Сила интеллекта: умная обработка документов в DirectumRX

По разным оценкам от 40 до 80 процентов рабочего дня офисных сотрудников занимают рутинные операции. Решение «Интеллектуальная обработка документов» избавляет от рутины и освобождает ценный человеческий ресурс – время. Как? Ответ в статье.

Невозможное возможно?

Надежда работает делопроизводителем в крупной компании. Дела идут в гору, контрагентов становится больше, а вместе с этим растет и поток документов, который Надежде нужно ежедневно обрабатывать.

Документы каждого поступающего комплекта делопроизводитель заносит в ECM-систему, при этом все бумажные документы предварительно нужно еще отсканировать. Затем в системе Надежда заполняет данные в карточках, связывает документы между собой, регистрирует и передает на дальнейшую обработку. Важная, но монотонная и рутинная работа. Она занимает много времени, требует усидчивости и внимания, ведь здесь так легко допустить ошибку.

Однажды Надежда устало посмотрела на большую стопку документов, которые нужно было разобрать до конца дня, допила чашку кофе, уже третью за сегодня, и подумала: «Эх, вот бы документы сами заносились в систему, а карточки заполнялись автоматически…».

А в DirectumRX это возможно уже сейчас. Подход, который используется в новом решении «Интеллектуальная обработка документов», освобождает сотрудников от рутинных действий, экономит время и сокращает количество ошибок на этапе первичной обработки документов.

Убираем рутину

Давайте представим, что Надежда теперь работает в DirectumRX с решением «Интеллектуальная обработка документов» и посмотрим, что для нее изменилось.

Сначала Надежда готовит поступившие бумажные документы для сканирования. Для этого достаточно расположить их в правильном порядке и отделить один комплект от другого белым листом. Подготовленные комплекты помещаются в потоковый сканер. А электронные документы контрагенты сразу присылают на выделенный ящик электронной почты.

Затем начинается «магия»:

1. Отсканированные документы попадают в выделенную папку.
2. Служба ввода забирает документы из папки и ящика электронной почты, делит их на комплекты.
3. Сервисы интеллектуальной обработки DIRECTUM Ario, которые используются в решении, делят комплект на отдельные документы, распознают текст, классифицируют документы по типам. 
   В зависимости от типа документа сервисы извлекают из него факты по настроенным правилам. Например, если поступило письмо, то сервис извлекает содержание, информацию о корреспонденте и адресате, дату и номер входящего письма.
4. Входящие письма, счета, накладные, акты, счета-фактуры, универсальные передаточные документы заносятся в DirectumRX с соответствующим типом. Остальные заносятся как простые, при обработке у них можно будет изменить тип.
5. Карточки документов заполняются фактами, извлеченными из текста.
6. По каждому комплекту формируется задание на проверку для ответственного сотрудника.

Все это происходит без участия делопроизводителя и занимает считанные минуты. Уже не нужно заносить каждый документ и тратить время на заполнение информации в карточках. Всю кропотливую работу DirectumRX берет на себя, а Надежда в папке потока «На обработку» увидит задания на проверку комплектов документов:

В результате все, что останется сделать делопроизводителю, – это верифицировать документы: проверить, что комплекты занесены в полном объеме и у документов корректно заполнены карточки. Давайте остановимся подробнее на этом этапе, ведь в решении «Интеллектуальная обработка документов» есть еще несколько удобных фишек для делопроизводителя.

Добавляем удобство

Для упрощения проверки в карточках документов, которые занесены в систему с помощью решения «Интеллектуальная обработка документов», добавлена закладка «Верификация». Она отображается сразу при открытии карточки, дополнительные действия для переключения не нужны – мелочь, а приятно.

На закладке слева расположена область предпросмотра содержимого. Благодаря ей легко убедиться, что документ занесен корректно: открывать одновременно и карточку, и текст в приложении-редакторе не нужно.

