Мотивируем сотрудников при внедрении СЭД 

Святослав Тимонин 1 октября 2014 в 15:32

Опыт внедрения СЭД на примере DIRECTUM показывает, что существует определенное различие в уровне мотивации у сотрудников при внедрении СЭД в государственных учреждениях и частных компаниях. Сотрудники госучреждений зачастую имеют более низкую мотивацию при внедрении. Здесь можно выделить несколько основных причин:

1. Невозможность или нежелание полного (или даже частичного) отказа от бумажного документооборота, что фактически влечет за собой двойную работу. Например, документ рассматривается и согласуется в электронном виде, но параллельно "ходит по рукам" его бумажный оригинал, на котором ставятся все подписи и печати, необходимые согласно регламенту работы учреждения. Вместо повышения эффективности работы получаем прямо противоположный эффект.

2. Вследствие автоматизации исключается необходимость в выполнении ряда рутинных функций, которые ранее выполнялись вручную. Проще говоря, работник, который раньше спокойно сидел и перекладывал бумажки с места на место, отсчитывая заветные дни до пенсии, теперь понимает, что его объем работы резко уменьшился, и начальство может обратить на это внимание. Такие сотрудники просто не могут относиться к СЭД иначе, чем враждебно.

3. На мотивацию сотрудников при внедрении затрачиваются минимальные материальные средства. Зачем человеку повышать эффективность собственной работы, если его зарплата от этого никак не меняется?

4. Скептическое и настороженное отношение в целом ко всякого рода изменениям в порядке работы организации. Сотрудники, сидящие на теплых, хорошо насиженных местах попросту боятся, что внедрение СЭД вскроет их неэффективную работу или им придется радикальным образом перестраивать свой рабочий ритм, чтобы приспособиться к изменениям.

В коммерческих организациях картина, как правило, складывается более оптимистично. Как известно, основными целями работы любой коммерческой организации являются получение максимальной прибыли и освоение новых рынков. Уровень прибыли организации напрямую зависит от эффективности работы каждого ее сотрудника, поэтому вопросам повышениях эффективности работы в таких организациях уделяется особое внимание. Коммерческие организации, как правило, гораздо охотнее переходят на безбумажный документооборот и стараются по максимуму использовать имеющиеся возможности СЭД. В этом напрямую заинтересовано как руководство компании, так и рядовые сотрудники, которые понимают, что повышение эффективности их работы может привести к увеличению зарплаты (при справедливой системе оплаты труда).

Итак, какие же меры можно предпринять для повышения эффективности внедрения СЭД с учетом описанных выше причин? Основной задачей для команды внедрения, на мой взгляд, должно стать повышение уровня доверия сотрудников к системе. Для этого можно:

  • проводить совещаниях в рабочих группах, на которых открыто обсуждать имеющиеся проблемы и способы их решения;
  • проводить консультации сотрудников прямо на рабочих местах;
  • терпеливо разъяснять все непонятные моменты и давать ответы даже на самые глупые вопросы;
  • раскрывать важные преимущества системы, которые сотрудники могут использовать непосредственно в своей работе.

Без доверия сотрудников к системе и понимания необходимости перехода к эффективной работе нельзя говорить о повышении мотивации сотрудников при внедрении СЭД.

понравилась 3 пользователям



Комментарии
Валентина Писанова
29 сентября 2014 в 17:03

Вы не поверите, но всё вышеперечисленное можно отнести и к коммерческим компаниям. По заголовку материала ожидала аналитики в разрезе более жёстких нормативных требований к работе госорганов, законодательных ограничений по работе с документами, etc.

s.timonin@pilotgroup.ru
29 сентября 2014 в 19:20
Вы не поверите, но всё вышеперечисленное можно отнести и к коммерческим компаниям.

Согласен, все зависит от конкретной организации. Речь о том, что приведённые в статье особенности в большей степени характерны для госорганов в связи со спецификой их работы.

По заголовку материала ожидала аналитики в разрезе более жёстких нормативных требований к работе госорганов, законодательных ограничений по работе с документами, etc.

Статья не претендует на какую-либо научность. Была цель донести до читателя некоторые мысли, которые сформировались у меня по опыту работы с сотрудниками из различных организаций. По-моему, чем проще изложен материал, тем он доступнее и понятнее.

Валентина Писанова
30 сентября 2014 в 13:24
приведённые в статье особенности в большей степени характерны для госорганов

Чем можно подтвердить эту "большую степень"? Вы проводили какие-то исследования? Есть аналитика, цифры, выкладки?

Статья не претендует на какую-либо научность.

Причём тут научность? Сформулированные Вами мысли справедливы для практически любого проекта внедрения, безотносительно организационно-правовой формы и/или принадлежности контрольного пакета акций или капитала организации. Глядя на заголовок о специфике именно в госах, я ожидаю увидеть тезисы о нюансах, характерных именно для госов и ни для кого более. В этом материале таких тезисов нет.

Наталья Стецук
2 октября 2014 в 07:18

Хотелось бы каких-то иных рекомендаций, а не тех, которые мы итак знаем из технологии внедрения.

Ирина Ермолова
9 октября 2014 в 17:27

После прочтения статьи складывается впечатление, что госсектор  - это такая безнадежная, полностью устаревшая система человеческих ресурсов и технологий, с соответствующим восприятием. Отсюда и выявленные причины - как страх  остаться без работы. По опыту работы по ту сторону могу сказать, что это не совсем так.

Очень часто  в работе у сотрудников госсектора  уже имеется ряд внедренных информационных систем (спущенных сверху и потому не адаптированных под конкретные задачи), утилит или просто коленочных решений местных разработчиков. Со временем, это как-то удается настроить и заставить работать вместе.  Внедрение еще одной системы  - это риск того, что что-то в отлаженной схеме работы и управления будет нарушено, значит будет нарушено выполнение основных функций ведомства со всеми вытекающими + возрастет нагрузка.

Отсюда хорошей мотивацией для служащих госсектора будет внимательное изучение со стороны команды внедрения регламентов и процессов работы и их взвешенная оптимизация, внедрение с глубокой интеграцией с существующими информационными системами, чтобы действительно можно было показать, как упрощается рутинная работа, как это влияет на отчетные показатели, а сотрудники сами уже сделают вывод, как это повлияет на их премию.

А бабушек, мне кажется, бояться не стоит - они понимают, что условие их пребывания на службе - есть компьютерная и информационная грамотность, владение ПО.

 

Алексей Пестерев
9 октября 2014 в 18:04

Если читать статью, то разницы между внедрением в госсекторе и другой коммерческой организации нет. Проблемы выявленные в статье скорее похожи на общие выводы. 

Комментарии Ирины действительно показывают, как все есть. Бабушки в госсекторе сейчас стали уже совсем другими - это не стереотип, к которому мы привыкли. Большинство из них неплохо разбирается в стандартном ПО (Word, Excel, почта, поиск в интернете). 

Внедряя системы электронного обмена на бывшей работе я уже отошел от этого стереотипа - 1Ску уже большинство знает, как заполнить табличку используя формулы, построить диаграмму они тоже в курсе. Конечно, при внедрении нового продукта они испытают некоторую сложность при адаптации и обучении, но это временно, тем более с учетом, что текущие регламенты будут соблюдены. 

Чтобы написать комментарий, получите доступ.