Доброго времени суток, уважаемые читатели club.directum.ru! Как понятно из названия, статья посвящена правилам и принципам отображения ссылок на документы в проводнике системы DIRECTUM.
Дело в том, что отображение ссылок на документы периодически вызывает вопросы у пользователей системы, и для того, чтобы облегчить понимание этого вопроса, было решено написать эту статью.
В системе DIRECTUM отображение ссылки документа зависит от:
- стадии жизненного цикла (СЖЦ) документа;
- наличия ЭЦП на версии документа;
- приложения-редактора, которым была создана последняя версия документа.
Влияние стадии жизненного цикла
Начнем мы с влияния СЖЦ на отображение ссылки, но вначале вспомним, зачем же, в принципе, они используются. А нужны они для того, чтобы предоставить пользователю возможность наглядно определить текущий этап работы над документом, не забираясь вглубь его
карточки. Т.е. просто глядя на ссылку на документ в проводнике системы, пользователь может определить его СЖЦ.
Итак, вид ссылки на документ зависит от схемы документа, которая содержит блоки каждой конкретной СЖЦ. В блоках же, в свою очередь, описано то, как на этой стадии ссылка на документ должна отображаться. Давайте взглянем на скришот, на котором изображена
схема жизненного цикла договорного документа:
Вот так она выглядит. Здесь видно, что текст внутри каждого из блоков (которые отражают конкретную СЖЦ) выделен произвольным форматированием, которое переносится и на ссылку. Т.е. на СЖЦ «Инициализация» ссылка на документ будет отображаться обычным шрифтом
синего цвета, а на стадии «Расторгнут» ссылка будет отображаться нормальным зачеркнутым шрифтом черного цвета. Иными словами, у ссылки на документ можно менять ее цвет, ее стиль (нормальный, курсив, зачеркнутый).
Также СЖЦ может меняться автоматически в процессе прохождения документом этапов типового маршрута. Т.е., например, на этапе подписания Утверждающим ссылка будет нормального шрифта синего цвета, а после подписания перейдет на этап согласования с контрагентом
и станет розового цвета.
Я хочу обратить ваше внимание на то, что СЖЦ может быть столько, сколько нужно для обеспечения полноценного бизнес-процесса, и их название и форматирование может задаваться так, как то будет нужно компании.
Влияние ЭЦП
«Подписанность» документа влияет на иконку документа. Рассмотрим частный случай на примере Word-документа. Иконка неподписанного документа выглядит, как обычная пиктограмма word’овского-документа:
Если документ подписать визирующей подписью, то к пиктограмме добавляется «ключ»:
Если документ подписать утверждающей подписью, то к пиктограмме добавляется «сургутная печать»:
Влияние приложения-редактора
Приложение-редактор, с помощью которого была создана последняя версия документа, также влияет на ссылку. Если последняя версия создана в Word’е, то пиктограмма будет Word’а; если в Excel’е, то Excel’я и т.д. Важно отметить, что пиктограммы приложений берутся
из стандартных Windows-библиотек. Т.е. как ссылка на документ выглядит на вашем рабочем столе, также она будет выглядеть и в системе DIRECTUM.
Далее приведу небольшой FAQ по тем вопросам, которые нам чаще всего задают:
Вопрос: Если документ сначала был подписан визирующей подписью, а затем был утвержден, как он будет отражен в проводнике.
Ответ: Иконка документа будет с «сургутной печатью» без «ключа»(
).
Вопрос: Как отображается жизненный цикл документа, если у него несколько версий?
Ответ: Стадия жизненного цикла документа не зависит от состояния его версий и указывается отдельно в свойствах состояния электронного документа, а внешний вид ссылки на документ в свою очередь зависит только от стадии жизненного цикла документа.
Вопрос: Как отображается подписанность документа, если у него несколько версий?
Ответ: Если подписана хотя бы одна версия документа, ссылка на документ будет отображаться как подписанная.