Электронная эволюция финансово-учетного документооборота Nokian Tyres

Клиент

Nokian Tyres производит и продает шины для легковых автомобилей и внедорожников, коммерческого и грузового транспорта и индустриальной техники. В концерн Nokian Tyres также входит сеть шинных центров Vianor, которая представляет продукцию компании на ключевых рынках.

Чистый объем продаж в 2015 году превысил 1,4 млрд. евро, штат составил более 4200 работников. Акции Nokian Tyres plc торгуются на бирже NASDAQ в Хельсинки.

Ситуация

С 2010 года компания Nokian Tyres использует ECM-систему DIRECTUM. В рамках внедрения DIRECTUM специалистами компании Avis Expert были автоматизированы порядка 90 процессов, среди них: Договорная работа, Претензионно-исковая работа, работа с внутренними нормативными документами, управление доверенностями, премии и поощрения сотрудников компании, инвестиционные предложения, тендерная работа и т.д.). В ходе дальнейшего развития проекта была настроена интеграция DIRECTUM с ERP-системой Oracle E-Business Suite, выполняющая динамическую синхронизацию данных о контрагентах и договорных заявках. Также настроена синхронизация организационной структуры и данных о сотрудниках с системой 1С.

Таким образом, фактически все документы компании создаются и обрабатываются в ECM-системе, а сама система тесно интегрирована в единое информационное пространство компании.

Следующей важнейшей задачей, которая встала перед Nokian Tyres, явился переход на юридически значимый электронный документооборот с контрагентами с помощью оператора ЭДО. В 2013 году в Nokian Tyres в качестве пилотного проекта был частично реализован юридически значимый ЭДО между дочерними юридическими лицами.

Новый подход к решению был инициирован в 2015 году. Направление юридически значимого ЭДО только начинает приобретать популярность в России, в связи с чем проектной команде пришлось столкнуться с рядом так называемых детских болезней: неготовностью должностных лиц, ответственных за ведение документооборота, к переходу на электронный формат, различным пониманием процессов сотрудниками госорганов в различных регионах страны. Дело доходило даже до того, что команда выявляла ошибки в работе операторов ЭДО. Но благодаря высокой квалификации специалистов проектной команды и заинтересованности со стороны руководства Nokian Tyres все препятствия были последовательно устранены.

В рамках проекта были поставлены следующие задачи:

• Перейти на обмен первичными документами в электронном виде с контрагентами и между дочерними компаниями.
• Обеспечить работу с электронными оригиналами счетов-фактур, накладных ТОРГ-12 и корректировочных счетов-фактур, полностью исключив их печать на всех этапах процесса поставки товара.
• Создать единый электронный архив документов с обеспечением юридической значимости хранимых документов.
• Реализовать мультиоператорность – возможность одновременной работы с несколькими операторами ЭДО для обеспечения более широкого охвата контрагентов и возможности выбора оператора контрагентами.

В результате конкурса было выбрано решение компании Avis Expert на платформе DIRECTUM, интегрированное с двумя сервисами обмена – Synerdocs и Диадок.

Общая схема решения

Межкорпоративный финансово-учетный документооборот

В ходе разработки проект был условно разделен на три части:

• автоматизация отправки исходящих документов контрагентам;
• автоматизация обработки входящих документов от контрагентов;
• Intercompany – документооборот между юридическими лицами концерна.

Описание бизнес-процесса по отправке исходящих документов контрагентам

В системе реализованы:

