Внедрение решения «Авансовые отчеты» в группе компаний «Р-Фарм»

Компания Акелон завершила проект внедрения решения «Авансовые отчеты» в группе компаний «Р-Фарм», одной из крупнейших российских фармацевтических компаний.

В ходе проекта:

• были автоматизированы процессы подготовки, согласования и подписания авансовых отчетов;
• реализована интеграция системы DIRECTUM с внешними системами: 1С:Предприятие и Microsoft Dynamics АХ;
• переведены в электронный вид авансовые документы, оригиналы которых не требуется хранить в бумажном виде по требованиям законодательства РФ.

О заказчике

ГК «Р-Фарм» (www.r-pharm.com) – российская высокотехнологичная фармацевтическая компания полного производственного цикла. Компания занимается исследованием, разработкой и производством препаратов, предназначенных преимущественно для стационарной и специализированной помощи. В структуру ГК входит 60 филиалов и представительств на территории Российской Федерации, а также в странах: СНГ, США, Германии, Японии, Турции, ОАЭ, Индии. В компании работает 3 600 специалистов.

Предпосылки внедрения

В условиях территориально-распределённой структуры сотрудники компании часто отправляются в служебные командировки в другие города и страны. Поездки не обходятся без расходов, которые подлежат компенсации в соответствии с действующим законодательством РФ. По возращении из командировки сотрудники готовят авансовый отчет, который необходим для обоснования суммы компенсации и подтверждения целевого назначения понесенных расходов.

До внедрения решения согласование отчетов проходило в бумажном виде и было достаточно трудоемким, как для самого сотрудника, так и для бухгалтерии:

• Сотрудник прикладывал к отчету бумажные экземпляры необходимых документов и подписывал авансовый отчет «живой» подписью;
• Собирал визы должностных лиц, которые должны согласовать отчет;
• Через службу доставки отправлял полный комплект подписанных документов в бухгалтерию московского офиса;
• Бухгалтер проверял правильность заполнения авансового отчета и обоснованность расходов.
• образом, сотруднику нужно не забыть записать каждый потраченный рубль, приложить все документы, пройти этапы согласования, а после этого, возможно, исправить ошибки и дослать документы в бухгалтерию. Бухгалтеру же нужно проверить наличие оправдательного документа на каждый расход, соответствие оформления документов законодательству, наличие всех подписей и в итоге отразить расходы в учётной системе.

Ситуация осложнялась распределенной структурой компании и колоссальным объемом авансовых отчетов. В связи с этим, руководство компании «Р-Фарм» приняло решение автоматизировать процесс управления авансовыми отчетами.

Выбор

Автоматизация процесса выполнялась на платформе DIRECTUM, поскольку данная система успешно работает в «Р-Фарм» уже более трех лет. Выбор подрядчика был обусловлен тем, что компания Акелон реализовала большое количество проектов на платформе DIRECTUM, а также уже сложившимся положительным опытом взаимного сотрудничества.

Задачи проекта

До запуска проекта Заказчик самостоятельно провел обследование автоматизируемых процессов. По результатам обследования были выделены следующие ключевые задачи:

• автоматизировать процессы согласования авансовых отчетов;
• реализовать сквозную интеграцию с внешними системами: 1С:Предприятие, Microsoft Dynamics АХ;
• перевести в электронный вид авансовые документы, оригиналы которых не требуется хранить в бумажном виде по требованиям законодательством РФ;
• минимизировать хождение бумажных документов;
• сократить время на внесение информации;
• снизить риски потери документов;
• реализовать возможность множественного согласования документов высшим руководством.

Решение

Изучив процессы и регламенты Заказчика, команда приступила к проектированию и разработке модуля «Авансовые отчеты». В рамках проекта были автоматизированы следующие процессы:

• подготовка расходной части авансового отчета и комплекта документов;
• согласование расходной части авансового отчета;
• отправка оригиналов расходных и посадочных документов в бухгалтерию;
• создание полной формы авансового отчета;
• визирование авансового отчета высшим руководством.

С целью сокращения хождения бумажных документов процесс выстроен таким образом, что расходы авансового отчета согласуются на основе скан-образов приложенных документов. Оригиналы оправдательных документов отправляются в бухгалтерию только после подтверждения расходов бухгалтером.

