Внедрение Ario на Directum RX в АНО «Служба обеспечения деятельности финансового уполномоченного»

>100 000

документов входящей и исходящей корреспонденции

>3500

образов разных документов использовано для обучения ИИ

>30

бизнес-процессов автоматизировано

20

автоматизированных ТОП-менеджеров

5

информационых систем интегрировано

Следующий проект

Проект представлен вне конкурса.

О заказчике

АНО «СОДФУ» единственная в России служба обеспечения деятельности финансового уполномоченного. Создана Банком России в 2018 году, руководитель назначается решением Председателя Банка России.

Имеет территориально распределенную структуру: головной офис в Москве и филиалы в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Саратове. Общая численность – более 450 сотрудников. Очень большой объем входящей и исходящей корреспонденции от граждан и организаций – более 100 000 документов (около 300 000 листов) в месяц.

 

Ключевые цели проекта

  • Повышение эффективности процессов Заказчика за счет сокращения количества выполняемых пользователем действий.
  • Соблюдение порядка обработки документов, принятого и утвержденного Заказчиком, работы с потоками документов в рамках автоматизируемых процессов за счет использования регламентов, повышение исполнительской дисциплины.
  • Ускорение процессов Заказчика за счет возможности мониторинга состояния документов и заданий, автоматизированных напоминаний пользователям Системы, автоматического движения документа по заданному регламенту.
  • Повышение управляемости и прозрачности процессов за счет наличия графических средств контроля, за счет автоматизированных отчетов.
  • Сокращение трудоемкости создания типовых документов за счет использования шаблонов и на основе имеющихся в Системе документов.
  • Единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек и тексту документов.
  • Отсутствие необходимости физического размножения документов и внутреннего и внешнего перемещения документов на бумажном носителе, возможность одновременного использования документа несколькими сотрудниками.
  • Повышение уровня контроля исполнения резолюций и поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов.
  • Повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа.
  • Минимизация потерь документов за счет:
    • Хранения документов в едином электронном архиве в рамках Системы;
    • минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками;
    • заведения карточек документов, в том числе на бумажные документы, электронные образы которых не заносятся в Систему;
    • накопления базы знаний, ускорение обучения новых сотрудников, организация удобного совместного доступа к документам.
  • Обеспечение контроля за ознакомлением сотрудников с приказами, распоряжениями, положениями и инструкциями в электронной форме или под личную подпись.
  • Уменьшение затрат на расходные материалы путем сокращения бумажного документооборота.

Ключевой бизнес-заказчик инициативы - Административное управление.

Задачи проекта

Проект направлен на оптимизацию документооборота и автоматизацию обработки данных. Ключевая задача проекта – интеллектуальное потоковое распознавание и типизация документов для их последующей обработки в СЭД.

Cистема должна автоматизировать и существенно ускорить следующие ключевые процессы:

  • Сканирование, распознавание и типологизация (распределение по типам) входящих документов (входящее письмо, договор, дополнительное соглашение, УПД, ТОРГ-12, акт выполненных работ, счет поставщика на оплату и произвольные документы, которые не удалось классифицировать Системе).
  • Учет конвертов, входящих РПО с почтовыми реестрами на группу РПО (включая извещения по форме 22-о; сверка штрих-кодов (ШИ / ШПИ) на конверте РПО и реестре).
  • Регистрация и работа с входящей корреспонденцией по административно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности.
  • Создание, согласование и регистрация исходящей корреспонденции по административно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности.
  • Отправка исходящей корреспонденции (в том числе, с использованием ЛК Почта России для отправки как документов на бумажном носителе, так и, опционально, с использованием официального сервиса АО «Почта России» Электронные заказные письма).
  • Учет исходящих РПО с почтовыми реестрами (сверка штрих-кодов конвертов РПО (ШИ / ШПИ) и почтовых реестров исходящих РПО, ввод данных отправки).
  • Создание, согласование, регистрация и исполнение внутренних документов (в том числе, служебных записок).
  • Создание, согласование, регистрация и исполнение организационно-распорядительных актов (приказы, распоряжения, положения).
  • Ознакомление с организационно-распорядительными документами.
  • Управление документацией по закупкам.
  • Управление договорами (в том числе, создание, согласование, регистрация, контроль исполнения).
  • Согласование ПУД.
  • Согласование входящих счетов на оплату.
  • Управление доверенностями.
  • Управление совещаниями.
  • Передача структурированных по утвержденной Администрацией Президента РФ форме данных и файлов на портал ССТУ.РФ.
  • Контроль исполнительской дисциплины.
  • Электронный архив документов по административно-хозяйственной деятельности.

Проектные решения

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения и после

Документы поступают в службу двумя потоками:

  • Бумажные
  • Электронные
    • Электронная почта
    • Сервис юридически значимых электронных документов
    • Внешняя система обработки обращений.