• синхронизация статусов по этапам обработки документов в карточку документа и в транзакцию ERP;
• возможность замены подписанта в формализованных документах, уже сформированных в Oracle, но еще не отправленных контрагенту (для юридической значимости документов важно полное соответствие данных о подписанте в теле xml с фактически поставленной ЭП на документ);
• возможность поштучного подписания отдельного документа и «пакетного» подписания группы документов;
• возможность указания в качестве адресата конкретных сотрудников и подразделения, чтобы документ после прохождения сервиса обмена доставлялся адресату задачей в DIRECTUM;
• проверка на совмещение должностей – система не позволяет подписать документы от разных юрлиц одной и той же ЭП сотрудника, являющегося подписантом в обеих компаниях. Для подписания в данном случае используются разные ЭП (для каждого юрлица);
• расширенные статусы по отправленным исходящим документам: принят DIRECTUM, ожидает отправки, отправлен контрагенту, получен контрагентом, подписан контрагентом, отказано, документооборот завершен;
• проверка наличия успешно отправленного исходного счета-фактуры при отправке корректировочного (исправленного) через систему обмена, что позволяет избежать отправки корректировки к еще не отправленному документу, задержанному, например, на согласовании;
• настройка в справочнике абонентов, позволяющая гибко управлять формированием наименования при отправке неформализованного документа в систему обмена для устранения ошибок при открытии неформализованных документов с длинным наименованием.

Описание бизнес-процесса по обработке входящих документов от контрагентов

Процесс обработки входящих документов от контрагентов глубоко интегрирован в процесс закупок.

Было реализовано:

• синхронизация из Oracle в DIRECTUM заказов на приобретение с привязкой к пользователям для фиксации сумм, дат и контрагентов;
• справочник, позволяющий настраивать ответственных бухгалтеров, кладовщиков, подписантов по умолчанию в разрезе бизнес-юнита, категории и суммы закупки, а также особенностей контрагента;
• автоматическое сопоставление финансовых документов с закупками;
• построение маршрута согласования для документов;
• проверка наличия доступных средств в бюджете;
• автоматическое формирование кредиторской транзакции в ERP и обновление суммы остатка по заказам на приобретение.

Одной из важных особенностей проекта было подключение к системам обмена нескольких бизнес-юнитов (юридических лиц), работающих в одной базе DIRECTUM, а также настройка обмена юридически значимыми документами между ними.Стандартные решения DIRECTUM (МФУД и Модуль «Интеграция с системами обмена») не учитывали возможность работы двух Наших абонентов в одной базе DIRECTUM, и этот функционал оперативно совместно разрабатывался специалистами Avis Expert и вендора в ходе проекта.

Для повышения эффективности работы пользователей были настроены:

• сценарии импорта исходящих документов из Oracle c разделением очереди исходящих документов к контрагентам и Intercompany, это позволило уменьшить время ожидания поступления документов в DIRECTUM;
• массовое подписание документов с делением на Бизнес-юниты.  Так как пользователи могут выступать в качестве подписантов сразу от нескольких Наших организаций, то важно было разделить поток документов по отдельным Бизнес-юнитам;
• проверка выбора правильной электронной подписи перед отправкой контрагенту (относится ли подпись к тому Бизнес-юниту, от имени которого осуществляется отправка);
• при подписании документов: формирование корректного титула заказчика/покупателя (ФИО и должность подписанта) согласно оргструктуры того Бизнес-юнита, которому были выставлены документы (крайне необходимая функция для сотрудников, являющихся подписантами в нескольких дочерних компаниях).

Роуминг

На текущий момент настроен роуминг со следующими операторами: Такском, СБИС, Тензор, Аргос, Калуга-Астрал

Подключено около 230 контрагентов, из них 205 абонентов используют сервис Диадок. Для отправки документов контрагентам, использующих другую систему обмена роуминг настраивается с помощью оператора Synerdocs.

Электронный архив скан-копий бумажных финансовых документов

Для решения задач, связанных с организацией единого информационного хранилища (электронного архива) скан-образов документов, относящихся к бизнес-деятельности был автоматизирован ввод бумажных исходящих и входящих финансовых документов в DIRECTUM, выполнена миграция архива скан-копий документов из SharePoint в DIRECTUM и автоматизирована обработка более 30 видов документов.

Решение включает в себя три системы:

• Oracle Enterprise Business Suite (OeBS) – учетная система Заказчика;
• ABBYY Recognition Server – потоковый ввод и распознавание документов;
• DIRECTUM – система электронного документооборота, для хранения и поиска документов.

