Опыт внедрения и работы мобильного решения DIRECTUM Solo в ПАО «ОАК»

О компании

Предпосылки внедрения мобильного решения

В бизнес-процессах компании задействованы тысячи человек, и в силу специфики работы руководителям приходится часто бывать в деловых поездках и командировках. Часто будучи за пределами рабочего кабинета, необходим доступ к СЭД, чтобы найти нужную информацию или вовремя согласовать документ.   
Еще одна причина для внедрения мобильного клиента – необходимость в более простом интерфейсе СЭД для работы руководителей высшего звена. Desktop-клиенты современных EСM-систем имеют обширный функционал, который необходим разным категориям пользователей в повседневной работе, но для топ-менеджеров он излишен. 

Выбор решения и этапы внедрения

На момент старта проекта четкого понимания, какое именно приложение нужно, не было. Работы по проекту начались с выбора платформы:
•    устройства на платформе iOS по определенным причинам запретила служба безопасности; 
•    от Windows также отказались, т.к. эти решения наименее распространены и непопулярны. 
•    выбор был сделан в пользу решений с ОС Android.
Для выбора наиболее оптимального мобильного клиента была создана рабочая группа, которая тестировала решения. Приложение DIRECTUM Jazz, по оценкам сотрудников, удобно в работе, но больше всего подходит для смартфонов. Решение DIRECTUM Solo в большей степени отвечает поставленным требованиям. 
В опытной эксплуатации мобильного приложения принимали участие сами руководители. Были выявлены незначительные замечания к работе, но в итоге решение было успешно адаптировано под требования пользователей и переведено в промышленную эксплуатацию.
Сегодня решение используется руководителями высшего звена – вице-президентами, директорами по направлениям. Также DIRECTUM Solo установлено на планшете президента ОАК и у его помощников. Всего на сегодняшний день с приложением работают 25 пользователей.

Информационная безопасность

ПАО «ОАК» уделяет особое внимание вопросу информационной безопасности. При работе с корпоративной информацией с планшета безопасность обеспечивается системой SafePhone, которая позволяет удаленно управлять устройствами пользователей – блокировать при необходимости, устанавливать разрешенные приложения. Самостоятельно пользователь не может ни остановить, ни удалить данное приложение. Связь между сервером SafePhone и DIRECTUM Solo осуществляется по защищенному каналу связи с помощью VPN.

Оценка эффекта внедрения мобильного решения

DIRECTUM Solo позволяет руководителям в удобном виде просматривать материалы, выносить резолюции, согласовывать и подписывать документы, контролировать исполнение выданных поручений. При этом никаких глобальных изменений в существующих бизнес-процессах компании не потребовалось. В мобильном приложении доступны такие процессы, как:
•    обработка корпоративных мероприятий: руководители согласовывают и проекты решений, решение о созыве, рекомендации;
•    обработка договорных документов;
•    работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
•    исполнение поручений
•    обработка приказов и распоряжений;
•    работа со служебными записками
•    управление доверенностями;
•    обработка командировочных документов. 

В 2017 году в ПАО «ОАК» внедрена усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которая позволила подписывать проекты решений, решения о созыве и рекомендации полностью в электронном виде с установкой штампов на документ. Этот блок в полном виде был подключен и в DIRECTUM Solo.
 

Об очевидном преимуществе использования мобильного решения руководителями говорят и результаты проекта:
•    на 20-30% сократилось время согласования документов. Документы больше не ожидают возвращения руководителя из командировки. 
•    в рамках некоторых процессов удалось на 100% уйти от использования бумаги, расходуемой при распечатке документов. К примеру, в ОАК больше не распечатываются служебные записки, которые раньше дожидались возвращения руководителя на его столе. 
•    обеспечена своевременная информационная поддержка и оперативный доступ к материалам СЭД – руководители могут в любой момент обратиться к тому или иному документу.  

В ближайшее время в мобильных решениях будет доступен процесс управления закупками. К работе с мобильным решением планируется подключить новых сотрудников – директоров по направлениям и директоров департаментов.