Автоматизация процесса согласования и учета рабочего времени отсутствия и переработки сотрудников на базе СЭД "Directum"
2780
пользователей
9
автоматизированных ТОП-менеджеров
2 чел.
команда проекта от исполнителя и заказчика
2
месяца
Заказчик: ООО «Газпром трансгаз Чайковский»
Исполнитель: Самостоятельно
О компании
ООО «Газпром трансгаз Чайковский» (до 28.01.2008 – ООО «Пермтрансгаз»). Являясь неразрывным звеном в Единой газотранспортной системе ПАО «Газпром», Общество «Газпром трансгаз Чайковский» осуществляет транспорт газа по 15 крупнейшим магистральным газопроводам, берущим свое начало с месторождений Западной Сибири и доставляющим «голубое топливо» в центральные районы страны, государства ближнего и дальнего зарубежья. Кроме того, через сеть газораспределительных станций предприятие обеспечивает поставки газа потребителям Пермского края, Удмуртской Республики, Кировской области и Республики Татарстан.
Численность коллектива Общества - более 8,6 тысяч человек. В структуру предприятия, чей головной офис находится в г. Чайковском Пермского края, входит 18 филиалов в том числе:
- 12 линейно-производственных управлений магистральных газопроводов (ЛПУМГ);
- управление аварийно-восстановительных работ (УАВР-1, УАВР-2);
- инженерно-технический центр (ИТЦ);
- управление материально-технического снабжения (УМТСиК);
- служба корпоративной защиты (СКЗ);
- культурно-спортивный центр (КСЦ);
Корпоративная система электронного документооборота в Администрации ООО «Газпром трансгаз Чайковский» существует с 2004 года, с 2009 года система переведена в промышленную эксплуатацию и началось внедрение системы в филиалах Общества, в 2017 году был осуществлен переход на СЭД «DIRECTUM» версии 5.2.2.
В СЭД «DIRECTUM» в настоящий момент работают 2780 пользователей, включая всех руководителей и топ-менеджмент.
Цели проекта
- Автоматизация процесса согласования периодов отсутствия и переработки сотрудника на рабочем месте
- Автоматизация учета рабочего времени отсутствия и переработки сотрудников и ведения журнала учета рабочего времени сотрудников
- Оперативное отслеживания баланса рабочего времени сотрудника или подразделения
- Автоматизация формирования отчетных документов.
Задачи проекта
- Перейти от ведения бумажных заявлений и журналов учета рабочего времени на электронный вид.
- Снизить затраты рабочего времени работника на согласование заявления.
- Снизить затраты рабочего времени ответственных за журнал учета рабочего времени, требуемое на обработку и предоставление необходимых данных.
Как выглядел бизнес-процесс до внедрения
С целью контроля трудовой дисциплины и выполнения требований правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) для работников ООО «Газпром трансгаз Чайковский», процесс учета отсутствия и переработки сотрудников работал ранее следующим образом:
В каждом отделе или службе ООО «Газпром трансгаз Чайковский» назначен работник ответственный за журнал учета рабочего времени. Фиксация отсутствия работника на рабочем месте в течение рабочего дня по производственной необходимости или личной надобности с указанием причины и времени отсутствия велась ответственным работником в журнале контроля трудовой дисциплины, оформленного по форме Приложения 7 (СТО «Газпром трансгаз Чайковский» 25-005-2019 «Положение об учёте рабочего времени работников ООО «Газпром трансгаз Чайковский» утвержденного приказом от 19.04.2019 № 0526).
При этом работнику чтобы покинуть рабочее место по указанным выше причинам необходимо было предварительно заполнить бланк заявления на бумажном носителе на выход из здания и подписать заявление руководителем группы, начальником отдела и начальником службы.
После согласования, заявление передавалось ответственному работнику за ведение журнала рабочего времени. Время прибытия работника вносилось в журнал по факту прибытия.
Ответственным за журнал рабочего времени так же вносилась в журнал переработка сотрудников на основании приказов о дежурстве, приказов о работе в выходные и праздничные дни, и работы сверхурочно (без приказа).
На протяжении всего года, ответственным за журнал рабочего времени вручную велся учет времени по каждому работнику (количество времени который работник остался должен или «переработка»), что значительно увеличивало трудозатраты рабочего времени.
Используемые решения и подходы
Решение разработано для всех сотрудников предприятия с целью автоматизированного согласования периодов отсутствия или переработки и оперативного отслеживания своего рабочего времени, для руководителей - возможность мониторинга ситуации в подразделении, для ответственных за журнал учета рабочего времени - автоматический учет и ведение журнала учета рабочего времени сотрудников, автоматизированного формирования форм отчетных документов.
