Правительство Республики Марий Эл использует продукты компании Directum уже более 7 лет. За это время в работу в системе Directum 5 были вовлечены все 23 органа исполнительной власти региона, Администрация Главы Республики Марий Эл, а также подведомственные учреждения.

Министерство цифрового развития пристально следит за трендами цифровизации и стремится обновлять «парк» систем, обеспечивающих бесперебойную работу госаппарата.

Предпосылки проекта

В наше время импортонезависимость и цифровой суверенитет – это не просто тренды, а необходимость для всех органов власти и базовое требование для всех используемых в госорганах систем.

Кроме того, цифровизация процессов на федеральном уровне и все более активное вовлечение госслужащих в цифровое взаимодействие предъявляют новые требования к функциональности и расширяемости систем электронного документооборота и управления контентом.

Наконец, в современном мире адаптивность и скорость внедрения изменений – важные составляющие достижения результатов и сохранения эффективности, в том числе, экономической, для каждого органа власти. В связи с этим особое внимание привлекают системы, в которых реализована возможность быстрой и глубокой настройки UI, регламентов и другой функциональности с использованием инструментов No/Low-code, при этом важным фактором является поддержка системы вендором.

Учитывая эти предпосылки Администрацией Главы Республики Марий Эл и Министерством Цифрового развития Республики Марий Эл было принято решение о переходе на современную импортонезависимую платформу Directum RX.

Цели и задачи проекта

Для проекта были определены следующие основные цели:

1. Переход на современную импортонезависимую систему, что позволит обеспечить:

• соблюдение утвержденного порядка обработки документов;
• ускорение процедур регистрации, рассмотрения, согласования, исполнения, отправки и
• списания документов за счет автоматического движения документа по заданному регламенту,
• формирования заданий на каждом участке и сокращения количества выполняемых действий;
• сокращение времени создания документов;
• уменьшение затрат на расходные материалы;
• исключение потери документов;
• возможности отслеживания местонахождения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• фиксация движения документов;
• предоставление функций контроля исполнения документов;
• повышение исполнительской дисциплины за счет использования инструментов контроля исполнения поручений;
• обеспечение контроля ознакомления сотрудников с приказами, распоряжениями, положениями и инструкциями в электронной форме или под личную подпись;
• возможность работы с вновь созданными, а также историческими документами и данными в одной Системе;
• повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа.

2. Снижение стоимости эксплуатации и поддержки системы за счет обеспечения возможности самостоятельной настройки процессов и интерфейса силами специалистов Министерства Цифрового развития и подведомственных учреждений, без привлечения разработчиков. Такая возможность реализуется в первую очередь за счет No-code настроек «коробочных» процессов в системе.
3. Повышение уровня отказоустойчивости системы за счет использования современной микросервисной архитектуры Directum RX.

Для достижения поставленных целей необходимо было выполнить следующие задачи:

• провести анализ существующей инфраструктуры, особенностей работы пользователей для определения необходимой архитектуры, настроек системы и точек оптимизации процессов;
• разработать и согласовать Уточненное техническое задание на обновление функциональных блоков Системы с учетом функциональности системы и инфраструктуры;
• выполнить необходимые настройки и адаптировать прикладное программное обеспечение Системы;
• провести обучение пользователей;
• провести тестовую и опытную эксплуатацию, выполнить итоговые корректировки процессов.

Ещё одна немаловажная задача, которую необходимо было выполнить – обеспечить максимально быстрый переход всех органов власти региона в Directum RX для того, чтобы минимизировать «разрыв» процессов и необходимость для сотрудников работать в двух системах одновременно. Для выполнения этой цели и достижения результата было принято решение о единовременном переводе всех органов власти в Directum RX без поэтапного тиражирования на министерства, но с соответствующим увеличением длительности периода поддержки пользователей. Кроме того, необходимо было разработать четкую инструкцию и схему работы для исполнителей, в соответствии с которыми они должны были завершить стартованные процессы в текущей системе.

Применяемые технологии

• GAP-анализ;
• адаптация существующих бизнес-процессов «под коробку»;
• управление требованиями, постоянная актуализация и приоритизация бэклога требований;
• проектирование и настройка процессов с использованием No-code.

Ход проекта

Исследование и проектирование

В ходе этого этапа был проведен GAP-анализ: рабочей группе были продемонстрированы типовые процессы для органов государственной власти, реализованные в Directum RX, определены наиболее критичные отклонения от процессов, принятых в Правительстве региона, на общих собраниях согласованы необходимые изменения как в существующих регламентах работы, так и в функциональности системы.

Результатом этапа стало Уточненное техническое задание, согласованное участниками проекта и ставшее отправной точкой для этапа настройки и адаптации системы.

Настройка и адаптация системы

На этапе настройки и адаптации были реализованы ранее согласованные модификации системы. Тестирование проводилось на предварительно развернутом тестовом контуре. Стоит отметить, что уже на этом этапе стали проявляться преимущества No-code платформы – большая часть настроек выполнялась сотрудниками Государственного бюджетного учреждения Республики Марий Эл «Информсреда», подведом Министерства Цифрового развития. Отдельного внимания заслуживает автоматизация процесса согласования нормативно-правовых актов, одного из самых больших, комплексных и сложных процессов для любого правительства, который может охватывать сразу несколько органов исполнительной власти и отличается множеством вариантов прохождения проекта документа в зависимости от набора условий. Республика Марий Эл стала первым регионом, который в пилотном режиме настроил для себя новое коробочное решение, реализованное полностью на No-code. Адаптация этого процесса также проводилась нашими силами.

Тестовая эксплуатация

Для того, чтобы убедиться в корректности выполненных настроек и модификаций, для рабочей группы была организована тестовая эксплуатация системы. В ходе этого этапа участники рабочей группы проходили наиболее типовые кейсы работы по заранее подготовленным тест-планам. Это позволило внести необходимые корректировки в процессы до того, как пользователи начнали массово использовать систему. Кроме того, в дальнейшем тест-планы послужили инструкциями по работе в системе для всех пользователей в той части функциональности, которая отличаются от стандартной и не описана в справке Directum RX.

Обучение пользователей

Необходимость быстрого старта работы в системе большого количества пользователей одновременно потребовала соответствующего подхода к обучению. Чтобы сотрудники могли как можно быстрее выполнять свои рабочие функции, было принято решение о проведении обучения по ролям – делопроизводители, помощники руководителей, рядовые пользователи и т.д. Это позволило не перегружать пользователей информацией, но обеспечить понимание возможностей и вариантов работы для основных категорий специалистов в своей зоне ответственности. Обучение проводилось в формате вебинаров, записи которых были размещены в общем доступе в системе Directum RX для возможности повторного использования и обучения новых пользователей.

Администраторы и инженеры прошли обучение по курсам администрирования и настройки системы в Учебном центре вендора еще на ранних этапах проекта, что позволило им быстрее погрузиться в работу системы и лучше понимать требования пользователей во время исследования и тестовой эксплуатации.

Опытно-промышленная эксплуатация

Основным вызовом этого этапа стало большое количество ведомств и пользователей, которые единовременно начали работать в новой системе. Чтобы обеспечить достижение поставленных целей, важно было избежать «отката» к предыдущей системе и сделать так, чтобы сотрудники максимально быстро привыкли к работе в Directum RX. Для этого:

• для пользователей была подготовлена инструкция по завершению работ в Directum 5;
• создание новых сущностей (документы, задачи, задания и т.д.) в предыдущей системе было ограничено на уровне разработки там, где это было возможно;
• была выстроена четкая иерархия линий поддержки, график консультаций ключевых пользователей, созданы каналы поддержки, информация о них была доведена до сотрудников и руководства министерств и ведомств;
• на ежедневной основе собиралась статистика по работе пользователей в Directum 5 и Directum RX, на ее основании велась точечная работа с организациями и сотрудниками, в которых динамика работы в новой системе не соответствовала ожиданиям;
• также ежедневно велся контроль показателей стабильности и быстродействия системы, выполнялись необходимые настройки инфраструктуры для обеспечения комфортной и бесперебойной работы пользователей.

Активное участие Министерства Цифрового развития и Информсреды в настройке и тестировании системы позволило повысить эффективность поддержки пользователей и скорость реакции, так как сотрудники были погружены в процессы и знали функциональные возможности системы.

Трудности, с которыми мы справились

 Конечно, в проектах такого масштаба могут возникать сложности и этот проект не стал исключением. Основные вызовы, с которыми пришлось справляться:

• Несмотря на проведенный ранее GAP-анализ, в ходе ОПЭ для некоторых процессов потребовалась существенная донастройка. Это было связано с невозможностью включения в рабочую группу сотрудников из всех министерств и ведомств, при этом в каких-то из них были свои особенности и «традиции» организации документооборота. Также сложности возникали «на стыке» процесса между министерствами и Администрацией Главы – тонкости такого взаимодействия сложно выявить вне реальных рабочих ситуаций. Для решения возникающих сложностей оперативно собирались отдельные рабочие группы, в которые входили ключевые пользователи-владельцы процессов. На таких встречах проводилась синхронизация по взаимным ожиданиям и принимались решения по изменениям процессов как организационно, так и в системе. Возможность настройки процессов из интерфейса системы с минимальным привлечением разработчиков в очередной раз позволила избежать потерь времени и ресурсов и завершить проект в срок;
• Не всем сотрудникам удалось ознакомиться с обучающими материалами, кроме того, реальная работа пользователей в системе с «боевыми» данными приводит к появлению новых вопросов и неуверенности пользователей. Для того, чтобы такие вопросы не оставались без ответа, в ходе ОПЭ для пользователей проводилось дополнительной обучение в очном и онлайн формате, записывались короткие ролики по наиболее востребованным функциям;

Достигнутые результаты

Цели и результаты, поставленные на старте проекта, были достигнуты. В системе были автоматизированы следующие процессы:

• работа с входящими документами, в т.ч. МЭДО;
• работа с исходящими документами;
• работа с обращениями граждан, в т.ч. Выгрузка на ССТУ;
• работа с приказами, распоряжениями, служебными записками;
• исполнение поручений;

В рамках этих процессов были выполнены оптимизации:

• скорректирован процесс по работе с обращениями граждан;
• разработан сквозной процесс согласования исходящих писем с Администрацией главы;
• реализовано автоматическое формирование печатных форм резолюций руководителей в рассмотрении и исполнении поручений;
• реализовано автоматическое преобразование в PDF всех исходящих писем перед поступлением руководителям;
• реализована возможность подготовки проекта резолюции помощником руководителя в процессе исполнения поручений;
• реализовано вычисление регистратора документа в зависимости от подписывающего;
• реализована полноценная работа с МЭДО.

Система реализована на полностью импортонезависимом стеке.

Все органы исполнительной власти Республики Марий Эл перешли в Directum RX. Проект был реализован менее, чем за 6 месяцев с момента заключения контракта, активная фаза ОПЭ продлилась 4 недели.

Внедрение системы на уровне всего Правительства за такой небольшой срок – хороший результат, который можно было достичь только за счет эффективного взаимодействия всей команды проекта, взвешенному подходу к реализации пожеланий пользователей и тщательному планированию каждого этапа проекта.

Планы по развитию

Внедрение системы завершено, однако на этом задачи, стоящие перед нами, не заканчиваются. В дальнейшем планируется развитие системы для расширения ее функциональных возможностей и удовлетворения потребностей пользователей. Сегодня в дорожной карте есть следующие пункты:

• подключение к работе в системе новых организаций (ОМСУ, подведомственные учреждения);
• развитие системы на основании пожеланий, зафиксированных в ходе ОПЭ;
• промышленный запуск процесса согласования НПА;
• развитие интеграции с РВД, работа с цифровыми поручениями;
• интеграция с ПОС;
• интеграция с Р7-офис;
• в перспективе – сквозное внедрение инструментов Искусственного интеллекта в основные процессы работы пользователей.

Команда проекта

Министерство Цифрового Развития Республики Марий Эл:

• Суворов Венедикт Декартович – Министр цифрового развития Республики Марий Эл;
• Жаров Олег Юрьевич – Заместитель министра цифрового развития Республики Марий Эл;
• Гладышев Александр Павлович – начальник отдела информационных систем Министерства цифрового развития Республики Марий Эл;
• Кузнецова Ирина Михайловна – советник отдела информационных систем Министерства цифрового развития Республики Марий Эл;
• Кадыков Анатолий Витальевич – Заместитель министра цифрового развития Республики Марий Эл, временно исполняющий обязанности министра цифрового развития Республики Марий Эл.

Государственное бюджетное учреждение (ГБУ) Республики Марий Эл «Информсреда»:

• Долгушева Татьяна Александровна – начальник сектора технической поддержки и сопровождения ГБУ Республики Марий Эл «Информсреда»;
• Макаров Андрей Александрович – заместитель директора ГБУ Республики Марий Эл «Информсреда»;
• Семенова Анна Алексеевна – инженер-программист сектора технической поддержки и сопровождения ГБУ Республики Марий Эл «Информсреда»;
• Ермакова Надежда Альбертовна – инженер-программист сектора технической поддержки и сопровождения ГБУ Республики Марий Эл «Информсреда»;
• Хайбулин Руслан Нигмятзанович – директор ГБУ Республики Марий Эл «Информсреда».

Представители Directum:

• Чуданов Сергей Васильевич – аккаунт менеджер;
• Краснопёров Дмитрий Витальевич – руководитель проекта;
• Байгозина Регина Рустамовна – специалист поддержки проектов;
• Сурикова Анастасия Андреевна – бизнес-аналитик;
• Куприянов Егор Павлович – консультант внедрения;
• Семенов Павел Андреевич – прикладной программист заказных решений;
• Плетенев Юрий Алексеевич – прикладной программист заказных решений;
• Гергерт Алексей Сергеевич – системный инженер.

Корпорация «Синергия» — ведущая EdTech-компания в России

В состав, которой входит более 50 компаний, работающих в сфере образования, культуры, спорта, digital-маркетинга, event-менеджмента и в других направлениях.

Компания-исполнитель

Компания «СофтСноу» на этапе ОПЭ в базовой адаптации коробочного функционала.

Переход от ОПЭ к ПЭ и дальнейшее развитие по сегодняшний день силами собственной in-house-командой проекта.

Цели и задачи проекта

Старт проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) был обусловлен комплексом ключевых бизнес-потребностей, направленных на повышение управляемости, прозрачности и эффективности корпоративных процессов. Основными драйверами выступили:

1. Необходимость усиления контроля исполнительской дисциплины. Существовала потребность в создании прозрачного и автоматизированного механизма для постановки, исполнения и контроля поручений, выдаваемых президентом корпорации топ- и мидл-менеджменту. Это включало в себя формализацию процесса ведения совещаний, автоматическое формирование протоколов, поручений и промежуточных отчетов об исполнении.
2. Потребность в регламентированном документообороте и снижении операционных рисков. Требовалось установить полный контроль над движением как внутренних, так и внешних документов, уйти от бумажных носителей и выстроить четкую систему отслеживания резолюций и сроков ответа на входящую корреспонденцию. Это было необходимо для минимизации репутационных издержек и рисков штрафных санкций со стороны надзорных органов.
3. Требование к консолидации проектной деятельности. Наличие сотен различных проектов на разных стадиях жизненного цикла, а также использование адаптированной методологии Synergy SCRUM, создало потребность в едином цифровом пространстве для учета и координации всей проектной активности.

