Внедрение DirectumRX в ЗАО "НПК ЯрЛИ"

Научно-производственная компания ЯрЛИ — занимает одно из лидирующих мест по выпуску лакокрасочных материалов индустриального назначения среди российских промышленных предприятий. На протяжении последних лет — «Лучшее предприятие Ярославской области». В линейке продукции компании более 500 наименований ЛКМ для машиностроения и приборостроения, нефтяной и химической промышленности, металлургии, строительства, производителей сельскохозяйственной, железнодорожной и коммерческой техники.

Компания ЯрЛИ входит в состав Европейской Ассоциации производителей окрашенного рулонного металла (ECCA), принимает участие в работе технического комитета по стандартизации. При содействии НПК ЯрЛИ была основана Российская ассоциация специалистов лакокрасочной промышленности.

Ввиду большого объема документопотока, а также необходимости структурирования всей информации, руководством компании было принято решение о необходимости внедрения системы электронного документооборота. В качестве платформы, заказчиком была выбрана система DirectumRX, которая позволяет закрыть множество задач функциональностью «из коробки».

Цели и задачи проекта

Командой внедрения, состоящей из специалистов Заказчика и Исполнителя, были сформулированы следующие цели и задачи первого этапа проекта:

• Автоматизация работы с договорными документами: ведение реестра договоров, согласование договоров с ответственными сотрудниками в электронном виде, контроль возврата и исполнения договоров, учет контрагентов и ведение досье контрагентов. На первом этапе автоматизируются договоры отдела продаж.
• Ввод и хранение всей входящей корреспонденции в СЭД. Сканирование входящих писем, формирование резолюций руководителя, отправка на рассмотрение руководителям подразделений, контроль исполнения поручений.
• Обеспечение электронного согласования, с использованием электронной подписи исходящих официальных писем, а также приказов и распоряжений компании
• Проведение совещаний, формирование протоколов по ним, а также контроль за исполнением поручений по решениям совещаний.
• Одной из важнейших задач была обозначена возможность двухсторонней синхронизации СЭД с учетной системой на базе 1С УПП версии 1.3: контрагенты и договоры.

Особенности проекта

Среди отличительных характеристик проекта можно выделить:

• Использование на рабочих местах свободно распространяемого офисного пакета LibreOffice. Данный факт требовал определенных изменений в подходе к разработке шаблонов документов. Ввиду отличий в объектных моделях MS Office и Libre – для реализации корректного заполнения шаблонов и отображения в них данных была проведена работа по адаптации реквизитного состава карточек справочников.
• Все пользователи системы работают через веб-клиент DirectumRX.
• У клиента используется нетиповая конфигурация 1С УПП. Стандартного коннектора к данной конфигурации для DirectumRX – нет. При внедрении системы был доработан стандартный коннектор, что позволило успешно проинтегрироваться с учетной системой 1С.
• Развернут центр сертификации Microsoft. Каждому согласующему сотруднику выдан сертификат для подписания в электронном виде.

Итоги проекта

Были автоматизированы следующие процессы клиента:

Работа с договорами

• Ведение реестра договоров по действующей клиентской базе.
• Создание проектов договоров, доп. соглашений, протоколов разногласий из утвержденных шаблонов.
  1. Были созданы 5 шаблонов договоров для отдела продаж.
  2. Созданы новые виды документов: протокол разногласий и протокол согласования разногласий, для которых также реализованы автозаполняемые шаблоны.
• Отправка договора на согласование по полному и сокращенному регламенту согласования.
• Подписание договоров в бумажном виде, исключая этап отправки руководителю (инициатор сам контролирует процесс).
• Контроль возврата договора от контрагента.
• Формирование досье на контрагента.
• Для всех согласующих настроены электронные подписи (выданные внутренним сервером сертификации).

Интеграция с учетной системой на базе 1С:8.3 + УПП 1.3

• Загружены контрагенты из 1С, с информацией о банковских счетах.
• Выполнена настройка периодической синхронизации данных.
• Настроена выгрузка информации о договорах из DirectumRX в 1С.
• Доработан стандартный коннектор, в части выгрузки только подписанных с обеих сторон договоров.
• Так же настроено правило, по которому, при условии, что договор в DirectumRX переходит в состояние «Исполнен» или «Расторгнут» — в 1С данный договор перемещается в архив (с заполнением даты переноса в архив).
• Доработок так же коснулось правило выгрузки номера договора: если у договора есть номер контрагента, то из RX переносится информация именно по этому номеру.

Работа с внутренними документами

• Настроены шаблоны для стандартных внутренних документов: приказы, распоряжения, служебные записки.
• Настроены правила согласования для внутренних документов.

Работа с входящими и исходящими официальными документами

• Настроены шаблоны для исходящих официальных документов.
• Настроены правила согласования для исходящих документов.
• Ввиду большого документопотока исходящих писем, нерегистрируемых централизованно, настроены специальные нумеруемые журналы, для всех подразделений. Таким образом, поток исходящей корреспонденции разделен на официальную (идет через секретаря, регистрируется) и неофициальную (отправляется по e-mail сотрудниками подразделений).
• Весь поток входящих официальных документов регистрируется централизованно у секретаря, а далее отправляется на рассмотрение ответственным руководителям. При условии, что письмо адресовано генеральному директору, отправка происходит по маршруту на исполнение, с резолюцией ген. директора от лица секретаря.

Работа с протоколами совещаний

• Выделены 2 вида совещаний: по одним протокол готовится локально, а затем загружается в систему и отправляется поручениями, а также протоколы, создаваемые из настроенного шаблона, по ним происходит автоматическое создание поручений из текста протокола.

Результаты

Оценка Заказчика по итогам внедрения

• Качество оформления документов повысилось на 80%, так как большая часть документов создается на основе шаблонов в системе, более того, практически исключены случаи непредоставления обязательных сопроводительных документов.
• Процент исполненных поручений вырос на 60%.
• Сократилось время согласования договорных документов на 90%, согласования стали проходить радикально быстрее.
• Сократилось количество потерь документов до 0%.
• Появилась прозрачность согласования, не нарушается порядок подписантов, все осознают свою ответственность.
• Исключена возможность последующей замены частей договора или сопроводительной документации.

Показатели:

• 50 пользователей
• 2 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
• 3 человека команда проекта
• 25 обученных специалистов
• Срок выполнения – 3 месяца

Планы развития

На данный момент завершен первый этап внедрения DirectumRX в ЗАО «НПК ЯрЛИ». В дальнейшем в планы по развитию входят следующие мероприятия:

• Дальнейшая автоматизация договорной деятельности по договорам закупок.
• Автоматизация проектной деятельности, в рамках производственных проектов.
• Переход от бумажного документооборота с контрагентами в электронный вид, с использованием сервисов электронного обмена.
• Реализация финансового архива первичной документации.
• Внедрение мобильных приложений Solo и Jazz для более удобной и гибкой работы с системой из любой точки мира.