользовательских ошибок и сократить время на первичную обработку документов.

Также в данном реестре ведется учет досье клиентов АСВ и досье арендаторов сейфовых ячеек.

Справочник Досье юридических лиц. В отличии от досье физических лиц, досье по юридическому лицу собирается на протяжении всей работы с клиентом и не ведется в разрезе открытых счетов. При внесении записей система предзаполняет поля карточки, руководствуясь данными из внешних систем.

При закрытии счетов во внешних системах или их переключевании, информация по ним обновляется в ранее созданных карточках досье юр. лиц:

Справочник Документы классического архива используется для учёта документов, формируемых во фронт-офисах и подлежащих хранению в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов. При внесении записей, заполнение карточек производится вручную.

Отчетность по работе с архивными документами реализована по следующим параметрам:

• Количество дел на стеллажном хранении;
• Количество коробов на внешнем хранении;
• Контроль отправки досье из офисов;
• Поиск досье по номерам договоров.

Формирование коробов документов

Ещё один объект учёта, задействованный в решении – это короб.  Документы могут помещаться в короб для пересылки документов между подразделениями банка или для отправки на внутреннее или внешнее хранение. Каждый короб может быть запломбирован.

В рамках формирования короба выполняется ряд проверок, определяющих возможность включения документа в короб. Все результаты обработки выводятся в протокол. Информация о коробах фиксируется в карточках добавленных документов.

Пользователь всегда может посмотреть текущий состав короба:

Маркировка объектов хранения

Все комплекты документов, хранящиеся в системе, маркируются с помощью штрихкодов, по которым в дальнейшем их легко идентифицировать. Штрихкоды могут быть сформированы внешними системами или в DIRECTUM.

Для формирования штрихкодов в модуле предусмотрен генератор, который позволяет распечатать массив объектов на обычной бумаге или на специальных самоклеящихся стикерах, подгоняя размер штрихкода под заданные размеры этикеток.

Все обработки документов в модуле происходят посредством множественного считывания штрихкодов документов: включение в акты, добавление в архивные короба, поиски и др.

Для организации поточного сканирования документов используются службы ввода и преобразования DIRECTUM с автоматической привязкой комплектов документов к карточкам реестров по штрихкодам.

Контроль движения документов

Для контроля движения оригиналов досье и банковских документов любое перемещение фиксируется в системе с помощью механизма создания актов приема-передачи.

Актами фиксируются следующие виды перемещений:

• внутренняя передача досье физических лиц, досье юридических лиц и классический архив;
• внутренний приём, в том числе на внутреннее хранение;
• выдача документов сотрудникам банка;
• передача досье физических лиц по цессии;
• изъятие документов;
• уничтожение документов;
• передача коробов на внешнее хранение аутсорсинговым компаниям;
• приём коробов из внешнего хранения от аутсорсинговых компаний.

При формировании акта пользователь посредством штрихкодов включает в него карточки обрабатываемых документов или коробов. На основании добавленных записей система формирует печатную форму с описью отправляемых объектов.

При приёме на внутреннее хранение или передаче на внешние хранение система позволяет указать топологию хранения: архив, местонахождение в архиве (№ стеллажа). Все реквизиты местонахождения документа транслируются в его карточку.

При составлении актов приема-передачи система производит комплекс проверок: определение возможности совершения действия, наличия прав на обработку, соответствие отправленных и принятых документов и др. В случае отклонения от стандартной схемы работы система выдаёт соответствующее предупреждение и формирует уведомления заинтересованным лицам.

Пользователь всегда может посмотреть полную историю движения документа и текущее местонахождение из его карточки.

Проверка кредитных досье

Финансовая эффективность банка во многом зависит от снижения операционных рисков, связанных с аудиторскими проверками (наложение штрафов в случае неполного комплекта документов) или невыплатами кредитов клиентами (оперативный сбор документов для передачи в суд).

Для решения данной задачи в модуле предусмотрена дополнительная проверка досье, выполняемая сотрудниками регионального центра. При поступлении пакета документов, они проверяют наличие и корректность оформления всех требуемых документов. Результаты проверки заносятся в систему и, в случае наличия критичных ошибок, досье ставится на контроль исправления.

На электронную почту заинтересованных лиц приходят уведомления:

 

Внутренние и внешние заказы

Для оперативного доступа к копиям и оригиналам документов используются реестры Заказы и Внешние заказы.

Сотрудники подразделений банка могут сформировать заказ на копию или оригинал документа и отправить в работу ответственному по архиву, в котором находится данный документ.

В рамках процесса обработки внутренних заказов осуществляется рассылка уведомлений заинтересованным лицам.