Именно эти факторы стали отправными точками для инициации проекта внедрения СЭД, несмотря на то что восприятие и состояние системы на старте проекта («коробочная» версия) и на текущий момент существенно эволюционировали.

Главным фактором, определившим принятие решения о реализации проекта, стало стратегическое осознание руководством необходимости цифровой трансформации процессов управления. Корпорация вступила в фазу динамичного развития, при котором существующие, зачастую разрозненные, методы контроля и исполнения процессов стали недостаточными. Было принято управленческое решение о том, что для обеспечения управляемости, прозрачности и масштабируемости бизнеса необходима единая система управления процессами и документами.

Это стратегическое решение было реализовано через процедурный фактор — проведение комплексного и конкурентного выбора платформы. После анализа рынка решений был организован полный цикл отбора: проведены профильные тендеры, детальное рассмотрение предложений и демонстрационные периоды от ключевых поставщиков. По итогам этой работы, основанной на оценке функциональности, соответствия требованиям, архитектуры и экономической эффективности, было принято решение остановиться на платформе Directum RX как на наиболее оптимальном решении для поставленных задач.

Охваченные бизнес-процессы

Бизнес-инициатива по внедрению СЭД была изначально направлена на комплексную трансформацию и формализацию ключевых административно-управленческих процессов корпорации. Фокус был сделан на внедрении базовых, но критически важных процессов документооборота и исполнительской деятельности в центральных службах и департаментах.

На старте проекта планировалось охватить и изменить процессы в следующих ключевых областях:

• Документационное обеспечение и контроль: Канцелярия, приемная, аппарат президента, исполнительная дирекция, отдел контроля исполнения поручений.
• Функциональные департаменты: HR-департамент, финансовый департамент, юридический департамент, бухгалтерия, планово-экономический отдел.
• Проектная деятельность: Проектные офисы и связанные с ними процессы.

Таким образом, инициатива предполагала внедрение и регламентацию до 20 профильных процессов в перечисленных подразделениях, что означало переход от локальных, часто бумажных или email-процедур к единой, контролируемой и прозрачной системе электронного взаимодействия. Но через полгода активной апробации системы в работе, процессы стали развиваться, а их перечень увеличиваться, как вглубь указанных функций, так и охватывать все более сложные и новые процессы других департаментов и направлений.

Используемые решения и подходы

Делопроизводство, Совещания, Проекты, Agile-доски, Учет трудозатрат.

История проекта

Проект начался летом 2024 года и действует до сих пор, меняя стадию жизненного цикла.

Проект включает в себя несколько этапов:

1 этап – внедрение коробочных решений платформы (июнь 2024 – август 2024)

Включал внедрение коробочных решений платформы Directum RX 4.10: Делопроизводство, Совещания, Проекты, Agile-доски, Учет трудозатрат (технической командой и представителями бизнес-заказчиков).

2 этап – адаптация коробочных решений и реализация пула ключевых процессов (август 2024 – февраль 2025)

• 2.1 канцелярии по взаимодействию с внешними контрагентами в части различных функций корпорации;
• 2.2 реализации внутренних процессов аппарата президента корпорации, приемной ректората Университета и иных первых лиц;
• 2.3 систематизация и оцифровка блока работы совещаний и штабов, с последующей загрузкой их протоколов, выдачей и контролем поручений;
• 2.4 внедрение системы учета проектов корпорации, переход от хаоса к методологии управления;
• 2.5. подготовка образовательных материалов, организация вебинаров, издание ЛНА, подготовка к ОПЭ.

3 этап – запуск пилотной эксплуатации на группе процессов (март 2025 – июнь 2025)

Включал группу процессов закрепленных внутренним приказом сроком на 3 месяца с фокус-группой 600 человек.

4 этап – внедрение новых процессов по ключевым функциям (июнь 2025 – ноябрь 2025)

Ключевые функции: HR, финансы, проектное управление, развитие инструментов отчетности и вспомогательных функций.

5 этап – интеграция (ноябрь 2025 – декабрь 2025)

Этап интеграции СЭД с 1С.ЗУП и 1С.Бит-Финанс, Active Directory в части синхронизации организационно-штатной структуры корпорации (юридические и управленческие структуры, справочники должностей, физических лиц, сотрудников, учетные записи). Аудитория СЭД увеличилась до 50+ компаний корпорации и более 6400+ сотрудников из России и других стран.

В рамках интеграция были разработаны следующие объекты:

1. Фоновый процесс «Интеграция с 1С. Загрузка НОР»
2. Фоновый процесс «Интеграция с 1С. Загрузка Подразделений»
3. Фоновый процесс «Интеграция с 1С. Загрузка Подразделений ЦФО»
4. Фоновый процесс «Интеграция с 1С. Загрузка Сотрудников»
5. Фоновый процесс «Интеграция с 1С. Загрузка Юридической иерархии»
6. Справочник «Подразделения ЦФО», который включает в себя набор мета-данных из системы-донора, включая связку с руководителем и ответственным экономистом, курирующем это ЦФО для дальнейшего вычисления в процессах. По карточке «Подразделение ЦФО» в дальнейшем определяются расширенные полномочия в рамках различных процессов, которые влияют на выбор того или иного сценария в схемах процессов, либо позволяют пропускать определенные шаги подготовки документов, согласно внутренним регламентам Корпорации.
7. В справочник «Сотрудники» были доработаны и добавлены параметры «Вида занятости» для определения основного места работы, внутреннего и внешнего совместительства при импорте из 1С. Была добавлена юридическая иерархия, которая также сохраняется по сотруднику, в том числе и его принадлежность к ЦФО.
8. В справочник «Наши организации» были добавлены параметры «Запрета обновления» из фонового процесса, а также параметры аналогичные из «Подразделения ЦФО» в части определения льготных полномочий среди юридических лиц Корпорации в ходе схем процессов.

6 этап – расширение процессов функций и углубление качества их реализации (январь 2026 – настоящее время)

Этап включает переход от типовых «карточек» с разными схемами процессов к кастомизации форм документов, генерации печатных форм и обмена данными с сопутствующими информационными системами корпорации.

Расширение охвата процессов (развернуть)

Трансформация бизнес-процессов (развернуть)

Изменения, трудности и успехи (развернуть)

Обучение и развитие (развернуть)

Результаты по стратегии устойчивого развития

Внедрение СЭД позволило создать новую корпоративную культуру по взаимодействию с топ-менеджментом и подписантами от ключевых сервисных служб. Эпоха кулуарных подписей, бумаг и переписок в почте закончилась.

Новая культура ознаменовала прозрачное, управляемое взаимодействие, в котором каждый участник процесса четко понимает кого надо «пропушить», чтобы идти дальше.

Отдельно стоит отметить сохранность документов, возможность быстрого доступа к ним в историческом плане, включая защиту от подлога версий.

В начале внедрения репутация была максимально негативная, т.к. для всех это была очередная инициатива, которая усложняет привычный образ жизни и работы. Со временем, с ростом процессов, с увеличением числа пользователей, в первую очередь ключевые службы и подписанты от них, стали проникаться удобством и гибкостью в плане доработок, что склонило их к лояльности.

На текущий момент основной негатив появляется у тех, кто первый раз или редко пользуется системой, сталкиваясь с не очевидными шагами интерфейса, либо вообще сталкиваясь с медленной реакцией или отправкой их документа на доработку от согласующих, что в целом не связано с системой, а связано с человеческим фактором или регламентом самого бизнес-процесса.

Улучшились показатели:

• Снизилось бесконечное количество бумаги. Экономия более 3000 листов в месяц по предварительным оценкам только на служебных записках.
• Появился реальный инструмент для оценки загруженности сервисных служб в части взаимодействия и внутреннего документооборота.
• Появилась управляемость исполнительской дисциплиной по поручениям президента
• Создана комфортная среда для учета движения документов
• Появился инструмент управляемости проектными активностями, что снижает риск дублирующих расходов на однотипные инициативы

Результаты проекта

Однозначно нельзя оценить эффективность, так как она многоаспектна и сложна. Процессы в крупных корпорациях довольно бюрократизированы, СЭД в первую очередь создает инструмент прозрачности и управляемости этой бюрократией.

Внедрение повлияло на операционные и стратегические показатели:

• Во-первых, появилась возможность замерять скорость движения документов и прохождения бизнес-процессов, а не просто следовать плановым срокам из регламентов, что в свою очередь позволяет проектировать SLA и KPI, исходя из реальных оценок, а не гипотетических.
• Во-вторых, появилась возможность выстраивать «воронку» и «кривую» загруженности исполнителей в сервисных службах, так как из инструментов отчетности мы видим различные метрики.

Также оно отразилось на показателях устойчивого развития:

• Улучшения прозрачности и подотчетности. Четкое отслеживание всех этапов движения документов и выполнения задач, что снижает риски и повышает ответственность.
• Уменьшения экологического следа. Значительное сокращение использования бумаги и связанных с этим расходных материалов, что способствует экологической устойчивости.
• Повышения удовлетворенности сотрудников. Упрощение рутинных операций, доступ к информации и более четкое понимание своих задач снижают нагрузку и повышают общую удовлетворенность работой.

Изначально не рассматривали СЭД, как платформу для автоматизации чего-то кроме канцелярии, поручений и базовых документов, но спустя время, после первых кастомизаций и доработок, представители сервисных служб прониклись гибкостью и адаптируемостью платформы, что привело к расширению рассматриваемых к автоматизации задач.

Блок проектной деятельности оказалось намного сложнее систематизировать и автоматизировать, чем казалось при внедрении решения, т.к. специфика проектного управления в Корпорации сильно отличается от базовых реализованных подходов в системе.

Оправдалось решение по цифровизации и учету внутреннего документооборота, он стал прозрачным и управляемым.

Блок работы с поручениями вышел на новый уровень управляемости после появления СЭД и инструментов отслеживания исполнительской дисциплины.

Лидерство и инновационность

Уникальность и значимость проекта

При холдинговой структуре очень важно быстро масштабировать внутреннюю культуру и процессы на новые бизнес-юниты, особенно те, в которых уже были выстроены какие-то свое аспекты работы. СЭД с тем набором инструментов, что мы имеем на сегодняшний день, позволяет сделать это довольно оперативно, без особых жертв, где ключевой задачей становится актуализация организационно-штатной структуры и сопутствующих справочник через интеграцию с учетными системами, а все остальное в бОльшей степени не требует перенастройки, т.к. настроено по модели вычисляемых ролей.

Корпорация включает в себя более 50 бизнес-единиц, которые на разных стадиях жизненного цикла и развития включаются в бизнес-процессы головной организации. В условиях ежедневного функционирования их коммерческих процессов жизненно важно встраивать их в структуру Корпорации таким образом, чтобы не парализовать работу на внешнем рынке, что может повлиять на всю отрасль целиком.

Планы по развитию проекта

1. Развитие блока проектной деятельности, дальнейшая кастомизация карточек проектов с интеграцией с Jira в части синхронизации беклогов проектов, трудозатрат команды проекта, синхронизации артефактов проектов в хранилище проектов внутри СЭД.
2. Перевод существующих процессов из формата «Загрузка скана» стандартной формы карточки к кастомизированной карточке документа, с генерацией печатной формы.
3. Реализация кастомных реестров для всех ключевых направлений работы корпорации для удобства поиска, обработки и разграничения прав доступа на документы между подразделениями.
4. Интеграция СЭД с корпоративной СКУД в части встраивания СЭД в процесс отслеживания трудовой дисциплины в связке с корпоративным порталом и 1С.ЗУП.
5. Обновление СЭД до актуальной версии.
6. Подключение возможностей ИИ к процессам в части сравнения документов, обработки входящих и внутренних документов, подготовки краткой выжимки из документов для согласующих лиц.
7. Интеграция СЭД с Synergy CRM в части процессов коммерческого блока Корпорации.
8. Интеграция СЭД с 1С.Акада в части документооборота по движению контингента.
9. Перевод всего блока работы с доверенностями в СЭД.
10. Интеграция СЭД с Jira в части переноса процессов согласований по существующим в сторонней системе сервисов, для последующей передачи в задачи исполнителям лишь итогового статуса согласования.
11. Интеграция СЭД в части смет на ремонт с ИС АРМ (внутренняя система по автоматизации рабочих мест) в части аллокации расходов АХД среди центров финансовой ответственности.
12. Создание инструмента управления кастомизированными рассылками.
13. Создание новостной ленты или инструмента статейного каталога, для создания базы знаний и логирования версионности документов и процессов, для удобного взаимодействия с аудиторией при развивающихся процессах.
14. Автоматизация выдачи замещений через интеграцию с 1С.ЗУП при оформлении отпусков сотрудниками.
15. Инструмент администратора по перенаправлению процесса на другой блок в случае технической ошибки или не верного результата на предыдущем шаге, с целью избегания повторного запуска и искусственного удлинения процесса.
16. Инструмент сохранения версионности «Варианта процесса» и логирования его изменений, для дополнительной сохранности и возможности восстановить цепочку изменений.
17. Спроектировать раздел (дашборд) для отображения всех задач исходящих и входящих в работе по каждому сотруднику на одной обложке, т.к. не все понимают механику работы папок документопотоков и фильтров в них.
18. Кастомизация листа согласования, генерация его сразу вместе с документом, связка шаблонов печатной формы документа и шаблона листа согласования общими мета-данными для возможности верификации документов по отдельности, включая простановку оттисков штампов электронной подписи на листе согласования.
19. Отчет для выгрузки всех задач из процессов на согласование, находящихся сейчас у конкретного сотрудника, для оценки воронки его пропускной способности.
20. Интеграция протоколов совещаний с стенограммой совещаний и возможностями ИИ-агентов для автоматического распределения поручений в работу.
21. Локализация форм документов, генерация ПФ с поддержкой нескольких языков для обеспечения взаимодействия сервисных служб с иностранными представительствами Корпорации.

Показатели эффективности

Анализ процессов (развернуть)

Показатели и статистика по СЭД за год эксплуатации

На сегодняшний день СЭД покрывает потребность в документообороте и взаимодействии более, чем 6400 сотрудников корпорации из десятков стран мира (ОАЭ, Индия, Малайзия и др.) и более, чем 200 региональных представительств внутри страны.

