Искусственный интеллект обрабатывает входящие документы и ускоряет работу медицинской организации

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Министерства здравоохранения Российской Федерации (г. Чебоксары) — специализированное учреждение для оказания высокотехнологичной медицинской помощи травматолого-ортопедического и нейрохирургического профиля, оснащенное современным медицинским оборудованием по мировым стандартам, имеющее большой кадровый потенциал.

Ежегодно в 6 операционных залах проводят более 8500 операций, из них 90% относятся к разряду высокотехнологичных. Каждые 40 минут на операционный стол поступает новый пациент, каждый травматолог выполняет около 400 операций в год. 

Цели и задачи проекта

Началу проекта предшествовал ряд причин. Руководство организации планировало перейти на безбумажный документооборот, повысить прозрачность процессов согласования и сократить рутинные этапы обработки документов.

Предыдущая СЭД морально устарела и не развивалась, в связи с чем перестала соответствовать требованиям текущих бизнес-процессов. Руководство центра приняло решение о замене СЭД в рамках импортозамещения и повышения эффективности работы сотрудников.

Цели проекта:

1. Импортозамещение;
2. Оптимизация процессов;
3. Автоматизация рутинных операций с применением интеллектуальных сервисов.

Используемые решения и подходы

Проект выполнялся на базе системы Directum RX версии 4.2.

Используемые модули и решения:

• модуль «Делопроизводство»;
• модуль «Обращения граждан»;
• модуль «Договоры»;
• инструменты Ario;
• интеграция с редактором ONLYOFFICE.

Проект стартовал в декабре 2021 г. и длился 9 месяцев.

История проекта

Главным заказчиком цифровизации процессов стал заместитель главного врача по правовой, кадровой работе и связям с общественностью. Важно было быстро обрабатывать все входящие документы и запускать работы, так как от этого зависели другие процессы клиники. Входящие документы запускали оплату операций, финансирование закупок и т.д.

До внедрения специалистам канцелярии приходилось обрабатывать большой поток документов от медицинских и страховых организаций в виде бумажной корреспонденции, электронных писем или уведомлений из медицинской информационной системы. В результате документы терялись, приходилось их повторно обрабатывать, при необходимости долго и сложно искать. Делопроизводители тратили много времени на ручное заполнение реквизитов документов.

В ходе проекта команда по внедрению автоматизировала бизнес-процессы: делопроизводство, обращения граждан и закупки.

Изменения коснулись работы всех сотрудников, ранее участвовавших в бумажном документообороте: от старшей медицинской сестры до главного врача.

Ход проекта

Внедрение на новых платформах

Основная сложность и связанная с ней уникальность проекта сводилась к отсутствию значительного опыта по внедрению Directum RX и Ario на ОС Linux, т.к. версия Directum RX 4.3 на тот момент только вышла. Это был первый опыт внедрения на Linux у команды проекта. При этом ИТ-специалисты заказчика не могли выделять проекту достаточно времени в связи с их высокой загрузкой.

С задачей помогла справиться отдельная группа поддержки внедрения Ario со стороны вендора. Еженедельно специалисты Гарант-Чебоксары обсуждали ход внедрения с сотрудниками Directum, решали возникающие проблемы, выявляли узкие места, строили и проверяли гипотезы.

При тестировании работы Ario специалисты вендора и партнера созванивались ежедневно. Поддержка со стороны Directum была на высшем уровне. Группа поддержки внедрения Ario постоянно взаимодействовала с командой проекта, особенно в критичные моменты.

Интеллектуальные механизмы в помощь людям

Теперь обработка разнородной входящей информации и все рутинные этапы переданы Directum Ario. Искусственный интеллект классифицирует входящие документы (гарантийные письма страховых компаний, коммерческие предложения, письма, запросы и т.д.) и запускает соответствующие процессы. Разработчики Гарант-Чебоксары реализовали иерархическую классификацию документов в несколько уровней. На первом уровне интеллектуальные сервисы разграничивают входящие документы по типу, на втором — по наименованию страховой компании.

В ходе проекта:

• настроили обработку интеллектуальными сервисами гарантийных писем от 9 страховых компаний, входящих писем организаций и органов власти, счетов на оплату;
• дообучили стандартный классификатор распознавать коммерческие предложения в комплектах документов.

Гарантийные письма представляют собой нестандартный тип документа, различаются по структуре и форме. Ario обучен распознавать поля в 9 разных типах гарантийных писем. Для обучения классификатора по каждому типу письма использовалось 20-30 документов. Извлекаются дата, номер документа, банковские реквизиты, ФИО и дата рождения пациента, суть письма (наименование процедуры).

