Вот и закончилась опытная эксплуатация системы DIRECTUM… Пользователи сроднились с системой, и ловко отправляют документы по настроенным типовым маршрутам. Казалось бы, можно, наконец, и расслабиться, но делать это пока рано. Сначала ответьте для себя на
вопрос «А вы актуализировали инструкции?», и если ответ отрицательный, то этот материал окажется для вас полезным.
Сейчас я не буду рассматривать вопрос о том, что необходимо и дальше развивать систему, подключать новые процессы. В этом материале я хочу напомнить вам о том, что при изменении процессов необходимо актуализировать соответствующие нормативные документы предприятия
(положения, инструкции).
Рассмотрим на примере делопроизводства. После завершения работ по внедрению системы необходимо актуализировать следующие нормативные документы предприятия:
- положение/инструкцию по делопроизводству;
- должностные инструкции работников;
- положения по подразделениям.
В положение по делопроизводству (инструкцию по делопроизводству) нужно внести следующие изменения:
1) В раздел с терминами и определениями нужно добавить термины системы DIRECTUM, например, РКК, ЭЦП и дать определение самой системы электронного документооборота. При необходимости нужно скорректировать определения, которые изменились в связи с внедрением
системы DIRECTUM.
2) В разделе по регистрации документов нужно указать, что регистрация производится в модуле «Канцелярия». Можно добавить скриншоты РКК и ссылки на соответствующие инструкции по регистрации документов в DIRECTUM.
3) В разделах по созданию и согласованию определенных видов документов (письма, приказы, положения и т.д.) нужно указать, каким образом и где создаются документы, добавить ссылки на соответствующие инструкции по работе с документами в системе DIRECTUM.
4) В приложениях к Положению нужно заменить те формы журналов, отчетов, актов и т.д., которые изменились в связи с внедрением системы DIRECTUM.
В должностных инструкциях работников и в положениях по подразделениям нужно отразить те функции, права и обязанности, которые добавились или изменились после внедрения системы DIRECTUM.
Конечно, актуализация инструкций касается всех автоматизируемых процессов. Проверено на своем опыте - актуальные по содержанию документы действительно полезны в работе, так как помогают даже вновь пришедшим сотрудникам быстро включиться в работу. Не забывайте
поддерживать документы в актуальном состоянии, и пользователи скажут вам за это «спасибо»
.