Автоматизация делопроизводства и договорной работы на базе DirectumRX в ООО «Когалым НПО-Сервис»

Суть проекта

Основными целями проекта внедрения DirectumRX в Когалым НПО-Сервис были:

• автоматизация работы с входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками, приказами;
• ускорение процесса согласования за счет автоматизации договорной работы.

Но благодаря творческому подходу руководителя проекта от заказчика и позитивному настрою команды DIRECTUM на обозначенных целях решили не останавливаться. Непосредственно в о время проекта используя стандартный функционал системы были автоматизированы также процессы:

• заявок в отдел ИТ,
• согласования спецификаций,
• согласования бухгалтерских расшифровок.

Важно, что работа по автоматизации процессов, не вошедших в периметр проекта, была выполнена администраторами заказчика. Это дало заказчику понимание того, насколько гибкой и простой в настройке может быть СЭД.

Как внедренные решения отразились на работе компании

На сегодняшний день в системе работают 120 сотрудников организации. Ежедневно пользователями формируется порядка 180 задач. За полгода работы в СЭД создано 18000 документов. Из них более 2500 приходятся на служебные записки, которые полностью переведены в Когалым НПО Сервис в электронный вид, что существенно повысило оперативность согласования и уменьшило расходы на печать.

Не теряются больше договорные документы, а их согласование стало быстрым, прозрачным и контролируемым. Инициатор договора в любой момент времени может увидеть на каком этапе согласования в данный момент находится документ.

Перевод ИТ-заявок в электронный вид позволило навести порядок в большом потоке ежедневных задач и контролировать их выполнение.

Руководство активно пользуется виджетами и отчетами по исполнительской дисциплине.

Система DirectumRX не просто работает, но и развивается. Благодаря возможностям гибкой настройки появляются новые виды документов, автоматизируются новые процессы. Система динамически эволюционирует, отвечая изменяющимся потребностям бизнес процессов.

Почему проект нужен и востребован

Инициатива в реализации проекта исходила как от руководства, так и от рядовых сотрудников организации. Еще на этапе исследования и проектирования системы большинство сотрудников осознавало, как внедрение СЭД благоприятно повлияет на их рабочий процесс.

Показательным можно считать тот факт, что генеральный директор организации с первого дня опытно-промышленной эксплуатации захотел лично, а не через помощника, работать в системе. Следил за исполнительской дисциплиной, рассматривал документы в электронном виде и выдавал по ним поручения. Подобная вовлеченность высшего руководства в проект и мотивация личным примером помогла достичь поставленных целей и показала, что проект нужен заказчику, а его результаты будут востребованы.

Отзывы

Ольга Чехонина, инженер группы автоматизации, метрологии, связи и информационных технологий ООО «Когалым НПО – Сервис»:

• Быстрее проходит этап согласования и подписания документов и договоров.
• Если раньше нам приходилось распечатывать учредительные документы контрагента для заключения договора в несколько десятков страниц, то сейчас в системе есть возможность загрузить их в электронном виде в досье контрагента. Плюс еще к этому идет экономия расходных материалов.
• Электронные документы хранятся в одном месте и гораздо легче искать необходимую информацию.

Светлана Онищенко, руководитель юридической группы ООО «Когалым НПО – Сервис»:

• Нравится, что в системе есть списки, например, «Договоры на завершении», в которых можно посмотреть перечень договоров с завершающимся сроком действия или «Документы у контрагентов» для отслеживания отправленных контрагентам документов, возврат которых необходимо контролировать.
• Нравится, что после отправки договора контрагенту процесс не завершается, а система напоминает инициатору о необходимости отразить факт возврата и занести в систему скан-образ документа
• Меньше стали ходить ногами, а бумажный экземпляр печатается непосредственно перед подписанием. Экономится много времени и бумаги. Появился порядок.

Показатели проекта

• 120 пользователей, из них 100 обучено
• 6 автоматизированных ТОП-менеджеров
• 180 задач в день
• 18000 документов за 6 месяцев, из них 2500 полностью электронные служебные записки
• 16 человек команда проекта
• Срок выполнения - 3 месяца