Поскольку речь в данной статье пойдет об электронном архиве, то вполне логично начать рассказ с напоминания об указании ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с
оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета». Появление этого документа дало кредитным организациям возможность хранить определенные виды документов в электронном виде, что в свою очередь,
послужило толчком для развития новых решений в электронном документообороте.
Значит ли это, что теперь архивы документов будут выглядеть примерно так? Как сейчас выглядят некоторые архивы можно узнать из
статьи Ксении Траткановой. :)
Смотрится это все удобно и занимает совсем немного места:). Вот он – электронный архив!
Но лично у меня оставался один вопрос: как все необходимые данные организовать и записать? Не верилось мне, что сотрудник организации, ответственный за формирование электронного архива, будет вручную прописывать на стикерах или вкладышах содержимое
диска.
Задавшись целью выяснить, как же строится этот процесс, я отправилась «бороздить просторы» технических решений
DIRECTUM. Как говорится: «Кто ищет, тот всегда найдет!» В описании решения «Электронный архив документов дня для банков» я нашла ответы на свои вопросы: ответственному исполнителю нужно просто запустить сценарий
и утилиту для записи, плюс распечатать ярлык с перечнем документов. То есть, нет никакого ручного набора данных для записи. Подробнее читайте в
описании решения.
Непонятным для меня оставалось магическое сочетание слов «документы дня». По факту, все оказалось очень просто:
Документы дня — документы организации (например, банка), формирующиеся ежедневно, и подлежащие архивированию и длительному хранению в соответствии с требованиями законодательства.
Видимо, диски придется закупать сразу большими коробками, а лучше - сразу контейнерами. Что, конечно, пугает! Но этот страх не идет ни в какое сравнение со страхом бумажного архива в несколько стеллажей :)
Вообще, при изучении каталога технических решений, по запросу «электронный архив» я получила ссылку на еще одно решение – «Электронный архив финансовых документов».
Возник вопрос: в чем же разница между этим решениями?
Как оказалось, это два совершенно разных решения. Общее у них только одно – итог работы, а именно, созданный электронный архив документов. В остальном же: начальный этап, алгоритм работы, функциональные возможности решений - разные. Эти решения
создавались для автоматизации абсолютно разных бизнес-задач. И даже возможно их совместное использование. «Электронный архив документов дня для банков» – это специализированное решение для банков направленное на систематизацию данных, выгруженных из АБС: формирование
описей, хранение, доступ, то есть своеобразная «резервная копия» (процедура регламентируется постановлением ЦБ). А в решении «Электронный архив финансовых документов», помимо хранения, есть этап ввода документов, это универсальное решение, поэтому интеграция
с АБС отсутствует.
И в конце хочется задать вам вопрос: готовы ли вы поменять привычное мышление в понятии бумажного архива на «дисковое мышление»?