Аналитика поручений ректора

Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации – один из старейших российских вузов, готовящих экономистов, финансистов, юристов по финансовому праву, математиков, IT-специалистов, социологов и политологов.

В настоящее время в структуру Финансового университета входят десятки учебных подразделений, несколько научных центров и подразделения дополнительного образования. Региональная сеть вуза насчитывает 27 филиалов. Общее число обучающихся по основным образовательным программам на начало 2018/2019 учебного года составляло более 46 тысяч человек.

Система DIRECTUM используется в Финансовом Университете с 2009 года. DIRECTUM является базой для движения документов и реализации управленческого взаимодействия во всём университете – в ректорате, ключевых подразделениях, деканатах, удалённых филиалах. Значимость системы DIRECTUM для университета, как системы документооборота и управленческого взаимодействия, очень высока. Это подтверждается количеством вовлечённых сотрудников – пользователей системы, общее количество которых составляет более 1300 человек.

В середине 2017 года в Финансовом университете успешно введено в эксплуатацию мобильное решение DIRECTUM Solo, которое предназначено для работы непосредственно ректора вуза д.э.н., проф. М.А. Эскиндарова.

Мобильное решение внедрено в рамках блока «Единая система управления поручениями и контроля исполнительской дисциплины (ЕСУПКИД)», разработанного компанией «Галактика ИТ» (Санкт-Петербург).

Ректор Финансового университета получил удобный инструмент, который позволяет ему:

• рассматривать входящие документы, вносить свои пометки в них с помощью графических возможностей;
• создавать поручения по документам, направляемым ему на рассмотрение;
• выдавать устные поручения, не связанные с конкретными документами;
• продлевать сроки исполнения поручений;
• снимать поручения с контроля.

Цели и задачи проекта

Единственная функция, которой не хватало руководителю университета в DIRECTUM Solo – это возможность анализа исполнения его поручений. В ближайшие планы разработчика мобильного приложения, к сожалению, не входило создание такой функциональности. Поэтому, была заказана разработка отдельного приложения, основное назначение которого – визуальная оценка выполнения заданий по исполнению поручений ректора ответственными исполнителями Финансового университета.

Согласно заданию приложение должно легко устанавливаться на планшет ректора и иметь интерфейс удобный для работы одним пальцем, т.е. никакого текстового ввода или точных кликов, доступных только компьютерной «мыши». При входе в приложение должна открываться страница, на которой расположены фотографии всех проректоров университета, а вокруг фотографии расположена диаграмма, показывающая следующие показатели:

• процент исполненных поручений;
• процент поручений в работе;
• процент просроченных поручений.

Период анализа – по умолчанию текущий месяц. Но должна быть возможность анализа данных за любой период.

После нажатия на компонент экрана (фотография исполнителя) должен открываться интерфейс «Паспорт поручений» с подробным анализом состояния поручений данного исполнителя.

Для реализации поставленных задач было принято решение разработать веб-приложение с адаптивным дизайном и установить преднастроенную иконку браузера со страницей приложения на планшет ректора.

Описание проектного решения

Архитектура решения:

• CЭД DIRECTUM (веб-сервисы интеграции)
• Веб-сервер: CentOS, nginx, php-fpm
• Front-end: Angular 7, Angular Material UI, chart.js
• Back-end: Laravel 5.7, MariaDB

Вход в веб-приложение происходит по логину и паролю DIRECTUM:

Список пользователей, которым разрешен доступ к приложению, ограничен в специальном справочнике DIRECTUM (список «Ректор»):

Данный список регулярно синхронизируется с БД веб-приложения. Если пользователь есть в списке, то идет обращение к веб-сервису DIRECTUM на получение токена доступа. Если токен получен, пользователь входит в приложение. Токен затем в каждом запросе к серверу передается для проверки доступа.

После входа в систему идет запрос в DIRECTUM на обновление данных в кэширующей базе веб-сервера за текущий период по всем исполнителям из списка «Проректоры». Время жизни кэша согласно ТЗ – 10 минут. Используется стандартный механизм кеширования Laravel.

После получения актуальных данных (1-2 сек.) открывается интерфейс, наглядно показывающий кто из подчиненных как исполняет поручения:

При наведении на диаграмму вокруг фотографии появляется краткая характеристика по статусу исполнения поручений:

Если кликнуть по фотографии, открывается более подробная диаграмма, на которой виден статус исполнения поручений по их видам:

На вкладке со списком поручений руководитель при помощи простых механизмов поиска и сортировки может оперативно найти любое поручение, а также быстро выбрать для просмотра поручения с просроченным сроком исполнения (они выделены красным цветом):

При необходимости, можно открыть карточку поручения для просмотра более подробной информации:

Результаты проекта

В результате реализации данного проекта Финансовый университет получил хороший инструмент мотивирования сотрудников исполнять поручения руководителя в установленные сроки. Ректор университета в режиме реального времени имеет возможность контролировать исполнительскую дисциплину своих заместителей. При проведении совещаний у ректора всегда перед глазами наглядные индикаторы загруженности своих подчиненных.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Подсистему «Аналитика поручений» можно считать первым этапом создания приложения «Монитор ректора», которое позволит руководителю вуза визуально анализировать все направления деятельности вверенной ему образовательной организации.

Команда проекта

• Артем Глекель, руководитель проекта
• Максим Антонов, аналитик
• Александр Кинс, разработчик веб-приложения
• Андрей Тазетдинов, разработчик DIRECTUM

Срок реализации – 1 мес.