Справа находятся поля с информацией о документе. В сочетании с областью предпросмотра они ускоряют проверку данных, которые заполнились автоматически. Нужно лишь сравнить текст в области слева и значения полей справа – все на одной закладке и никаких переключений между окнами.

Распознанные факты подсвечиваются в тексте и в полях, упрощая задачу делопроизводителя еще больше. Зеленым выделяются факты, которые с большой долей вероятности извлечены верно, а желтым – факты, на которые нужно обратить внимание. Некорректное значение можно поправить, а пустые поля заполнить вручную.

Еще несколько фишек, которые облегчают и ускоряют первоначальную обработку:

• между документами комплекта устанавливаются связи. Система сама определяет ведущий документ комплекта и связывает с ним остальные;
• бумажный экземпляр документа мог быть отправлен контрагенту на подписание. Если такой документ промаркирован штрихкодом, то при возврате подписанного экземпляра система находит его и добавляет содержимое в новую версию. Если возвращен акт, накладная или универсальный передаточный документ, то сотрудник, ответственный за документ, получает уведомление о его поступлении.

После проверки полноты комплектов и заполнения карточек Надежде остается зарегистрировать документы, отправить их на рассмотрение или на дальнейшую обработку и выполнить задание.

Умножаем возможности

Интеллектуальная обработка доступна для входящих писем, счетов, накладных, актов, счетов-фактур и универсальных передаточных документов. Это значит, что новое решение для DirectumRX освободит от рутины не только Надежду из нашей истории, но и многих сотрудников, которые занимаются обработкой поступающих документов: секретарей, сотрудников бухгалтерии и договорных отделов.

А что насчет остальных сотрудников? Процесс обработки можно адаптировать и под другие бизнес-задачи в рамках внедрения. Также разработчики организации могут сделать это самостоятельно, используя среду разработки, например, добавить обработку договорных или подтверждающих документов.

Вне зависимости от необходимых доработок решения, разработчику стоит понять его устройство. Для этого заглянем «под капот» решения. Оно состоит из трех компонентов:

• служба ввода документов, о ней мы писали ранее;
• сервисы интеллектуальной обработки DIRECTUM Аrio, о них можно узнать на сайте;
• прикладная разработка, ее мы сейчас рассмотрим подробнее.

Логика интеллектуальной обработки реализована в решении SmartCapture. Оно состоит из отдельного модуля и перекрытых элементов стандартного решения DirectumRX.

В состав модуля, помимо логики интеллектуальной обработки документов, входят:

• внешняя библиотека, которая позволяет из прикладного кода DirectumRX вызывать методы сервисов DIRECTUM Ario для распознавания текста, классификации и извлечения фактов;
• справочник с фактами, извлеченными из текста документов;
• функция для формирования задачи на проверку документов.

Перекрытые элементы включают:

• документы стандартной прикладной части DirectumRX, в карточку которых добавлена закладка «Верификация», заполнение полей карточки данными, извлеченными из текста, а также выделение их цветом;
• модуль Shell, в который добавлена логика для помещения в нее заданий на проверку документов в папку потока «На обработку.

При адаптации решения существующую разработку удобно использовать как шаблон и наращивать функциональность на ее основе.

Получаем результат

Интеллектуальные механизмы полностью не заменят человека, он по-прежнему остается важным звеном для верификации результатов. Однако решение «Интеллектуальная обработка документов» позволяет прийти к «умной» ECM-системе и снять большую часть нагрузки с сотрудников:

• освободить от трудоемких операций;
• сэкономить время на этапах первичной обработки и регистрации документов;
• уменьшить риск совершения ошибок при занесении документов в систему;
• повысить эффективность работы с документами.

Решение легко адаптируется под бизнес-задачи, позволяя обрабатывать больше информации и быстрее справляться с рутинными операциями. В результате работа с документами занимает меньше времени, делопроизводитель успевает больше, а все важные документы обработаны и отправлены в работу вовремя.

Узнайте больше о решении «Интеллектуальная обработка документов» в службе поддержки DIRECTUM по тел. 8-800-234-72-11 и e-mail: support@directum.ru.