Система учета рабочего времени отсутствия и переработки сотрудника поделена на 3 журнала (3 источника переработки):
- Работа сверхурочно, работа в выходные дни без приказа (без приказа);
- Работа в выходные и праздничные дни (по приказу);
- Дежурство на дому по приказу;
По каждому из журналов у сотрудника в течении года может образовываться как задолженность по времени, так и переработка по времени.
При необходимости ухода с рабочего места сотрудника, обязательно должна быть указана причина отсутствия:
- Личные обстоятельства;
- Производственная необходимость (выход из здания);
- Выполнение общественных обязанностей (для членов Профсоюза (п.8.1.3 Кол. договора);
- Гос.обязанность (вызов в суд, сдача крови и др.).
В случае «личных обстоятельств» необходимо указывать источник переработки (из какого журнала будет вычитаться время отсутствия):
- работа сверхурочно (без приказа);
- работа в выходные и праздничные дни (отгул по приказу);
- дежурство на дому.
В случае если работник зашел и вышел на работу в здание по бумажному пропуску, не через турникет (например, забыв дома электронный пропуск (эл.чип)), ему необходимо оформить заявку и согласовать ее. В поле «Отсутствие\переработка» необходимо указать «Присутствие на рабочем месте», а в поле «Причина» указать «Вход и выход в здание не через турникет (без электронного пропуска)». Это время не будет учитываться в журналах учета времени. Данная заявка нужна для сверки со СКУДом.
Описание решения (развернуть)
Для реализации данного проекта в СЭД "DIRECTUM" были созданы следующие объекты:
- Разработан справочник «Учет рабочего времени»;
- Типовой маршрут «Учет времени отсутствия и переработки сотрудников». Используется для согласования отсутствия или переработки сотрудника на рабочем месте.
При выборе данного маршрута появляется окно карточки справочника «Учет рабочего времени», в котором необходимо заполнить следующие поля:
Рис. 1 Карточка справочника «Учет рабочего времени»
Переработка/Отсутствие. Если инициатору необходимо согласовать заявку на переработку вне рабочего времени, то ставим значение – «Переработка», если инициатору необходимо согласовать заявку об отсутствие на рабочем месте, то ставим значение – «Отсутствие»;
Причина. Поле является обязательным. Возможные значения в зависимости от поля «Переработка / Отсутствие»:
- Личные Обстоятельства;
- Производственная необходимость (выход из здания);
- Выполнение общественных обязанностей (для членов Профсоюза (п.8.1.3 Кол.договора);
- Гос.обязанность (вызов в суд, сдача крови и др.);
- Производственная необходимость (переработка).
Источник Переработки. В случае «отсутствия по личным обстоятельствам» или «переработки» необходимо указать источник переработки:
- Работа сверхурочно (без приказа);
- Работа в выходные и праздничные дни (по приказу);
- Дежурство на дому;
Во всех остальных случаях источник переработки указывать не надо, так как это время не учитывается в качестве отсутствия или переработки, а фиксируется в качестве выполнения правил внутреннего трудового распорядка.
Дата и время начала. Указываем дату и время фактического начала отсутствия/переработки. Поле является обязательным, после старта задачи поле изменить будет нельзя (см. рис.3);
Дата и время окончания. Указываем дату и время фактического окончания отсутствия/переработки. В ходе согласования заявки, инициатору предоставляется возможность скорректировать время окончания заявки;
Время обеда попадает в период времени отсутствия/переработки? – если период отсутствия/переработки пересекается с регламентированным обеденным перерывом указываем значение «ДА», если время не пересекается ставим «НЕТ». Поле является не обязательным, если поле не заполнено, то время обеда не учитывается. После старта задачи поле изменить будет нельзя;
Комментарий. Текстовое поле, где можно указать пояснения по этой заявке.
Время по журналу. Показывает количество времени по выбранному «Источнику переработки», которое есть у сотрудника согласно всем выполненным заявкам. То есть сумма часов и минут которое сотрудник переработал (или отсутствовал на рабочем месте). Сумма часов (минут) может быть со знаком минус. Это означает что по данному журналу у сотрудника образовалось задолженность работника по часам.
Время отсутствия/переработки. Показывает количество времени за период от указанной «даты и времени начала» и до «даты и времени окончания» с учетом поля «время обеда попадает в период времени отсутствия/переработки?». Если в поле «Переработка/Отсутствие» указано «Отсутствие», то время будет со знаком минус. Если выбрано «Присутствие на рабочем месте» и причина «Вход и выход в здание не через турникет (без электронного пропуска)», то время отсутствия/переработки всегда будет равно 0, вне зависимости от «даты и времени начала» и «даты и времени окончания», так как сотрудник фактически это время находился на работе.
Кнопки
Общее количество времени по журналам. Показывает общее количество времени сотрудника по всем журналам учета рабочего времени.
Шаблон документа без сохранения ЗП. В случае если сотруднику необходимо выезжать за пределы города в рабочее время, то кроме заявки по ТМ «Учет времени отсутствия и переработки сотрудника» ему необходимо распечатать и подписать «Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы» и передать ответственному за журнал учета рабочего времени.
