Управление командировками для DirectumRX

Задача

Автоматизировать работу с командировками внутри компании. При автоматизации должны быть решены следующие задачи:

1. Сокращение времени на согласование командировок и сопутствующих документов, таких как – приказ на командировку, авансовый отчет.
2. Возможность осуществлять переход на сервисы бронирования билетов прямо из карточки командировки с автоматическим заполнением параметров поиска по заданным в карточке критериям.
3. Контроль отчетности по командировкам и хранение всех оправдательных документов (чеки за такси, посадочные талоны) в одном месте.
4. Контроль исполнительской дисциплины по подготовке авансовых отчетов в срок.
5. Удобное представление для проведения внутренней аналитики.

Решение

Основная идея решения состоит в организации удобной работы по оформлению, согласованию командировки и сопутствующих документов, для покрытия всего цикла жизни командировки, упростить рутинные операции. Ниже представлены основные принципы взаимодействия компонент решения:

Рисунок 1. Схема взаимодействия компонент решения.

Как видно, в системе DirectumRX производится основная работа. Для бронирования отелей и трансфера используется подключение к стороннему сервису. В реализации используется один из самых популярных сервисов бронирования - OneTwoTrip. Упрощение рутинных операций достигается при распознавании QR кодов чеков командируемого. QR-код на чеке, выдаваемом кассой, предусмотрен обновленным законом о ККТ от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Среди закодированной информации он содержит необходимые нам данные:

• дату и время оформления;
• номер документа;
• итоговую сумму;
• признак расчетной операции.

Описание и возможности решения

Командировки

Решение представляет из себя модуль для работы с командировками в системе DirectumRX. Обложка модуля предоставляет быстрый доступ для создания командировки, просмотр реестра командировок, авансовых отчетов и приказов по командировкам.

Рисунок 2. Обложка модуля «Командировки».

Для создания командировки используется новый тип документа, при этом формируется только карточка документа. Первоначально, для хранения информации по командировкам, планировалось использовать справочник, но решили использовать тип документа, унаследованного от базового IOfficialDocument, который по умолчанию имеет возможность отображения регламента задачи по согласованию. Поддержание основного стиля системы при разработке, один из приоритетных моментов.

Рисунок 3. Карточка командировки.

Карточка позволяет в полном объёме заполнить информацию по предстоящей командировке:

• указать основную информацию- Командируемый, цель командировки, период и т.д.;
• заполнить маршрут командировки, учитывается маршруты с несколькими пунктами назначения;
• прописать запланированные затраты, проживание, передвижение, трансфер, суточные и прочие траты.

Данные по затратам вносятся с учётом имеющихся в компании лимитов. Для учёта лимитов разработан справочник Лимиты.

Рисунок 4. Карточка лимитов.

В случае превышения лимита на затраты при планировании командировки, пользователь увидит предупреждение о превышении.

Регламент согласования

После создания командировки, пользователь отправляет задачу на согласование по регламенту. Регламент имеет следующий вид:

Рисунок 5. Регламент согласования командировки.

Как видно из схемы, в решении используется базовый функционал модуля «Делопроизводства». Перекрытие объектов модуля «Делопроизводство» позволило упростить процесс разработки решения, а также позволяет производить настройку согласования командировки, и сопутствующих документов, привычным, для пользователей DirectumRX, образом. При этом схема самой задачи по согласованию не подверглась изменениям.

В представленном изображении выделены два блока задания, для минимизации изменений в сложносоставной разработке процессов согласования документов. В блоки встроены механизмы ожидания выполнения запущенных в предыдущих блоках процессов, схемы которых мы видим с правой стороны: «Согласование приказа по командировке», «Согласование авансового отчета».

Кроме того, в задачу встроены дополнительные проверки в виде условий согласования при превышении лимитов командировок, при возникшей необходимости, нет потребности запускать отдельную задачу на согласования дополнительных затрат.

Таким образом мы добились простой и универсальной настройки согласования, а также упростили процесс поддержки решения благодаря использованию знакомой базовой схемы задачи ApprovalTask.

Бронирование

Одним из интересных моментов решения является возможность бронирования билетов, отелей и трансферов через сервис OneTwoTrip.

Рисунок 6. Бронирование билетов.

Интеграция с сервисом бронирования организована в одностороннем порядке. При нажатии на кнопку «Бронирование», на ленте карточки «Командировка», производится подготовка данных из карточки и передача на сервис бронирования. Это позволяет упростить работу по поиску необходимых билетов на стороне сервиса.

Авансовые отчеты

Работа с авансовыми отчетами (далее АО) производится через разработанный тип документа, который по аналогии с командировками наследован от IOfficialDocument. Это позволило использовать функционал по регистрации документов из коробки, что сократило время на разработку и упростило работу с документами.

Из интересных моментов, реализована возможность чтения QR кодов на прикрепляемых оправдательных документах, и занесение полученной из QR кода информации в карточку АО, таблица «Расходы».

Рисунок 7. Карточка авансового отчета.

При создании тела документа АО, используется принятый в компании шаблон. Заполняется в соответствии с имеющимися данными по АО.

Рисунок 8. Версия авансового отчета.

Аналитика

DirectumRX предлагает удобную возможность работы с виджетами. Этим мы и воспользовались для удобного отображения аналитики по командировкам.

Рисунок 9. Виджеты

Для решения было разработано два виджета: «Количество командировок» и «Затраты на командировки». Виджеты содержат информацию в разрезе подразделений компании и имеют настройки по периоду отображаемых данных.

Списки «Реестр командировок», «Авансовые отчеты» и «Лимиты» имеют соответствующие фильтрации, которые позволяют быстро и доступно получить необходимую информацию.

Рисунок 10. Фильтрация списков.

Итог

Разработанное решение позволяет автоматизировать работу с командировками. Является простым в настройке и удобным при поддержке, соответствует общему стилю системы, что делает его ещё более интуитивно понятным для пользователей DirectumRX.

Рисунок 11. Плюсы решения.

На данный момент уже была произведена рекламная презентация нашего решения, которая привлекла заинтересованных клиентов.

Планы развития

• Подружить решение с DIRECTUM Ario;
• Организовать более глубокую интеграцию с сервисами бронирования;
• Добавить визуальную аналитику для DirectumRX 3.0;
• Добавить работу с лимитами в разрезе подразделений, с установкой периода действия.