Интеллектуальные сервисы Directum Ario в бухгалтерии сети «Подружка»

О компании

Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») — это 250 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в Москве, Санкт-Петербурге, Ярославле, Нижнем Новгороде и Рязани.

Компания активно открывает новые торговые точки и развивает продажи через собственный интернет-магазин. Растёт ассортимент товаров, увеличивается список поставщиков компании. Сегодня это более сотни контрагентов и тысячи счетов на оплату в месяц. Свыше 90% из них поступают в бумажном виде.

Раньше каждый входящий счёт обрабатывали вручную. Бухгалтеры заносили данные из документов в систему, в том числе информацию из табличной части — с сотнями позиций номенклатуры. В результате обработка счетов отнимала по 2-3 часа в день, а монотонность операции приводила к ошибкам в заполнении данных.

Предыстория проекта, или Почему Directum Ario

В качестве решения выбрали Directum Ario — интеллектуальные сервисы от разработчика системы Directum, которая уже успешно используется в компании.

Система Directum была выбрана в 2018 году благодаря ряду функциональных и рыночных преимуществ:

• надёжность и зрелость системы, подтвержденная существенным количеством внедрений;
• наличие необходимых функциональных блоков, включающих производительный архив электронных документов и гибкую систему согласования с поддержкой электронной подписи;
• наличие коннекторов к сервисам ЭДО Контур.Диадок и Корус.Сфера;
• возможности интеграции с 1С и другими информационными системами;
• возможность дорабатывать систему под потребности компании.

В результате были автоматизированы следующие процессы, о чем мы уже рассказывали на Directum Awards:

• обработка нетоварных и товарных финансовых документов;
• работа с таможенными декларациями.

К работе в системе подключили всех сотрудников центрального офиса. Также была реализована интеграция с системами 1С, Контур.Диадок, Корус.Сфера и ЭКОМ.

Следующим этапом цифровизации ООО «Табер Трейд» стала разгрузка бухгалтерии от бумажной волокиты с помощью искусственного интеллекта.

Задачи проекта

• распознавание бумажных счетов на оплату;
• распознавание неформализованных счетов на оплату из сервиса Контур.Диалок;
• интеграция с Контур.Диадок по отказам, разные маршруты обработки для формализованных и неформализованных документов;
• интеграция с 1С по фактам оплаты счетов.

Внедрить ИИ за полгода

Проект под руководством специалистов «Центра внедрения документооборота» (ЦВД) стартовал в апреле 2020 года и продлился 6 месяцев.

Специалисты ЦВД и Directum обучали систему распознавать реквизиты в счетах на реальных примерах документов.

По оценкам ИТ-специалистов, сервисы Directum Ario в сети «Подружка» показали отличные результаты. Полнота извлечения данных из счетов на оплату составила 90%, а классификация реквизитов — 95%. Показатели превысили плановые значения: 70% и 80% соответственно.

В октябре тестирование успешно завершилось, и решение стали использовать все подразделения сети «Подружка».

Результаты проекта: как это работает

Теперь все входящие счета обрабатываются с минимальным участием человека:

• Документы поступают в компанию через сервисы обмена электронными документами или в бумажном виде (Почта России, курьерская доставка и т.д.).
• Скан-копии и электронные оригиналы отправляются на специализированный email-адрес, с которого перенаправляются в Directum Ario.
• Интеллектуальные сервисы извлекают основные реквизиты счёта, в том числе его табличную часть с номенклатурой. Данные распознаются даже тогда, когда в PDF нет текстового слоя.
• В системе Directum создаётся и заполняется карточка документа. Она отправляется на согласование сотрудникам, которые определяются автоматически — в зависимости от извлечённых данных. На построение маршрута влияют наименование организации-контрагента, сумма в счёте и другие параметры, указанные в карточке.

Чтобы упростить создание платёжных поручений и получение статуса оплаты по конкретному счёту, Directum Ario интегрировали с 1С. Теперь операции можно выполнить, не переключаясь между окнами разных систем.

Мнение и планы

«Самый важный результат — ускорилась обработка документов, у бухгалтеров появилось время для других задач, — добавляет Александр Василюк. — Цифровизация процессов с помощью ИИ помогла избавиться от согласования и подписания счетов в бумажном виде. Все руководители ЦФО теперь могут работать с документами удалённо. Им не нужно обязательно присутствовать в офисе, что особенно актуально сегодня — в разгар пандемии».

В ближайшее время в сети магазинов «Подружка» планируют опробовать Directum Ario в работе с другими видами документов. На очереди интеллектуальная обработка актов и сертификатов, а также цифровизация управления договорами и других процессов.