Решение "Инструкции этапов согласования для Directum RX"

Компания Avis Expert специализируется на внедрении систем электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов, потокового ввода документов и данных. Специалистами компании реализовано более 100 проектов на платформе Directum.

Наш опыт показывает, что бизнес-процессы заказчика с внедрением системы Directum RX или переходе с Directum 5.х неизбежно трансформируются. И это хорошо - они оптимизируются.

Но, приступая к работе в новой системе, пользователи не всегда понимают собственные роли в изменившихся процессах. Особенно явно это проявляется при согласовании документов.

На проектах мы заметили, что сотрудники тратили много времени на выяснение того, что конкретно им необходимо согласовать в поступившем документе, какой аспект проверять, какие действия выполнять. Это приводило к тому, что важная часть документов оказывалась непрочитанной, из-за чего компания могла нести риски и потери. Конечно, со временем бизнес-процесс согласования самоорганизуется, и каждый участник понимает свои обязанности на том или ином этапе. Но в начале сильно снижается скорость согласования и повышаются косвенные затраты заказчика. Неверные действия пользователя могут приводить к искажению и утере информации.

Так как мы в компании Avis Expert ориентированы на реализацию проектов внедрения с максимальной эффективностью, то возникла идея создания решения для облегчения понимания пользователями требуемых действий.

Назначение решения

При разработке решения были сформулированы задачи:

• сократить время согласования документов;
• ускорить и упростить коммуникацию между сотрудниками;
• четко определить роли каждого сотрудника в бизнес-процессе;
• уменьшить риски компании.

Ключевыми заказчиками решения являются владельцы бизнес-процессов компаний, которые стремятся сократить время на коммуникацию между сотрудниками и согласование документов, а также снизить риски для компании.

Решение предназначено для всех сотрудников, принимающих участие в согласовании документов.

Воплощение идеи

При разработке использовали опыт внедрения системы Directum 5, в которой карточка задачи содержит поле «Инструкция». Что-то похожее решили воплотить в Directum RX.

Пример поля «Инструкция» в Directum 5.х

Первоначально была достаточно очевидная и простая идея модифицировать справочник этапов согласования документов - добавить в каждый этап текстовое поле длинной в 1000 символов. Но от этого варианта отказались, т.к. одну и ту же инструкцию нельзя было бы использовать для нескольких этапов согласования.

Тогда решили разработать отдельный справочник «Инструкции этапов согласования». Добавить действие по открытию справочника в группу «Настройки согласования» модуля Документооборот и форму-список на карточку этапа согласования для выбора той или иной инструкции.

Действие по открытию справочника «Инструкции этапов согласования»:

Запись справочника «Инструкции этапов согласования»: 

Карточка этапа согласования:

Одну запись справочника «Инструкции» можно использовать для нескольких этапов согласования. Это экономит время настройки регламентов и упрощает изменения инструкций во время эксплуатации системы.

Как выглядит для пользователя

Модифицировали задание на согласование по регламенту – теперь инструкция выводится для исполнителя в отдельном поле на карточке.

Если для текущего исполнителя в этапе инструкция не указана, то это поле скрывается. Оно отображается только исполнителям конкретных этапов.

Карточка задания на согласование по регламенту:

Из инструкции исполнителю должно быть понятно, какие действия от него требуются в рамках текущего бизнес-процесса. Также в нее можно помещать ссылки на необходимые документы и ресурсы.

Результаты использования

Это модификация оказалась простым и эффективным способом решения поставленных задач и полезной для долгосрочного использования у заказчика. Решение повышает удобство работы пользователей, упрощает внедрение Directum RX. 

Решение востребовано и уже используется в двух компаниях. В будущем планируем совершенствовать инструмент и использовать на  широком круге проектов.