Интеграция с сервисом FreshDoc для DirectumRX и DIRECTUM 5

Задача

Создание типовых документов, содержащих таблицы, рисунки, ссылки, возможность создания пакета документов:

• Формировать документы на основе многовариантных шаблонов.
• Отслеживать в online-режиме изменение текста документа при изменении параметров шаблона.
• Создавать собственные многовариантные шаблоны с учетом специфики деятельности компании.
• Автоматически настраивать шаблон на основе данных из СЭД.
• Автоматически заполнять поля ввода документа на основе данных из СЭД.
• Передавать документы, созданные на основе шаблонов, в корпоративную систему электронного документооборота для согласования и обработки в соответствии с регламентами компании.

Решение

Со временем в компании накапливаются десятки, а то и сотни вариантов шаблонов, которые, по сути, призваны решить всего лишь одну задачу. Выбор нужного шаблона становится не таким простым и очевидным, и удобство и скорость их применения значительно снижается. Нередко встаёт вопрос об актуализации шаблонов и проверкой их юридической значимости. Система DIRECTUM и DirectumRX предоставляет удобный функционал по настройке шаблонов документов, но возникает ситуация, при которой изменения одно пункта данных может потребовать наличия двух и более шаблонов со значительным изменением тела документа. Пример трудовой договор для сотрудника с должностным окладом, с тарифной ставкой, со сдельной оплатой труда.

При большом потоке формируемых типовых документов порой возникает потребность внесения изменений в тело шаблона, не привлекая администратора системы, следовательно, появляется необходимость предоставления доступа ответственным лицам к их шаблонам, в том числе доступ без подключения к СЭД. Можно сделать вывод, что использование функционала систем DIRECTUM и DirectumRX будет недостаточным и приведёт к модификации системы, либо поиску готового решения.

В качестве конструктора был выбран сервис FreshDoc, по следующим причинам:

1. Работа сервиса локально, так и через интернет.
2. Большая база юридически правильно составленных шаблонов документов, в базовом пакете.
3. Широкий функционал по формированию шаблонов документов.
4. Большая клиентская база.
5. Наличие API для работы с сервисом.

Конструктор позволяет автоматически изменять тело документа при помощи настройки параметров:

Рисунок 1. Корректировка тела документа через опросный лист.

А также дает возможность формировать сразу весь пакет документов, в зависимости от вида, без необходимости производить генерацию по каждому документу в отдельности.

Пример: требуется договор с рядом обязательных спецификаций, на входе получаем параметры для заполнения и настройки пакета документов, на выходе пакет с готовыми документами.

Архитектура решения DirectumRX

Основная идея решения, предоставить пользователю быстрый и удобный доступ к формированию необходимого документа. Пользователь запускает формирование документа, решение формирует документ по переданным данным из системы и выводом на просмотр/корректировку подготовленного документа, после подтверждения правильного формирования, документ загружается в СЭД.

Ниже представлена схематичная структура процесса взаимодействия из системы DirectumRX с сервисом FreshDoc:

Рисунок 2. Схема процесса взаимодействия с API FreshDoc.

После запуска производится запрос токенов доступа и обновления для работы с сервисом, далее идет подготовка основ для формирования документа на стороне сервиса, первая основа - это файл в формате JSON с информацией, которую мы планируем передавать на сторону сервиса. Эта информация о заполнении полей данными из системы, а также передача значения параметров для автоматической корректировки тела документа. Вторая основа представляет из себя чистый документ, используется в качестве болванки на основе которой будет сформирован документ по шаблону, особенность работы API-сервиса. После отправки основ на сервис, получаем токен авторизации для формирования ссылки для пользователя. Запускаем отображение подготовленного документа пользователю, открыта возможность редактирования, что позволяет пользователю проверить корректность сформированного документа и при необходимости внести правки. Параллельно с данным процессом запускаем процесс мониторинга работы пользователя с документом по открытой ссылке, и в то же время производим опрос сервиса на доступность сохранённого документа. Если пользователя устраивает подготовленный документ/пакет документов, он производит сохранение документа в сервисе FreshDoc, после чего документ отправляется в хранилище созданных документов в личном кабинете пользователя на сервисе, как только документ был сохранён, производится загрузка документа и внесение документа в систему, если работы пользователя с документом занимают продолжительное время, за которое истекло время действия токена доступа, при помощи токена обновления, восстанавливаем доступ к сервису и вновь получаем токен авторизации, после производим загрузку документа с сервиса.

Особенности настройки решения DirectumRX

Компания FreshDoc предлагает два варианта использования сервиса: Облачный доступ, локальная коробочная версия. Для удобства настройки решения администратором системы, на обложке модуля имеется отображения действия, открывающего окно следующего вида.

Рисунок 3. Окно настройки подключения к сервису FreshDoc.

