Внедрение системы внешнего обмена юридически значимыми электронными документами в АО "Тюменьэнерго"

О компании

АО «Тюменьэнерго» – дочерняя организация ПАО «Россети», крупнейшая в Западной Сибири и вторая по величине в России распределительная сетевая компания. Обеспечивает централизованное электроснабжение на территории более 1,4 млн км², включая Тюменскую область и Ханты-Мансийский автономный округ с населением около 3,5 млн человек.

В ключевые задачи компании входит технологическое подсоединение новых потребителей электроэнергии. Ежегодно это свыше 6000 заявок от физических и юридических лиц.

Цели и задачи проекта

Цель проекта: организация ЭДО при заключении договоров технологического присоединения и энергоснабжения между АО «Тюменьэнерго», контрагентами – физическими и юридическими лицами, а также энергосбытовыми компаниями в рамках процесса технологического присоединения.

Ход и решения проекта

В апреле 2017 года началось внедрение интеграционного решения SAP и Synerdocs. Благодаря нововведению удалось развить функционал SAP ERP и личного кабинета на сайте «Тюменьэнерго».

В ходе проекта в электронный вид были переведены следующие процессы:

• заключение договора на технологическое присоединение и подписание сопутствующих документов;
• заключение договора на энергоснабжение между энергосбытовыми компаниями и потребителями;
• передача документов по технологическому присоединению АО «Тюменьэнерго» энергосбытовым компаниям.

В электронный вид переведены виды документов:

• Счет на оплату;
• УПД на аванс;
• УПД на реализацию;
• УКД на реализацию;
• Письмо о невозможности ТП;
• Договор об осуществлении ТП и ТУ;
• Протокол разногласий;
• Дополнительные соглашения к договору ТП;
• Претензия о неисполнении обязательств по договору ТП;
• Соглашение о расторжении договора ТП;
• Замечания к выполнению ТУ со стороны заявителя;
• Акт о выполнении технических условий;
• Акт об осуществлении технологического присоединения;
• Акт согласования технологической и (или) аварийной брони;
• Копии документов клиента, полученные при активации клиента и заведении делового партнера (сканы паспорта, СНИЛС, ЕГРИП, ЕГРЮЛ и т.д.);
• Акт зачета взаимных требований;
• Акт понесенных расходов;
• Уведомление об одностороннем расторжении договора;
• Договор энергоснабжения;
• Договор купли-продажи электроэнергии;
• Договор передачи электроэнергии;
• Уведомление о выполнении ТУ со стороны ТЭ.

Как внедренные решения отразились на работе компании

В электронный вид был переведен процесс заключения договора на технологическое присоединение и подписания сопутствующих документов. Теперь это можно сделать онлайн – посредством Личного кабинета клиента АО «Тюменьэнерго» сервиса Synerdocs. Также автоматизирован процесс заключения Договора на энергоснабжение между энергосбытовыми компаниями и потребителями.

Одним из этапов проекта стала интеграция корпоративной системы SAP ERP с сервисом оператора ЭДО. Сегодня к Synerdocs подключены все филиалы компании – они получают заявки быстрее, напрямую из сервиса. Обращения распределяются между ними автоматически – в зависимости от данных о районе подключения, указанных в заявке.

Обмениваться электронными документами с организацией теперь могут и потребители – физические и юридические лица. С этой целью с сервисом обмена Synerdocs были интегрирован онлайн-сервис «Личный кабинет клиента» АО «Тюменьэнерго».

Для подписания электронных документов физическими лицами сервис Synerdocs реализовал использование простой электронной подписи и предоставил все регламенты и соглашения между сторонами для обеспечения юридической значимости электронных документов, подписанных простой ЭП.

Теперь онлайн-сервис «Личный кабинет клиента» поддерживает технологию электронной подписи и позволяет потребителям подключиться к сетям, фактически не выходя из дома.

Результаты

1. Сокращение сроков заключения договора технологического присоединения и подписания соответствующих документов. В первые 2 дня с момента направления оферты договор в бумажном случае заключался в 9 % случаях, а после перехода на ЭДО – в 60 %.

2. Повышение удобства взаимодействия клиента с «Тюменьэнерго». Теперь можно заключить договор и подписать акт технологического присоединения удаленно – без приезда в Центр обслуживания клиентов (ЦОК). Это особенно удобно для иногородних клиентов.

3. Отказ от бумажного документооборота в рамках технологического присоединения внутри филиала (только технические условия подписываются в бумажном виде). Как следствие: экономия бумаги, снижение юридических рисков по разногласиям в дате заключения договора.

4. Сокращение времени и исключение обмена документами по ТП в бумажном виде между Тюменьэнерго и Энергосбытовой компанией: архив по ТП направляется в день заключения договора. В бумажном же варианте документы в ЭСК передавали 2 раза в неделю (это по Тюмени).

5. Прогнозируемое увеличение эффекта при дальнейшей эксплуатации ЭДО: сокращение времени сотрудников ЦОК на очную работу с клиентами, снижение количества посещений клиентом ЦОКа.

Почему проект является нужным и востребованным сегодня

Решение, реализованное в «Тюменьэнерго»,– в своем роде уникально. АО «Тюменьэнерго» – пионер среди группы компаний «Россети» в использовании электронного документооборота с обеспечением юридической значимости документов (интеграция с оператором ЭДО) с физическими лицами. Также интеграция между системой «Личный кабинет клиента» АО «Тюменьэнерго» и сервисом обмена Synerdocs оператора ЭДО позволила сделать электронный документооборот для потребителя максимально комфортным: все действия, связанные с подписанием документов, доступны в привычном для клиента интерфейсе системы «Личный кабинет клиента». В личном кабинете также можно оплатить услугу, подписать договор, отследить статус рассмотрения документов, получить обратную связь.

Отзывы

Интервью для CFO Russia начальника отдела проектов ИТ департамента корпоративных и технологических АСУ Елена Воробей.

Сроки выполнения  Май 2017 – Ноябрь 2017 (7 месяцев)