Внедрение DIRECTUM в Администрации городского округа «Город Йошкар-Ола»

Успешно выполнено внедрение DIRECTUM в Администрации городского округа «Город Йошкар-Ола». В СЭД включены 20 подразделений администрации и 9 органов, входящих в структуру администрации, обладающих статусом самостоятельного юридического лица.

Установлена DIRECTUM версия 5.4.2 с модулями «Канцелярия», «Управление совещаниями и заседаниями», «Управление договорами», «Обращения граждан и организаций», «Управление показателями эффективности».

Ход проекта

В августе 2017 г. администрация городского округа «Город Йошкар-Ола» инициировала проект по внедрению СЭД и управлению взаимодействием Директум.

На старте проекта проведен аудит бизнес-процессов, в результате которого осуществлен реинжиниринг процедур регистрации, рассмотрения, исполнения документов и согласования договорных документов.

На этапе настройки системы DIRECTUM осуществлена адаптация выбранных бизнес-процессов под стандартную поставку СЭД.

Опытная эксплуатация СЭД началась 1 ноября 2017 г.

Особенности и модификации, выполненные в ходе проекта:

• В справочнике «Подразделения» настроено отображение структуры администрации с учетом иерархии управления и иерархии в разрезе подразделений.
• Для удобства рассылки уведомлений и задач создан справочник «Группы пользователей».
• При создании нового документа поле «Подразделение» заполняется автоматически по автору документа.
• В карточке внутренней РКК в поле «Контроль возложен на» выбор осуществляется из справочника «Группы пользователей» в группе «Руководство», добавлено поле «Контрагент».
• Для более быстрого заполнения карточки «Обращения граждан» создан новый тематический классификатор.
• В справочник «Виды документов» добавлено «Соглашение о расторжении».

Почему проект нужен и востребован

Электронный документооборот позволяет повысить эффективность работы органов государственной власти и взаимодействия с обществом.

Для органов местного самоуправления СЭД – инструмент уменьшения трудовых и финансовых издержек, связанных с бумажным делопроизводством, позволяющий повысить эффективность деятельности и выстроить удобную, понятную и эффективную систему оказания электронных муниципальных услуг и межведомственного взаимодействия.

Пользователи ценят систему за эффективность взаимодействия сотрудников администрации и ее структурных подразделений.

Результаты

Упростилась работа по согласованию проектов внутренних, исходящих, договорных документов. Система постановки задач понятна и позволяет оперативно решать вопросы повседневной деятельности Администрации городского округа «Город Йошкар-Ола» и подведомственных организаций.

Возможности модуля «Управление показателями эффективности» позволяют рационально задействовать потенциал сотрудников и принимать обоснованные решения по управлению бизнес-процессами и персоналом.

Внедренные решения положительно отразились на работе администрации:

● выстроена эффективная система постановки задач, поручений и контроля за их исполнением;

● автоматизированы основные бизнес-процессы;

● унифицированы процедуры создания, согласования и исполнения документов;

● сократилось время предоставления ответов на входящие письма, в том числе на оперативные запросы контролирующих органов;

● выстроен эффективный документооборот со структурными подразделениями администрации, разобщенными территориально;

● повышается уровень исполнительской дисциплины;

● сократилось время обмена и поиска документов.

СЭД внедрена на всех рабочих местах, связанных с созданием, регистрацией, редактированием и хранением информации. Высокая мотивация руководящего состава администрации способствовала преодолению консерватизма персонала в подготовке документов на бумажном носителе. Активное использование руководством СЭД, организация обучения персонала стало объективным фактором для преодоления инерции сотрудников в переходе с привычных алгоритмов работы к новой автоматизированной системе работы с документами и задачами.

Показатели

● автоматизированы 20 подразделений администрации и 9 органов, входящих в структуру администрации, но обладающих статусом самостоятельного юридического лица;

● 200 пользователей, в том числе 6 ТОП-менеджеров;

● Объем документооборота за 2018 год – более 20000 документов;

● Проведено обучение в сертифицированном центре 16 сотрудников, в рамках семинара -- 108 сотрудников.

● 7 человек команда проекта, в том числе

• куратор проекта - Е.С.Яковлева, заместитель мэра города Йошкар-Олы;
• руководитель проекта - В.В.Хусаинов, начальник отдела информатизации и информационной безопасности.
• администратор клиентской части системы DIRECTUM - Е.Н.Лобанова, консультант отдела информатизации и информационной безопасности.

Прикреплен файл: Пресс-релиз о внедрении.doc