На основе этих данных документы регистрируются в системе, далее интеллектуальные механизмы назначают ответственного согласно наименованию страховой компании. Ответственный верифицирует документ и его карточку, передает задачу по гарантийному письму исполнителю в Directum RX. Документы автоматически заносятся в реестр гарантийных писем от страховых компаний.

Иерархическая обработка выстроена так, чтобы добавление следующего типа гарантийных писем было минимально по трудоемкости. Заказчик может легко вносить в справочник другие страховые организации и обучать Ario распознаванию нового типа гарантийного письма. Таким образом, уже после внедрения настройка расширена для распознавания еще 2-х типов писем.

Сквозной бизнес-процесс закупок

До внедрения весь процесс происходил в бумажном виде: от инициации закупки в служебной записке до согласования итоговой цены за выбранную позицию товара. Это приводило к большим затратам времени, рискам потери бумажных документов, несоблюдения регламентов согласования и т.д.

После внедрения процесс полностью переведен в электронный вид: служебная записка создается и согласуется в системе. На основе служебной записки создается связанный документ — заявка на закупку. Все коммерческие предложения также регистрируются в системе и связываются с релевантной закупкой. Так как входящие предложения обрабатываются ИИ, то перенаправление их ответственным происходит без задержек.

Для подписания документов главный врач и его заместитель используют УКЭП. Согласование договорных документов по закупке также происходит в системе.

Пользователи активно обмениваются документами с контрагентами через Диадок (счета, счета-фактуры, УПД, акты сверки). Рассмотрение, согласование и подписание документов от контрагентов также проходит в Directum RX. За счет сквозной автоматизации удалось существенно ускорить процесс.

Результаты

Автоматизирован полный комплекс процессов, связанных с делопроизводством и закупками. Все задачи в рамках этих процессов выполняются в Directum RX.

Рабочая группа партнера успешно лоббировала полную цифровизацию бизнес-процессов и благодаря этому удалось добиться значительных результатов:

• процесс закупок стал абсолютно прозрачным для сотрудников;
• значительно увеличилась скорость согласования закупок;
• исключены риски утери документов от страховых и медицинских организаций, увеличилась скорость их обработки;
• повысилась исполнительская дисциплина сотрудников за счет соблюдения сроков исполнения поручений.

Сотрудники заказчика используют все внедренные решения, в том числе совместно редактируют документы онлайн в OnlyOffice. 

«Directum RX позволил перевести часть бизнес-процессов нашего Центра в структурированный вид, облегчил работу с заявками и договорными документами, интеллектуальная обработка данных ускорила процесс регистрации входящих писем и коммерческих предложений, появилась возможность контролировать процесс прохождения документов на любом этапе и отслеживать сроки выполнения поручений.

Разработчики проекта учли все наши пожелания и реализовали их максимально эффективно. Команда внедрения всегда была на связи и быстро отрабатывала все замечания по проекту.

С новой системой электронного документооборота удалось автоматизировать работу административно-управленческого персонала, облегчить процесс ознакомления с документами сотрудников и снизить бумажный документооборот.

Техподдержка оперативно реагирует на инциденты, благодаря чему нет необходимости прерывать текущие рабочие процессы.

Мы планируем продолжить успешное сотрудничество и автоматизировать другие бизнес-процессы с помощью системы».

Аранович Анастасия Евгеньевна

Заместитель главного врача по правовой, кадровой работе и связям с общественностью.

Показатели эффективности

• 250 пользователей охваченны автоматизацией по проекту
• 5 автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе (главный врач и его заместители);
• Ежемесячно Ario обрабатывает более 500 документов.
• С момента внедрения в системе согласовано и подписано 1300 заявок на закупку.

Планы по дальнейшему развитию

Заказчик планирует внедрить Agile-доски для цифровизации проектных работ, например, поставки медицинской техники, строительства нового корпуса. Есть предпосылки автоматизации специфических процессов организации. В ближайшей перспективе — обновление на последнюю версию Directum RX.

Команда проекта

От ФГБУ «ФЦТОЭ» Минздрава России (г. Чебоксары):

• руководитель проекта — заведующая канцелярией Карягина Анна Алексеевна;
• директор проекта — заместитель главного врача по правовой, кадровой работе и связям с общественностью Аранович Анастасия Евгеньевна;
• рабочая группа — заместитель главного врача по организационно-методической работе Андреева Вера Эдуардовна.

От Гарант-Чебоксары: