Интеллект в каждый бизнес-процесс!

Возьмём, например, процесс обработки входящей корреспонденции. В этом случае делопроизводитель или другой сотрудник:

1. сканирует комплект в единый файл (не всегда, но бывает), или контрагент присылает файл уже со сканами нескольких документов на официальный адрес электронной почты;
2. разделяет файл с несколькими документами на отдельные файлы разными утилитами;
3. заносит реквизиты в информационные системы;
4. вчитывается в содержание, чтобы определить получателя письма внутри компании.

Возможности интеллектуального решения DIRECTUM Ario таковы, что все рутинные действия снимаются с человека за счет технологий OCR, ML, NLP и т.п. Человек требуется исключительно для верификации, проверки и отработки исключений, которым машину еще не обучили.

Но если системы OCR существуют на рынке длительное время, то различать документы автоматически по классам (вид, ответственный, категория договора и т.п.) после обучения машины на исторических данных клиента — это уже новый шаг.

Раньше, чтобы автоматическое разделение документов при сканировании сработало, их приходилось разбивать пустыми листами и фиксировать начало нового документа штрихкодами. Сейчас благодаря технологиям машинного обучения решение может делить документы из комплекта без пустых листов и штрихкодов.

Извлечение реквизитов из текста также является популярной задачей. Но, как правило, решение применялось только для формализованных документов с определенным форматом, когда заранее известно точное геометрическое расположение реквизитов (например, счета-фактуры). Новые возможности семантических правил позволяют извлекать данные из текстового слоя и неструктурированных документов (приказы, договоры и т.п.).

Таким образом, вышеописанные технологии могут быть полезны практически для решения любых задач. Рассмотрим на примерах.

Договорной процесс + DIRECTUM Ario. Решение самостоятельно делит комплект на отдельные документы, выделяет текст для полнотекстового поиска и извлечения реквизитов, классифицирует договор по виду. Дополнительно после обучения могут быть найдены аналогичные договоры с похожими формулировками, что позволит сэкономить время при работе с нешаблонными договорами. При этом можно увидеть историю согласования похожих договоров для понимания критичности содержания предлагаемых формулировок. Дополнительно решение DIRECTUM Ario полезно для сравнения и поиска исправлений согласованного текста договора в пришедших от контрагента экземплярах договоров с подписью.

Бухгалтерская первичка + DIRECTUM Ario. Помимо того, что человек исключается из операций, как в предыдущем кейсе, здесь на вход могут подаваться не сканы, а файлы с юридически значимыми электронными документами, полученные через операторов ЮЗЭДО. Из них можно занести данные в ECM/ERP, а также сверить реквизиты с договором или с заказом в ERP. Без интеграции менеджеры тратят дополнительное время на сопоставление товарной номенклатуры в пришедших документах и у себя в ERP.  В этом случае интеллектуальные механизмы способны существенно облегчить труд за счёт предложения однозначного или вариативного сопоставления. Бонусом идёт сравнение реквизитов в договорных  и закрывающих документах.

Командировки + DIRECTUM Ario = автоматический сбор и обработка документов для авансового отчёта с извлечением сумм и другой значимой информации, формирование этих документов в комплекты.

Кадровые процессы + DIRECTUM Ario = автоподбор резюме из базы вакансий на основе заявок на персонал.

Обращения граждан + DIRECTUM Ario = автоматическая классификация обращений с определением исполнителя без ручного делегирования + автоматическое определение классификаторов обращения на основе данных обученной выборки.

Архив + DIRECTUM Ario = автоматическое формирование номенклатуры дел. Если раньше в системе оперативного хранения ее не существовало, то при архивном хранении каждый документ необходимо сопоставить с существующей номенклатурой дел. При ручном формировании это потребует дополнительной нагрузки.

Поиск + DIRECTUM Ario = более точная выборка документов за счёт настройки правил разбора запросов на естественном языке и выделение из него сущностей для поиска и фильтрации.

Таким образом, с подключением DIRECTUM Ario ECM-система становится интеллектуальной, а эффективность автоматизируемых бизнес-процессов возрастает в разы .

Если предыдущие 10 лет мы переводили документы в электронный вид, а их физическое перемещение заменяли на бизнес-процессы в системе, то сейчас мы выходим на новый уровень автоматизации —  исключаем человека из рутинных операций. И очень любопытно, что будет дальше.