Нужна ли автоматизация процесса проведения аудита СМК? 

Екатерина Бигбашева 3 апреля 2011 в 22:33

Как Вы знаете, существует «Бизнес-решение «ФИНЭКС: Управление качеством» , которое разработано в соответствии со стандартом серии ISO 9000:2008 и дает возможность специалистам по качеству планировать и проводить внутренние аудиты, фиксировать и устранять несоответствия, планировать и осуществлять корректирующие и предупреждающие действия, проводить анализ удовлетворенности потребителя и предоставлять руководству объективные данные для анализа функционирования системы. Бизнес-решение дает возможность управлять документацией СМК на всех этапах работы. Руководство организации получает удобный инструмент для контроля и анализа системы менеджмента качества и реализации функций управления предприятием.

В статье я хочу затронуть вопрос о том, что в «Бизнес-решение «ФИНЭКС: Управление качеством»  не автоматизирован сам процесс проведения внутренних аудитов СМК (наверно, так как в стандарте  серии ISO 9000:2008 нет требований к самому процессу проведения аудита), рассмотреть причины недостаточной автоматизации и предложить возможный вариант решения.

Недостаточному внедрению информационных технологий в аудиторскую деятельность препятствует несколько причин:

Общеотраслевые причины:

  • низкий уровень развития аудиторского рынка, вызванный начальным периодом его становления;
  • специфика аудиторской деятельности, заключающаяся в невозможности полной формализации процесса аудита, необходимости формирования профессионального суждения, т.е. заключение сформированное программой должны быть проанализированы человеком;
  • низкий уровень компьютерной грамотности пользователей.

Технологические причины:

  • применение аудируемым предприятием различного программного обеспечения;
  • выездной характер работы аудиторов;
  • различная отраслевая специализация клиентов аудиторских фирм, что при динамично меняющемся законодательстве не позволяет произвести детализированную настройку специализированных систем на «все случаи жизни».

Конечно, многие аудиторы слабо представляют организацию своей работы с применением автоматизированных технологий. Хотя, именно аудитору необходимо за ограниченное время проанализировать большой объем информации, сформировать на ее основе выводы и суждения.

Что же можно автоматизировать в работе аудитора?

Автоматизация процессов проведения аудита — новое и весьма перспективное направление развития автоматизированных систем. Эта необходимость появилась из практики работы специалистов-аудиторов по системам менеджмента качества. 

Для более глубокого анализа возникшего вопроса обратимся к ГОСТ Р ИСО 19011:2003 "Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента".

В ГОСТ Р ИСО 19011:2003 существуют следующие методы сбора аудиторами информации:

  • опросы;
  • наблюдения за деятельностью;
  • анализ документов.

Хочу представить возможный вариант автоматизации одного из методов сбора аутиторами информации, а именно автоматизация процесса проведения опросов. Давайте представим как в этом случае будет ораганизован процесс в системе.

Пример автоматизации метода сбора информации аудитором в виде тест-опросов

Для каждой категории пользователя (представитель руководства по качеству, внутренний аудитор организации, ответственный менеджер по СМК, владелец процесса или рядовой сотрудник) создается свой перечень вопросов и для каждого из них определяются свой вес (критерий важности). При прохождении теста система определяет категорию пользователя (респондента) и в зависимости от этого предлагает определенный перечень вопросов.

В результате всех ответов респондента, система даст свое заключение и рекомендации по развитию работника. Одновременно, результаты будут сохранены в системе, и их можно использовать для построения отчетов и дальнейшего анализа.

Подобный функционал бизнес-решения позволит решить следующие задачи:

  • подготовиться к сертификации СМК организации;
  • распознать «слабые места», на которые необходимо сконцентрировать внимание в дальнейшем;
  • разработать мероприятия по оптимизации ресурсов (человеческих и материальных), связанных с проведением внутреннего аудита;
  • возможность оперативной и объективной оценки СМК в организации.

Конечно, никакое программное обеспечение полностью не заменит самого аудитора, но, однако, предлагаемое решение в перспективе позволит облегчить «рутинный» труд аудитора, а организации – провести предварительную оценку соответствия своих процессов требованиям внутренних нормативных документов предприятия и международных стандартов.

Хотелось бы услышать Ваше мнение о возможности в перспективе автоматизировать деятельность аудиторов СМК. 

понравилась 3 пользователям



Комментарии
Дмитрий Абрамов
27 апреля 2011 в 10:21

Если говорить простым языком, главная цель СМК, обеспечить качество предоставляемых услуг или производимого товара и "настраивать" это качество на ожидания потребителей.

Главная задача СМК не контроль каждого отдельного этапа производства, деятельности, услуги, а создание системы, которая позволит не допускать появление ошибок, приводящих к плохому качеству.

Тестирование респондента не даст возможности представить, кто работает плохо, кто забывает, кто ленится, кто допускает ошибки и пр., т.к. при прохождении теста, сотрудник может воспользоваться документацией (с целью помочь себе), а во время работы не будет обращаться на нее внимания (не осознавая ответственности). Отсюда следует, что результаты теста не будут отражать реальной картины.

В ГОСТ предлагаются, как средства аудита, опрос, наблюдение и анализ.

Анализ позволяет найти допущения (или упущения) в технологии.

Наблюдение позволяет найти несоблюдение технологии (специально или человеческий фактор)

Опрос позволяет оценить не только компетенцию сотрудника, но и его мотивацию к деятельности, проблемы, которые он испытывает и пр. Иногда, сотруднику очень трудно на бумаге выразить некоторую трудность, которая ему мешает нормально (по его мнению) работать. А рассказать или показать на пальцах сможет. При этом у аудитора есть возможность сразу уточнять, что имеет ввиду респондент. В случае с анкетированием, нужно будет потратить время на заполнение анкеты, затем на ее анализ и на уточнение, которое по сути и является опросом, беседой.

Сводя все написанное выше в одно предложение: СМК должна устранять вероятность возникновения ошибки. 50 натренированных и дрессированных макак могут посменно работать, выполнять одно и то же действие, не совершая, при этом, ошибок. В то время как, один высоко образованный, высоко квалифицированный сотрудник с огромным опытом, может совершить десяток ошибок в течение 10 часов. При этом, макаки даже не смогут ответить на вопросы теста, а специалист ответит на все безупречно.

Дмитрий Абрамов
28 апреля 2011 в 12:23

Хочу дополнить пример с макаками еще одной ситуацией.

Макаки могут безошибочно работать, если их не отвлекать, а собственных мыслей, ввиду особенностей развития, допустим нет. Но если макак не кормить, а во время работы постоянно показывать бананы, и звать их кушать, то работа макаками будет сорвана.

Этот как пример независимости наличия ошибок в деятельности от респондента.

Конечно, если сотрудник не знает, что ему делать, то он и не сделает то, что нужно. Но при наличии чувства ответственности, мотивации делать то, что нужно, скорее всего он сам научится и будет делать то, что нужно. А если сотрудник знает, что нужно, но при этом не мотивирован или безответственен, то он будет делать либо очень плохо, либо для галочки, скрывая дефекты своего труда. Тестом, при этом, может не получится найти причину такого поведения, т.к. респондент может предугадать ответы, которые от него ждут.

Чтобы написать комментарий, получите доступ.