Автоматизация договорных процессов с DirectumRX

ООО «БИОКОДЕКС» – российское представительство международной фармацевтической компании Biocodex. Организация специализируется на производстве лекарств в области гастроэнтерологии, отоларингологии, неврологии, ревматологии. Препараты Biocodex представлены в 100 странах мира, в России наиболее известны «Энтерол»^®, «Отипакс»^®, «Стимол»^®. Сейчас компания расширяет гастроэнтерологическую линию выводом нового продукта «Симбиозис Альфлорекс».

Задача

С расширением производства и штата сотрудников возросло количество копий документов, стало сложно контролировать процессы и проводить их качественный анализ. На согласование договоров уходило много времени: многократное обращение к документам, актуализация и долгий поиск последней версии.  

В 2017 году компания «Биокодекс» поставила цель – сократить сроки согласования всех видов договоров и усилить контроль над процессами. За счет внедрения системы электронного документооборота нужно было решить две глобальные задачи:

• автоматизировать процессы согласования договорных документов, маркетинговых мероприятий, новых контрагентов;
• организовать единое информационное пространство для хранения, обработки и совместной работы сотрудников с электронными документами.

Описание и ход проекта 

Внедрение проходило в три итерации, на каждой из которых в электронный вид переводили различные классы договоров: с поставщиками, с аптечными сетями, маркетинговые и общие договоры. Каждый класс имеет свои особенности проведения проверок и процессов согласования – в системе учтена вся специфика работы с ними.

Договорные документы

Особенности внедренной функциональности:

• В системе хранится вся информация по контрагенту и формируется его досье. Пользователи могут сохранять сведения о поставщиках из внешних источников.
• Разграничены права на подписание пакета договорных документов на основании сумм договорных документов. Подписант определяется на основании суммы договора. Если под условия попадают сразу несколько человек, проверяются дополнительные критерии.
• При печати или конвертации документа в PDF-формат автоматически проставляется на каждой странице штрихкод с закодированными данными, определяющим соответствие электронному документу, что упрощает многие процессы и защищает от подлога.
• Автоматически вычисляется цепочка согласующих и подписантов договорных документов на основании сумм и вида фармацевтического препарата. Список согласующих определяется исходя из бюджета маркетингового мероприятия и суммы договора. При превышении лимита проведение мероприятия дополнительно согласуется с ответственным сотрудником. Если бюджет договора больше бюджета мероприятия задание получает генеральный директор.
• Ведется авторасчёт фактических затрат на маркетинговое мероприятие на основании сумм расходов по лекторским заданиям. При сохранении договора или дополнительного соглашения на мероприятие сумма вносится в фактический бюджет мероприятия.

Дополнительный функционал

• Хранение информации по контрагенту и формирование его досье
• «Водяной знак» на документах и Листы согласования
• Интеграция с учетной системой
• Учет в бизнес процессах типа контрагента и интеграция с 1С

Бизнес-процессы

Разработаны карты процессов и заложены в систему особенности согласования для:

• общий договор
• договор с аптечной сетью
• договор на поставку
• протокол разногласий
• заявка на мероприятие
• договор на мероприятие
• и другие.

Пример бизнес-процесса (схема, png)

«Применение итерационного подхода к внедрению позволило завершить проект в очень короткий срок. В итоге мы получили продукт, соответствующий нашим ожиданиям и упрощающий совместную работу с документами, в том числе согласование различных договорных документов с учётом особенностей предметной области и логики наших бизнес-процессов», – комментирует Дмитрий Михеев, ИТ-директор ООО «Биокодекс».

Планы

В ближайшее время ООО «Биокодекс» планирует развивать электронный документооборот с контрагентами и автоматизировать кадровые процессы.

Результаты

Бизнес-эффект

• Удобная совместная работа и взаимозаменяемость
• Существенное повышение качества согласования
• Оптимизация времени сотрудников на согласование
• Введение KPI по исполнительной дисциплине
• Прозрачные схемы и поддержка мобильных устройств

Показатели

• Создано около 15 000 документов
• Стартовано более 6 000 задач
• Работает более 100 человек
• Зарегистрировано около 3 000 договорных документов