Сотрудники архива при необходимости могут заказать его доставку у оператора хранения. Внешние заказы формируются автоматически в разрезе оператора хранения.

При получении заказанных коробов от аутсорсера заказчику отправляется уведомление:

Рабочие места пользователей

С целью повышения удобства работы с решением, для модулей решения настроены отдельные обложки, на которые кроме основных действий размещены ссылки на пользовательские инструкции:

Информационная безопасность

Поскольку клиентские досье относятся к категории персональных данных, то их обработка должна производиться в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ. Согласно закону (гл.4, ст. 19, п.2), информационная система должна:

• иметь механизм восстановления данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним – достигается настройкой резервного копирования БД и/или зеркалированием;
• устанавливать правила доступа к персональным данным – посредством групп пользователей в системе настроена ролевая модель, ограничивающая доступ пользователей к реестрам, их записям и выполнению действий по обработке;
• обеспечивать регистрацию и учет всех действий, совершаемых с персональными данными – в систему добавлен механизм ведения расширенной истории, протоколирующий действия по обработке и изменению записей реестров.

Работа с большими объемами данных

Работа с архивом, как правило, подразумевает обработку больших массивов данных, поэтому остро стоит вопрос скорости обработки.

Разработанное решение построено с расчетом на обеспечение высокого быстродействия при массовой обработке документов в соответствии с их жизненным циклом (оптимизация запросов, дополнительные индексы на таблицах БД). Быстродействие решения успешно прошло проверку проверено на массиве данных в 7 000 000 записей.

Миграция исторических данных

Для корректного ведения архива информация по всем ранее полученным от клиентов документам должна быть загружена в систему. Поэтому первое с чего нужно было начать ‒ это конвертация и загрузка в систему DIRECTUM более 5 500 000 исторических записей досье и более 200 000 электронных документов, общим объемом в 5 Тб.

Процесс загрузки был осложнен тем, что учет досье юридических лиц ранее не производился. Поэтому для сбора данных сотрудниками Заказчика была организована ревизия и штрихкодирование документов. Собранные данные по более чем 120 000 досье были сведены в таблицу Excel, на основании которой была произведена загрузка записей в Систему.

По досье физических лиц и документам классического архива миграция данных производилась непосредственно из заменяемой архивной системы, при этом расчетное время переноса данных составило около 1 недели непрерывной многопоточной обработки.

Для полного переноса электронных документов потребовалось 2,5 недели.

Интеграция с IBM FileNet

В рамках проекта потребовалось произвести настройку использования IBM FileNet в качестве хранилища электронных документов для решения следующих задач:

1. Использование платформы FileNet для хранения образов документов.
2. Синхронизация метаданных документов и досье для обеспечения возможности параметрического поиска на стороне FileNet.
3. Автоматическое размещение файлов в каталогах FileNet по предопределенным правилам классификации документов.

Результаты

В результате проекта внедрения решения:

• все филиалы и офисы банка были переведены с существующей системы учёта документов на использование комплексного решения «Архив клиентских досье», что обеспечило централизованный учёт и хранение досье клиентов и банковских документов;
• автоматизирован полный цикл движения документов, что повышает контроль перемещения документов между подразделениями банка и снижает риск потери клиентских документа;
• автоматизирован процесс внесения и обогащения досье юридических клиентов, что сокращает время на обработку документов;
• реализована интеграция с фронтальными системами, что обеспечивает создание карточек досье клиентов на основе полученных данных, в свою очередь это снижает вероятность пользовательских ошибок и сокращает время на первичную обработку документов;
• автоматизирован процесс ввода сканированных документов досье в систему, что обеспечивает быстрый поиск и доступ к сканированным документам, входящим в состав досье;
• реализована маркировка с использованием штрихкодирования, что даёт возможность обрабатывать большой массив данных, за счёт быстрой идентификации объекта;
• автоматизирован процесс предоставления досье по запросам, что увеличивает скорость исполнения заказов, в том числе по запросам регуляторов.

В среднем за месяц:

Проходят регистрацию 143 500 документов, в том числе: досье физических лиц – 127 500;  досье юридических лиц – 14 800; документы классического архива – 1 100.

Вносится 92 840 скан-копий документов, в том числе: досье физических лиц – 11 600;  досье юридических лиц – 80 900; документы классического архива – 260.

В архиве уже содержится:

• 3 600 000 досье частных клиентов банка.
• 270 000 досье юридических лиц

С учётом распределённой структуры Заказчика активная работа с архивом ведётся по 20 часов в сутки 7 дней в неделю.

Решением пользуются 2 700 пользователей в 400 отделениях банка.