Более 150 топ-менеджеров корпорации задействованы в процессах системы, включая отработку выставляемых в ней поручений и сдачу соответствующей отчетности по их выполнениям.

Реализовано

• 48 уникальных действующих маршрутов на согласование по процессу
• 20 кастомных справочников.
• 13 интеграций с такими системами, как 1С.ЗУП, 1С.Бит-Финанс, AD, Битрикс.Управление сайтом, Jira, СБ СРМ, сайтом ЦБ РФ.
• 6 кастомных отчетов и инструментов обработки данных. 

Объемы документов в документообороте

• Входящие документы – 2 268
• Исходящие документы – 672
• Приказы и распоряжения – 582
• Служебные записки – 9 351
• Поручения – 7 855
• Протоколы совещаний – 329
• Совещаний – 317
• Проекты – 504 

Команда проекта

Команда проекта довольно скромная, хотя с учетом дорожной карты проекта на 2026 год мы явно будем увеличиваться в размерах, чтобы избегать узких горлышек и поддерживать темп без ущерба качеству.

На текущий момент в проекте 3 человека:

• Пучков В.И. – руководитель проекта с функциями бизнес и процессного-аналитика.
• Журавлёв Д.Э. – специалист поддержки / low-code – аналитик.
• Кузянина Н.А. – основной разработчик.   

Об авторе заявки

Меня зовут Пучков Василий Игоревич, я пришел в корпорацию в момент, когда проект уже начался, но работы мягко скажем «сбоили», как сейчас помню, что спустя 4 дня после оформления уже была дата сдачи первого этапа по договору о внедрении и пришлось, как говорится начинать прямо «с колёс».

Оглядываясь на то время с сегодняшних дней можно сказать, что выправить ситуацию позволил имеющийся у меня многолетний опыт работы с Directum RX в других компаниях, тоже из образовательного сегмента это РАНХиГС и МГЮА им. Кутафина, где я, как это не странно работал все с тем же подрядчиком, что оказался и в Синергии. Наверное, и опыт по внедрению данной системы в похожих компаниях и опыт взаимодействия с подрядчиком позволил быстро выстроить продуктивную стратегию на проекте, чтобы максимально безболезненно вернуться в график.

Стоит отметить, что внедрение DRX в Синергии на 1000% отличается от моего опыта в других компаниях, т.к. государственные учебные заведения это в первую очередь про «правильную» бюрократию и максимально «скучные» процессы (как бы коллеги на меня не обижались), ведь задача документооборота в университете — это как правило работа с письмами и линейные сценарии согласования служебных записок и приказов. Скажем честно, скука смертная, не знаю кому как, но «душа» просит творчества. Именно в этом плане мы с Синергией видимо и нашли друг друга в тот момент времени, т.к. в компании далеко не прямолинейные задачи по цифровизации бизнес-процессов, а у меня был запрос ко вселенной на крутой, большой и открытый для полета творчества проект.

Базово задача стояла выстроить не просто процесс внедрения, но и начать формирование внутренних, собственных компетенций по Directum RX внутри компании. Параллельно с работой подрядчика началась работа по поиску специалиста первой и одновременно второй линии в штат, его обучение у вендора и плавная подготовка вести поддержку в боевых условиях. На мне же оставалась организационная функция по проекту целиком, методическая в части передачи знаний, как сотруднику в штате, так и бизнес-юнитам, так и самая ключевая на проекте – бизнес- и процессный-анализ, ведь процессы сами себя в систему не внедрят.

Именно в мультиформатном участии в проекте и кроется вся «соль» того, что он такой интересный.

За свою карьеру я успел поработать в 4-х вузах (МГОУ (нынче ГУП), МГЮА им.Кутафина, РАНХиГС, Синергия), поработать преподавателем в колледже, открыть и закрыть собственный учебный центр, обучать детей, взрослых и пожилых людей (привет Активное долголетие), в общем образование красной нитью пронзает мою карьеру. При этом образование ради образования никогда не было целью работы, практически везде я занимался автоматизацией процессов, внедрением новых информационных систем, систематизации маркетинга и иных функциональных направлений. И это, не говоря о других компаниях, где не было сферы образования от слова совсем (телемаркетинг, архитектурное бюро и проектирование, организация деловых мероприятий, ИТ-компания и тд).

Именно отсутствие искусственных ограничений позволяет мне создавать что-то новое и полезное в работе, когда цель сделать лучше, а не работать в рамках должностной инструкции. Мотивация от морального удовлетворения результатов своего труда, когда ты «человек-оркестр» — это не про размытость зон ответственности, а про истинную свободу и доверие к твоему профессионализму и нет, это не про эгоизм, командная работа тут на первом месте.

Видимо это один из магнитов, притянувших меня в Синергию и позволяющих идти вперед там, где многие разворачиваются.

Дополнительные материалы

Прикреплен файл: Приложение. Отчеты по показателям эффективности.docx
Прикреплен файл: Трансформация процессов корпорации Синергия.docx
 

Бизнес-контекст

До внедрения системы ключевые бизнес-процессы компании, связанные с управлением персоналом и кадровым документооборотом, не были централизованно автоматизированы и не находились под единым управлением. Это приводило к существенным временным затратам, низкой скорости обработки документов, отсутствию прозрачности при согласовании заявок на отпуска, командировки, приёме новых сотрудников.

Основным вызовом стала необходимость не просто оптимизировать отдельные участки работы, а провести полноценную цифровую трансформацию кадровых процессов в сжатые сроки.

Руководство компании, в лице руководителя кадрового блока, поставило амбициозную задачу: «сделать хорошо максимально оперативно». Дополнительным ускоряющим фактором стал переезд компании в апреле, к которому требовалось обеспечить работу всех кадровых процессов в новом формате.

Ключевые ограничения заключались в жёстких временных рамках (основной функционал необходимо было запустить за три месяца), а также в необходимости преодолеть естественное сопротивление сотрудников, поскольку новая система кардинально отличалась от привычных инструментов и требовала перестройки рабочих процедур.

Цели и задачи проекта

Общество ведет свою производственную деятельность на территории трех субъектов Российской Федерации: Саратовской, Тамбовской и Пензенской областей. Организация насчитывает 20 филиалов в 14 муниципальных образованиях. Данные структуры обеспечивают бесперебойную транспортировку газа, ремонт, наладку, диагностику, восстановление основных фондов, комплектацию материально-технических ресурсов, эксплуатацию технологической и специальной техники, систем связи, профессиональную подготовку кадров, а также реализацию социальной политики общества.

Цели и задачи

ООО «Газпром трансгаз Саратов» использует Directum RX с 2020 года. В компании уже внедрены модули «Делопроизводство», «Договоры», «Финансовый архив», «Управление проектами», «Совещания», используются Agile доски. Для автоматической обработки документов сотрудники общества активно пользуются ИИ-сервисами, встроенными в цифровую платформу.

В 2025 году акцент был сделан на стабилизации и оптимизации системы. Для поддержания этого вектора была запланирована реализация знаковых доработок, среди которых:

• автоматизация удаления тел документов, в которых содержатся персональные данные, для соблюдения требований законодательства в области ПД;
• согласование, подписание с использованием двухфакторной УКЭП и регистрация совместных приказов для оптимизации работы;
• формирование и контроль поручений по планам мероприятий для расширения функционала проектной группы;
• оптимизация проектов поручений генерального директора;
• контроль статуса поручений, реализованных по запросу генерального директора.

Решения

Удаление персональных данных

Функциональность регламентирует работы по контролю хранения тел документов, содержащие в себе персональные данные.

В объекте OfficialDocument была разработана область «Персональные данные». Автор документа ставит отметку «Вложение содержит ПД», после чего открывается активная область, в которую входят реквизиты: «Ответственный», «Перечень категорий ПД», «Субъект ПД», «Подлежит автоматическому удалению», «Дата установки признака ПД».

При создании карточки документа видов «Заявка на кандидата», «Представление кандидата на доску почёта» или «Представление кандидата к награждению (поощрению)» в поле «Вложение содержит ПД» автоматически устанавливается признак «Подлежит автоматическому удалению».

Во всех остальных случаях документы, содержащие персональные данные, подлежат удалению в Directum RX по достижении цели обработки ПД — по истечении 30 календарных дней с момента завершения всех задач по рассмотрению и исполнению документа.

Для контроля сроков удаления реализован фоновый процесс «Удаление тел документов, содержащих персональные данные»: за 5 дней до планируемой даты удаления ответственному сотруднику автоматически направляется уведомление с предложением подготовить Акт об уничтожении.

Акт оформляется в следующем порядке:

1. В карточке задания автор проверяет корректность и полноту заполнения Акта, наличие выгрузки из журнала регистрации событий в Directum RX, использует кнопку «Сформировать акт об уничтожении» и направляет Акт на согласование членам экспертной комиссии по кнопке «На согласование по регламенту».

2. После согласования и подписания в СЭД членами экспертной комиссии автору поступает уведомление о его утверждении, становится доступной процедура удаления документов в карточке. Окончательное удаление осуществляется автором вручную через нажатие на кнопку «Удалить ПД».

При необходимости продления срока работы с документом настроен функционал, позволяющий отложить (перенести срок) подготовку Акта с последующим удалением.

Совместные приказы

Доработка позволяет в рамках одного процесса согласовывать и регистрировать совместные приказы в разных местах регистрации. Эта функциональность стала первым процессом в «Газпром трансгаз Саратов», который реализовали с помощью no-code.

В системе создается документ с видом «Совместные приказы», в его карточке заполняются 2 подписанта от разных организаций. Далее документ отправляется на согласование.

Процесс согласуется в штатном режиме, перед подписанием создается копия приказа. Фактически подписывающие подписывают оба документа, однако визуально каждый видит только свою копию. После подписания документы приходят на этап регистрации: каждый ответственный сотрудник регистрирует нужную версию приказа в своем месте регистрации. После этого документы преобразуются в PDF с проставлением 2-х штампов подписи на каждом документе.

Функциональность реализована благодаря тому, что:

1. В карточке приказа появилось поле «Второй подписант» при выборе вида «Совместные приказы».

2. В процесс согласования добавлена группа «Второй документ».

3. Блок подписания адаптирован под требования компании: добавлена галочка подписания второго документа с соответствующей логикой.

4. Блок регистрации тоже был адаптирован: добавлена галочка согласования второго документа.

5. Добавлен сценарий «Установка двух УКЭП с конвертацией в PDF».

6. Добавлен функционал в вычисляемые выражения:

7. регистратор — вычисляет регистратора для подразделения верхнего уровня для любого сотрудника.

8. подразделение верхнего уровня — вычисляет подразделение верхнего уровня для любого подразделения.

Планы мероприятий

Доработка позволяет автоматически формировать поручения по плану мероприятий и контролировать отчет по поручениям с помощью массовой отправки запроса на отчет. Новая функциональность также дает возможность формировать отчетные формы по текущим делам в рамках плана мероприятий. Перед отправкой поручений план мероприятий согласовывается, автоматически регистрируется с установкой штампа в шапке документа.

За основу этой доработки взяли функциональность, которая используется при формирования поручений по протоколу совещаний. Основные отличия заключаются в том, что:

• Появилась возможность создавать поручения с равноправными исполнителями.
• Создан новый тип документа «Планы мероприятий».
• Поручения создаются под форму таблицы плана мероприятий.
• Добавлена кнопка массового отправки запроса на отчет по поручению.
• Добавлена кнопка генерации предварительного (с учетом запросов на отчет по поручению) и итогового отчета по выполнению плана мероприятий.
• В регламент по согласованию добавлены сценарии по авторегистрации плана и установки штампа по координатам в документе.

Работа с поручениями генерального директора

Проект поручений генерального директора

Теперь реквизитный состав, который был в карточке задачи на поручение, и логика поручения дублируются в объекте «Проект поручения».

Автор документа формирует проект и отправляет его на рассмотрение руководителю. При этом автоматически создается проект поручения и прикладывается к задаче.

Статус поручений, реализованных по запросу генерального директора

Доработка позволяет контролировать статус подчиненного поручения, не открывая переписку основного задания по исполнению. Для реализации этой функциональности:

1. Создан и выведен в список строчный реквизит «Подчиненное поручение».

2. В событии «Старт блока» (для блоков «Исполнение поручения», «Контроль», «Уведомление о приемке поручения») добавлена логика по передаче информации в головную задачу через SQL в формате «Статус + ФИО исполнителя/контролёра».

Итоги проделанной работы

В результате указанных доработок в «Газпром трансгаз Саратов»:

1. Удалено 12 000 документов с персональными данными, которые ранее были занесены в систему. Также реализован фоновый процесс, который помогает контролировать удаление данные в установленные законом сроки.

2. Благодаря реализации функционала по совместным приказам ускорилось взаимодействие между удаленными структурными подразделениями, поскольку обмен подписанными юридически значимыми распорядительными документами на проведение работ особой важности (повышенной опасности) стал мгновенным. Важно отметить, что задачи на согласование формируются из одной карточки приказа в момент подписания вторым руководителем.

3. Связка поручений с планом мероприятий ведет к экономии рабочего времени инициатора плана (с учетом автоматического создания системой черновиков задач по поручениям в момент подписания). Эффективность работы повышается за счет возможности внесения оперативных данных о ходе исполнения и формирования промежуточных отчетов.

4. Оптимизирована работа с поручениями генерального директора.

5. Экономится время руководителей: теперь на просмотр информации о статусе исполнения подчиненного поручения требуется до 2-5 сек., раньше на открытие задачи уходило 25-30 сек. Кроме того, трудозатраты сокращены за счет отсутствия необходимости создания дополнительных задач с запросами о ходе исполнения, проверки статуса в дереве задач и т.д.

Также для руководителей появилась возможность визуально контролировать изменения статуса выданного поручения и, как следствие, отпала необходимость дополнительно обращаться к поручению до момента его фактического исполнения.

Начальник отдела ДОУ С.И. Галкина (владелец бизнес-процесса «Делопроизводство»): «Развитие системы остается одной из приоритетных задач для проектной группы. На постоянной основе анализируются процессы и определяются векторы движения, направленные, в первую очередь, на удобство работы пользователей и сокращение трудозатрат. В подготовке предложений по доработкам системы активно участвуют все категории пользователей, включая высшее руководство. А показатели работы с СЭД включены в критерии оценки участников ежегодного Конкурса профессионального мастерства среди работников филиалов в области документационного обеспечения управления».

Планы на дальнейшее развитие

В 2026 году планируется внедрить специализированное решение Directum «Конфиденциальное делопроизводство».

Активность и лидерство в цифровизации «Газпром трансгаз Саратов»

ООО «Газпром трансгаз Саратов» активно делится опытом по использованию системы и регулярно принимает участие в конкурсе Directum Awards:

1. Проводились референс-визиты из ООО «Газпром добыча Надым» и ООО «Газпром трансгаз Чайковский».

