Автоматизация бизнес-процессов по закупочной деятельности на основе модуля «Управление закупками» для нужд АО «ОДК-Авиадвигатель»

Характеристика проекта

АО «ОДК-Авиадвигатель – конструкторское бюро по разработке газотурбинных двигателей для авиации, а также промышленных газотурбинных установок и электростанций на базе авиационных технологий.

Направления деятельности:

• разработка газотурбинных двигателей для авиации;
• разработка, серийный выпуск, монтаж «под ключ», пусконаладочные работы, ремонт, гарантийное и текущее обслуживание ГТЭС мощностью от 2,5 до 25 МВт;
• разработка, сопровождение серийного производства и эксплуатации ГТУ для нагнетателей газа магистральных газопроводов мощностью от 4 до 34 МВт;
• производство модулей, деталей, сборочных единиц для авиадвигателей и ГТУ как собственной, так и сторонней разработки;
• конструкторское сопровождение серийного изготовления авиадвигателей и ГТУ собственной разработки;
• продление ресурса изделий собственной разработки в эксплуатации;
• ремонт изделий собственной разработки;
• сервисные услуги по авиационным и промышленным двигателям, а также электростанциям собственного изготовления;
• инжиниринговые услуги в области механики, вибраций, процессов горения, аэродинамики, компьютерного проектирования, разработки частей и узлов газотурбинных двигателей, установок и стендов для их испытаний.

Конструкторское бюро «ОДК-Авиадвигатель» является головным разработчиком семейства двигателей пятого поколения для ближне-среднемагистральных самолетов типа «МС-21» и промышленных ГТУ. Создание базового двигателя ПД-14 – один из приоритетов Государственной программы РФ «Развитие авиационной промышленности на 2013-2025 гг».

Задачи проекта

Система Directum работает в АО «ОДК-Авиадвигатель» с октября 2012 года и с тех пор постоянно развивается. На первоначальном этапе был сразу реализован процесс по согласованию договоров. В 2014 году внедрен бизнес-процесс по работе с закупочной документацией и протоколами закупки. В дальнейшем этим процессы постоянно модернизировались и актуализировались. Но процессы планирования закупок и контроля их исполнения оставались в неавтоматизированном виде. При этом требования к оформлению закупок становились все более серьезные, а предприятие готовилось к переходу на работу по 223му федеральному закону. Именно это и стало основными предпосылками к новому проекту развития системы Directum, основными задачами которого стали:

1. Построить сквозной процесс по организации закупки от момента её планирования до отчетности по исполнению заключенного договора.

2. Реализовать систему контроля за соблюдением сроков публикации документации и заключенных договоров на ЭТП и размещения отчётности по ним в ЕИС, либо корректное и своевременное оформление изменение сроков в плане закупок.

3. Снижение трудоемкости при оформлении документов, уменьшение ошибок при оформлении.

Основные проблемы:

• формирование и согласование планов закупки производилось в ручном режиме;
• заявки на корректировку плана закупок (добавление и изменение позиций) формировались каждым подразделением отдельно и так же отдельно утверждались;
• контроль за наличием закупки в плане закупок, соответствия способа закупки регламентирующим документам, соблюдения сроков публикации и исполнения договора, соответствия предмета закупки и основных параметров закупки производился в ручном режиме
• высокая трудоемкость подготовки документации по закупкам.

Цель доработки существовавших бизнес-процессов:

• Реализация сквозных процессов от создания позиции плана закупки, до отчетности по исполнению договора
• Обеспечение всевозможных проверок по корректному заполнению атрибутов позиции плана закупки для исключения последующих ошибок
• Обеспечение заполнения максимального количества атрибутов в шаблонах закупочной документации и протоколов закупки.
• Адаптация имеющихся процессов для реализации поставленных задач.
• Максимальное исключение нарушений по срокам публикации документов на ЭТП и ЕИС.
• Автоматизированное формирование необходимых отчетов по закупочной деятельности.