Подготовка к проверкам и поиск документов

Экспорт истребуемых учетных документов

Реализована возможность экспорта из DIRECTUM документов, отправленных или принятых через сервисы обмена. Перед экспортом пользователь может настроить критерии выборки документов (даты документов, виды, Наши организации, стадии жизненного цикла), а также формат выгружаемых документов (полный пакет документов (с подписями и служебными документами)) и вариант выгрузки: отдельными папками или сразу в одну.

При этом экспортированные документы могут быть выгружены в требуемом ФНС формате (в соответствии с Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ (ред. от 02.02.2015) "Об утверждении форматов первичных учетных документов"), и подходят для последующей загрузки их через сервис СБИС.

По результатам экспорта формируется реестр выгруженных документов:

На текущий момент компания Nokian Tyres успешно прошла несколько проверок ФНС с использованием внедренного решения.

Поиск документов по архиву

Для удобства пользователей создан поиск «Поиск документов по архиву», позволяющий искать требуемые финансовые документы в DIRECTUM по заданным критериям. Особенность поиска заключается в том, что, если пользователю необходимо вывести не только первичные документы по контрагенту за заданный период, но и договора, действующие в эти же сроки, ему достаточно установить критерий «Включать договорные документы». Данная функция полезна налоговым специалистам, которые проверяют первичные документы по условиям договора.

Индивидуальный отчет сверки

В процессе занесения бумажных документов в архив пользователям необходимо контролировать полноту и объем занесенных документов, в том числе соответствие количество документов в Oracle и DIRECTUM.

Для этих целей был создан «Индивидуальный отчет сверки», с помощью которого пользователям легко составить реестр документов в DIRECTUM, по которым еще не были подгружены скан-образы документов.

Результаты     

Компания практически полностью переведена на безбумажный электронный документооборот с основными контрагентами, что завершает цифровую трансформацию процессов документооборота. В единую систему интегрированы 2 сервиса, электронный архив, ERP и система потокового сканирования и распознавания бумажных документов. Реализована обработка таких документов, как счет-фактуры (в т.ч. исправленные и корректировочные счет-фактуры), Торг-12, счет на оплату, сертификаты соответствия, акты, входящие акты МХ-1, МХ-3, поступающие через системы обмена от складских операторов. Это позволяет создавать, согласовывать, подписывать и хранить в электронном виде все первичные документы.

 

Бизнес-результаты:

• На текущий момент обработано полностью в электронном виде более 40 тысяч документов.
• Обеспечен доступ к электронным документам в СЭД (без необходимости подключать пользователей к сервису обмена).
• Процесс согласования документов с контрагентами и подписания ускорен в среднем с 5 дней до 1 дня.

Планы по развитию

На текущий момент продолжается активное подключение поставщиков и клиентов к электронному документообороту.

Также планируется:

• обновление на версию DIRECTUM 5.4 и новую версию МФУД для обеспечения поддержки новых форматов финансовых документов;
• обработки других видов исходящих документов (акты сверок, приходные ордера и т.д.);
• заполнения блока доверенностей подписантов в формализованных документах на основании утверждения документов;
• интеграция системы обмена с существующим решением по претензионно-исковой работе;
• ввод в промышленную эксплуатацию системы атрибутивного распознавания финансовых документов.

Использованное ПО

Модули СЭД DIRECTUM 5.1.2:

• МФУД 2.2.1
• Interchange System Integration
• Коннектор к Диадок
• Файловые хранилища

ABBYY Recognition Server 3.5

Oracle e-business suite 11.5.2

Масштаб проекта

• Трудозатраты: 2000 чел.-час.
• Кол-во подключенных контрагентов: более 230
• Кол-во ключевых пользователей: 50 человек
• Кол-во обрабатываемых электронных документов: более 3000 в месяц
• Длительность проекта: 8 месяцев, продолжается развитие
• Команда проекта:
  • Nokian Tyres: 7 человек
  • Avis Expert: 4 человека