Цифровизация ООО "Газпром добыча Надым"

ООО «Газпром добыча Надым» - 100-процентное дочернее общество ПАО «Газпром». Производственная деятельность компании связана с добычей и подготовкой к транспортировке газа и газового конденсата. По объемам поставок ООО «Газпром добыча Надым» входит в число лидеров отрасли. На предприятии трудится около 10 тыс. человек.

Цели проекта

Более 10 лет на предприятии использовалась система электронного документооборота на платформе LanDocs. Однако дальнейшее его использование оказалось невозможным – возникли непреодолимые трудности. Руководство приняло решение о выборе и внедрении новой платформы. Так, в 2019 году электронное взаимодействие было окончательно переведено на платформу Directum.

При внедрении Directum необходимо было охватить не только процессы общего делопроизводства, но другие близкие направления: планирование и отчетность по служебным командировкам, получение основания для издания распорядительных документов по личному составу, учет самих распорядительных документов по личному составу, согласование должностных инструкций и т.д.

Проект получился масштабным и внимания заслуживает каждый автоматизированный процесс. Ниже рассмотрим самый массовый процесс по работе с инициативными документами, который затрагивает каждого сотрудника Предприятия.

Смотрите видео о проекте

Подпроект оптимизации работы со служебными записками

Как и на любом крупном производственном предприятии, в ООО «Газпром добыча Надым» внутренняя переписка между структурными подразделениями и филиалами была организована с использованием служебных записок. Когда-то они оформлялись в бумажном виде, потом плавно переместились в систему электронного документооборота в виде цифровых копий в Word или PDF. Объем документов при этом не уменьшался.

Был проведен анализ, по результатам которого удалось выделить типовые служебные записки, которые характеризуются утвержденным набором реквизитов и жестким маршрутом движения между структурными подразделениями. В основном, это различные заявки структурных подразделений: запросы на предоставление информации, выполнение работ, оказание услуг внутри организации и другие. В рамках Предприятия для них ввели термин – «Инициативные документы». Их объем оказался весьма значительным и параллельно с проектом перехода на систему Directum, мы приступили к автоматизации работы с инициативными документами.

Процесс после автоматизации

Перед проектной командой ставились следующие ключевые задачи:

• инициативные документы должны обрабатываться в системе полностью в формализованном виде;
• настройка новых видов инициативных документов и маршрутов их движения должна выполняться без дополнительной модификации системы;
• должна формироваться аналитическая отчетность по исполнению инициативных документов в различных разрезах.

В итоге автоматизированный процесс согласование и исполнение инициативного документа происходит по следующей схеме:

Диспетчер – это сотрудник, которые может назначать того или иного исполнителя для выполнения работ по инициативному документу. Наличие этой роли позволяет более оперативно исполнять работы, в зависимости от их характера, срочности и имеющихся ресурсов.

Описание решения по служебным запискам (развернуть)

Достигнутые результаты проекта вцелом

Проект комментирует начальник ДОУ ООО «Газпром добыча Надым» Федин И.А.:

На текущий момент ежемесячно оформляется около 10’000 инициативных документов более 100 различных видов. Их количество продолжает расти в процессе выявления новых типовых процессов. В цифровой вид переведены такие популярные запросы структурных подразделений как:

• оказание технической поддержки;
• выделение автотранспорта;
• направление в служебные командировки;
• внесение изменений в организационную структуру и штатное расписание;
• подача графиков отпусков;
• получение разрешений на оплату денежных средств;
• заявки на обработку договоров в учетной системе;
• и др.

Разработанный инструмент оказался гибким, надежным и масштабируемым. Из значимых эффектов для предприятия можно выделить:

• ускорение процесса обработки запросов структурных подразделений за счет четкой формализации маршрутов их следования и полного отказа в выводе документов на бумагу;
• повышение контролируемости процесса обработки за счет постоянного анализа формализованных данных и получения по ним статистических данных;
• снижение нагрузки на систему за счет отказа от хранения неформализованных документов в системе (Word и PDF).

Отдельно стоит выделить организационно-распорядительные документы по административно-хозяйственной деятельности: процесс их создания, согласования, подписания и последующего хранения переведен на 100% в электронный вид, без вывода на бумагу.

Планы развития

В перспективе планируется автоматизация договорной работы и архивного дела. Подключение мобильного решение как удаленное рабочее место для руководителей и ключевых специалистов.

Подробнее о том, как проходил проект можно ознакомиться в интервью Федина И.А. для TAdviser.