Проект реализован совместно специалистами АО «ОДК-Авиадвигатель» и ООО «Директум»

Проектные решения

№ П/П	Используемый термин	Определение
1	Согласование	Процесс, при котором ряд пользователей системы (Согласующие) рассматривают документ в рамках своих компетенций и выносят свое решение по нему.
2	ЕИС	Единая информационная система в сфере закупок.
3	ЭТП	Электронная торговая площадка.
4	ПЗ	План закупки товаров (работ, услуг) – план приобретения продукции и проведения соответствующих процедур закупок, формируемый и размещаемый согласно требованиям законодательства.
5	РПЗ	Расширенный план закупки товаров (работ, услуг) – не подлежащий официальному размещению документ, который содержит информацию о предстоящих закупках согласно требованиям, установленным в соответствии с Единым положением о закупке Государственной корпорации «Ростех».
6	ПЗИП	План закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств – план приобретения продукции и проведения соответствующих процедур закупок инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств, формируемый и размещаемый согласно требованиям законодательства.
7	ОПиК ЗД	Отдел планирования и контроля закупочной деятельности АО «ОДК-Авиадвигатель»
8	НМЦ	Начальная (максимальная) цена договора (цена лота) – предельно допустимая цена договора (лота), выше размера которой не может быть заключен договор по итогам проведения закупки.
9	ТМ	Типовой маршрут
10	ТС	Типовой справочник
11	ЭП	Электронная подпись

 

Реализация

В качестве основы для данного проекта был выбран модуль «Управление закупками», который в базовой поставке позволяет вести формировать план закупки и вести учет по закупкам. Данный модуль был адаптирован под конкретные требования нашего предприятия.

1. Планирование закупки

В рамках процесса проводится создание позиций плана закупок, согласование и утверждение позиций, формирование плана закупок, согласование и утверждение плана закупок, публикация плана закупок на сайте ЭТП и ЕИС.

 

Схема процесса планирования закупки

Все позиции создаются как элементы модифицированного справочника «Позиции плана закупок». Содержание полей карточки полностью соответствует полям типовой формы плана закупок ГК «Ростех»

В справочнике при заполнении атрибутов реализованы различные проверки

• Корректное заполнение даты оформления, извещения, исполнения договора
• Предмет договора должен начинаться со слов: «выполнение», «оказание», «поставка», «предоставление»
• Комплекс проверок на корректность способа закупки, варианта участия субъектов МСП, кодов ОКВЭД2 и ОКПД2, организатора закупки в соответствии с законодательством, положением о закупках ГК «Ростех» и другими регламентирующими документами
• Прочие проверки, контролирующие полноту и корректность введенных атрибутов.

Далее сам файл с планом закупки является отчетов, формируемым на основе данных из этого справочника.

1.1 Согласование позиций плана закупки

Все позиции проходят процедуру согласования и утверждения у ЦФО перед включением в план закупок. Ранее согласование позиции происходило следующим образом: готовился файл в формате Excel по шаблону плана закупки, содержащий строчки по соответствующим закупкам, а затем он прикладывался к служебной записке. В новом процессе принято решение отказаться от согласования файла со строкой плана, т.к. сама карточка записи справочника содержит все необходимые данные. А для того, чтобы можно было визуально выводить итог согласования позиции при запуске позиции на согласование система автоматически формирует документ на бланке служебной записки, который содержит все необходимые данные. Данный документ формируется в формате Word, он полностью защищен от изменения пользователем, а все изменения вносятся через карточку записи справочника на этапе доработки. В дальнейшем можно распечатать этот документ со списком электронных подписей.

Когда позиция запускается на согласование, она блокируется от изменений. Скорректировать данные можно будет только на этапе доработки.

В случае необходимости внесения изменений в согласованную либо утвержденную позицию по нажатию кнопки «Изменить позицию» создается новая запись справочника «Позиции», которая практически полностью дублирует старую запись (дата извещения автоматически очищается). Старая позиция помечается как скорректированная, новая запись доступна для изменения.

Ниже приведена блок-схема процесса согласования:

Схема ТМ Согласование позиций

Новая позиция регистрируется на этапе согласования с ОПиК ЗД. После того как позиция пройдет все этапы согласования, позиции присваивается статус «Согласовано».

Далее каждый месяц в определенный день в системе запускается сценарий, который обходит все позиции со статусом «Согласовано», группирует их по руководителям ЦФО и направляет им заданием на утверждение. В этом задании лежит реестр всех согласованных позиций для утверждения. Руководитель может утвердить или отклонить как разом все позиции, так и выбрать отдельно взятые. Всем утвержденным позициям присваивается статус «Утверждено», отклоненные возвращаются на доработку ответственным за оформление позиции.

Выше описано плановое внесение новой позиции или изменение существующей в плане закупок. Корректировка плана закупок также может быть внеплановой, в этом случае после согласования новая или скорректированная позиция сразу уходит на утверждение руководителю ЦФО.