Для самого авансового отчета, в отличие от оправдательных документов, российское законодательство предусматривает согласование и хранение в электронном виде. В качестве замены «живой подписи» в этом случае должна использоваться усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная).

Подготовка расходной части авансового отчета и комплекта документов

Отправной точкой решения стал справочник Авансовые отчеты. Справочник используется для ведения реестра авансовых отчетов в DIRECTUM.

Рисунок 1. Справочник Авансовые отчеты

Создание авансового отчета

Запись создается на основе расходной части отчета, которую пользователь вносит в AX. Карточка авансового отчета в DIRECTUM не доступна для редактирования, все изменения вносятся в AX, после этого авансовый отчет выгружается в DIRECTUM.

Добавление комплекта документов

После формирования записи пользователь приступает к добавлению документов. Документы можно разделить на следующие группы:

• отчетные документы, заполняются по внутренним шаблонам компании;
• расходные документы, подтверждают факт расхода. Это могут быть чеки квитанции, акты, накладные, счета;
• посадочные талоны, подтверждают факт совершения перелета или поездки;
• сопроводительные документы, носят информационный характер. Например, сертификат обучения, материалы конференции, договор на оплату услуг и материалов и т.п;
• персональные документы, носят информационный характер и содержать персональные данные подотчетного.

Подготовка каждой группы документов имеет свои особенности, которые были заложены в решение.

Отчетные документы пользователь создает по утвержденным шаблонам. В действии по добавлению пользователь может создать одновременно сразу несколько документов. После создания документов инициатору останется только их дозаполнить;

Рисунок 2. Выбор шаблонов отчетных документов

Рисунок 3. Перечень созданных отчетных документов к авансовому отчету

Расходные, посадочные и сопроводительные документы пользователь сканирует и вносит в систему группируя по пакетам. В дальнейшем пакеты в системе соответствуют конвертам, в которых происходит отправка оригиналов;

Рисунок 4. Добавление документов в пакет

Для персональных документов пользователь также формирует пакет. При добавлении документов в пакет система проверяет наличие персональных документов подотчетного и наличие прав на них у инициатора (Рисунок 5). Подобная проверка позволят организовать единую базу персональных документов сотрудников и избежать дублирования информации и несанкционированного доступа к данным.

Рисунок 5. Добавление персональных документов

Отправка на согласование

После добавления всех необходимых документов пользователь отправляет авансовый отчет на согласование по кнопке Согласовать.

Рисунок 6. Задача по типовому маршруту согласование авансовых отчетов

Дальнейшая обработка отчета выполняется по типовому маршруту «Согласование авансовых отчетов». По мере прохождения маршрута фиксируется стадия обработки авансового отчета и статус утверждения документов.

Согласование расходной части авансового отчета

В компании установлен список сотрудников, которые согласуют расходную часть авансового отчета. Согласующие определяются автоматически на основе карточки авансового отчета. Каждый согласующий может либо согласовать расходную часть авансового отчета, либо отправить инициатору на доработку.

Бухгалтер по проверке авансового отчета согласует расходную часть последним. Помимо вариантов, аналогичных вариантам выполнения заданий других согласующих, бухгалтер может указать замечания к отсканированным документам отчета.

Рисунок 7. Задание на согласование бухгалтеру

Если отчет и документы не требуют доработки, то бухгалтер создает «временную» форму авансового отчета в 1С по кнопке Создать временную форму АО в 1С на ленте задания. В дальнейшем на её основе формируется полная форма авансового отчета. Номенклатура, суммы расходов и бухгалтерские счета учета во временной форме заполняются автоматически. Для этого в DIRECTUM хранится структурированный документ в формате xml, который поступает из AX при создании авансового отчета.

Отправка оригиналов в бухгалтерию

После того как бухгалтер проверил расходную часть авансового отчета и копии приложенных документов, инициатору поступает задание на отправку оригиналов. При отсутствии расходных и посадочных документов этап пропускается.

Печать сопроводительного листа

Подотчетный складывает оригиналы документов в конверт, формирует из системы DIRECTUM сопроводительный лист, печатает и наклеивает его на конверт.