До внедрения системы обработка большого потока входящих документов и обращений, поступающих как в бумажном, так и в электронном виде проходила вручную сотрудниками Экспедиции.

После внедрения системы бумажные документы и электронные документы поступающие по электронной почте проходят распознавание и типологизацию (распределение по типам) с помощью интеллектуальных сервисов Ario, и только потом уже в виде предзаполненных карточек попадают на верификацию и дальнейшую обработку.

 

Используемые решения и подходы

С помощью интеллектуальных сервисов ARIO происходит типологизации 66 видов документов, которые разделяются на 11 различных типов. В зависимости от типа документа извлекаются от 3 до 9 нетиповых дополнительных реквизитов.

Автоматизированная обработка комплектов

Реализована автоматизированная обработка комплектов документов, поступающих в конвертах по Почте России. Все документы из конверта сканируются отдельными файлами, распознаются, объединяются в комплект, в комплекте определяется основной документ, с ним связываются остальные документы и приходят одним заданием на верификацию.

Заполнение карточек данными из различных источников

Часть создаваемых карточек автоматически заполняется данными из разных источников, например карточка документа «Реестр», заполняемая данными, распознанными с помощью ARIO из сканобраза и данными из excel-файла (реестр ШПИ).

Автоматическое комплектование исходящих писем

Документы составляющие комплекты исходящих судебных документов готовятся различными отделами в разное время и для их автоматического комплектования применяются ARIO.

Многоступенчатая верификация

В соответствии с требованиями Заказчика в системе реализована многоступенчатая верификация распознанных сканобразов документов разными пользователями:

  • сначала техническая верификация (сканировщик);
  • потом «смысловая» для определения корректно назначенного вида документа и направления по регламенту согласования (делопроизводитель).
  • после прохождения верификации в карточку документа проставляется соответствующая отметка.

 

Обучение интеллектуальных сервисов и автоматизация процессов

Для обучения интеллектуальных сервисов ARIO использовано более 3 500 образов разных документов.

 

 

Спроектировано более 30 бизнес-процессов, из них 4 с участием ARIO:

 

Интеграция

Реализована интеграция с Системой обработки обращений (СОО) заказчика на базе Naumen SMP, порталом ССТУ, сервисом электронные заказные письма («Госуслуги») и сервисами Почты России для прохождения следующих процессов:

  • Получение обращений из Naumen, обработка в СЭД и отправка исходящих документов через ЛК Почты России (API);
  • Отслеживание статуса отправки и возвратов отправленных документов (передача данных в СОО);
  • Отправка исходящих документов через сервис «Электронные заказные письма» или через ЛК Почты России (API / СМЭВ);
  • Получение из СОО в СЭД обращений по 59-ФЗ и автоматическая выгрузка на портал ССТУ.

 

Результаты

Существенное сокращение затрат времени на первичную обработку поступающей входящей корреспонденции за счет использования автоматического распознавания, типологизации и заполнения реквизитного состава документов.

Существенное сокращение затрат времени на отправку исходящих документов за счет интеграции с сервисом электронные заказные письма («Госуслуги») и сервисами Почты России.

Автоматизация процессов и повышение прозрачности согласования документов и контроля исполнительской дисциплины.

Показатели проекта

  • >100 000 документов входящей и исходящей корреспонденции
  • >3500 образов разных документов использовано для обучения ИИ
  • >30 бизнес-процессов автоматизировано
  • 5 информационных систем интегрировано
  • 20 автоматизированных топ-менеджеров
  • 16 специалистов команда проекта от исполнителя и заказчика
  • 4 обученных специалиста

 

Планы по дальнейшему развитию

Интеллектуальная обработка входящих обращений граждан и судебной корреспонденции:

  • типизирование более 120 видов судебных документов;
  • выделение составного реквизитного состава из текста документов (апелляционные жалобы, определение всех участвующих сторон – более 2-х – корректное определение суммы иска и т.д.).

Состав команды проекта

  • Рубцов Валерий
  • Глущенко Инна
  • Баева Кира
  • Ганбарова Татьяна
  • Алмазов Глеб
  • Плаунов Владимир
  • Прибыткова Евгения

 

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (2)

Василий Лукин

Добрый день, Кира. Не могли бы вы чуть подробнее рассказать о процессе автоматического комплектования исходящих писем при помощи ARIO? Как я понял из повествования, документы составляющие комплекты готовятся различными отделами в разное время, в таком случае:

  • что будет являться условным триггером для старта комплектования?
  • каким образом механизмы ARIO участвуют в процессе?
  • как поведет себя Система в случае если комплект документов окажется не полным (допустим, один из отделов свою работу еще не завершил)?
Николай Снегирев

Добрый день, Кира. Если правильно понимаю, то в вашу организацию через Synerdocs поступают не только формализованные документы, но и PDF, DOC.

Планируется ли в будущем подключить Ario для обработки неформализованных документов из Synerdocs? Судя по схеме, сейчас Ario не обрабатывает такие документы.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий