Рекомендации по выбору сканера штрих-кодов и другого оборудования

В настоящее время на рынке документных сканеров представлено большое количество моделей различных производителей. Учитывая немалую стоимость многих из них, очень важно не ошибиться при выборе сканера. Рекомендации к сканеру можно разделить на две группы – общие рекомендации и рекомендации, позволяющие сделать работу по сканированию и вводу документов в систему DIRECTUM максимально комфортной.

Общие рекомендации

Организация процесса сканирования. Изначально нужно определиться с процессом сканирования документов – сколько человек будет заниматься сканированием, как эти люди расположены территориально, как распределяется нагрузка по сканированию между людьми и для каждого человека в течение рабочего дня, планируется ли использование сканера для каких-то дополнительных целей, кроме процесса ввода документов. Ответы на эти вопросы помогут определиться с необходимым количеством сканеров и их производительностью (см. также пункт "Предполагаемая нагрузка"). Например, не стоит покупать один высокопроизводительный сканер на организацию, если в сканированием будут заниматься 3 делопроизводителя, работающих в разных зданиях. В то же время, такой вариант возможен, если все делопроизводители работают в одном кабинете или цехе.

Предполагаемая нагрузка. Производительность сканера не должна становиться "узким местом" процесса ввода документов, в то же время, покупка неоправданно высокоскоростных моделей приведет к удорожанию решения в целом. По производительности сканеры делятся на низко-, средне- и высокоскоростные. Их производительность до 2 тыс., до 10 тыс., и до 60 тыс. и более листов в день соответственно. Как правило, чем более высокопроизводительный сканер, тем быстрее идет процесс сканирования. Высокопроизводительные (промышленные) устройства могут обрабатывать до 300 документов в минуту.

Характер сканируемых документов. Очень важно проанализировать количество сброшюрованных документов, которые необходимо обрабатывать ежедневно, а также их объем (в листах). Дело в том, что для сканирования сброшюрованных документов нельзя использовать устройство автоматической подачи листов, а сканирование планшетным устройством будет проходить слишком медленно. Не следует рассчитывать на сканирование планшетным сканером более 100 страниц в день. Однако, нужно иметь ввиду, что некоторые виды документов могут быть легко расшиты (путем срезания переплета или извлечения скрепки) без каких бы то ни было юридических последствий и подвергнуты сканированию при помощи устройства автоматической подачи листов. Если сканирование с планшета необходимо, то стоит приглядеться к моделям, обладающим как устройством автоматической подачи листов, так и планшетом.

При анализе характера сканируемых документов следует обратить внимание на формат документов. Чаще всего используются форматы А3, А4 и А5.

Большинство сканеров имеют функцию двустороннего сканирования. Она может оказаться незаменимой, если обрабатываемые документы распечатаны на обеих сторонах листа. Не стоит опасаться сканирования односторонних документов на двустороннем сканере, т.к., во-первых, функцию двустороннего сканирования можно отключить принудительно, а во-вторых, драйвера почти всех современных сканеров умеют в автоматическом режиме пропускать чистые страницы, даже если они были отсканированы.

Требуемое качество скан-образов. Как правило текстовые документы сканируются в разрешении 200-300 dpi, что позволяет добиваться уверенного распознавания документов специальными OCR-системами. Более высокое разрешение приведет к неоправданному замедлению процесса сканирования и увеличению объема хранимых документов, а значит и к удорожанию хранилища документов. Зачастую достаточно сканировать документы в монохромном режиме или в оттенках серого. Все современные сканеры позволяют сканировать в таких режимах. Если же требуется использовать документный сканер для получения высококачественных полноцветных изображений, то следует особо обратить внимание на возможность цветного сканирования и на максимально поддерживаемое разрешение сканирования.

Рекомендации, позволяющие сделать работу по сканированию и вводу документов в систему DIRECTUM максимально комфортной

Предварительная настройка. Для того, чтобы ввод документов в систему DIRECTUM был максимально удобным, сканер должен иметь в своем арсенале программируемые кнопки. При этом важно, чтобы при настройке поведения сканера можно было задать параметры цветности, разрешения сканирования и место сохранения скан-образов в виде файлов. (Если сканер не поддерживает сохранение скан-образов в виде файлов на диске, он также может быть использован при работе с DIRECTUM, но с некоторыми ограничениями, например, потребуется явное присутствие оператора сканирования).

Формат файла. Умение драйверов сканера сохранять изображения в разных форматах позволит существенно повысить комфорт работы с документами и уменьшить их размер в зависимости от ситуации. Например, желательно, чтоб сканер позволял сохранять изображения в TIFF (для документов) и JPEG (для изображений), а не только в "исходном" несжатом формате. Наличие функции преобразования скан-образа в PDF будет служить дополнительным плюсом.

Рекомендации по выбору сканера штрих-кодов

Технология быстрой идентификации документа по штрих-коду DIRECTUM RapID опирается на использование сканеров штрих-кодов для быстрого поиска электронного документа по его бумажной версии (оригиналу или копии).

Минимально необходимыми требованиями при выборе сканера штрих-кодов служат возможность распознавать штрих-коды Code-128 и возможность работать с реальным или виртуальным COM-портом.

Настоящие требования выполняются практически всеми современными сканерами (в т.ч. USB-сканеры поддерживают виртуальные COM-порты). Поэтому среди множества предлагаемых на рынке сканеров штрих-кодов следует ориентироваться на сканеры, поддерживающие расширенный состав требований.

Многоплоскостной сканер позволит считывать код под любым углом, что ускорит распознавание и сделает работу пользователей более комфортной.

Максимальное расстояние считывания должно быть не менее 15-20 см (это требование, например, исключает светодиодные сканеры.

Высокое разрешение (минимальная ширина самого узкого штриха) должно быть не более 0,1-0,2 мм. Данное ограничение накладывается из-за использования системы Code-128, изображение штрих-кода которой обладает высокой плотностью.

Наличие автоматического режима работы (наличие датчиков движения для автоматического включения сканера при поднесении документа) позволит увеличить ресурс работы лазера в сканере.

Расширенная поддержка систем штрих-кодирования. Кроме уже упомянутого Code-128 следует обратить внимание на поддержку двумерных штрих-кодов: появляются новые задачи, где двумерные штрих-коды будут лучшим решением; поддержка двумерных штрих-кодов (например, PDF-417) будет включена в DIRECTUM RapID.

Небольшие размеры и эстетичный внешний вид. Сканер будет использоваться руководителями разного уровня и сотрудниками служб делопроизводства, поэтому он не должен занимать много места и создавать диссонанс на рабочем столе.