Группа «Т Плюс» — крупнейшая российская частная компания, работающая в сфере электроэнергетики и теплоснабжения. Компания обеспечивает стабильное и бесперебойное энергоснабжение в 16 регионах России. Клиентами компании являются более 14 млн физических лиц и более 160 тысяч юридических лиц. Географически филиалы компании распределены по всей России, в них трудится более 45000 сотрудников.
Задачи, цели и особенности проекта
Перспективной задачей, выдвинутой перед ИТ-блоком холдинга, явилась задача отказа от бумажного документооборота при согласовании и оформлении доверенностей.
Холдинг имеет географически распределенную структуру, что затрудняет процесс согласования и оформления доверенностей холдинга, особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Согласование и оформление доверенностей с последующей выдачей занимало значительные время, что недопустимо, учитывая деятельность компании.
Было проведено обследование процесса аналитиками рабочей группы проекта, выявлены цели для автоматизации:
- Создание и согласование заявления на выдачу доверенности
- Построение дерева этапов согласования, в зависимости от типа и вида доверенности
- Оформление и согласование доверенностей, в том числе пакетных
- Оформление и согласование доверенностей на основании передоверия
- Подписание и нотариальное заверение доверенностей
- Выдача доверенностей инициатору
- Подача заявления и получение доверенности из удаленной системы (DICS)
Описание решения (развернуть)
Создан справочник Доверенностей, карточка записи которого содержит все данные о виде, типе доверенности, доверителе, поверенном и прочие необходимые параметры.
Создан справочник Руководителей юридического блока, к которым поступают задания по согласованию и формированию проектов филиальных доверенностей, в зависимости от указанного инициатором подразделения.
Создано более 50 макетов различных проектов доверенностей по всем компаниям холдинга. Данные автоматически вставляются в текст макета из карточки доверенности и доступны для редактирования.
Создан типовой маршрут, включающий:
- Согласование заявления на выдачу доверенности
- Согласование и оформление проекта доверенности юридическим блоком
- Согласование доверенности согласующими
- Передачу на подписание и простановку печати
- Передачу нотариусу
- Выдача оригинала или электронной версии.
Настроен гибкий процесс для внесения изменений в проект доверенности на этапе согласования и оформления доверенностей, позволяющий вносить корректировки без рестарта задачи, с переназначением исполнителей и согласованием изменений с инициатором, учитывая все замечания согласующих.
Решение задокументировано, проведена опытная эксплуатация, разработаны инструкции пользователей, введено в промышленную эксплуатацию.
Результат
- На данный оформляется порядка 500 доверенностей в месяц.
- Автоматизирован процесс согласования и оформления доверенности, что позволило сократить временные затраты и обеспечить его прозрачность.
- Согласование, оформление и выдача доверенности стали производиться в едином маршруте.
- Создан единый реестр доверенностей холдинга.
Планы
- Разработка аналитических инструментов для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению доверенностей.
- Настройка маршрута отзыва доверенностей.
Команда
Заказчик: юридический блок ПАО "Т Плюс".
Разработка выполнена отделом решений электронного документооборота в составе: Деменков Р.В., Попова Н.С., Ефименко П.А., Казанцев И.С.
Номинация:
Olimpio
Организации:
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий