Подбор персонала в ногу с Directum

Цели и задачи проекта

Автоматизировать и перевести в электронный вид процесс поиска и подбора персонала в компании.

До внедрения проекта, заявки на подбор персонала запрашивались заявками с огромным количеством пунктов и вопросов, которые далеко не всем были нужны для выполнения своей работы.

Решение разработано для

• отдел кадров
• отдел по подбору персонала,
• бухгалтерия
• управление безопасности
• ИТ-отдел.

Эффект от внедрения решения

Сокращение времени реакции Отдела по подбору персонала.

Усиление защиты персональных данных в виду того, что все конфиденциальные данные закрываются средствами DIRECTUM и больше на физические или электронные носители не вводятся.

Ускорилось время проверки кандидатов, в виду того, что обмен информацией между отделами сократился до времени доставки Задания.

Регистрация нового сотрудника после его приема стала производиться день в день, так как все необходимые для отдела ИТ данные DIRECTUM отправляет сразу после принятия решения по приему кандидата.

Проект так же предусматривает вариант, когда Кандидат уже есть у Инициатора заявки, тогда процесс подбора и поиска сокращается.

Так же в проект заранее внесены все необходимые шаблоны Служебных записок и в случае необходимости, они автоматически вкладываются в задачу для заполнения (упразднен поиск шаблонов и ненужная рассылка).

Хорошо проработанная автогенерация Тем и Текстов, позволяет участникам согласования не задумываюсь понимать текущий статус заявки: "Кандидат %s утвержден. Плановая дата выхода: %s" или "Проверка кандидата %s по: %s", или "Предоставьте информацию по Кандидату: %s (Таб.: %s)".

Улучшилась система сбора статистики по проверке кандидатов - пропала необходимость записывать всех проверенных лиц, так как теперь у отдела безопасности весь перечень проверенных кандидатов выводится прямо в папке "Кандидаты на порверку" (благодаря динамически формируемым темам на задания).

Информация же внутри Карточек документов жестко разделена по правам и отделам работающим с ней, Никто кроме отдела Кадров и Бухгалтерии не имеет доступ к окладу кандидата, никто кроме необходимых сотрудников не имеет доступ к персональным данным кандидата и так далее.

Используемые решения и подходы

• Созданы новые карточки документов
• Разработана регистрация шаблонов Служебных записок
• Разработан типовой маршрут и инструкции по работе с новым функционалом.

Сотрудники прошли обучение с использованием

• Инструкция по работе с заявками и правила по заявлению новых кандидатов на поиск была разослана по всем руководителям Банка.
• Инструкция по работе с маршрутом, была предоставлена всем участникам согласования: Отделу Кадров, Отделу по подбору персонала, Бухгалтерии, Управлению безопасности и ИТ-отделу.

Почему проект нужен и востребован сегодня

В современном мире, где бумажные носители ассоциируются с прошлым веком, а время работы многих специалистов цениться выше золота - очень важно сократить временные затраты и беготню по офису.

Одновременно с этим, защита персональных данных в такой структуре как Банк очень важна, поэтому данное техническое решение, жестко делящее права на доступ к информации, как нельзя лучше подходит для решения этого вопроса.

Плюс была упрощена форма по работе с документами, такими как Служебные записки, так как теперь они появляются без участия людей и лишних вопросов.

Результаты

После рассылки информационного сообщения о запуске нового функционала строго в электронном виде через СЭД Директум, многие отделы вздохнули с облегчением, так как пропала необходимость бегать по этажам для согласования и сбора подписей для поиска нового сотрудника. С первых дней данный маршрут начал свою работу по прямому назначению и уже спустя одну неделю, показал свою полезность, сократив время на подбор очередных кандидатов едва ли не втрое.

На текущий момент, проект полностью закрыл основные вопросы:

• Исключение бумаги из процесса подбора персонала;
• Ускорение процесса взаимодействия между отделами;
• Настройка цепочки процесса в зависимости от различных условий;
• Обеспечение сокрытия персональных и коммерческих данных по сетке преднастроенных прав.

На текущий момент пожелания по автоматизации процесса по подбору персонала полностью реализованы.

Показатели:

• 500 пользователей
• 10 автоматизированных ТОП-менеджеров
• Сокращение времени на подбор кандидата в 3 раза
• 2 человека команда проекта
• 5 обученных специалистов
• Срок проекта - 1 месяц