 

1.2 Согласование плана закупки

План закупки формируется сотрудником отдела ОПиК ЗД по шаблонам типовых форм ГК «Ростех» (excel с заложенной аналитикой и формулами). Для первичного размещения и размещения плановой корректировки в конце каждого месяца, для внеплановой корректировки – в любое время по необходимости. Система позволяет формировать по требуемым формам расширенный план закупки, план закупки и план закупки инновационной продукции. Также автоматически формируется перечень внесенных изменений относительно предыдущей редакции.

Как правило весь комплект документов согласовывается разом со всеми членами закупочной комиссии и затем утверждается у Управляющего директора.

 

После утверждения план размещается сотрудником ОПиК ЗД на портале госзакупок etprf.ru. Т.к. площадка на текущий момент не позволяет реализовать автоматизированную выгрузку документов, публикация производится вручную.

2. Оформление закупки и протоколов закупки

После того как позиция плана закупок зарегистрирована в ОПиК ЗД появляется возможность начать оформление закупки. Для этого используется модифицированный справочник модуля «Управление закупками».

 

Главная решаемые задачи в данной части были

• Обеспечить точное соответствие предмета договора, даты извещения, срока исполнения договора, НМЦ в закупке и в позиции плана закупок, а в случае их изменения, контроль за внесением корректировки в план закупок.
• Обеспечить максимально возможное заполнение содержимого документов закупочной документации, извещений о закупках, протоколов закупки и прочих документов, формируемых по установленным типовым формам.

Подготовка документации

Для реализации этих задач все возможные атрибуты переносятся из записи позиции плана закупок, в карточке позиции справочника «Закупки». Пользователь должен заполнить все необходимые атрибуты:

Обеспечение закупки

 

Требования

Согласующие закупочной документации

Согласующие протоколов (Обязательна к заполнению только перед запуском протоколов ЗД)

Вкладка "Даты закупочных процедур" заполняется по ходу процессов согласования ЗД и протоколов закупки в автоматическом режиме.

После заполнения всех атрибутов и параметров пользователь по кнопке формирует извещение о закупке.

Система автоматически подтягивает нужный шаблон и заполняет все типовые поля в нём на основе данных из записи справочника. При этом часть полей доступна для внесения корректировок (желтые поля), но большая часть документа защищена от изменения пользователем (серые поля), для этого используется стандартный функционал MS Word по использованию полей и разделов, а также их защиты. Пользователь должен проверить корректность заполнения полей документа, также дополнить ряд разделов, являющихся уникальных для каждой закупки: содержание конкретных требований к предмету и участникам закупки, критерии оценки заявок, требование к составу заявок, сведения о расчете НМЦ, приложить ТЗ и проект договора.

Далее пользователь направляет закупочную документацию на согласование.

Маршрут согласования закупочной документации был адаптирован под новый справочник, основа же осталась без изменений. При необходимости внесения изменений в закрытую от изменения часть документации, пользователь должен скорректировать соответствующие поля в карточке справочника «Закупки», а затем переформировать документ. Здесь следует отметить, что если в записи справочника «Закупки» необходимо скорректировать поля, которые перенесены из позиции плана закупки и связаны с ней, то соответственно потребуется вносить изменения и в неё тоже, что повлечет оформление корректировки плана закупки.

В маршрутах реализована проверка, задание на публикацию закупочной документации не приходит, если дата публикации извещения согласно плана закупки уже прошла, система будет дожидаться публикации скорректированного плана закупок.

После согласования ЗД и её размещения на площадке ответственный за оформление закупки получает задание на подготовку и согласование протокола закупки.

Протокол закупки

Для формирования протокола закупки по конкурентной процедуре, необходимо завести заявки участников в специальный справочник модуля «Управление закупками». Среди заявок указывается победитель, после чего можно сформировать протокол закупки. Протокол также формируется по шаблону, в котором программно заполняются все типовые поля, большая часть аналогично ЗД недоступна для корректировки пользователем. Изменение содержимого закрытых полей происходит аналогично ЗД через корректировку записи справочника и переформирование документа. Подготовленный протокол закупки направляется на согласование по заданному типовому маршруту. Маршрут зависит от типа протокола закупки. Аналогично маршруту согласования закупочной документации, использовались уже имеющиеся маршруты согласования протоколов закупки с адаптацией под новые справочники.

