Автоматизация процесса проведения совещаний путем заочного голосования

Задача

Бизнес-заказчиком данного решения является Департамент методологии и страховых продуктов, который ответственен за выпуск, согласование и утверждение новых продуктов страхования.

До лета 2018 г. секретарю Комитета по продуктам приходилось вести документальную работу традиционным способом: по почте рассылалась повестка дня и приглашение участникам на заседание Комитета. После проведения мероприятия создавался Протокол и рассылался на предварительное согласование по электронной почте.  Согласованный Протокол распечатывался и подписывался всеми участниками Комитета.

Получалось, что создание и утверждение одного документа сопровождалось значительными трудовыми и временными затратами.

Концепция решения

Процесс согласования и утверждение новых продуктов страхования связан с совместной работой участников Комитета по продуктам. Поэтому был взят за основу модуль «Управление совещаниями и заседаниями».

Однако, всем известно, что проведение очных совещаний отвлекает сотрудников от текущей работы и занимает немалую часть рабочего времени. В связи с этим было решено проводить данные мероприятия в заочном виде с использованием электронной подписи.

Существующие решения не имели достаточного функционала для исполнения такой задачи, поэтому было решено реализовать свое.

Описание и возможности решения

Использованные технологии и платформы:

• DIRECTUM версии 5.3.
• Модуль «Управление совещаниями и заседаниями»

Что было сделано?

• Немного изменена карточка справочника «Совещания и заседания»;
• Разработан отдельный типовой маршрут для голосования;
• Создан макет протокола совещания, в который автоматически попадали данные из карточки справочника, а так же - результаты голосования.

Суть процесса:

1. Секретарь совещания создает карточку  справочника и формирует Протокол совещания из макета. После чего инициирует голосование.
2. Голосующие могут изучить повестку дня в Протоколе совещания или в тексте задания, после чего принимают решение по каждому вопросу повестки дня (1, 2, 3 и т.д.):

3. Результаты голосования  фиксируются в переписке:

4. Согласующие, которые в течении 24-х рабочих часов по какой-либо причине не успели оставить свое мнение, считаются отсутствовавшими на совещании.

5. По завершении процесса голосования секретарь получает задание на обновление данных Протокола совещания с учетом результатов голосования:

6. После обновления документа создается новая версия с данными о прошедшем заочном голосовании с подсчетом голосов:

7. Протокол совещания отправляется дальше по маршруту на утверждение председателем совещания, после чего автоматически опубликовывается в Общей папке.

Результаты

Эффект от внедрения

1. Сокращение трудозатрат

• члены Комитета по продуктам в основном являются руководителями высшего звена. И данное решение позволило им избавиться от непосредственного  присутствия на совещаниях.
• секретарю совещания не нужно больше оформлять вручную Протокол по итогам мероприятия. Он формируется автоматически.
• секретарю совещания нет необходимости собирать живые подписи на бумажном оригинале Протокола совещания. Документ в процессе голосования и утверждения подписывается ЭП, в результате чего в системе формируется лист согласования.

2. Прозрачность процесса – мнения участников процесса фиксируются в переписке, что позволяет избежать подтасовок и редактирования результатов голосования.

Показатели

20-25 пользователей,  с учетом привлечения ответственных сотрудников
5 автоматизированных ТОП-менеджеров

Команда

Разработчик решения – ООО «ТАНАИС Ритейл»

Внедрение самостоятельное