Внедрение системы DIRECTUM в АО "НБКИ" / Интеграция с сервисом "Отправка" Почты России

О заказчике

Акционерное общество "Национальное бюро кредитных историй" (АО "НБКИ") - крупнейшее на рынке кредитных историй в Российской Федерации. 

На сегодняшний день база кредитных историй физических и юридических лиц НБКИ создана в результате сотрудничества с более чем 3000 организациями по всем регионам страны, что во многом превышает аналогичные показатели у всех остальных кредитных бюро в РФ вместе взятых.

Сегодня НБКИ предлагает ряд дополнительных услуг, позволяющих не только оценивать конкретного заемщика, но и произвести мониторинг клиентской базы и своевременно принять меры по сохранению своих средств.

Решение

В рамках проекта основной задачей являлась организация работ с большим потоком документов на бумажных носителях. Команда Акелона предложила комплексное решение по автоматизации процессов Заказчика, которое включает в себя:

• адаптацию компонент и бизнес-процессов стандартного модуля «Канцелярия» под специфику работы Заказчика;
• организацию массового занесения сканов документов при помощи разработанного сценария формирования набора штрихкодов и служб DCTS и RapID;
• загрузку данных по контрагентам из текущей CRM-системы Заказчика;
• интеграцию с сервисом «Отправка» Почты России для автоматической отправки данных по корреспонденции в отделение почты.

Архитектура решения представлена на схеме:

Работа с входящими документами

Общая схема работы с входящей корреспонденцией состоит из этапов:

• получение и регистрация входящих писем;
• нанесение стикера со штрихкодом на документ и запись значения штрихкода в РКК при помощи сканера штрихкодов и технологии RapID;
• потоковое сканирование входящей корреспонденции при помощи потокового сканера и службы DCTS;
• отправка поручений на подготовку ответных писем сотрудникам.

Особенности реализации

Для быстрого занесения документов в систему разработано решение с использованием службы ввода и преобразования документов (DCTS) и технологии быстрой идентификации документов по штрихкоду (RapID).

1. При помощи прикладного сценария "Генератор штрихкодов" пользователи создают документ, страницы которого наполнены уникальными штрихкодами. Документ распечатывают на листах-стикерах, и затем, стикеры со штрихкодами наклеиваются на входящие документы при регистрации.

2. При помощи технологии RapID и сканера штрихкодов, пользователи сканируют значение наклеенного на документ штрихкода, для связывания его с регистрационно-контрольной карточкой.

3. Весь поток входящей корреспонденции массово сканируется при помощи потокового сканера. Служба DCTS по присвоенному штрихкоду определяет входящую РКК, связанную с документом, и прикрепляет к ней скан документа. 

Работа с исходящими документами

Создание ответных писем в соответствии со стандартной логикой модуля "Канцелярия" реализовано в рамках исполнения поручений по поступившим входящим документам. 

Этапы работы с исходящими документами следующие:

• подготовка ответных писем на основании шаблонов;
• автоматическая регистрация ответных писем;
• потоковое сканирование при помощи службы DCTS и внутреннего штрихкода DIRECTUM;
• отправка корреспонденции по почте.

Особенности реализации

Подготовка ответных писем

Для каждого типового входящего запроса был определен перечень шаблонов, на основании которых должно быть подготовлено ответное письмо.

Чтобы снизить нагрузку на сотрудников отдела канцелярии, регистрация подготовленных исходящих писем выполняется автоматически по действию "Создать РКК" в карточке задания. В результате, для созданных ответных писем создается исходящая РКК, присваивается и добавляется в тело документа регистрационный номер и дата регистрации документа.

Сканы подписанных исходящих документов массово заносятся в систему при помощи службы ввода и преобразования документов (DCTS) и потокового сканера по аналогии с входящими потоками корреспонденции благодаря внутреннему штрихкоду DIRECTUM.

Отправка корреспонденции. Интеграция с сервисом «Отправка» Почты России

В рамках решения была реализована интеграция системы DIRECTUM с сервисом «Отправка» Почты России, предназначенным для массовых отправителей и позволяющим быстро подготавливать к отправке письма и посылки.

Благодаря разработанной интеграции пользователям стали доступны из интерфейса системы DIRECTUM следующие функции:

• загрузка информации об отправлениях;
• автоматическая проверка адреса и подбор корректного почтового индекса;
• расчет стоимости пересылки;
• получение и присвоение трек-номера (ШПИ) для каждого регистрируемого отправления;
• формирование всех необходимых документов и ярлыков.

