Конструктор служебных записок

Волгатех (ФГБОУ ВО «ПГТУ») – успешный многоуровневый учебно-научно-производственный комплекс, в котором ведется подготовка профессионалов всех уровней – от квалифицированных рабочих и технологов до докторов наук в различных областях.

В основную структуру университета входят три института, семь факультетов, Высший колледж «Политехник», Йошкар-Олинский аграрный колледж и филиал в городе Волжск (Республика Марий Эл). У вуза – свой институт дополнительного профессионального образования, лингвистический центр ORBIS, подготовительные курсы, автошкола, центр охраны труда. Особое значение для университета имеют объекты, предназначенные для образовательных, научных и производственных целей – ботанический сад-институт и учебно-опытный лесхоз. Это – «зеленые островки» Волгатеха, которые являются символами вуза с мощной лесной школой. С вузом сотрудничают предприятия области, базовые кафедры имеют АО "ММЗ", АО "КЗЭД", АО «ЗАВОД «КОПИР».  

В университете обучается порядка 10 тысяч студентов по более чем 200 направлениям подготовки и специальностям. Кадровый состав университета включает более 1400 сотрудников. 

Предпосылки

Первичное внедрение прошло системы электронного документооборота Directum RX прошло в 2021 году: в мае — перешли к опытной эксплуатацию, в декабре 2021 — к опытно-промышленной.

Далее возникла потребность цифровизовать заявки на техническую поддержку и обслуживание, поступающие Департамент цифрового развития и коммуникаций. Однако, было принято решение не ограничиваться только заявками, а охватить значительно больший объем работ по движению внутренних документов университета - служебных записок.

Вариант работы со служебными записками «из коробки» в нашем случае не подходил, поскольку в силу особенностей академической среды и большого числа пользователей была необходимость «ограничить свободу» там, где можно сделать «что-то не так».

Цели и задачи проекта

Цель проекта: организовать работу со служебными записками в структурированном виде с целью снижения издержек на соответствующий бизнес-процесс.

Основными задачами проекта стали:

1. проектирование нового модуля по работе со служебными записками;
2. унификация бизнес-процесса по подготовке, согласованию, утверждению и исполнению служебных записок;
3. разработка классификации служебных записок;
4. внедрение модуля в эксплуатацию.

История проекта

Разработка нового модуля «Служебные записки» выполнялась на базе Directum RX 4.2, а в дальнейшем адаптирована под версию 4.5. Проект стартовал в январе 2022 года и включал в себя следующие этапы.

Этап 1. Разработка концепции

Обследование текущего состояния бизнес-процесса работы со служебными записками и его некоторая модернизация привели нас к такому результату:

Как уже было сказано выше, в основу концепции модуля лег принцип работы с документом в структурированном виде, но при этом хотелось иметь большую вариативность в выборе реквизитов, которые следует заполнять при оформлении того или иного документа. Таким образом, мы пришли к выводу, что необходимо разработать своеобразный «конструктор» документа, который легко можно было бы настроить «на лету».

Этап 2. Разработка классификации служебных записок

Для того, чтобы определить какие реквизиты должен иметь документ «Служебная записка» мы провели анализ всех имеющихся на данный момент документов, кто является согласующими, утверждающим и исполнителем. Важным моментом также стал фактор удобства работы пользователей с разрабатываемой классификацией - необходимо, чтобы люди, которые будут выбирать конкретную служебную записку из списка, не потерялись в нём и с легкостью определили, какая нужна именно им в данный момент.

По результатам анализа пришли к трехуровневой классификации:

Именно таким образом удалось добиться понятности и прозрачности всех возможных вариантов - пользователь последовательно выбирает подходящие варианты и приходит к интересующему названию. При этом всегда остается возможность сразу выбрать итоговое название, например, если такую же служебную записку пользователь уже готовил ранее, а вид и категория заполняются при этом автоматически.

Этап 3. Разработка нового модуля

Непосредственной разработкой модуля занимались поэтапно две команды:

• базовые начальные работы выполняла компания ООО «Армадок», официальный партнер компании Директум;
• дальнейшее развитие модуля выполнялись собственными силами университета в лице двух разработчиков.

Интерфейс модуля разбит на две обложки: пользовательскую и администраторскую.

Обложка модуля, вид для пользователей:

Обложка модуля, настройки администратора:

Этап 4. Внедрение и эксплуатация

На основании разработанной классификации в модуле были настроены все названия документов, подготовлены их шаблоны. Пример настроек:

Из особенностей хочется отметить следующие моменты:

1. все шаблоны настраиваются администратором системы, без необходимости разработки;
2. предусмотрена возможность прикрепления инструкции для пользователей по заполнению реквизитов документа;
3. при необходимости на основании любой служебной записки можно формировать приказы и распоряжения;
4. на основании служебных записок можно формировать свод в виде новой служебной записки или приказа;
5. для некоторых служебных записок, например, связанных с возложением обязанностей, в соответствии с действующим законодательством необходимо письменное согласие работников, которое тоже формируется автоматически;
6. имеется возможность после исполнения служебной записки автоматически создавать замещения в системе.

Со стороны пользователя служебная записка выглядит следующим образом:

Штампы электронных подписей

По результатам процесса согласования на служебную записку проставляется штамп согласующих подписей в одном из двух вариантов: обычная отметка и расширенная.

Вид обычной отметки, когда важен просто факт согласования:

Вид расширенной отметки, когда важно отразить информацию, указанную при согласовании:

Ввод нового модуля в опытную эксплуатацию состоялся 12 апреля 2022 г.

Из плюсов внедрения необходимо отметить то, что за предыдущие 10 месяцев работы в системе, интерфейс работы с новым документом для пользователей был привычен и встречен положительно. Главная сложность заключалась в том, что не все пользователи положительно реагируют на цифровизацию и инновации в привычных рабочих процессах, однако, подробные инструкции и консультации смогли нивелировать данную проблему.

Результаты

Результатом внедрения нового модуля стало кратное сокращение времени подготовки и согласования служебных записок, а также значительное снижение издержек на распечатку таких документов.

Показатели:

• 430+ пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• более чем на 50% сократились трудозатраты
• 6300+ служебных записок создано за год использования
• 600+ служебных записок создается ежемесячно
• На основе 49 различных реквизитов (в т.ч. 6 табличных) функционируют 5 видов документов, подразделяющихся на 21 категорию, которые включают 98 различных названий служебных записок.

   

Планы по дальнейшему развитию проекта

В планах по развитию данного проекта находится вопрос цифровизации служебных записок на закупки, а также небольшие исправления и пожелания по улучшению удобства работы пользователей. В рамках развития разработанного модуля «Служебные записки» планируется создание новых типов внутренних документов, в частности, документов командирования и прочих.

Состав команды проекта

• Дмитрий Черных, начальник Центра развития цифровых решений и технологий ФГБОУ ВО «ПГТУ» - руководитель проекта, аналитик, разработчик
• Григорьев Данил, программист Группы цифрового развития образовательной деятельности ФГБОУ ВО «ПГТУ» - разработчик
• ООО «Армадок», партнер компании Директум - подрядчик