Рисунок 8. Печатная форма сопроводительного листа

Контроль перемещения документов

По внутренним правилам «Р-Фарм» сотрудники фиксируют в DIRECTUM факт перемещения документов. На момент запуска проекта в DIRECTUM уже была возможность фиксировать перемещение отдельных документов. В рамках проекта была реализована возможность перемещения пакетов документов. Регистрация отправки и получения документов осуществляется посредством множественного сканирования штрихкодов обрабатываемых документов и пакетов. История перемещения документов и пакетов можно отображается в карточках соответствующих объектов.

Рисунок 9. Контроль перемещения пакета документов

Формирование транспортировочного пакета

Для снижения вероятности потери документов при пересылке, конверт с расходными документами и конверт с посадочными документами вкладываются в общий транспортировочный пакет. Для транспортировочного пакета также формируется сопроводительный лист. При регистрации транспортировочного пакета система производит обработку всех добавленных в него конвертов.

Рисунок 10. Формирование транспортного пакета

После регистрации транспортировочного пакета делопроизводителем бухгалтерии бухгалтеру по авансовым отчетам и бухгалтеру по посадочным документам создаются задания на проверку оригиналов. Для быстрого и удобного поиска заданий в их тему включены ШК пакетов: отсканировав штрихкод пакета документов в строку фильтра по наименованию, бухгалтеру сразу отображается необходимое задание.

Формирование полной формы авансового отчета

После проверки расходных документов бухгалтер по авансовым отчетам из карточки задания по кнопке Открыть форму АО в 1С открывает временную форму авансового отчета 1С. На её основе создает полную форму отчета и отправляет её в DIRECTUM для дальнейшего подписания. Дополнительно в DIRECTUM передается печатная форма авансового отчета в формате PDF.

Визирование авансового отчета высшим руководством

Для обеспечения юридической значимости согласованного авансового отчет на нем собираются неквалифицированные ЭП. В компании «Р-Фарм» это подписи: подотчетного, ответственного за проверку бухгалтера, заместитель главного бухгалтера, главного бухгалтера и финансового директора.

Для руководителей высшего звена доступно массовое подписание авансовых отчетов. С заданной периодичностью система формирует уведомления руководителям, у которых есть авансовые отчеты на подписании. Из вложения руководитель открывает окно подписания.

Рисунок 11. Массовое подписание авансовых отчетов

Для подписания руководитель выделяет согласованные авансовые отчеты и нажимает кнопку Подписать. При наличии ошибок в отчете руководитель указывает замечания, после этого инициатору придёт задание на доработку.

Для принятия решения руководитель может посмотреть все документы, которые приложены к авансовому отчету. Для удобства на ленту вынесены кнопки быстрого открытия перечня документов к авансовому отчету.

Обложка модуля

Все основные действия размещены на обложке модуля.

Рисунок 12. Обложка модуля

Обучение сотрудников

С целью быстрого погружения сотрудников в обновленный процесс согласования авансовых отчетов было проведено несколько видов обучения:

1. В подразделениях выделены ключевые пользователи для оказания консультаций по работе с решением. Для их обучения были организованы практические занятия.

2. С учетом распределенной структуры компании, часть сотрудников обучены в рамках вебинаров.

Результаты

В конце декабря 2017 г. компания «Р-Фарм» запустила решение «Авансовые отчеты» в опытную эксплуатацию. За первые две рабочие недели пользователи создали 83 отчета.

В рамках проекта были успешно достигнуты поставленные цели, важные для фармацевтической компании, а именно:

• Автоматизирован процесс согласования авансовых отчетов, авансовые документы переведены в электронный вид;
• Использование бумажных документов при согласовании сведено к минимуму;
• Упрощен процесс сбора и внесения информации подотчетными сотрудниками;
• Минимизированы ошибки при проверке комплектов документов в бухгалтерии;
• Исключены риски потери документов;
• Сокращены расходы на пересылку и повторную отправку недостающих документов

В текущих планах по развитию решения значится:

• тиражировать на дочерние компании;
• организовать и автоматизировать бумажный архив расходных документов;
• использовать веб-сервисы для интеграции систем.

О компании Акелон

Акелон (www.akelon.com) — компания, предоставляющая комплексные услуги в сфере консалтинга и внедрения бизнес-приложений, начиная от управленческого консалтинга и заканчивая автоматизацией конкретных бизнес-процессов.

Основными направлениями деятельности Компании являются:

•  ECM (Enterprise Content Management)  и документооборот;
• управленческий консалтинг;
• обучение;
• сервисная поддержка;
• системная интеграция.