В процессе выбора СЭД у многих клиентов возникает желание познакомиться с демо-версией системы, чтобы «вживую» оценить функциональность и юзабилити предлагаемого продукта. Попробуем разобраться, так ли полезен этот метод, как кажется на первый взгляд. И
на что обратить внимание, если было принято решение о работе с демо-версией?
Итак, известный факт, что система электронного документооборота, как и любая сложная корпоративная система, требует адаптации под специфические бизнес-процессы клиента, и это играет существенную роль при оценке с помощью демо-версии. Сложности возникают
когда пользователи, не получив инструкций, пытаются переложить на демо-версию системы свои рабочие задачи.
Приведем пример из жизни. Допустим, Вы собираетесь купить велосипед. При этом вы ни разу в жизни на него не садились. Велосипед продается с неотрегулированной высотой сиденья и руля. Уверен, что прокатившись впервые на таком велосипеде, вы испытаете дискомфорт:
ноги не будут доставать до педалей и вряд ли вы уедете далеко.
В результате такого исследования можно прийти к выводу, что велосипед - это не самый удобный вид транспорта. А по факту, нужно было его лишь отрегулировать и, купив, наслаждаться свежим ветерком, катаясь в зеленом парке возле дома.
Чтобы выводы по СЭД были объективными (а не как в описанном выше примере), я хочу дать несколько рекомендаций.
1. Для начала, необходимо понимание целей оценки демо-версии.
2.Нужно обязательно выделить сотрудника, ответственного за тестирование со стороны клиента. Это позволит управлять процессом и оптимизировать затраченную трудоемкость с обеих сторон – клиента и поставщика. Этот сотрудник будет отвечать за выделение ресурсов
для установки демо-версии, собирать вопросы от пользователей, с целью передачи их поставщику.
3. Одним из ключевых моментов является обучение пользователей. Даже минимальное обучение значительно повысит эффективность тестирования системы, и снимет множество вопросов, которые обязательно возникнут у сотрудников.
4.Четко поставленные сроки позволят избежать безосновательного затягивания оценки демо-версии.
5. Наличие готовых сценариев или лабораторных работ значительно упростит пользователям процесс знакомства с системой, и позволит объективнее оценить функционал новой программы
6. Естественно, необходимо обеспечить пользователям,тестирующим демо-версию, достаточное количество времени для этого.
Указанные рекомендации позволят вам эффективно провести оценку системы с помощью демо-версии, а так же значительно облегчат работу персонала, который будет осуществлять эту оценку. А мы, со своей стороны, постараемся и в будущем предлагать вам продукты,
работа с которыми будет не только полезной, но и приятной.