В случае, если закупка проводится у единственного поставщика, то аналогично конкурентной закупке необходимо создать и заполнить запись справочника «Закупки», но для такого варианта сделано отдельное представление для записи справочника, где помимо прочих параметров указывается контрагент, с которым будет заключаться договор. Затем на основании этих данных по шаблону формируется документ, который содержит в себе сразу извещение, пояснительную записку и протокол закупки. Как и для других документов по закупке, все известные данные по закупке заносятся в соответствующие поля документа, большая часть из которых редактируется только через изменение данных в справочнике «Закупки». Как и другие документы по закупке, ответственный за оформление закупки и договора должен заполнить оставшиеся разделы документа. Протокол закупки у единственного поставщика в нашей системе согласовывается совместно с договором.

После завершения процедур по оформлению документов по закупке следует процесс по согласованию договора. Запустить мастер по запуску договорных документов можно прямо из записи справочника «Закупки» по соответствующей кнопке (кнопка доступна только когда закупка находится в стадии «Заключение договора»).

3. Заключение договора и отчетность по исполнению

Для внедрения модуля «Управление закупками» кардинально менять модуль и связанные процессы по договорным документам не требовалось. Здесь выполнены следующие доработки и изменения:

• Запуск мастера по запуску договора на согласование из справочника «Закупки» с установлением необходимых связей и переносом атрибутов:

  • Предмет договора

  • Контрагент (единственный поставщик, либо победитель)

  • Цена договора

  • Валюта договора

  • Дата исполнения договора

  • Номер документа по закупке

  • Номер извещения

• После завершения согласования сотруднику договорного отдела приходит задание, в рамках которого выполняются следующие действия:

  • Все основные данные по договору экспортируются в финансово-учетную систему (используется АРМ «Договоры» собственной разработки) и устанавливаются двухсторонние ссылки на записи в двух системах.

  • Договор публикуется в ЕИС

После этапа согласования и утверждения договора сотрудники договорного отдела работают с договорами в АРМе «Договоры» как и ранее: заполняют этапы исполнения договора, прикрепляют заказы на оплату и т.п.

Для обеспечения контроля за ходом исполнения договоров и последующей отчетностью в ЕИС реализован следующий функционал:

• Сценарий импорта этапов исполнения договоров по установленной связи с АРМом «Договоры» переносит данные по этапам в систему Directum и заполняет таблицу в записи справочника «Договоры».

• Сценарий «Запуск задач по прикреплению актов» проходится по всем записям справочника «Договоры» и формирует по всем новым незакрытым этапам задание на прикрепление отчетных документов ответственным за оформление соответствующих договором (разработан типовой маршрут «Прикрепление отчетных документов по договорам», описание ниже).

• Сценарий «Запуск задач на опубликование данных по исполнению договоров» проходит по справочнику «Договоры» и по каждой записи проверяет:

  • Закрыты ли все этапы исполнения договора

  • По всем ли связанным с договором заказам на оплату произведена оплата (информация проверяется напрямую в базе финансово-учетной системы).

Если эти условия выполнены, то формируется задача по ТМ «Опубликование данных по договору», в рамках которого собираются все отчетные документы, формируется перечень платежных поручений из финансово-учетной системы и весь пакет направляется сотруднику договорного отдела для дальнейшей проверки и публикации в ЕИС.

 

Примечание: сценарии работают только с теми записями справочника «Договоры» у которых установлена связь с АРМ «Договоры»

Примечание: До внедрения модуля «Управление закупками» в системе использовался справочник «Закупочная документация» собственной разработки. Который позволял создавать записи по каждой закупке, прикреплять к ней документы (закупочная документация, протоколы закупки и сопроводительные документы) и запускать их по типовым маршрутам на согласование. Для обеспечения корректного завершения старых процессов реализована возможность указывать связь договора с записями справочника «Закупочная документация», но создавать новые записи там нельзя.

 

4. Дополнительные «вспомогательные» процессы и функции

Помимо вышеописанных основных процессов, разработан ряд дополнительных для организации решения конкретных задач в рамках общего процесса:

• Согласование сообщения о заинтересованности
• Согласование аннулирования позиции ПЗ
• Согласование внесения изменений в опубликованную ЗД
• Согласование ответа на запрос на разъяснения к ЗД

По просьбе пользователей разработан функционал «Копировать закупку»: пользователь выбирает запись справочника «Закупки» и позицию плана закупки, затем программа проверяет соответствие указанных видов процедур и формирует новую запись справочника «Закупки». Все атрибуты, которые связаны со справочником «Позиции» переносятся из указанной записи, а все остальные, из первоначально указанной «Закупки». Файл с закупочной документацией также копируется из первоначальной «закупки», а затем переформировывается с учетом новых атрибутов. Таким образом пользователи экономят время на подготовку однотипной документации.

