Что может быть проще процесса оплаты счёта от поставщика или подрядчика? Стоит ли обращать внимание на такую пустяковую процедуру, размышляя над повышением эффективности бизнеса? Какие тонкие места есть в этой процедуре? Есть ли
необходимость в автоматизации этого процесса?
Для начала разберёмся, действительно ли процесс пустяковый? Серьёзность вопроса проще всего оценить в «рублях». Рассмотрим процесс оплаты счёта детально:
- входящий счет на оплату может поступать в организацию разными путями. В бумажном виде он может быть доставлен курьером, факсом. В электронном виде документы могут поступать по разным каналам в виде скан-образа или в редактируемом
варианте. Затем, его необходимо передать ответственному исполнителю;
- ответственный исполнитель производит сверку счета с текущими договорами, если счет выставлен в рамках договора, либо с текущими статьями бюджета, если счет выставлен без договора. Затем, начинается процесс согласования счёта.
Счёт «пешком» перебирается со стола одного руководителя к другому. Также следует отметить, что без автоматизации процесс визирования сопровождается трудоемкими операциями по сбору счетов, ручной подготовке реестров платежей, подлежащих оплате, контроля визирования
и оплаты ответственным за него сотрудником. В таких ситуациях счета теряются, что приводит к просрочке оплаты и штрафам по просроченным обязательствам. Кроме того, в результате длительных сроков согласования и потерь документов возникает недовольство как внутренних
служб компании, ответственных за данные документы, так и внешних поставщиков;
- производится оплата и уведомление все заинтересованных сотрудников.
Теперь, когда мы идентифицировали всех участников процесса обработки счёта, становится легче. Следующий шаг – оценка стоимости процесса из расчёта средней стоимости рабочего часа каждого из вовлечённых сотрудников. Вряд ли вы задумывались,
какова реальная цена движения по компании всего одного документа. Получается довольно «круглая» сумма, а если умножить данную «цену» на количество счетов, получаемых и оплачиваемых компанией за год… И даже при самых точных расчётах сумма потерь не будет включать
в себя информации о той недополученной прибыли, которую могли бы принести сотрудники компании, будучи занятыми в процессах, действительно создающих для бизнеса добавленную стоимость!
И так, как выяснилось, цена вопроса довольно высока! Но не стоит впадать в депрессию… ряд факторов, отрицательно воздействующих на эффективность процесса, можно если не исключить, то значительно снизить их негативное влияние. Для
этого нам потребуется:
- достигнуть полной автоматизации (с минимизацией ручных рутинных действий и ходьбы по коридорам) процесса обработки и управления счетами на оплату;
- достигнуть полной прозрачности процесса на любом этапе обработки документа;
- обеспечить всем участникам процесса проверки, рассмотрения, согласования и утверждения счетов на оплату мгновенный доступ к документу.
Этим требованиям полностью отвечает бизнес-решение «Согласование счетов на оплату» построенное на базе системы DIRECTUM. Давайте рассмотрим, как в системе ведётся работа с входящими счетами:
1. Входящий счёт поступает в организацию в общую приёмную или непосредственно ответственному сотруднику. В случае, если документ поступил в бумажном виде, он сканируется, далее электронная версия заносится в систему путём создания
электронного документа из файла с типом карточки «Входящий счёт»:
Если документ поступил по электронной почте, он может быть занесён в систему с помощью интеграции с Microsoft Outlook:
2. Заполняем все необходимые поля карточки документа:
3. Отправляем документ ответственному исполнителю для проверки. Затем документ (счёт) должен пройти стадию визирования руководством, для этого исполнитель– отправляет документ вложением в задачу по типовому маршруту «Согласование
входящих счетов на оплату». Теперь документ практически мгновенно попадёт на рассмотрение всем согласующим, а после согласования на утверждение руководителю. Каждый из участников процесса согласования и утверждения может подписать документ ЭЦП, что гарантирует
авторства подписавшего и неизменность документа после подписания. Любой из участников процесса согласования и утверждения при наличии замечаний может отправить документ на доработку ответственному исполнителю.
Данный способ проведения согласования и утверждения занимает в разы меньше времени, чем хождение бумажного документа «пешком», легко контролируется, т.к. всегда можно узнать на какой стадии находится согласование
счёта и документ практически невозможно потерять.
А также, мы получаем единый электронный архив счетов на оплату, что позволяет обеспечить оперативный доступ к ранее согласованным счетам для помощи в проведении налоговых проверок и судебных процессов.
4. Затем специалист финансового отдела получает своё задание на оплату счёта. Из которого он быстро получит всю необходимую информацию.
5. Налаженная интеграция с ERP-системой позволяет отследить факт оплаты (если тот регистрируется в ней) и отправить ответственному за счет уведомление об оплате.
Подведём итоги. В результате использования этого решения, процессы работы с счетами значительно упрощаются, проходят быстрее и становятся управляемыми. Компания получает качественный эффект:
- сокращение трудозатрат и длительности согласования счетов на оплату;
- возможность контроля проведения оплат в разрезе договоров;
- минимизация рисков, связанных с неисполнением или ненадлежащим исполнением договорных обязательств в части оплат;
- повышение контроля соответствия расходов бюджету;
- повышение безопасности работы с финансовыми документами;
- повышение прозрачности процесса согласования и проведения платежей;
- снижение трудозатрат на согласование и проведение платежей;
- возможность отслеживания проведения оплат по счетам;
- исключение случаев потери счетов;
- возможность контроля проведения оплат по договорам в плановые сроки;
- упрощение анализа соответствия подписанных актов по договору фактическим оплатам по счетам;
- ускорение и упрощение поиска информации по счетам, в том числе поиск комплекта сопутствующих счету документов.
Подробнее о бизнес-решении можно узнать по
ссылке.