О компании

ООО ТД «Башхим» является поставщиком широкого ассортимента химической продукции промышленного и бытового назначения. Продукция ТД «Башхим» представлена в странах Европы, Азии, Африки, Северной и Южной Америки. На российском рынке компания известна по желто-оранжевой пачке с надписью: «Сода пищевая».
Уже несколько лет базовые процессы документооборота ТД «Башхим» ведутся в ECM-системе DIRECTUM. Преимущества и выгоды работы с электронными документами успели оценить и сотрудники, и руководство компании. В 2017 году проект получил развитие – чтобы поддерживать высокий уровень сервиса, было принято решение об автоматизации процесса обмена распоряжениями на отгрузку между ТД «Башхим» и производственной компанией. 

Описание проекта и решения

Поставка продукции клиентам требует подготовки отгрузочных документов. Один из основных – это распоряжение на отгрузку, которое по сути является основанием для конкретной поставки. Учитывая количество клиентов, объемы закупаемой продукции и оформляемых документов, со стороны ТД «Башхим» требуются немалые усилия, чтобы груз был доставлен адресату в обозначенные сроки. Поэтому руководство компании приняло решение об автоматизации обмена документами на отгрузку.    
Процесс обмена распоряжениями на отгрузку (РНО) не ограничивается передачей одного вида документов. Помимо основного документа, представленного в формате .PDF, требуется также передавать сопроводительные документы. 
Кроме того, на этапе проработки интеграционного решения между ERP-системой «Галактика» и системой DIRECTUM стало ясно, что в пакет документов нужно добавить еще один – в формате .XML. Этот файл служит для передачи актуальных данных из системы «Галактика» ТД «Башхим» в систему «Галактика», используемую в производственной компании. Таким образом, в пакет документов для обмена входит минимум 3 файла – РНО в формате .PDF и .XML, а также сопроводительный документ в формате .PDF. 

 
Схема процесса обмена РНО

1. В ТД «Башхим» в ERP-системе «Галактика» создается документ «Распоряжение на отгрузку» и формируются XML- и PDF-файлы. 
2. Через веб-сервисы интеграции ERP-система вызывает сценарий DIRECTUM.
3. Сценарий создает новый документ в DIRECTUM при этом XML- и PDF-файлы сохраняются, и запускается задача на согласование пакета документов. 
4. Пользователи по типовому маршруту согласовывают распоряжение на отгрузку и подписывают его электронной подписью, после этого документ заносится в DISI (DIRECTUM Interchange System Integration) и отправляется через сервис обмена Synerdocs в производственной компании. Так как при передаче файлов через сервис обмена тарифицируются все документы, то было принято решение все файлы помещать в ZIP-архив и передавать уже его. 
5. Synerdocs генерирует статусы документа в системе обмена: «Отправлен контрагенту», «Подписан контрагентом», «Отклонен контрагентом». Эти статусы реализованы, чтобы сотрудникам ТД «Башхим» было проще и понятнее отслеживать этапы работы с документом в производственной компании.
6. Статусы документа, генерируемые в Synerdocs, через систему DIRECTUM передаются обратно в ERP-систему «Галактика» ТД «Башхим». 
7. Система DIRECTUM на стороне производственной компании, а точнее служба DISI, принимает ZIP-файл из Synerdocs и распаковывает его. В системе создаются либо новые документы, либо новые версии документов (если идет обмен корректировочными документами, которые ранее уже были загружены в DIRECTUM), а затем отправляется задача на рассмотрение. Изначально задание поступает группе сотрудников для определения ответственного за принятие решения по документу, и уже на втором круге ответственный принимает конкретное решение по документу. На первом круге согласования ТМ содержит кнопку «В работу». Как только кто-то выполняет задание, для остальных оно автоматически прекращается, а в ленте задания появляются кнопки «На согласование», «Подписано» и «Отклонить».
8. После согласования DIRECTUM отправляет факт подтверждения в Synerdocs, а на основании XML-файла формируется документ в ERP-системе «Галактика» на стороне производственной компании.

При реализации проекта учтены также два важных момента:

• Корректировки в РНО. В этом случае в системах DIRECTUM и на стороне ТД «Башхим», и на стороне производственной компании, автоматически создается новая версия этого документа с пояснением «Замена», а предыдущая версии делается устаревшей. 
• Аннулирование РНО. Так как в используемой версии DISI 5.0.3 не реализована возможность аннулирования, пользователи из ERP-системы отправляют новый документ с определенным статусом, который не требует согласования на стороне производственной компании.
   

Результаты проекта

Запуск сквозного процесса обмена РНО между ТД «Башхим» и Производственной компанией позволил ускорить подготовку и согласование документов.

За день сотрудники компаний обрабатывают свыше 50 распоряжений на отгрузку, и до автоматизации процесса тратилось много полезного времени на рутинные операции: получить документы от экспедиторов, занести их в систему учета, проверить, какие из этих документов являются корректирующими, обработать каждый экземпляр.  

Еще один существенный плюс от автоматизации – риск потерять или испортить документ сведен к минимуму, тогда как при работе с бумажными документами такие случаи отнюдь не редкость.

Ускоренное согласование РНО – это быстрая отгрузка продукции и довольный заказчик. Несмотря на то, что это всего один из множества процессов, но даже его оптимизация позволяет говорить о более высоком уровне обслуживания. 

Это был пилотный проект для компании, и уже сейчас ведется подготовка к переходу на полноценный обмен юридически значимыми электронными документами и внедрению финансового архива. Также планируется обновить версию системы DIRECTUM, что позволит применить в работе новинки службы DISI.