2. В сентябре 2025 года в компании прошло внутреннее мероприятие к 50-летию ИТ-службе 2025. В нем участвовал партнер Directum, который является исполнителем на проектах цифровизации «Газпром трансгаз Саратов» — ООО «Современные технологии». Представитель партнера выступил с докладом об опыте сотрудничества по направлению Directum.

3. Представитель ООО «Газпром трансгаз Саратов» был приглашен в качестве гостя — представителя знакового клиента — на бизнес-ужин «Безопасное управление контентом 2025», где участвовали докладчики от «Современных технологий» и Infotecs. решение по удалению ПД (п. 1 в «знаковых») было продемонстрировано в докладе.

4. Участие с докладом в совещании-семинаре «Повышение качества документационного обеспечения управления» для дочерних обществ Группы Газпром по приглашению Газпром трансгаз Москва с 18 по 20 ноября 2025 года.

5. Представители общества также принимают участие в мероприятиях вендора — вебинары, Directum Enterprise Forum.

6. Выходили внутренние публикации, посвященные работе с системой.

Открыть в полном размере
 

Открыть в полном размере
 

Открыть в полном размере
 

Исполнитель

IT-компания «Современные технологии» была основана в марте 2000 года в Саратове. Сегодня СТЕРХ — один из крупнейших интеграторов региона, предоставляющий полный спектр профессиональных услуг по проектированию, созданию и сопровождению корпоративных информационных комплексов. За эти годы специалистами компании — а их сегодня более ста — реализованы сотни IT-проектов разного масштаба и сложности. Накоплен огромный опыт поставок и интеграции сетевого оборудования, программного обеспечения, оргтехники и печатного оборудования для предприятий государственного управления, финансов, нефтегазового комплекса, электроэнергетики, образования и науки и многих других отраслей.

С 2006 года СТЕРХ сотрудничает с компанией Directum, и за это время:

• реализовано более 45 успешных знаковых проектов внедрения;
• обеспечено качественное сопровождение клиентов крупнейших и стратегических отраслей нашей страны;
• заработано доверие вендора в проектах крупных заказчиков.

Состав используемого ПО - Directum RX, Directum HR Pro. 

Работы по внедрению продукта выполнил ИТ-холдинг Т1.

Цели проекта

Возникла потребность обеспечить эффективное внедрение продукта и плавную адаптацию новых пользователей.

Бизнес-задачи внедрения

1. перевести на КЭДО 95% сотрудников,
2. внедрить понятие Исполнительская дисциплина и установить контроль над этим параметром,
3. эффективно и оперативно донести до сотрудников преимущества взаимодействия посредством КЭДО,
4. обучить принципам работы в новой системе сотрудников, HR, руководителей.

Было понятно, что для эффективного внедрения важно этапом стала подготовка внедрения и обучения.

Поэтому перед внедрением продукта мы провели ряд мероприятий:

1. Определили аудиторию, кто будет являться конечным пользователем: специалисты, менеджеры, технические специалисты или иные категории. 
2. Сформулировали цели обучения – какие задачи должны быть решены и какие навыки освоены.
3. Провели анализ текущего уровня знаний и ожиданий пользователей, чтобы адаптировать программу обучения под реальные потребности на опыте пилотного исследования Directum RX (1200 пилотных пользователей с разным уровнем цифрового опыта).

По завершении внедрения и переходе на на этап поддержки также важно обеспечить высокий уровень эффективности работы, а значит важность обучения не снижается, поэтому подошли к этому этапу осознанно.

На этапе поддержки бизнес-процесса кадрового электронного взаимодействия после внедрения Directum RX поставлены следующие бизнес-задачи:

1. без использования человеческих ресурсов обучать новых пользователей работе в системе,
2. осуществить бесконтактный контроль прохождения обучения,
3. поддержать бизнес цели на высоком уровне: 95% подключения к КЭДО, 90% Исполнительская дисциплина.  

Аудитория и форматы обучения

Сотрудники для обучения сегментируются по функционалу работы в системе:

1. Сотрудники – целевая аудитория, которая подписывает документы,
2. HR – сотрудники, которые контролируют подписание документов,
3. Руководители – согласуют некоторые виды документов.
4. Сопровождающие службы (ОЦО) – исполнители работ по заданиям (например: внесение данных по кадровым событиям в систему мастер-данных, согласование документов.

Форматы

Этапы обучения и методические подходы

Процесс обучения можно разделить на два этапа: внедрения и поддержки. 

1. Этап внедрения (2023-2024 гг) 

Внедрению продукта предшествовали этапы «прогрева»:

Этапы обучения

Этапы внедрения

1. Подогрев: информационные статьи в мобильном приложении Лента Спутник, презентация лендинга, на котором описаны основные преимущества продукта для конечного пользователя КЭДО. Электронный документооборот
2. Ввод в проект амбассадоров КЭДО среди руководителей и HR, основной задачей которых было проведение очных и онлайн встреч с коллегами, чтобы поделиться позитивным опытом взаимодействия посредством КЭДО
3. Подключение сотрудников осуществлялось волнами (по географическому принципу).

Основные принципы такого подхода заключались в следующем:

• Ограниченный период для подключения к КЭДО, что стимулировало HR и руководителей организовать процесс максимально оперативно
• Установка измеримой цели – обеспечить подключение не менее 95% сотрудников.

В результате, на этапе внедрения к системе КЭДО было подключена 93% сотрудников, а к 2026 году этот показатель вырос до 98%

Мотивация

На начальном этапе внедрения системы КЭДО был представлен её маскот – «Белка». Этот образ воплощал экологический эффект от перехода на новую систему (в виде количества «спасенных» деревьев) и одновременно служил позитивным персонажем, разыгрывающим призы среди пользователей.

Кроме того, была сформирована команда «Белок КЭДО», состоящая из HR-амбассадоров. Эта группа отвечала за ведение чата поддержки, где локальные HR могли оперативно задавать вопросы и получать на них ответы. Для повышения эффективности работы чата организовали дежурство и сформировали пул типовых ответов, включавших ссылки на инструкции из Базы знаний.

В период подключения «волн» мотивация для всех групп сотрудников:

2. Этап  поддержки

Новый функционал и все обновления системы демонстрируются на онлайн встречах, а параллельно обновляются инструкции в Базе знаний для поддержки актуальности информации. Пользователи при этом получают оперативные уведомления через push-сообщения в мобильном приложении «Лента-Спутник».

Мотивация 

На этапе сопровождения для повышения исполнительской дисциплины среди сотрудников, использующих КЭДО, был запущен конкурс «Не тяни, подпиши!».

Его цель состояла в том, чтобы привлечь внимание к необходимости своевременного подписания документов в системе, сформировать соответствующую привычку и, таким образом, снизить нагрузку на HR. В рамках конкурса вознаграждалась оперативность: самым быстрым сотрудникам начислялись баллы, которые можно было использовать для покупки товаров в сети магазинов «Группа ЛЕНТА». Победители выбирались случайным образом среди участников, достигших показателя исполнительской дисциплины на уровне 95% и выше.

На текущий момент процесс адаптации новых сотрудников к работе с Directum поставлен на поток и занимает минимум времени.

Инновации и лидерство

Важные факторы инновационного подхода

• На этапе внедрения сформировали команду амбассадоров – Белки КЭДО, благодаря которым работал чат поддержки локальных HR.
• На основании вопросов локальных HR была разработали Базу знаний с понятными пошаговыми инструкциями и ответами на вопросы.
• Нулевая линия поддержки – группа сотрудников, которые cортируют заявки по их типу (технические проблемы/методологические вопросы), перенаправляют на ответственных или дают типовой ответ пользователю.

Результаты

Важным результатом стало достижение основной цели бизнеса - успешное внедрение КЭДО в Ленте и охват 40 000 пользователей. (Заявка на Awards 2025 КЭДО: больше чем подпись — автоматизация кадровых процессов и заявочный сервис в одном решении).

На этапе внедрения к системе КЭДО было подключена 93% сотрудников, а к 2026 году этот показатель вырос до 98%.

Общий охват обучения - 40 000 пользователей.

Согласно результатам опроса, NPS системы вырос:

• Этап внедрения (2023 – 2024 г.) - 65%
• 2024-2025 год 75%
• 2025 год - 87%

При этом количество обращений в службу поддержки с ростом компании и функциональности системы не увеличилось. И составляет не более 5% от общего числа подключенных пользователей.

В рамках запроса бизнеса система была доработана, что существенно увеличило скорость выполнения процессов. Как пример автоматизированы следующие процессы:

• Подключение сотрудников к личному кабинету;
• Выпуск/перевыпуск электронных сертификатов;
• Загрузка нескольких видов заявлений (от пользователя в систему, без участия HR).

Лендинг и отзывы пользователей, размещенные в лендинге:

Команда проекта

3 методолога: Музанкова Д., Калинина Е., Анисимова А.

Об авторе заявки

Ключевая ценность компании — люди, поэтому особое внимание уделяется индивидуальному подходу к разработке KPI сотрудников и оценке результатов. Ежегодно для каждого работника предприятий в составе компании «Полиметалл» формируются персональные цели, на основе которых в дальнейшем рассчитываются бонусы.

Цели и задачи проекта

Долгое время процесс расчета и согласования KPI был организован с помощью Excel-таблиц и электронной почты. В нем задействованы все руководители компании от линейных менеджеров предприятий до топ-менеджмента и генерального директора — при такой разветвленной структуре отсутствие единой цифровой среды приводило к высокой трудоемкости и риску ошибок на разных этапах коммуникации.

Функциональный заказчик — дирекция по организации труда и мотивации персонала — выявил потребность руководства, включая топ-менеджмент, в автоматизации процесса оценки эффективности сотрудников. В первую очередь был проведен анализ рынка готовых решений. Оказалось, что ни одно из них в полной мере не учитывает специфику крупных промышленных компаний. Поэтому было принято решение о разработке собственной системы для управления мотивацией персонала, основанной на успешно работающей в масштабе всего «Полиметалла» системе Directum RX.

Проект призван решить следующие задачи:

• прозрачная и удобная постановка целей и KPI сотрудникам;
• оценка результативности на всех уровнях управления;
• выстраивание эффективной коммуникации между всеми участниками процесса постановки и подведении итогов KPI;
• личное ознакомление работника с утвержденными KPI и их результатами;
• возможность одновременно работать всем участникам процесса в системе по единым форматам с едиными условиями, включая топ-менеджмент.

История проекта

Проект был реализован за 7 месяцев — с июня по декабрь 2025 года, что позволило запустить систему точно к началу нового бизнес-сезона.

Этапы проекта:

• Июнь — сентябрь 2025 (4 месяца): основная разработка.
• Октябрь — декабрь 2025 (3 месяца): доработка пользовательского интерфейса (UI).

Трансформация бизнес-процесса

Раньше учет KPI сотрудников велся в Excel, а коммуникации между менеджерами разных уровней — по электронной почте. Сегодня все взаимодействия проходят через единую систему, что обеспечивает максимальный комфорт и эффективность.

Описание решения

Архитектура и используемые решения

На каждого оцениваемого сотрудника формируются цели, на основе которых в дальнейшем рассчитываются годовые бонусы. Через Directum RX идет оценка реализации заданных целей, здесь система выступает в роли консолидирующей системы, где фиксируются достижения сотрудников и происходит согласование итогового выполнения целей. Учет сумм вознаграждений ведется в учетной системе 1С. Обе системы тесно интегрированы между собой. Такая архитектура позволяет разграничить учетную и управленческую функции, сохраняя контроль на всех этапах.

Система имеет несколько уровней защиты и разграничения видимости.

В основе веб-представления постановки целей лежит функционал сторонних компонент Directum RX и набор прикладных методов сервиса интеграции:

1. Сторонние компоненты позволяют импортировать сторонние решения в качестве веб-компонент, помещаемых на страницу в рамках контрола, доступного для размещения на карточке сущности/обложке;
2. Прикладные методы сервиса интеграции реализуют API общения веб-контрола с системой
3. Функционал имперсонации позволяет значительно ускорить тестирование функционала, зависящего от ролевой модели

Веб-контрол разработан в соответствии с требованиями к сторонним компонентам Directum RX на основе шаблона, представленного в официальном репозитории компании. Стек технологий:

• React,
• typescript,
• AntD — основная UI-библиотека,
• MobX — основная библиотека управления состоянием,

Все общение с Directum RX осуществляется через прикладные методы интеграции. Для упрощения тестирования функционала во всех методах, поведение которых зависит от ролевой модели, добавлена обертка имперсонации переданного в качестве параметра пользователя.

Процесс работы с решением

Рисунок 1. Настройка видимости колонок

Постановка целей в модуле выстроена по четкой схеме, разделяющей зоны ответственности администраторов, линейных руководителей и топ-менеджмента:

1. Действия администраторов модуля (подготовительный этап)

• В справочнике «Периоды» создается новая запись, которая позволяет инициировать задачи пользователям.
• При необходимости выполняется копирование унифицированных целей из предыдущего периода.
• После настройки рассылается уведомление ответственным за постановку целей.

Рисунок 2. Инструменты администрирования

Рисунок 3. Карточка сотрудника

Рисунок 4. Инициирование задач

Рисунок 5. Расширенная история

2. Действия пользователей и ответственных за постановку KPI

• Формируют перечень целей для каждого сотрудника.

3. Действия кураторов

• Проводят согласование сформированных целей.

4. Действия администраторов модуля

• Отправляют задачи оцениваемым сотрудникам для ознакомления с поставленными целями.

5. Действия генерального директора

• Утверждает цели либо направляет их на доработку с указанием замечаний

Рисунок 6. Фильтрация записей

Этапы оценки аналогичны:

• Рассылка задач ответственным за оценку для внесения оценок;
• Внесение оценок ответственными;
• Утверждение оценок ГД;
• Отправка данных в 1С;
• Отправка оцениваемым информации по утвержденному размеру премии.

Архитектура, интересные технические находки и особенности

В целях отказоустойчивости весь функционал, доступный через веб-представление, продублирован в «классическом» Directum RX. Таким образом, с точки зрения архитектуры, решение состоит из трех ключевых модулей — веб-представление, набор прикладных методов сервиса интеграции, являющихся прослойкой между UI и бизнес-логикой, и непосредственно бизнес-логика.

Сам сторонний контрол добавлен на карточку системного справочника диалоговых окон. Сторонняя компонента добавляется на уровне решения и не может быть использована в других решениях (по крайней мере, нам не удалось найти способ это сделать). Поэтому в целях сокращения размера формируемого пакета разработки было принято решение вести разработку единого решения сторонней компоненты, в котором будут объявляться новые загрузчики и контролы по мере необходимости. Таким образом, в целях предоставления возможности взаимодействия с данным функционалом, был создан системный справочник диалогов окон, на котором был размещен контрол сторонней компоненты. Все пользовательское взаимодействие осуществляется через модальное окно карточки записи данного реестра.

Ключевые справочники:

• Карточки управления по целям (КУЦ) — содержит информацию об оцениваемом сотруднике (организация, должность, процент премии).
• Реестр целей — содержит информацию о цели, которую необходимо выполнить сотруднику (ее вес, вид ТМЦ, центр затрат, критерии и формулы расчета). Цели могут быть как индивидуальными, так и унифицированными. Например, для каждой должности предусмотрен свой набор стандартных целей.
• Оценка целей — содержит информацию о выставленных оценках и ответственных сотрудниках.

Одной из ключевых задач модуля является необходимость разграничения прав доступа пользователей к компонентам решения. Информация, доступная пользователю, зависит от его роли и текущего этапа постановки целей и оценки.

Большинство доступных пользователю действий в модуле регулируется с помощью справочника Права доступа. Каждая запись справочника представляет собой конкретную операцию, которую может выполнить пользователь. Например, возможность создания целей, просмотра карточек, видимость конкретных реквизитов записей, возможность выполнения действий.

Права доступа назначаются как на определенную КУЦ, так и по должности, региону, организации, функционалу. Из КУЦ, цели, оценки можно посмотреть в какие роли входит пользователь по отношению к текущей записи, а также список пользователей, которым доступно выполнение определенных действий.

Рисунок 7. Управление доступом

Как преодолевали сложности при разработке

1. Импорт в несколько решений

При разработке сторонних компонент собранное приложение импортируется в конкретное решение и недоступно для использования в прочих решениях системы. Во избежание многократного импорта одних и тех же файлов, было разработано дерево наследования вспомогательных справочников карточек диалоговых окон, на формы которых были размещены требующиеся контролы сторонних компонент.

2. Оптимизация процесса тестирования

В ходе тестирования имеется необходимость быстро переключаться между участниками бизнес-процесса. Выход из учетной записи и повторная авторизация отнимают слишком много времени. В качестве решения на веб-представление был добавлен контрол выбора сотрудника, от имени которого осуществляется тестирование. Во все методы сервиса интеграции была добавлена обертка имперсонации переданного сотрудника, что избавило от необходимости прописывать аналогичную логику во всех событиях/методах бизнес-логики.

3. Пользовательский интерфейс

Обилие проблем с использованием сторонних компонент в карточках, открываемых в модальных окнах (z-index всплывающих окон, отключение событий, ломающиеся стили), каждую из которых приходилось решать в индивидуальном порядке. Избежать подобных проблем было бы возможно, отказавшись от использования готовых UI-библиотек, но учитывая экономию трудозатрат и факт проработанности всех возникших проблем, в долгосрочной перспективе данное решение было признано не целесообразным.

4. Настройка матрицы доступов

Так как в модуле содержится «чувствительная» информация, которая не должна быть доступна для просмотра части пользователей, необходимо было скрыть часть реквизитов из списка видимых колонок. Стандартный функционал позволяет только скрыть реквизит от всех пользователей в списке записей. По этой причине пришлось создать справочник «дубликат» на основе вычисляемых реквизитов. В результате для администраторов стал доступен расширенный справочник.

Трудности и успехи

Благодаря слаженной работе проектной команды и готовности пользователей включаться в процесс, нам удалось не просто внедрить систему, а создать по-настоящему рабочий инструмент.

• Консолидация и структуризация информации
  В СЭД Directum все данные собраны воедино: мы не теряем людей и не снижаем качество расчетов, что особенно важно с учетом региональных особенностей (северные надбавки и пр.). Обновление данных о движении сотрудников происходит практически в реальном времени.
• Минимизация ресурсов, затрачиваемых топ-менеджментом на оценку
  Внедрена групповая доработка записей, оптимизированы типовые операции (например, предложение целей по должностям). Значительно сократилось количество ошибок: если раньше существовал целый реестр спорных ситуаций, то сейчас все участники видят оценки и могут оперативно комментировать их, поэтому разногласия практически исключены.
• Повышение эффективности коммуникаций
  Для генерального директора, который работает в ограниченные временные окна, критически важно, чтобы ответственные сотрудники были на связи. Теперь в онлайн-режиме генеральный директор может оперативно взаимодействовать с заместителями и другими ответственными за оценку — уведомления приходят мгновенно, и реакция не заставляет себя ждать.

• Комфорт пользователей
  Особое внимание уделили удобству работы. Платформа Directum RX оказалась интуитивно понятной для всех категорий сотрудников, включая линейных менеджеров. Помимо встроенных возможностей платформы, мы много дорабатывали интерфейс на основе интервью с пользователями. Полного комфорта удалось достичь благодаря тонкой настройке прав доступа: каждый пользователь видит только свои карточки сотрудников и необходимые функции.
• Учет индивидуальных особенностей бизнеса
• Ключом к созданию идеального продукта стала максимальная кастомизация. Например, все бизнес-процессы и справочники прописывались с нуля, исходя из специфики компании, и дорабатывались в процессе. В рамках проекта была создана система справочников: списки должностей, предприятий, регионов, матрица унифицированных целей по должностям.

Итоги проекта

Внедрение решения показало высокую эффективность. К системе подключены все участники процесса — это более 1300 сотрудников компании, включая как самих оцениваемых, так и руководителей всех уровней.

«У нас получился живой рабочий инструмент на базе Directum RX, которым мы пользуемся постоянно. Компания меняется и развивается, и это решение меняется вместе с ней. Система очень гибкая и просто спасает нас в период согласования ежегодных бонусов сотрудникам. Она доказала свою эффективность сразу с первого года использования».

— Варнаева Елена Михайловна, начальник Дирекции по организации труда и мотивации персонала.

Уникальность проекта

Разработанное решение не имеет аналогов на рынке. Существующие продукты ориентированы преимущественно на банковскую сферу и не учитывают специфику промышленных холдингов. Для производственных предприятий критически важны индивидуальные показатели, которые затем консолидируются в управляющей компании. Реализовать такую логику в тиражных решениях невозможно — мы убедились в этом на практике.

Многие коллеги до сих пор ведут учет в Excel. Попытки адаптировать отраслевые модули на базе 1С также не увенчались успехом: система оказалась недостаточно гибкой. Даже такая простая задача, как сортировка должностей по иерархии (например, «управляющий директор» перед «главным инженером»), потребовала бы серьезной перестройки платформы.

Метрики эффективности

1. Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту: более 1300 (участники премирования по системе КУЦ);
2. Количество топ-менеджеров, работающих в системе: топ-менеджмент более 30 чел., исполнителей от топ-менеджмента более 50, ответственных за оценку около 200;
3. Юр.лиц в составе Компании более 40 (включая филиалы УК и ТД).

Команда проекта

• Варнаева Елена Михайловна, начальник Дирекции по организации труда и мотивации персонала — основной Заказчик модуля.
• Беккер Мария Владимировна, руководитель внедрения систем мотивации — коммуникация с пользователями, приемка и тестирование функционала.
• Скрыпник Сергей Александрович, начальник отдела разработки и развития СЭД — руководитель проекта.
• Смирнов Георгий Александрович, ведущий инженер — веб-контрол и реализация клиентской части (UI).
• Невоструев Александр Олегович, ведущий инженер — архитектура решения и оптимизация.

Также выражаю благодарность региональному партнеру — компании «СофтСноу».

Об авторе заявки

Скрыпник Сергей Александрович, начальник отдела разработки и развития СЭД АО «Полиметалл».

Работаю в отделе развития СЭД с 2013 года, участвовал в эволюции системы на всех этапах. Как руководитель проекта я горжусь тем, что наше решение облегчило ежедневную работу коллег и повысило эффективность процессов. Хочу подчеркнуть, что это полностью собственная разработка: ИТ-команда компании успешно справилась со всеми этапами — от внедрения системы Directum RX до проектирования и реализации решения в целом.

Ключевой результат проекта — не просто запуск современной системы, а создание внутренней команды, способной проектировать процессы, развивать цифровую среду университета и самостоятельно масштабировать изменения. Именно это сделало обучение не вспомогательной активностью, а стратегическим направлением развития.

Исходная ситуация и вызов

К моменту старта проекта университет оказался в типичной для крупных организаций, но критической для развития ситуации: действующая система электронного документооборота перестала соответствовать требованиям времени и стратегии цифровой трансформации.

Старая версия системы Directum 5 была медленной, требовала терминального подключения и установленного клиента на рабочих местах, не поддерживала современные форматы и криптографию, не позволяла полноценно работать с ЭДО и МЭДО и фактически перестала развиваться вместе с университетом. При этом масштаб ДВФУ — это более 2 000 структурных подразделений, около 5 000 сотрудников и свыше 2 000 заданий ежедневно. В таких условиях университету нужна была уже не просто новая СЭД, а цифровая платформа, способная поддерживать развитие процессов и управленческих практик на годы вперед.

Стратегическая цель проекта

Цель проекта заключалась не только в замене устаревшей системы.

Перед университетом стояла более важная задача:

• создать современную цифровую платформу, соответствующую стратегии развития ДВФУ;
• повысить прозрачность и управляемость процессов;
• сформировать собственную внутреннюю экспертизу по продуктам Directum;
• снизить зависимость от внешних исполнителей;
• превратить ИТ-службу из обслуживающего подразделения в полноценного участника цифровых изменений.

Почему был выбран Directum RX

Directum RX был выбран как высокопроизводительная платформа с возможностями самостоятельной кастомизации, широкой интеграционной архитектурой и активным развитием со стороны вендора. Для университета было важно получить не просто инструмент документооборота, а цифровую опору, на базе которой можно выстраивать процессы именно в логике задач ДВФУ и развивать систему собственными силами.

Главное осознание проекта

На старте проект воспринимался как миграция на новую систему. Но уже на первых этапах внедрения стало очевидно: речь идет не только о замене платформы, а о глубокой перенастройке процессов, ролей и подходов к цифровизации.

Directum RX стал для университета своего рода «зеркалом» процессов: система показала, что автоматизация может быть эффективна только тогда, когда сами процессы прозрачны, управляемы и воспроизводимы. Там, где отсутствовали регламенты, были ручные решения, зависимость от конкретных сотрудников и потери сроков, цифровизация лишь усиливала слабые места. Это привело к фундаментальному выводу: внешний подрядчик не может в одиночку построить устойчивую цифровую среду, потому что глубину процессов университета знают только его сотрудники. Значит, университет должен быть не заказчиком изменений, а их соавтором.

Как была выстроена программа развития кадров

• Совместная работа вместо формального обучения

Развитие компетенций в ДВФУ строилось не как набор разрозненных курсов, а как системная модель передачи знаний в реальном проектном контуре. Сотрудники университета были включены в анализ процессов, тестирование, настройку, обсуждение архитектурных решений и внедрение изменений. Это позволило им не просто освоить интерфейс или отдельные функции системы, а понять логику ее построения и развития.

• Формирование экспертного центра

Внутри университета была создана специализированная команда Directum, в которую вошли аналитики, администраторы, разработчики и специалисты поддержки. Команда проходила обучение, работала совместно с партнером и постепенно принимала на себя все больший объем ответственности за развитие системы.

• Обучение через практику

Ключевой особенностью подхода стало обучение через реальные задачи. Компетенции формировались не в отрыве от рабочих процессов, а непосредственно в ходе внедрения, адаптации маршрутов, настройки ролей, разработки логики обработки документов, интеграций и поддержки пользователей. Такой подход обеспечил быстрый рост зрелости команды и позволил закрепить знания внутри университета.

Что изменилось в результате

• Для университета

После появления внутреннего экспертного центра система перестала быть внешним проектом, зависящим от подрядчика. Университет получил внутреннюю команду, которая способна поддерживать и развивать платформу, быстрее адаптировать ее под реальные потребности, запускать изменения без ожидания внешних ресурсов и обеспечивать устойчивость цифровой среды в долгосрочной перспективе.

• Для ИТ-службы

Роль ИТ-подразделения изменилась принципиально. Команда перестала быть только технической поддержкой и стала архитектором процессов и партнером в изменениях. Сотрудники начали не просто сопровождать систему, а проектировать цифровые процессы, участвовать в развитии управленческой логики и формировать новую модель взаимодействия с внутренними заказчиками.

• Для кадрового потенциала

Самым важным итогом стало появление внутри университета устойчивого кадрового актива — команды специалистов с практической экспертизой по Directum RX. Университет получил не просто внедренную платформу, а воспроизводимую модель развития цифровых компетенций, которая будет работать и дальше, независимо от смены поколений решений или подрядчиков.

Использование цифровых навыков на практике

В проекте активно применялись возможности платформы Directum RX для low-code настройки: маршруты согласования, логика обработки документов, роли, интеграции и другие механизмы адаптации системы под задачи университета. Это не только обеспечило гибкость и масштабируемость решений, но и стало практической школой для внутренней команды. Сотрудники осваивали цифровые навыки не в теории, а на задачах, напрямую влияющих на работу университета.

Измеримый масштаб

Результаты проекта подтверждаются масштабом среды, в которой сформировались и применяются новые компетенции:

• 5 000+ пользователей работают в системе;
• 2 000+ подразделений охвачены цифровой средой;
• 2 000+ заданий ежедневно обрабатываются в системе;
• обновления и поддержка выполняются внутренней командой университета.

Эти показатели важны не только как метрики внедрения. Они показывают, что развитие кадров происходило не на учебном стенде, а в реальной, большой, критически важной для университета цифровой среде.

Уникальность кейса

Большинство проектов в области обучения по цифровым продуктам ограничиваются подготовкой пользователей или передачей базовых знаний.

Опыт ДВФУ существенно шире: обучение стало инструментом организационного взросления. Университет не просто научил сотрудников работать в системе — он сформировал внутреннюю школу цифровой экспертизы, в которой специалисты стали архитекторами процессов, драйверами изменений и носителями компетенций, которые будут определять дальнейшее развитие цифровой среды университета.

Потенциал тиражирования

Подход ДВФУ универсален и применим для крупных университетов, государственных организаций и распределенных структур, где недостаточно просто внедрить систему — необходимо сформировать собственную устойчивую цифровую компетенцию.

Модель, реализованная в ДВФУ, показывает, что наиболее сильный эффект достигается тогда, когда обучение встроено в реальную трансформацию процессов, а конечной целью становится не эксплуатация продукта, а выращивание внутренней команды, способной самостоятельно развивать цифровую платформу.

Итог

Directum RX стал для ДВФУ не просто системой электронного документооборота.

Он стал катализатором формирования внутренней цифровой школы университета.

Проект доказал, что развитие кадров по продуктам Directum может быть не отдельной учебной активностью, а стратегическим механизмом повышения зрелости организации. В ДВФУ были сформированы специалисты, которые умеют не только работать в системе, но и проектировать процессы, развивать цифровую архитектуру и обеспечивать устойчивость изменений.

