Когда пользователь создает задачи, он как минимум надеется на то, что они будут выполнены, и как максимум - это будет сделано в срок. И DIRECTUM вроде бы предоставляет все возможности для контроля исполнительской дисциплины. Так ли это?
Как вы знаете, в системе DIRECTUM есть множество инструментов в помощь пользователям, чтобы не было просроченных заданий и незавершенных задач. Есть соответствующие напоминания, поиски («Мои входящие незавершенные задания», «Мои исходящие незавершенные задачи»),
отчеты («Просроченные задания», «Сводная таблица по выполнению заданий» и др. в компоненте Отчеты «DIRECTUM».), оповещения о новых заданиях приходит по электронной почте.
Несмотря на такой мощный арсенал средств оповещений и напоминаний, пользователям все-таки «удается» забыть о каких то своих заданиях, знаю из своего опыта. И вот почему:
- Не все пользователи держат проводник DIRECTUM открытым, особенно когда количество пользователей системы больше числа лицензий. Соответственно напоминаний системы они не увидят.
- Сотрудники, на которых настроено замещение в системе DIRECTUM могут не знать или забыть о заданиях, сотрудников, которых они замещают (далее, «замещаемых»):
- для них не показываются напоминания о заданиях замещаемых;
- если в Outlook не настроена переадресация входящих писем (это может быть по разным причинам), они не узнают о новых заданиях замещаемых.
Именно по этим причинам, для одной компании «N» я доработала сценарий «Агент рассылки входящих заданий» и написала новый сценарий «Агент рассылки уведомлений об истечении сроков заданий».
Сценарий «Агент рассылки входящих заданий» я изменила таким образом, что если настроено замещение на пользователя, который получил новое задание, письмо об этом будет отправлено не только ему, но и его заместителю.
Сценарий «Агент рассылки уведомлений об истечении сроков заданий», ищет задания, срок которых истекает на следующий рабочий день (по требованию заказчика) и отправляет уведомления об этом исполнителям.
Как работает сценарий:
- Ищет для каждого пользователя системы задания, срок выполнения которых истекает на следующий рабочий день.
- Проверяет, настроено ли замещение для текущего пользователя (учитывается только полное замещение, сроки начала и окончания). Если да, то уведомление вместо исполнителя задания получит его заместитель (Рис. 2).
- В теме уведомления указывается ФИО исполнителя задания; во вложении будут размещены ссылки на задания (Рис. 1, Рис. 2).
- Рассылает созданные уведомления. После отработки сценария «Агент рассылки входящих заданий» нужные сотрудники получат письма по электронной почте Outlook.
Если в организации используется такой сценарий, то при настройке замещения, пользователь непременно получит напоминание о невыполненных заданиях замещаемого сотрудника.
Этот же сценарий можно доработать для просроченных заданий.
Рис. 1. Уведомление для исполнителя заданий.
Рис. 2. Уведомление для заместителя.
Агент рассылки уведомлений об истечении сроков заданий.rar (6,43 Кб)