Шаблон документа за надомное дежурство. В случае есть сотрудник берет отгул за надомное дежурство, то кроме заявки по ТМ «Учет времени отсутствия и переработки сотрудника» ему необходимо распечатать и подписать «Заявление о предоставлении дней отдыха за ранее отработанное время (за надомное дежурство)» в котором указать дату и номер приказа надомного дежурства и передать ответственному за журнал учета рабочего времени.
Сценарии СЭД "DIRECTUM"
Сценарий «Сведения по журналу учета рабочего времени». Сценарий формирует данные за определенный период времени по работнику или по подразделению (отдел или служба). Сценарий выводит сводные данные: Наименование заявки, Работник, Подразделение, Переработка или отсутствие, Причина, Источник переработки, Дата и время начала, Дата и время окончания, Кол-во времени, Комментарий.
Сценарий «Общее количество времени в журналах учета рабочего времени». Сценарий формирует данные за определенный период времени по работнику или по подразделению (отдел или служба). Сценарий считает общее количество времени по 3 источникам переработки, и формирует сводные данные: Работник, Подразделение, Источник переработки: Работа сверхурочно (без приказа), Работа в выходные и праздничные дни (по приказу), Дежурство на дому.
Сценарий «Ввод данных спр. Учет рабочего времени». Доступен ответственным за учет рабочего времени, для занесения новых записей в справочник «Учет рабочего времени».
* * *
Планы по дальнейшему развитию проекта
Дальнейшее развитие проекта связано с добавлением справочников «Графики работы» по подразделениям и работникам. Синхронизация СЭД «Directum» с данными из СКУД.
Результаты
Автоматизация процесса согласования заявок на выход из здания в рабочее время или переработки сотрудников Общества на базе СЭД «DIRECTUM» позволил полностью уйти от бумажного документооборота заявлений.
Работа ответственных за журнал рабочего времени на анализ и предоставление данных сократилась.
Работнику в режиме реального времени показывается общее количество времени, которое есть у него на данный момент. Снизились затраты рабочего времени на заполнение заявления и его согласования.
Отчеты для руководителей отделов по каждому сотруднику или подразделению формируются по запросу сценарием и не требуют участия ответственных за журнал учета рабочего времени.
Номинация:
Новый уровень электронного взаимодействия
Организации:
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (6)
Поздравляем Артем, вы первым получаете призы в конкурсе!
Эксперты оценили подробное изложение целей, решения, результатов проекта, широту охвата автоматизации и тематику заявки. А кадровая тема, между прочим, сейчас на пике трендов. За это Артем получает получает подарочный сертификат и фирменный VIP-календарь DIRECTUM. Поздравляем!👏🏻
Елена, Спасибо!!!
Интересное решение!
Артем, есть пара вопросов.
1. Почему решили использовать именно такую реализацию в части согласования, а не мастер действий?
2. Сверка со СКУД проходит в ручном режиме? Если да, то планируете ли интегрировать и автоматизировать?
Антон, что касается мастеров действий, то в нашей компании они почему то не прижились. Практически все бизнес процессы у нас реализованы через типовые маршруты, и если сделать один мастер действий, то пользователи начнут искать его в первую очередь в типовых маршрутах,, потом звонить администратору с претензией что не нашли такой маршрут.
Сверка со СКУД сейчас проходит в ручном режиме, но в планах сделать либо интеграцию со СКУД, либо автоматизировать сравнение отчетов СЭД "Директум" и СКУД
Артем, согласен. Удобный инструмент, но почему-то вызывает отторжение у пользователей.
И крайний вопрос!))) Вы выгружаете данные по учету рабочего времени в виде отчета, верно?
А если предположить, что получен отказ, то как он фиксируется? Было бы разумным вывести данные о статусе согласования и времени согласования в карточку заявки, но данного функционала я не увидел.
Например, следующие этапы: инициализация, согласование, согласовано.
Антон, у каждой записи справочника "Учет рабочего времени" есть реквизит "Состояние". Значение меняется в зависимости от состояния согласования ТМ: Инициализация, В работе, Выполнена, Отказано. Реквизит на карточку не вынес, чтобы не загружать пользователей лишней информацией. Но вот в зависимости от этого состояния, некоторые поля на карточке становятся недоступны от изменений. Например, когда задача стартована, состояние заявки меняется на "В работе", и для пользователей закрываются все поля от изменений кроме "Даты и Времени окончания отсутствия". При статусе "Выполнена" ни одно из полей поменять не получится. Если согласующий отказал в заявке, к инициатору придет уведомление. А что касается отчета, то в нем будут фигурировать только записи со статусом "Выполнена. Остальные заявки я не включаю в отчет, так как они еще не согласованы, или по ним отказано.