Развитие системы управления Финансового университета на примере совершенствования модуля «Единая система управления поручениями и контроля исполнительской дисциплины»

Успешный проект

Характеристика проекта

СЭД DIRECTUM используется с 2009 года для создания единого информационного пространства Финансового университета и адекватной информационно-технологической поддержки учебного и научного процессов, а также внутреннего обеспечения документооборота.

С присоединением в 2012-2013 гг. пяти образовательных учреждений, реализующих программы высшего, среднего и дополнительного профессионального образования, Финансовый университет стал одним из крупнейших учебных и научных комплексов России.

Как результат, общее число студентов возросло в 5 раз – с 18 тысяч до 90 тысяч (конец 2012 г.). Соответственно, увеличились и масштабы ИТ-инфраструктуры, причем мы унаследовали множество разноплатформенных решений. Естественно, возникла необходимость подключения к СЭД DIRECTUM новых подразделений, а также ее внедрение в филиалах. Существенно выросло и число пользователей, количество документов и процессов.

Именно в это время особенно возросла значимость СЭД DIRECTUM для университета. Были поставлены новые задачи по совершенствованию и оптимизации внутренних процессов и получения максимального эффекта от автоматизации.

Ход и результаты проекта

Обеспечение управленческого процесса

Первой задачей проекта, поставленной в 2014 г., было создание типовых маршрутов и типовых форм документов для согласования проектов приказов и распоряжений, прежде всего, для эффективной реализации учебного процесса на факультетах.

Эти требования были реализованы на базе системы DIRECTUM.

В настоящее время типовыми маршрутами прохождения различных видов документов (приказов, распоряжений, калькуляций, докладных записок) обеспечены практически все структурные подразделения университета,расположенные в 10-ти учебных корпусах Москвы и в филиалах Финуниверситета, находящихся в разных, в том числе и удаленных, регионах России.

За 2017 год было вновь создано, закрыто или переработано 320 унифицированных форм документов и 723 маршрута.

Инициаторами проекта стали руководитель секретариата и Управление делопроизводства и архива (УДиА),

исполнителями – отдел разработки документов по делопроизводству и технической поддержки СЭД УДиА.

Сроки: начало 2014 г., процесс продолжается. 

Управление в мобильном режиме

Основной задачей проекта стала необходимость предоставления возможности рассмотрения документов и создание поручений в режиме реального времени с использованием iPad ректором Финансового университета и лицами из состава ректората, которым делегировано такое право.

Инициаторами проекта и разработчиками алгоритма стали руководитель секретариата, Управление делопроизводства и архива (УДиА), Отдел контроля исполнения поручений.

Исполнители и разработчики – ООО «Галактика ИТ».

Сроки:1 этап – июнь – октябрь 2014 г.

             2 этап –сентябрь 2016 г. – сентябрь 2017 г.

Для работы ректора и руководителя секретариата с 2014 года использовалось решение iDecideDocuments для iPad. В апреле 2016 г. был выполнен переход на новую версию 5.2 DIRECTUM и в сентябре того же года на новое мобильное решение DIRECTUM Solo для iPad. Финансовый университет стал первым использовать это решение, и доработки мобильного приложения Solo для iPad проводились корпорацией «DIRECTUM» именно на нашем опыте использования.

Особенности процесса управления поручениями и контроля исполнительской дисциплины, заложенные в ЕСУПКИД:

• 1-й уровень контроля поручений ректора осуществляет специалист Отдела контроля исполнения поручений: отслеживает дополнительно (помимо самого модуля ЕСУПКИД) время исполнения поручения, осуществляет предварительное рассмотрение ответов, имеет возможность вернуть на доработку исполнителю в случае необходимости и т.д.;
• 2-й уровень контроля осуществляет руководитель секретариата.

Ректор Финансового университета с использованием Solo для iPad получил новый удобный инструмент, который позволяет ему дополнительно:

• рассматривать входящие документы, внося свои пометки в них с помощью графических возможностей;
• создавать поручения по документам, направляемым ему на рассмотрение;
• инициировать поручения, не связанные с рассматриваемыми документами.

Рассмотрение документов ректором с планшета в ЕСУПКИД

УДиА регулярно проводит обучение пользователей Финуниверситета основам делопроизводства и работе в СЭД DIRECTUM, в том числе и в рамках программ повышения квалификации.

Программа «Делопроизводство в образовательной организации высшего образования. Современные технологии делопроизводства и архива предприятия. СЭД DIRECTUM», 19-21 декабря 2017 г.

Результаты

Результатом использования системы DIRECTUM и мобильных приложений является создание современной комплексной автоматизированной системы управления университетом и оптимизации процессов принятия управленческих решений. Автоматизированы отчетные процедуры в соответствии с комплексом электронных административных и учебных регламентов.

Электронный документооборот охватил практически все ключевые процессы вуза, и сегодня с документами в системе, в том числе через веб-доступ во всех филиалах, работают 1300 пользователей.

В настоящее время ректор практически полностью рассматривает входящие документы и создает поручения через мобильное приложение Solo для iPad, что является определяющим в работе Управления делопроизводства и архива.

Надеемся, что функционал решения DIRECTUM Solo будет динамично развиваться, и в ближайшее время появятся новые востребованные функции, в том числе механизм по визуализации и анализу исполнения поручений ректора, а также возможности мониторинга текущей деятельности с показателями и индикаторами развития в режиме реального времени, так необходимый для совершенствования управления современного университета.