Отчеты казначейства для Центробанка

Описание задачи

Возникла дилемма по исполнению требований регулятора (Центральный Банк, далее ЦБ) и сокращением затрат на исполнение этих требований.

Документы (отчеты), подтверждающие сделку, должны быть подписаны определенным ЦБ должностным лицом. Как правило, это топ-менеджер Банка. Допускается собственноручное подписание или с использованием ЭП.

Возможность подписания электронной подписью упрощает процесс за счет отказа от печати отчетов и сокращением времени на передачу документов между участниками процесса.

Поэтому было предложено на базе использования платформы СЭД Directum разработать мастер действия для заполнения основных параметров и типовой маршрут (ТМ) для согласования, подписания и хранения подписанных отчетов.

Большим преимуществом стало то, что по требованию регулятора можно предоставлять для просмотра файлы отчетов, подписанные ЭП, и общий отчет формата excel с перечнем подписанных документов, ФИО подписанта, согласующих и конечных исполнителей по отчету.

Описание решения

Схема взаимодействия строится следующим образом:

• инициатор через мастер действий выбирает вид отчета и прикладывает файл отчета;
• в ТМ отчет согласовывается, подписывается и передается на принятие в работу исполнителям;
• после принятия в работу, файл размещается в определенной структуре папок, повторяющих иерархию, заданную в справочнике виды отчета.

Для повышения гибкости взаимодействий был разработан справочник, в котором указывается вид отчета, этапы согласования и согласующие, подписанты и исполнители.
По сути, это матрица, в которой можно оперативно корректировать ФИО сотрудников, кол-во этапов, изменять и добавлять отчеты.

Карточка справочника:

Представление справочника с использованием иерархии:

Пример структуры иерархии папок, где подписанные отчеты разбиты на отделы и виды:

Типовой маршрут

ТМ строится согласно выбранному виду отчета, в котором определены этапы согласования, согласующие, подписанты и исполнители.
Особенностью является то, что после принятия в работу отчета исполнителями, для них приходит новое задание «Отклонить отчет» с крайним сроком.
Крайний срок обусловлен бизнес-процессом и является общим для всех видов отчетов.
Если в отчете ошибок нет, то задание самостоятельно прекращается, тем самым нет необходимости к нему возвращаться. Для бизнеса подобная инверсия выглядела немного иррационально, но потом стала привычной
Если ошибка обнаружена после крайнего срока, то запускается другая процедура для исправления ошибок.

После подписания первоначальная версия отчета формата excel или word преобразуется в pdf и добавляется штамп с информацией о подписанте и его сертификате:

Результаты

В результате удалось:

• разгрузить руководителей, сократив их время на подписание отчетов
• упростить взаимодействие подразделений, теперь на надо носить бумагу между отделами
• отказаться от печати отчетов, а это сильно больше 5 тысяч страниц в год
• повысить удобство при проверке регулятором

Показатели:

• ~5 000 подписанных отчетов в год
• 30 пользователей
• 2 автоматизированных ТОП-менеджера
• 30 обученных специалистов
• 5 человек команда проекта
• Ускорение процесса на 80%
• Ускорение поиска на 100%
• Сокращение расходов на материальные ресурсы на 100%
• Срок выполнения – 1 месяц