Совещания в DIRECTUM 5.2: просто, удобно, эффективно

Интеграция с Microsoft Exchange

Привыкли назначать встречи в Microsoft Outlook? Без сомнений, это удобно. Однако, что делать, если после проведения нужно согласовать протокол совещания и выдать поручения исполнителям? В новой версии системы DIRECTUM организовать собрание можно прямо в программе Microsoft Outlook. С помощью меню интеграции совещание автоматически синхронизируется в DIRECTUM:

Вы сможете централизованно хранить всю информацию о проведенных совещаниях: повестки, протоколы, все связанные материалы (файлы, вложенные в собрание Outlook, заносятся в DIRECTUM вместе с собранием). А также сможете согласовать протокол совещания с заинтересованными лицами и выдать поручения исполнителям по результатам проведения совещания.

Подробнее о работе с совещаниями через Microsoft Outlook узнайте из видеоролика.

Интеграция с Microsoft Exchange – не единственный вариант работы с модулем. Если описанный вариант работы вам не подходит, весь процесс работы можно по-прежнему осуществлять в DIRECTUM. Кстати, об этом тоже сняли видеоролик.

Гибкость и персонализация

Благодаря гибким типовым маршрутам модуль легко подстраивается под конкретную ситуацию. В ранних версиях системы не было возможности пропускать этапы работы с совещанием, в результате чего некоторые из них могли превращаться в формальность. В версии 5.2 эта возможность появилась.

Допустим, вы стихийно провели совещание с несколькими коллегами. Были приняты важные решения, которые нужно зафиксировать в протоколе. Занесите совещание в систему, пропуская этапы подготовки – формирование повестки, резервирование помещения – и сразу займитесь протоколом и выдачей поручений:

Или же вы провели совещание, а необходимости в протоколе нет. Просто выполните задание на подготовку протокола с результатом Завершить совещание – на этом работа с совещанием будет закончена.

В новой серии…

Совещания, связанные одной темой и посвященные решению схожих вопросов, теперь можно объединить в единую серию совещаний.

Что это дает пользователям? Работа с серией совещаний позволит:

• контролировать выполнение работ по всем совещаниям серии;
• получать быстрый доступ ко всем связанным повесткам, протоколам и материалам;
• вести единый протокол по всей серии совещаний.

Если же совещание должно повторяться регулярно в одно и то же время, например, для проведения ежедневной летучки, настройте повторение в карточке серии совещаний:

Это позволит существенно уменьшить количество действий, связанных с подготовкой к проведению совещаний (резервирование помещений, согласование параметров совещаний с участниками и т.п.).

Результаты под контролем

Итак, совещание проведено, настало время выполнить принятые на нем решения. В версии DIRECTUM 5.2 для этого можно использовать уже опробованный механизм поручений модуля «Канцелярия».

Как вы помните из статьи о новинках модуля «Канцелярия», версия DIRECTUM 5.2 использует объединенный механизм работы с поручениями. А это позволяет сделать процесс выдачи поручений единообразным, централизованно хранить и легко находить информацию по всем поручениям, отправленным на исполнение в пределах организации.

Просто нажмите на кнопку  Создать поручение в карточке совещания и заполните карточку поручения:

При нажатии на кнопку OK поручение автоматически отправится на исполнение. Подробности узнайте из этого видеоролика.

Если вы не используете модуль «Канцелярия», обеспечить исполнение решений совещания по-прежнему можно с помощью стандартного механизма задач и заданий.

Удобный доступ

Desktop-клиент – не единственный способ работы с совещаниями. В новой версии системы список веб-модулей DIRECTUM пополнился новым веб-модулем «Совещания»:

Например, в веб-клиенте можно подготовить и согласовать совещание с участниками, сформировать повестку и протокол, выдать поручения и проконтролировать их исполнение.

Кроме того, согласовывать проведение совещаний и их протоколы теперь можно и с помощью мобильных приложений.

А еще…

Обновления и уведомления. Пока совещание не проведено, в него можно вносить необходимые корректировки: изменять список участников, корректировать дату, место или время проведения. В новой версии системы делать это стало значительно удобнее. Внесите нужные изменения в карточку совещания и при сохранении система сама спросит вас, нужно ли уведомить участников об изменениях:

При этом проверяется, является ли изменение значимым для участников совещания, например, изменение времени или длительности проведения совещания. Так, вам не придется беспокоить коллег, если вы всего лишь исправили опечатку в теме совещания.

Нет путаницы. В ранних версиях системы в модуле было два мастера действий: «Быстрое совещание» и «Совещание», что нередко путало и смущало пользователей. В новой версии два мастера объединились в один – «Создание нового совещания».

Новая обложка. Модуль «Управление совещаниями и заседаниями» обзавелся и новой обложкой. Например, с ее помощью можно узнать, какие совещания запланированы на сегодня, и найти протоколы нужных совещаний:

Помимо этого, мы произвели множество мелких доработок, которые улучшат взаимодействие пользователя с системой: выбор повестки и протокола из ранее созданных документов, удобная отмена и возобновление совещаний, отправка всех материалов совещания на ознакомление всего в два клика, и много другое.

Попробуйте новые возможности модуля «Управление совещаниями и заседаниями» и поделитесь впечатлениями!