Из параметров видно, что для доступа к сервису требуется три обязательных параметра, ссылка на сам сервис, и информация о самом клиенте, эти три параметра зависят от вида подключения к сервису FreshDoc. Параметры логин и пароль сервисного пользователя являются не обязательными, реализована возможность выдать доступ в личные кабинеты другим сотрудникам, для данного функционала используются личные настройки пользователя.

Рисунок 4. Карточка персональных настроек.

Для настройки полей, которые будут передаваться на сторону сервиса, сформирован отдельный справочник.

Рисунок 5. Настройки параметров шаблона.

Для удобства заполнения таблицы с параметрами разработан ряд вспомогательных действий, каждое действие запускает диалог с возможностью множественного выбора полей, которые имеются в соответствующем объекте.

К сожалению, при работе с API сервиса FreshDoc нет возможности получения ид полей шаблона в автоматическом режиме. Данные заполняются вручную.

Начало работы с решением пользователя DirectumRX

Доступен запуск формирования договорных документов по шаблону, в карточку договорных документов вынесено дополнительное действие по созданию тела документа. На обложке модуля, есть возможность открыть личный кабинет пользователя в сервисе FreshDoc.

Рисунок 6. Запуск работы с сервисом FreshDoc.

Так же в системе сформирован функционал, позволяющий удобно формировать трудовые договоры для новых сотрудников. В карточку сотрудника добавлено действие по формированию договора, и добавлена вкладка с дополнительной информацией касающейся устройства сотрудника на должность. В карточку справочника должности добавлено поле для прикрепления должностной инструкции, которая в последствии прикрепляется к пакету с трудовым договором.

Рисунок 7. Изменения в карточке сотрудника.

Архитектура решения DIRECTUM

Ниже представлена схематичная структура решения по взаимодействию из системы DIRECTUM 5:

Рисунок 8. Схема процесса взаимодействия с API FreshDoc из DIRECTUM 5.

Как видно из схемы, для работы решения был разработан дополнительный прикладной блок в виде разработки .Net скрипта. Это позволило упростить работу по формированию работы с сервисом, не изобретать велосипеды, а взять то что уже использовали для DirectumRX.

На стороне DIRECTUM производится настройка решения, при запуске процесса, здесь происходит получение токенов доступа, сбор данных и подготовка основ для сервиса FreshDoc, а также формируется перечень ссылок для формирования GET/POST запросов на стороне обработки .Net скрипта. Скрипт выполняет работу аналогично описанной по DirectumRX, так же можем наблюдать на схеме в какой очерёдности запускаются процессы. После данные возвращаются в DIRECTUM, пакет данных содержит путь для загрузки документа, токен доступа и данные для очистки временных данных, сформированных для работы с сервисом FreshDoc.

Особенности настройки решения DIRECTUM

За основу управления настройкой решения взяли работу по настройке из DirectumRX.

Рисунок 9. Окно настройки подключения к сервису FreshDoc.

Аналогичная работа произведена и для настройки параметров шаблона, карточка записи справочника имеет ряд вспомогательных действий для удобства заполнения таблицы полей с параметрами.

Рисунок 10. Настройки параметров шаблона.

Начало работы с решением пользователя DIRECTUM

Для запуска работы с сервисом FreshDoc, разработан мастер действия «Создание договорных документов FreshDoc», за основу взят стандартный мастер действия «Создание договорных документов». Различия в мастерах действий только в способе формирования тела создаваемого документа.

Кроме того, для добавления запуска процесса формирования тела документа через сервис FreshDoc, достаточно использовать сам сценарий работы с сервисом. Пример вычисления для запуска формирования тела документа:

Script = Scripts.GetObjectByName('FD_CreateDocFromPattern')
Script.Environment.Add('PatternParamsCode'; <Код записи параметров шаблона>)
Script.Environment.Add('DocumentID'; <ИД документа>)
Script.Execute

При запуске сценария пользователю открывается окно сервиса с сформированным документом, после проверки и сохранении документа на стороне сервиса, добавляется новая версия к документу, который указан при запуске сценария.

Итог

Решение позволяет выполнить поставленные задачи. Является достаточно удобным и простым в настройке и использовании. Получилось добиться простоты для интеграции решения в другие объекты системы:

1. Карточки записей справочников.
2. Карточки документов.
3. Мастера действий.
4. И т.д.

Решение подойдёт финансовым, аутсорсинговым и юридическим компаниям, а также тем организациям, которые проводят оценку рабочих мест и многим другим предприятиям сферы услуг. Рекомендуется использовать его везде, где ежедневно необходимо готовить большое количество типовых документов. Применение решения, позволит не только экономить деньги, но и повысить качество обслуживания клиентов.

Планы развития

• Адаптация решения для работы в веб-доступе DIRECTUM и DirectumRX.
• Добавление в работу большего функционала сервиса FreshDoc, например управление личным кабинетом из клиента DIRECTUM и DirectumRX.
• Упрощение работы по настройке параметров шаблонов. 

Команда

Участники команды проработки решения: Евтисов Станислав, Столярова Мария, Куимова Анастасия, Шорин Сергей.

Разработчик: Поникаровский Александр.