Обучавшиеся по курсам DIRECTUM и читавшие документацию о нем знают, что существует такое средство, как RapID (технология быстрой идентификации документов DIRECTUM). Есть официальное описание (Технология быстрой
идентификации документов DIRECTUM RapID), также, на Club-e уже писалось про его развитие (DIRECTUM RAPID: Время перемен).
Но многие ли используют его реально?
А между тем - использование этого механизма облегчает жизнь: пользователям - в повседневной деятельности, консультантам - при внедрении. Я поясню это на основе опыта реального применения.
ИТАК, Что обычно делает делопроизводитель после рассмотрения документа руководителем:
Без использования RapID:
- берет из папки подписанный документ,
- ищет соответствующее задание и открывает его,
- производит действия с документом (регистрирует и подписывает ЭЦП, сканирует и т.п.),
- выполняет задание.
Если таких документов много, то делопроизводителю приходится искать среди множества заданий нужное. При этом возникают неудобства:
- на поиск требуется дополнительное время (зачастую даже больше, чем непосредственно на операции с документом);
- возможны ошибки (может ошибочно зарегистрировать не тот документ, особенно - если названия однотипные).
Это добавляет нервозности и, как следствие, повышает сопротивление внедрению.
C использованием RapID:
Что изменяется: секретарь, получив пачку документов после подписания, подносит документ к сканеру штрих-кодов, «пик-пик» - и на экране появляется окно:
Прямо отсюда возможно:
- подписать документ,
- открыть РКК (по кнопке «Регистрировать»),
- открыть соответствующее задание (невыполненное);
- дополнительно - просмотреть подписи, распечатать лист согласования, настроить права доступа, открыть карточку,...
Все быстро и наглядно!
Возможность быстро найти среди кучи входящих нужное задание сильно облегчает работу секретаря/делопроизводителя и снижает эмоциональную нагрузку на нее (и на консультантов :) ).
Вот, собственно, и все из основного назначения, но есть еще -
Важные "непрямые" эффекты
На этапе опытной эксплуатации отсутствие штрих-кода сразу говорит о том, что документ создавался не в системе. А т.к на этом этапе важно, чтобы канцелярия своевременно «отсеивала» такие документы и не принимала их к регистрации – отсутствие штрих-кода становится
наглядным сигналом того, что сотрудника надо «заворачивать». А для консультантов – поводом сказать: «почему же вы не в системе документы создаете? Пойдемте вместе попробуем…».
Использовать RapID можно и при отсутствии сканера: штрих-код содержит ИД, по которому можно очень быстро найти документ в системе поиском по ИД, не задумываясь о том – как он может называться, какой у него тип, кто автор и т.п.:
Также, в некоторых случаях «случайная» демонстрация документа со штрих-кодом, подписанного 1-ым руководителем, помогает снять сопротивление некоторых работников (причем – иногда их отношение сразу меняется на обратное), т.к. еще раз напоминает о том, что
руководство «одобрило» систему.
Вот теперь - все.
Какая должна быть проведена...
Предварительная подготовка
1. Во все шаблоны вносим ШКИ (штрих-кодовый идентификатор) и настраиваем его положение на странице и доп. параметры.
2. На местах делопроизводителей/секретарей настраиваем оборудование (сканер ШКИ, если есть – принтер ШКИ) и ПО (RapidWaiter).
3. Необходимо внимательно следить за тем, чтобы на клиентах работала интеграция, иначе, при создании документа из шаблона, созданный документ будет содержать в ШКИ не свой ИД, а ИД шаблона (что гораздо хуже его отсутствия вообще, т.к. при этом секретари
могут зарегистрировать и поставить ЭЦП на шаблон, вместо реального документа).
Как убедиться в правильной работе интеграции на рабочем месте: просто создать новый документ из шаблона, и сравнить ИД в штрихкоде с ИД в заголовке Word-a (в названии документа):
пример документа со штрих-кодом:
В заключение
Донесите руководству и пользователям преимущества использования RapID, используйте его с самого начала проекта (как минимум – сразу вставляйте штрих-коды в шаблоны документов) – это принесет хороший результат.
А добавить при необходимости «железо» (сканеры и принтеры ШКИ) уже станет несложной технической деталью.
P.S.
А вы используете штрих коды в DIRECTUM? Поделитесь своим опытом/успехом/опасениями.