Именно поэтому этот проект заслуживает победы в номинации «Обучение и развитие кадров»: его главный результат — не только цифровая платформа, а люди, которые научились превращать ее в реальные изменения и сделали компетенции стратегическим ресурсом университета.

Команда цифровой трансформации

• Андрей Владимирович Мушатенко: Директор по цифровой трансформации ДВФУ
• Эдуард Стефейкин: Руководитель проектов проектного офиса по цифровой трансформации ДВФУ

Введение

Панель виджетов в Directum RX — это ключевой инструмент превращения стандартного интерфейса системы в интеллектуальное рабочее пространство, адаптированное под задачи каждого пользователя. Вместо потери времени на навигацию по меню и ручной сбор статистики, сотрудники и руководители получают мгновенный доступ к критически важным данным, задачам и метрикам эффективности прямо на стартовом экране. Грамотное использование виджетов не только персонализирует опыт работы, сокращая количество кликов и ускоряя реакцию на события, но и повышает прозрачность бизнес-процессов, позволяя контролировать исполнительскую дисциплину и принимать обоснованные решения на основе актуальной аналитики.

Однако по мере усложнения бизнес-процессов проявляются и ограничения стандартного набора виджетов, где базовые типы визуализации не всегда позволяют отразить сложную аналитику в удобном для восприятия формате. Помимо этого, невозможность глубокой кастомизации логики отображения часто вынуждает руководителей возвращаться к ручному сбору отчетов вне системы. Подобные барьеры становятся точкой роста для разработки кастомных виджетов, которые позволяют преодолеть функциональный потолок платформы и создать по-настоящему единое информационное пространство для управления эффективностью компании.

Для преодоления этих ограничений существует два стратегических пути: индивидуальная разработка кастомных виджетов с их последующим встраиванием в интерфейс Directum RX либо использование готовых open-source решений. Первый вариант обеспечивает полный контроль над логикой и данными, позволяя создать инструмент, идеально соответствующий уникальным бизнес-процессам компании, тогда как второй подход предлагает скорость внедрения и экономию ресурсов за счет использования проверенных сообществом продуктов. Выбор оптимального пути зависит от баланса между уникальностью задач компании и доступными ресурсами команды.

Цели и задачи

Цель: создать единое информационное пространство для контроля и мониторинга бизнес-процессов компании и ведения прикладной разработки на базе Grafana, которое станет для тимлидов и руководителей «главной страницей» контроля эффективности.

Основные задачи:

• Разработать группу виджетов для мониторинга документопотока. Обеспечить сквозную видимость динамики, структуры и распределения документов по подразделениям и периодам для оперативного управления нагрузкой и планирования ресурсов.
• Разработать группу виджетов для оценки загрузки сотрудников. Агрегировать данные из Directum RX и GitLab для объективного понимания фактической занятости, предотвращения перегрузок и балансировки задач между членами команды.
• Разработать группу виджетов для контроля качества разработки. Визуализировать метрики код-ревью, успешности сборок, покрытия тестами и технического долга для поддержания высоких стандартов разработки.
• Разработать группу виджетов для оперативного контроля сроков и исполнительской дисциплины. Отображать просроченные задачи, приближающиеся дедлайны и узкие места в процессах согласования для проактивного управления рисками.
• Реализовать группу виджетов для анализа эффективности процессов. Показывать конверсию задач по этапам воронки, среднее время выполнения и динамику изменений для непрерывной оптимизации рабочих процедур.
• Настроить систему визуальных оповещений и пороговых уведомлений. Автоматически подсвечивать критические отклонения (рост просрочек, падение качества кода, аномальная нагрузка) для мгновенного реагирования.
• Обеспечить гибкую фильтрацию и детализацию данных. Позволить руководителям «проваливаться» от общих метрик к деталям по конкретному сотруднику, проекту или документу без потери контекста.
• Реализовать режимы отображения под разные аудитории. Поддерживать персонализированные дашборды для тимлидов, обезличенные сводки для общих экранов и агрегированные отчёты для топ-менеджмента.
• Интегрировать прогнозные метрики и трендовые линии. Показывать ожидаемую нагрузку и риски на основе исторических данных для упреждающего планирования.
• Обеспечить экспорт и автоматическую рассылку отчётов. Позволить выгружать данные в удобных форматах и настраивать регулярную доставку сводок заинтересованным сторонам.

Количественные цели:

• Охватить дашбордами 100% тимлидов и руководителей подразделений в течение 3 месяцев после запуска.
• Сократить время на подготовку отчётов по документообороту и разработке с 4-6 часов до 5-10 минут в неделю.
• Уменьшить количество просроченных задач в Directum RX минимум на 30% за счёт визуального контроля и проактивных уведомлений.
• Снизить среднее время жизни тикета в GitLab на 20% благодаря оперативному выявлению узких мест в процессах.
• Обеспечить 95% прозрачности процессов: все ключевые метрики по документам, загрузке и качеству кода доступны в реальном времени в одном интерфейсе.
• Сократить количество «ручных» запросов на сбор статистики от руководителей к аналитикам минимум на 80%.

Описание и возможности решения

После анализа доступных решений и с учетом различных внешних факторов нами был выбран вариант использования готового open-source решения на платформе Grafana благодаря её уникальному сочетанию гибкости визуализации, широких возможностей интеграции и зрелости экосистемы: платформа поддерживает десятки источников данных «из коробки», позволяет строить интерактивные дашборды с тепловыми картами, графиками и real-time обновлениями, а также легко встраивается в интерфейс Directum RX. В отличие от многих open-source альтернатив, Grafana предлагает баланс между мощным функционалом и доступностью — ядро системы распространяется бесплатно, при этом сообщество и официальная документация обеспечивают надёжную поддержку. Это делает её оптимальным решением для команд, которым нужна сложная аналитика и кастомная визуализация без затрат на разработку виджетов с нуля, сохраняя при этом возможность масштабирования и глубокой настройки под растущие потребности бизнеса.

При реализации данной интеграции был доработан плагин Grafana Infinity Datasource для возможности сквозной аутентификации пользователей Directum RX в Grafana и получения данных из Directum RX с учетом прав доступа пользователя системы.

Дополнительно возникла необходимость в разработке API Gateway на базе Fastify для расширенного взаимодействия с GitLab API, а также для агрегации и трансформации данных.

Для возможности интеграции с Grafana был реализован отдельный модуль в Directum RX:

и доработана карточка сотрудника:

На стороне Grafana пока разработаны следующие виджеты (данные для виджетов взяты из тестового контура и обезличены):

• Объем документопотока

• Структура документопотока по типам документов

• Объем документопотока по подразделениям

• GitLab. Открытые тикеты в разрезе проектов

• GitLab. Открытые тикеты в разрезе этапов

• GitLab. Воронка запросов на слияние

• GitLab. Тепловая карта активности

Все элементы виджетов имеют всплывающую подсказку с подробной информацией, а при клике мышкой по ним в соседней вкладке браузера осуществляется переход к соответствующей сущности Directum RX или объекту GitLab.

Результаты

На текущий момент проект находится в стадии активной разработки и тестирования, но тимлиды и руководители отделов уже оценили полезность данного решения и попросили часть виджетов перенести в продуктивный контур.

Планы по развитию

В ходе реализации проекта пришло понимание, что необходимо дополнительно интегрировать решение с модулями Directum RX «Проекты» и «Agile-доски».

Команда проекта

• Тарасов Дмитрий – куратор проекта, проектирование интеграций, разработка API Gateway, проектирование и разработка виджетов
• Андарзянов Ильдар – проектирование интеграций, контроль прикладной разработки
• Ибрагимов Руслан – проектирование интеграций, реализация архитектурной схемы интеграции
• Шагиахметова Зиля – тимлид прикладной разработки Directum RX
• Шайдуллин Равиль – проектирование интеграций, прикладная разработка Directum RX, доработка плагина Grafana Infinity Datasource
• Нуруллин Марсель - прикладная разработка Directum RX
• Тарасов Вячеслав - прикладная разработка Directum RX

Бизнес-контекст

АО «Диэлектрические кабельные системы» — один из крупнейших производителей кабеленесущих систем и низковольтного оборудования не только в России, но и Европе. Компания участвует в инновационных программах и обладает широким перечнем собственных патентов, а ее продукция отвечает самым высоким современным мировым стандартам. 

Система DIRECTUM 5 использовалась в качестве основной платформы для документооборота в ДКС более 10 лет. За это время компания выработала комплексный подход к обучению и консультированию сотрудников. 

В ДКС для обучения сотрудников используются: вебинары (которые проводятся практически еженедельно по различным направлениям и сохраняются в записи), предзаписанные видеоинструкции, внутренняя база знаний, полные пользовательские инструкции по каждому реализованному процессу, а также инструкции для администраторов системы и других технических специалистов. Все материалы периодически актуализируются, сохраняются в системе Directum и доступны для пользователей. 

Благодаря наличию обширной базы знаний процесс адаптации новых сотрудников занимает минимум времени, ответы на многие вопросы сотрудники могут самостоятельно и быстро найти в системе.

ДКС в числе первых заказчиков Акелона стартовали переход на систему нового поколения Directum RX. Переход на DRX – это не просто миграция, во многом – это внедрение новой системы. Даже командам, реализующим проект, требуется время, чтобы разобраться во всех нюансах платформы RX, привыкнуть к ней и решить непредвиденные задачи. Сотрудникам, которые являются основными пользователями системы, приходится еще сложнее. 

Подходы и методология обучения

Подход к обучению в ДКС был определен еще на самом первом проекте внедрения модуля «Финансовый архив». Выбранный метод обучения рабочих групп и сотрудников использовался также в следующем проекте внедрения модуля «Договоры», где был усовершенствован, исходя из уже полученного командами опыта. К реализации третьего проекта внедрения модуля «Служебные записки» процесс обучения был уже налажен и отработан.

Предлагаемые ниже подходы безусловно станут частью обучения и в последующих проектах. 

Аудитория обучающихся и структура процесса

Обучение проводилось для:

• рабочих групп, 
• сотрудников Департамента ИТ заказчика,
• сотрудников компании из всех структурных подразделений.

Важным условием проекта внедрения модуля «Договоры» был максимально быстрый для пользователей переход с одной системы на другую, исключивший для большинства сотрудников работу с договорным блоком одновременно в двух системах. Фактически перевод в Directum RX всех договорных процессов был осуществлен одним днем, команда проекта вышла на промышленную эксплуатацию с поддержкой команды внедрения в течение 11 дней, и затем передала решение в поддержку команде сопровождения.

Обучение делилось на три этапа:

1. обучение рабочей группы перед проектированием; 
2. обучение сотрудников Департамента ИТ ДКС работе с решением ЦУС 2.0, предназначенным для дальнейшей домиграции данных и интеграции;
3. обучение конечных пользователей перед началом работы в системе. 

В кейсе рассмотрим:

• как снизить сопротивление сотрудников и повысить вовлеченность в обучение -акцент на преимуществах в разных ЦА;
• как сократить время на обучение;
• как сократить количество запросов в период промышленной эксплуатации;
• практика еженедельных ИТ-вебинаров. 

Акцент на преимуществах – инструмент обучения

Чтобы использовать систему по максимуму за неё должен проголосовать не только руководитель и рабочая группа, но и конечный пользователь. Система Directum 5 росла вместе с компанией ДКС и её сотрудниками, масштабировалась интеграциями и собственными сильными доработками, - сотрудники привыкли к ней и не испытывали желания расставаться. 

Ещё при анонсировании перехода на новую систему, в ДКС было принято решение не просто поставить сотрудников перед фактом, а рассказать о причинах перехода, преимуществах и возможностях новой системы.

Анонсирование перехода на Directum RX проводилось в несколько этапов: 

• при взаимодействии с рабочей группой. Со стороны интегратора было принято решение подробнее остановиться на преимуществах системы. Здесь акценты были расставлены не так как в обучении остальных сотрудников. Учитывая сильную ИТ-базу и наличие ИТ-специалистов в штате ДКС, Акелон подробно рассказал о таких возможностях как, low-code доработка и no-code настройка 
• при анонсировании перехода на новую систему\новый модуль широкому кругу сотрудников. Анонс перехода производился со стороны Департамента ИТ заказчика. Акценты были сделаны на причинах перехода, а также преимуществах новой системы: современность, новые функциональные возможности, интуитивно понятный интерфейс, быстрая настройка интерфейса под пользователя.
• в процессе обучения. Первым блоком обучения для каждой группы сотрудников всегда являлось знакомство с новой системой. Консультанты интегратора проводили первоначальный обзор системы Directum RX, рассказывая о базовых механизмах, интерфейсе системы и возможностях быстрых пользовательских настроек. Следующими блоками рассматривались конкретные процессы компании, которые внедрялись на данном проекте. 

Акцент на преимуществах – это не только инструмент продаж, но и важный момент в обучении, который позволил сотрудникам ДКС лучше разобраться в Directum RX, а также сделать процесс обучения максимально эффективным, вовлекая в него максимальное количество пользователей. 

Как сократить время на обучение

Обучение ключевых пользователей проводилось в формате вебинаров. За 3 дня его прошли 3 группы пользователей, в каждой из которых было от 20 до 30 сотрудников. Для остальных сотрудников или новых пользователей записи обучений были сохранены, что даёт возможность в любое время ознакомиться с системой. 

В ходе обучения особое внимание уделили функциональным и интерфейсным различиям Directum RX и Directum 5. Затронули все основные объекты системы, с которыми предстоит работать, а также разобрали сценарии работы для каждой группы пользователей.

Для сокращения времени на обучение использовались следующие подходы: 

1. Объединение схожих процессов в блоки. 

Разделение процессов на блоки позволило оптимизировать демонстрации и обучение, так как вместо показа всех 26 процессов сразу, их сгруппировали в 6 тематических блоков. Каждая из пяти подгрупп рабочей группы смотрела только те блоки демонстраций, которые были для неё релевантны. Например, группа 1 обязательно смотрела определённый процесс, а на демонстрацию блока 4 приходила только группа 2. 

Обучение было более структурированным и планомерным, с распределением ролей между консультантами и аналитиками. Данный подход позволил не только сократить общее время обучения, но и уменьшить время отрыва от рабочего процесса для  сотрудников ДКС.

 Общий график обучения сотрудников

2. Использование реальных примеров в процессах заказчика, вместо шаблонных.

Важным моментом стало использование примеров, максимально приближённых к реальным кейсам заказчика, чтобы избежать «диссонанса» у слушателей и повысить релевантность обучения. Например, обучение по основному процессу согласования договоров проводилось в тестовой системе с использованием учетных записей реальных сотрудников и приближенных к реальным данных.

3. Акценты на отличиях Directum RХ от Directum 5. 

При переходе на Directum RX подход к обучению был с акцентом на отличия новой системы от предыдущей, а не на повторении уже известных пользователям действий. Таким образом, подход к обучению поменял и интегратор.