Эффект от внедрения

1. Все процессы по закупочной деятельности переведены в электронный вид, выстроены в четкую цепочку и взаимосвязаны друг с другом

2. За счет взаимосвязанных записей справочников «Позиции плана закупок», «Закупки», «Договоры» минимизируются риски появления несоответствий данных в плане закупок, закупочной документации и заключенных договорах.

3. За счет автоматизированного заполнения шаблонов документов снижается вероятность ошибок при подготовке документов, позволяет использовать актуальные формы, типовые формулировки, значительно уменьшить время по формированию документов и внесению корректировок в них.

4. Реализован контроль за соблюдением сроков публикации документов по закупке, договору и исполнению договора.

5. Реализован автоматический контроль за исполнением этапов договора и оплат по договору.

 

Планы по развитию

Основное направление развития – интеграция с электронными площадками etprf.ru и ЕИС, а именно: автоматическая публикация на торговой площадке плана закупок и его корректировок, закупочной документации, протоколов закупки; автоматическое размещение в Единой Информационной Системе образа подписанного договора, отчетных документов по нему и реестра платежных поручений.

Второе направление – более полное заполнение шаблонов документов:

• Подготовка типовых форм договоров, включаемых в закупочную документацию
• Расширение списка типовых критериев, которые можно выбирать при оформлении закупок и шаблонов текста по ним

Команда проекта

АО «ОДК-Авиадвигатель»

• Олейников Дан Олегович – начальник бригады поддержки информационных систем документооборота
• Собянин Василий Михайлович – Ведущий инженер-программист
• Мельникова Ольга Викторовна – Инженер-программист

От ООО «Директум»

• Пермяков Артем Владимирович – Руководитель проекта
• Клабукова Гузель Фанисовна
• Кайсина Татьяна Александровна
• Дерюшев Алексей Владимирович

Общая характеристика проекта

• Сроки: март 2017 – 1й квартал 2018.
• Опытно-промышленная эксплуатация: 1й квартал 2018.

Результаты проекта

1900 - пользователей, охвачены автоматизацией по проекту

15 разработанных типовых маршрутов

37 разработанных форм документов с автоматическим заполнением

Срок выполнения – 9 месяцев.

 

Общие особенности системы «Директум» в АО «Авиадвигатель»

• Используется система версии 5.2.1 (переход осуществлен в июне 2016).
• Авторизованы все пользователи компьютерной сети предприятия (примерно 2000 из 3000 работников);
• Электронную цифровую подпись может получить любой сотрудник предприятия;
• Методический совет по внедрению системы состоит из руководителей различного уровня и специалистов по тематическим направлениям, во главе метод совета первый заместитель генерального директора;
• В основном руководство предприятия работает самостоятельно в системе, но часть руководителей работает через секретарей;
• Все бизнес-процессы реализованы через типовые маршруты
• Реализован механизм экспорта/импорта данных о работниках и структуры подразделений из кадровой системы в систему Директум, а также данных о кодах затрат из финансовой системы;
• Сценарий автоматического распознавания документов формата PDF созданных за день с использованием ABBYY Recognition Server;
• Реализован полнотекстовый поиск по документам формата PDF;
• Реализован удаленный доступ в систему для филиалов предприятия и сотрудников, работающих из дома и в командировках через VPN-канал;
• Реализована интеграция с системой обмена корреспонденцией и поручениями АО «ОДК»;
• Реализована работа с системой через мобильные приложения Jazz и Solo.

Статистика использования

• в системе работают 1900 пользователей, до 665 одновременно;
• 1400 задач в день;
• 2400 заданий в день;
• 1100 документов в день.

 

Другие публикации по системе Directum в АО «ОДК-Авиадвигатель»

• Дан Олейников, «Авиадвигатель»: С внедрением DIRECTUM мы получили высокоэффективный инструмент взаимодействия между сотрудниками
• Внедрение и развитие DIRECTUM в АО «Авиадвигатель»