1. Создание заказов

Для отправки информации по корреспонденции на сервис Почты России в системе DIRECTUM на основании данных РКК создаются заказы - записи отдельного справочника, которые содержат в себе детальную информацию с параметрами почтового отправления, а также адрес получателя в определенном формате.

Заполнение адресов для отправки

Адреса, на которые отправляются документы, указываются в карточках персон или организаций и затем, выбираются в исходящих РКК при создании заказов.

Для минимизации ошибок при обработке адресов, разработан диалог «Формирование адреса», при помощи которого заполняются адреса в карточках корреспондентов. Диалог формирует итоговый состав адреса в требуемом формате на основании введенных значений.

Заполнение параметров отправлений и создание заказов

Для создания заказов по корреспонденции и отправки их на сервис, пользователи заполняют основные параметры отправлений в карточках исходящих РКК, а именно:

• выбирают адреса, на которые необходимо отправить корреспонденцию;
• указывают вид и категорию РПО;
• заполняют вес отправления.

После заполнения РКК, сотрудники нажимают на кнопку "Создать" на ленте карточки и дозаполняют расширенные параметры заказов, например, параметры уведомления о вручении. Созданные заказы отправляются на проверку.

2. Нормализация адреса

Для корректной обработки корреспонденции и расчета стоимости пересылки крайне важно, чтобы адрес был указан в определенном формате, который устанавливает сервис Почты России. Для этого, в решении предусмотрена процедура нормализации, которая преобразует переданный отправителем адрес в требуемый формат и определяет индекс места приема.

Нормализация адреса выполняется сервисом «Отправка» при обработке заказа, а также может быть выполнена вручную из карточки корреспондента по соответствующему действию.

В случае, если адрес не удалось нормализовать (переданный адрес не распознан сервисом), ответственные за отправку писем пользователи получают уведомление о необходимости скорректировать адрес. Во вложении уведомления содержится карточка организации или персоны.

Заказы по адресам, успешно прошедшим процедуру нормализации, создаются на сервисе Почты России, в результате чего, в карточки созданных заказов в системе DIRECTUM записывается рассчитанная сервисом информация о стоимости отправления.

3. Создание партии

После успешного создания и обработки заказов, пользователи формируют партии для отправки их в отделение почтовой связи (ОПС) и получения необходимой документации.

Формирование партии выполняется по действию «Сформировать» в справочнике «Заказы».

По переданному списку заказов сервис «Отправка» группирует отправления по виду и категории РПО в одну или несколько партий автоматически, а заказным отправлениям присваивается ШПИ (почтовый трек-номер).

4. Генерация документации к партии

По результатам обработки партии  сервисом «Отправка», ответственные за отправку сотрудники организации получают уведомление в DIRECTUM о готовности документов.

Во вложении уведомления содержится полный комплект документации от сервиса, необходимый для передачи в почтовое отделение:

• заполненная форма 103;
• конверты с указанием штрихкодов Почты России для трекирования отправлений.

Ответственный сотрудник печатает документы и передает их для отправки в ОПС.

Результаты

Разработанное решение автоматизирует все этапы работы с документами, начиная с момента получения и регистрации входящих писем и заканчивая отправкой ответов по почте.

Внедрение решения позволило достичь следующих результатов:

• сократились трудозатраты на регистрацию и занесение сканов документов в систему;
• значительно снизились трудозатраты на подготовку корреспонденции к отправке по почте за счет создания заказов и получения всей необходимой для отправки документации из интерфейса системы DIRECTUM при помощи настроенной интеграции с сервисом "Отправка";
• сократилось время на обработку корреспонденции в отделении, а, следовательно, на передачу корреспонденции в ОПС (отделение почтовой связи) сотрудниками организации;
• сократилось количество возвращенных/утерянных отправлений за счет автоматической проверки корректности адресов и характеристик отправлений на стадии создания заказов.

Почему решение востребовано сегодня и чем оно может помочь другим организациям

Ежедневно делопроизводители, регулярно выполняющие массовую отправку корреспонденции по почте и работающие с большим потоком бумажных документов, тратят большое количество времени на сканирование документов и подготовку документов к отправке: создание сопутствующей документации и ярлыков, заполнение конвертов, поиск почтовых индексов, исправление ошибок и тд.

Внедрение решения позволяет значительно упросить процесс и снизить трудозатраты на подготовку исходящих документов к отправке по почте за счет создания заказов и получения всей необходимой для отправки документации из системы DIRECTUM. Бланки и конверты больше не требуется заполнять вручную, а при помощи присвоенных сервисом штрихкодов можно оперативно отслеживать статусы отправлений.

Команда проекта