Как сократить количество запросов во время промышленной эксплуатации 

1. Сбор обратной связи в процессе обучения. 

В типовом процессе сразу после обучения не обсуждаются замечания и пожелания к системе, сотрудникам необходимо их фиксировать самостоятельно и в последствии передать ответственному за консультации. Как показывает практика, часть обращений связана с недопониманием или невнимательностью в процессе обучения. Такие запросы решаются путем возврата пользователя к конкретному моменту в обучении. В проекте внедрения модуля Договоры первый сбор обратной связи проводился сразу после обучения. Сотрудники задавали уточняющие вопросы и просили повторить этапы, которые вызвали затруднение. Консультанты и аналитики, проводившие обучение, могли вернуться в презентации к нужному слайду\процессу и объяснить «на горячую». Таким образом, значительная часть вопросов, замечаний и пожеланий была отработана на этапе обучения. 

В то же время такой подход не исключал традиционный сбор замечаний после обучения. 

2. Возможность получить информацию самостоятельно в любое время.

Сохраненные в системе и на общедоступном ресурсе записи обучающих вебинаров, дополнили уже накопленную базу знаний ДКС. При обращении сотрудников первоначально к вебинарам и инструкциям большинство вопросов они могут решить самостоятельно без помощи специалистов службы технической поддержки. Каждый сотрудник компании может ознакомиться с вебинаром или инструкцией в удобное для него время, не подстраиваясь под определенное расписание. Учитывая территориальное распределение филиалов компании и разницу во времени между регионами, очень важно иметь доступ к инструкциям в любое время.

3. Комплексное обучение ИТ-специалистов заказчика.

ИТ специалисты ДКС полноценно участвовали в обучении пользователей. Это позволило максимально быстро ввести в курс дела сотрудников первой линии поддержки и консультантов, которые не участвовали в проекте внедрения, а значит сократить количество обращений пользователей, передаваемых на вторую линию поддержки. Параллельное наполнение базы знаний типовыми вопросами, позволяет максимально быстро предоставлять ответы пользователям.

4. Проведение еженедельных ИТ-вебинаров

Пользователи полноценно работают в системе и ожидаемо сталкиваются с вопросами настройки интерфейса под себя, с вопросами поиска данных в системе, а также пытаются максимально оптимизировать свою работу. Новая практика проведения ИТ-вебинаров была направлена на лучшее понимание новых возможностей системы, которых не было в Directum 5, и позволила сотрудникам использовать функциональность максимально полезно для себя. Еженедельный формат позволил сформировать устойчивый ритм обучения и поддержки. 

Записи ИТ-вебинаров и инструкции интегрированы непосредственно в интерфейс программных продуктов. Например, в модулях Directum RX на каждую обложку добавлены ссылки как на видео с вебинарами, так и на соответствующие инструкции.  При каждом обновлении процессов или внедрении новых производится обязательная актуализация пользовательских инструкций.

Результаты и перспективы

• Оптимизированы подходы к обучению.
• Снизилось количество обращений с службу технической поддержки (2000+ процессов и всего 50 обращений за две недели)
• Повышение уровня цифровых компетенций сотрудников

Главным результатом стало обновление и формирование более эффективного подхода к обучению как у заказчика, так и у интегратора.

В промышленную эксплуатацию договорной модуль был запущен в начале года, в момент, когда осуществляется массовая актуализация и пролонгация договорных документов. В первые 2 недели промышленной эксплуатации были отправлены на согласование 2000+ процессов. При этом количество обращений в службу технической поддержки за две недели промышленной эксплуатации по договорным процессам составило чуть больше 50 обращений с типом «Консультация» - это всего 18% от общего числа обращений пользователей.

Еженедельные ИТ-вебинары стали важным элементом системы непрерывного обучения и поддержки. Основной результат их использования - это повышение общего уровня цифровой грамотности сотрудников и снижение нагрузки на техническую поддержку. После перехода на новую систему Directum RX стало понятно, что практика проведения внутренних еженедельных вебинаров в компании сотрудниками ИТ департамента остается востребованной и затронет другие процессы цифровизации.  

Команда проекта

Команда формирования и реализации подхода к обучению: 

• Руслан Вдовин, руководитель проектов, Акелон
• Ольга Белюга, руководитель группы департамента информационных технологий, ДКС.  

Исполнитель

ООО «Акелон» — генеральный партнер Directum и крупный российский IT-интегратор. На протяжении 16 лет компания оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы Заказчиков из разных отраслей экономики. Переход на Directum RX является наиболее частым проектным запросом от заказчиков. 

Автор заявки

Мария Гаврикова, pr-менеджер, Акелон. 

До внедрения ESM любые задачи, связанные с внутренними системами и процессами, ставились через личные сообщения и звонки: сотрудники обращались напрямую к тем, кого знали лично. Если знакомого не было, то начинались поиски. Одна неполадка могла потребовать нескольких звонков разным специалистам, а ответственным за обработку заявки приходилось отвечать на вопросы коллег по телефону.

Мы — ИТ-компания и официальный партнер Directum. Сами работаем в Directum RX и знаем: автоматизация убирает хаос и делает процессы прозрачными. Поэтому, когда появилось ESM того же производителя, мы решили внедрить его у себя и впоследствии убедились, что коробочная версия закрывает все наши потребности.

Цели и задачи проекта

Главная цель — создать единое окно заказа услуг для сотрудников. Инициатором проекта выступил генеральный директор «СофтСноу» Георгий Терентьев. Исполнителем — проектная группа в составе руководителя проекта, аналитика и DevOps-инженера.

Задачи, которые мы ставили перед собой:

• Убрать звонки и личные сообщения как основной канал подачи заявок.
• Назначить однозначных ответственных за разные типы обращений.
• Сделать процесс прозрачным: заявитель видит статус, руководитель может вмешаться при необходимости.
• Сэкономить время сотрудников для решения рабочих задач.

История проекта

Проект стартовал в декабре 2025 и завершился в марте 2026. Срок четыре месяца связан не с технологической необходимостью, а с влиянием новогодних праздников и отчетного периода. По оценке команды, проект можно было закрыть за месяц.

Работы были проведены в четыре этапа:

1. Установка системы.
2. Описание процессов и назначение ответственных.
3. Тестирование и обучение ответственных сотрудников.
4. Запуск в промышленную эксплуатацию.

Самым значимым оказался этап проектирования процессов. Мы смоделировали, какой маршрут должны проходить заявки, и зафиксировали, кто за что отвечает. Это заняло больше времени, чем установка системы, и именно это дало результат.

• До изменений сотрудник, которому нужна помощь, писал в личные сообщения или звонил тому, с кем знаком лично. Если знакомого не было, то начинались поиски. Нередко заявка попадала не к тому специалисту, и ее пересылали дальше. Время теряли все.
• После внедрения заявка создается в системе. Уведомления получают ответственные и их руководители. Категория (инцидент, запрос на изменение) определяет дальнейший маршрут заявки в системе, после чего запрос попадает к исполнителю, который не тратит время на общение по телефону, а сразу может приступать к решению проблемы. Руководитель может своевременно подключиться, если заявка задерживается на каком-либо этапе.

Внедрение ESM затронуло всех сотрудников компании. Теперь, чтобы получить помощь, пользователю больше не нужно разбираться в организационной структуре и угадывать, к кому обратиться: достаточно создать заявку в едином окне, и система сама направит ее нужному специалисту. Ответственные исполнители перестали тратить время на звонки и личные сообщения — вся необходимая информация приходит к ним в систему. Упростился и онбординг: новому сотруднику достаточно сказать, что все внутренние вопросы решаются через единое окно, и ему не приходится с первых дней погружаться в сложную структуру компании.

Как организована работа в системе

В Directum ESM мы настроили ролевую модель и процессы, которые сделали работу с заявками прозрачной и предсказуемой. Ниже — основные элементы системы, которые были реализованы в проекте.

Роли и права доступа

• Пользователь — любой сотрудник компании. Может создавать заявки, отслеживать их статус, просматривать историю своих обращений.
• Ответственный — сотрудник, назначенный на категорию услуг (например, ИТ-специалист, бухгалтер, HR-менеджер). Получает заявки, выполняет их, закрывает с указанием решения.
• Администратор — настраивает справочники, маршруты обработки, назначает ответственных, контролирует общую картину.

Доступы разграничены строго по ролям: исполнители видят только те заявки, которые относятся к их зоне ответственности, пользователи — только свои.

Справочник услуг

Мы сформировали каталог внутренних услуг, который структурирован по категориям. Для каждой услуги указаны:

• категория (например, «Техническая поддержка», «Запрос в бухгалтерию», «Кадровый вопрос»);
• тип заявки (инцидент или запрос на изменение);
• ответственный сотрудник или группа;
• инструкция по выполнению (отображается у исполнителя при открытии заявки).

Скриншот 1. Экран выбора категории услуги. 

Скриншот 2. Справочник типов услуг и их категорий.

Процесс создания и обработки заявки

1. Создание заявки. Пользователь выбирает категорию, заполняет описание, при необходимости прикрепляет файлы. Система автоматически назначает ответственного в соответствии с настройками.

2. Получение заявки исполнителем. Ответственный видит новое обращение в рабочем списке. В карточке заявки отображается не только описание, но и инструкция, соответствующая типу заявки.

3. Выполнение. Исполнитель выполняет работу, фиксирует результат, при необходимости оставляет комментарий.

4. Закрытие. Заявка переходит в статус «Выполнена». Пользователь получает уведомление, может посмотреть результат.

Скриншот 3. Экран обращения в интерфейсе ответственного

Скриншот 4. Карточка обращения в интерфейсе администратора

Процессы и маршрутизация заявок

Для каждой категории услуг определен маршрут обработки в зависимости от категории услуг и информационной системе, по которой составлено обращение. Маршруты настраиваются в визуальном конструкторе процессов Directum ESM.

Скриншот 5. Пример структуры маршрута заявки внутри системы (модель процесса).

Скриншот 6. Перечень информационных систем
 

Мониторинг и история

Для исполнителя доступен экран «Мои обращения», где отображаются все назначенные заявки. Выполненные перечеркнуты — это позволяет быстро оценить текущую нагрузку.

Для пользователя доступна история всех его заявок с хронологией событий: когда создана, кто взял в работу, когда выполнена, каков результат. Возможно дать обратную связь по работе ответственного.

Скриншот 7. Экран «Мои обращения» от лица исполнителя (выполненные зачеркнуты)

  
Скриншот 8. История завершенного обращения (карточка с хронологией).

Такая структура позволила сделать работу с заявками прозрачной для всех участников, исключить потерю обращений и снизить время на коммуникацию.

Трудности и успехи

• Процесс согласования доработок по внешней системе

Мы используем информационную систему, которую обслуживает подрядчик. Когда понадобилось согласовывать доработки по ней, выяснилось, что типовые маршруты ESM не учитывают этот кейс. Пришлось добавить отдельный процесс с согласованием у генерального директора. Учли это уже после того, как спроектировали основные процессы, поэтому понадобилось время на доработки.

• Сопротивление пользователей

Мы заранее знали, что перевод процесса на новые рельсы потребует времени. Поэтому подготовили удобные инструкции для пользователей системы и сразу после запуска провели общий вебинар, где показали, что ESM с точки зрения обычного пользователя — это просто новая вкладка в Directum RX, с которым наши сотрудники привыкли работать

Но привычка звонить и писать в личные сообщения оказалась сильнее. Первые недели люди все равно использовали старые каналы, даже если заявка уже была в системе. Мы проинструктировали ответственных, чтобы при каждом обращении вне системы мягко перенаправляли коллег в ESM. Пока еще привыкают, но прогресс уже виден: доля заявок, проходящих через единое окно, стабильно растет.

Результаты

Проект дал больше, чем мы ожидали. Вместе с техническим внедрением мы получили системные изменения, которые уже сейчас меняют работу компании, а в будущем повлияют и на ее восприятие. Появился каталог услуг. Стало видно, какие внутренние сервисы уже есть, а что можно развивать дальше. Это основа для дальнейшей систематизации.

• Устранены дубли. Одна проблема больше не приходит к нескольким исполнителям параллельно — каждая заявка попадает ровно к тому, кто за нее отвечает.
• Упростился онбординг. Новому сотруднику больше не нужно разбираться в структуре компании, чтобы понять, куда обращаться. Достаточно знать: все вопросы решаются через единое окно.

Дополнительный эффект, который мы не планировали изначально, — влияние на HR-бренд. Когда мы доработаем сервисные каталоги, технологичность внутренних процессов станет заметным преимуществом при привлечении и удержании сотрудников. Это открытие пришло уже в ходе проекта.

 «Проект дал нам главное — прозрачность. Теперь руководители операционных процессов видят, какие заявки поступают, сколько времени они занимают, и могу оперативно подключиться, если что-то идет не по плану. При этом все ответственные за обработку заявок тратят на это меньше времени».

— Георгий Терентьев, генеральный директор компании «СофтСноу»

Лидерство и инновационность

Мы сами — ИТ-подрядчик, и все ресурсы брошены на клиентские проекты. Но ESM внедрили за три месяца, а без новогодней загрузки уложились бы в месяц.

Для компаний, которые уже работают в Directum RX, внедрение ESM не требует сложных доработок или выделенной команды. Главное — грамотно описать процессы и обратиться к подрядчику, который знает, как это сделать без лишних затрат.

Сначала мы планировали дорабатывать систему под себя. Но когда обратились в техподдержку Directum, оказалось, что нужные функции уже появились в очередной версии. От кастомизации отказались: коробочное решение проще обновлять, оно не обрастает «костылями», и поддержка не требует лишних ресурсов.

Этот проект дал нам опыт, который мы уже используем в работе с клиентами. Как партнер Directum, мы знаем, как быстро получить результат без громоздких предпроектных процедур.

Планы по развитию

В ближайшее время планируем настроить в ESM новые сценарии:

• Бухгалтерские запросы. Например, оформление авансовых отчетов, запросы на оплату, подготовка справок для сотрудников. Автоматизация этих процессов сократит время обработки, снизит количество уточняющих вопросов и избавит бухгалтерию от хаотичных обращений в мессенджерах.
• Кадровые запросы. Включая оформление приема и увольнения, подготовку кадровых документов, запросы справок. Единое окно для таких обращений упростит взаимодействие с HR-отделом, сделает процесс прозрачным для сотрудников и снизит нагрузку на специалистов.
• Онбординг по типовым планам на испытательный срок. В системе можно будет настроить автоматическое назначение задач: предоставление доступов, прохождение обучения, знакомство с внутренними регламентами. Это позволит разгрузить руководителей и HR-отдел, сделать адаптацию новых сотрудников полностью прозрачной и измеримой. Состав команды проекта.

Команда проекта

• Артем Артемов — руководитель проекта.
• Анатолий Образцов — аналитик.
• Михаил Жмура — DevOps-инженер.
• Максим Антонов — сотрудник фокус-группы.
• Светлана Иванова — сотрудник фокус-группы.

Об авторе заявки

Артем Артемов. Заместитель генерального директора по производству компании «СофтСноу», руководитель проекта по внедрению ESM.

«Мне близка стандартизация и унификация, поэтому идея проекта показалась интересной с самого начала. Понравилось, как быстро мы вышли на работающий результат. К тому же в очередной раз убедились, что решения Directum отлично работают из коробки и глубже узнали продукт – эти знания точно пригодятся на клиентских проектах».

Используемые решения и подходы

В основе проекта лежало использование платформы Directum RX, уже внедренной в компании, и Directum HR Pro версии 2.4. При этом коробочного функционала оказалось недостаточно, и решение было доработано под особенности бизнес-процессов заказчика.
В рамках проекта также использовались SAP HR, Gravite, Active Directory и Crypto Pro, что позволило обеспечить интеграцию и целостность процессов в корпоративном ИТ-контуре.

Задание на проверку сведений кандидата

История проекта

Проект реализовывался в течение 19 месяцев - с сентября 2024 по март 2026 года - и строился по классической модели внедрения Directum: от обследования текущих процессов и формирования картинки to be до приемо-сдаточных испытаний и запуска в ОПЭ. При этом функциональность вводилась поэтапно через отдельные очереди, что позволило обеспечить плавный переход к КЭДО.

Отдельную сложность проекту придавала специфика компании - КЭДО внедрялся в крупной федеральной розничной сети с большим количеством линейного персонала, распределённого по всей стране. Это требовало выстраивания процессов, одинаково удобных и доступных как для офисных сотрудников, так и для сотрудников магазинов, а также обеспечения масштабируемости и устойчивости решений при высокой нагрузке.

На первом этапе были внедрены базовые процессы (ЛНА и справки), что позволило быстро подключить большинство сотрудников. Далее был реализован процесс планирования отпусков с интеграцией в SAP HR, затем процессы приема и перевода сотрудников. На последующих этапах система расширялась за счет новых функций, включая отчетность и дополнительные HR-сценарии, а финальным шагом стало внедрение электронного архива.

Трудности и успехи

Проект сопровождался рядом сложностей, начиная с технически сложного развертывания с высокими требованиями к отказоустойчивости и безопасности, что потребовало детальной проработки архитектурных и функциональных схем. На этапе внедрения процессов отпусков возникла необходимость реализовать специфический сценарий допланирования для новых сотрудников. Дополнительной сложностью стало отсутствие интеграционной шины, из-за чего генерация текстов кадровых приказов была реализована на основе метаданных.

В дальнейшем объем обрабатываемых документов существенно увеличился, что потребовало доработки логики системы. На заключительном этапе была разработана собственная функциональность архивирования, так как стандартные возможности не покрывали требования проекта. Ключевым выводом стало понимание важности предварительной унификации кадровых процессов и учета сезонности (например, при планировании отпусков).

Процесс планирования отпусков

Обучение и развитие

Обучение пользователей было организовано через модель передачи знаний: менеджеры кадровой службы проходили обучение первыми, а затем обучали сотрудников своих подразделений и оказывали методическую поддержку. В качестве основных инструментов использовались инструкции пользователя и администратора, обеспечивающие необходимый уровень освоения системы и поддержку в процессе работы.

Результаты

Проект показал высокую эффективность за счет комплексной автоматизации HR-процессов и охвата полного жизненного цикла сотрудника. Создано единое цифровое пространство с интеграцией в ключевые системы, что обеспечило целостность данных и бесшовность процессов.

В результате внедрения ускорились кадровые операции, снизилась нагрузка на сотрудников и повысилась прозрачность учета. Также было достигнуто повышение производительности труда за счет сокращения ручных операций и ускорения выполнения задач.

Ознакомление с ЛНА, массовый документ

Результаты по стратегии устойчивого развития

Улучшилась рабочая среда за счет упрощения процессов и повышения удобства взаимодействия сотрудников. Существенным эффектом стал отказ от бумажного документооборота, что снизило использование ресурсов и оказало положительное влияние на экологическую повестку компании.

Прием кандидата. Скрин личного кабинета -предоставление данных для трудоустройства

Показатели эффективности

Проект охватил до 98% сотрудников компании (около 23 тыс. человек).

Автоматизировано более 30 различных бизнес-процессов, объединенных в 5 очередей. В том числе такие специфические процессы как прохождение диспансеризации, работа с электронным архивом, формирование отчетности.

Количество интегрированных систем для бесшовного обмена данными: SAP HCM, Keycloack, Контур.Доверенность.

В результате внедрения существенно сократилось время выполнения ключевых процессов: ознакомление с ЛНА — с нескольких недель до минут, согласование отпусков — с 2-3 дней до 3 часов.

Лидерство и инновационность

Проект выделяется масштабом внедрения — системой охвачено до 29 000 пользователей, а также широтой автоматизированных процессов и сжатыми сроками реализации. Он демонстрирует, что при скоординированной работе команды заказчика и исполнителя возможно внедрение решений такого уровня сложности с плавной адаптацией сотрудников к цифровому формату работы.

Планы по развитию проекта

В качестве следующего этапа развития запланирована оцифровка личных дел сотрудников объемом более 5 миллионов страниц с возможностью поиска по атрибутам, что позволит дополнительно повысить доступность и управляемость данных.

Команда проекта

Проект реализовывался совместной командой «АШАН», «АШАН ТЕХ» и подрядчика.

Значимую роль внесла проектная команда:

• Анна Горельцева («АШАН ТЕХ») – Руководитель проекта;
• Касатая Екатерина («АШАН») – Директор департамента кадрового администрирования – главный заказчик проекта;
• Демидова Елена («АШАН») – Руководитель отдела кадрового администрирования – эксперт и владелец процессов HR;
• Кубышин Илья («АШАН ТЕХ») – Руководитель продукта Директум в компании;
• Николай Макаров («АШАН ТЕХ»)  – Технические владелец системы;

Особый вклад в проект внесли представители разработки, тестирования и внедрения, обеспечившие качество и устойчивость решения.

Об авторе заявки

Илья Кубышин, руководитель проектов, в рамках проекта выступал в роли руководителя продукта, отвечая за интеграцию Directum HR Pro в существующую архитектуру системы. Участвовал на всех этапах внедрения и обеспечивал взаимодействие с подрядчиком, а также поддержку процессов согласования и управления рисками.

Имею более чем 5-летним опытом в ИТ и специализируюсь на автоматизации документооборота. В своей работе ориентируюсь на развитие импортонезависимых решений, low-code платформ и внедрение технологий искусственного интеллекта как инструмента повышения гибкости бизнеса.

ГК МЕГАПОЛИС была создана в 1998 году и на данный момент является лидером на российском рынке дистрибуции табачных изделий и других товаров повседневного спроса. Являясь одним из крупнейших дистрибьюторов табачной и пивобезалкогольной продукции, ГК МЕГАПОЛИС имеет широкую партнерскую базу покупателей и поставщиков, насчитывающую более 100 тыс. контрагентов.

Проверка деловых партнеров осуществляется в рамках политики «Знай своего контрагента». Данная Политика действует в отношении компании и всех дочерних и/или аффилированных компаний ГК МЕГАПОЛИС в России, которые напрямую или опосредованно находятся в полной собственности Компании или контролируются Компанией.

В ГК МЕГАПОЛИС входят АО «Торговая компания «МЕГАПОЛИС», ООО «Мегаком», ООО «Сигарный Дом Фортуна», АО «СОВИНТЕРАВТОСЕРВИС».

ГК МЕГАПОЛИС поддерживает деловые взаимоотношения исключительно с теми Контрагентами, которые выполняют требования законодательства РФ, т.е. являются добросовестными участниками гражданского оборота. По этой причине Компания проводит тщательную проверку всех Контрагентов до установления или продолжения с ними деловых взаимоотношений. Кроме того, контрагенты периодически проходят процедуру повторного одобрения (согласно корпоративной политике).

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта была полная цифровизация процесса одобрения контрагентов, уход от работы с бумажными анкетами и снижение трудозатрат сотрудников.

Задачами проекта стали:

• создание непрерывной цепочки по передаче информации между корпоративным сайтом, учетной системой и системой согласования Directum;
• автоматизация заведения делового партнера в учетной системой компании;
• получение пакета документов для одобрения с электронными подписями по ЭДО и дальнейшая интеграция с системой согласования;
• получение актуальной и достоверной информации по контрагентам из СПАРК в режиме реального времени.

Предпосылки автоматизации одобрения контрагентов на базе Directum RX

В компании был реализован трудоемкий процесс по заполнению Анкеты контрагента вручную с проверкой данных в открытых источниках информации. Также для получения оперативных данных по потенциальным и действующим деловым партнерам компания уже длительное время использует Информационный ресурс СПАРК.

В связи с набирающей обороты автоматизацией процессов внутри компании, заведение контрагентов в учетную систему компании и в систему согласования, как и процесс одобрения контрагентов также было принято решение автоматизировать. В рамках амбициозного проекта по связыванию воедино систем компании, была настроена интеграция между внутренним порталом ГКМ, приложением MMS для работы Торговых агентов на местах, корпоративным сайтом gkm.ru, учетной системой, информационным ресурсом СПАРК, системой цифровизации процессов и документов Directum, настроено получение документов по процессу через ЭДО. Таким образом, весь процесс по одобрению контрагентов был переведен в электронный формат.

Одним из главных факторов принятия решения о реализации проекта на базе Directum явилось то, что система уже успешно использовалась для решения других бизнес-задач, в частности, для автоматизации внутреннего бухгалтерского документооборота, тендерных процедур группы компаний. Пользователи уже привыкли работать в системе, знают интерфейс.

Разработка была сделана на базе модуля «Контрагенты» компании Directum, также были использованы возможности интеграции данного решения с другими системами.

История и ход проекта

Бизнес-инициатива призвана сделать более прозрачной, объективной и эффективной процедуру проверки и одобрения потенциальных и действующих деловых партнеров ГК МЕГАПОЛИС, снизить временные затраты сотрудников на сбор и проверку требуемой информации, а также перенос данных между системами компании, сократить использование бумажных носителей, переведя весь процесс в электронный вид.

Реализация проекта заняла 18 месяцев, с сентября 2024 по февраль 2026. Проект проходит по следующим этапам:

• проработка и согласование требований с бизнес заказчиком (09.2024 – 12.2024);
• техническая проработка решения по интеграции систем (01.2025 – 08.2025);
• реализация и тестирование (09.2025 – 02.2026);
• пилот (03.2026-04.2026);
• тираж модуля (05.2026).

Наиболее важное изменение – это возможность контрагента самостоятельно заполнять данные на сайте компании, при этом в полной мере обеспечивается соблюдение требований информационной безопасности, а также полная объективность и прозрачность системы по оценке уровня риска путем интеграции получения данных напрямую из информационной системы СПАРК. А также подтверждение заполненных контрагентом данных путем подписания анкеты через провайдера ЭДО своей ЭЦП.

В ходе проекта также был пересмотрен подход к определению, какая система должна быть определяющей в ведении данных по контрагентам (мастер система ведения справочников), что повлияло на всё проектное решение.

Бизнес-процесс одобрения поставщика до изменений

Полностью цифровизированный бизнес-процесс одобрения контрагента

В рамках проекта приходилось решать смежные задачи, не связанные с продуктом Директум напрямую, например, какая будет web-форма, как передавать на нее ссылки, как защититься от спама, какие проверки и алгоритмы должны быть на уровне справочников, чтобы данные не могли задублироваться и прочее, прочее. Кроме того, проектная команда приняла решение не делать промежуточные решения, а сразу запускать сложный интеграционный процесс без переходных периодов. Должно было работать все: от web-формы и мобильного приложения торговых агентов, до миграции данных, отчетности, инцидентов на поддержку и мониторинга работы системы. 

Изменения затрагивают не только владельцев процесса – Управление корпоративного регулирования, но практически всех сотрудников компании, которые взаимодействуют с внешними деловыми партнерами – от Департамента Продаж до Департамента Логистики и Закупок и поддерживающих функций, в общей сумме около 1000 сотрудников-инициаторов пользователей процесса.

Трудности и успехи

Обучение сотрудников

Методологическая поддержка и оценка обучения

Результаты проекта

Результаты по стратегии устойчивого развития

Уникальность проекта заключается в его масштабе

Планы по развитию проекта

В дальнейшем планируется развитие данного продукта и интеграция с модулем Договоров в системе Directum и учетной системой, а также автоматизация подписания договоров в ЭДО с использованием возможностей, предоставляемых Directum.

Команда проекта

На проекте было задействовано более 40 сотрудников.

В проектную команду вошли сотрудники пяти департаментов: юридического, финансового, экономической безопасности, продаж, информационных технологий (в том числе аналитики, тестировщики, поддержка, специалисты web-разработки и по работе с мобильными системами).

Об авторе заявки

Головкина Екатерина Юрьевна – руководитель управления развития внутренних бизнес сервисов, финансовый департамент.

• Роль в проекте – инициатор и руководитель проекта со стороны бизнеса. Отвечаю за дальнейшее развитие продукта Directum и повышение эффективности бизнес-процессов в компании. Благодаря возможностям функционала системы и гибкости в интеграции, нам удалось цифровизировать сквозной процесс: от первой встречи с клиентом до возможности подписания договора, удовлетворив все требования комплаенс и безопасности.
• В компании МЕГАПОЛИС работаю последние 8 лет, до этого работала в металлургии и нефтяной отрасли, занималась построением ОЦО, проектами по внедрению SAP, ЭДО, RPA и прочее.

Комплекс проблем, связанных с контролем лимитов сверхурочной работы, соблюдением прав льготных категорий сотрудников и своевременным оформлением документации, создал критическую необходимость в автоматизации данного процесса. Существующие риски нарушений трудового законодательства и возможные штрафные санкции стали дополнительным стимулом для запуска проекта.

Необходимость оптимизации процессов оформления сверхурочной работы возникла в связи с:

• потребностью в привлечении сотрудников к сверхурочным работам;
• потребностью постоянного мониторинга за превышением 4-х часов переработки в течение двух дней подряд и 120 часов в год;
• необходимостью дополнительного информирования о праве отказа отдельных групп сотрудников;
• высокими рисками, связанными с несвоевременным оформлением документов;
• высокими рисками возникновения ошибок при ручном контроле накопленных часов сверхурочной работы, пересечениями с периодами отдыха, несоответствия графикам работы;

Требования по контролю за сверхурочными работами высокие, а последствия несоблюдения процедуры оформления согласно нормам ТК РФ жесткие:

• Административная ответственность
• Трудовые споры
• Репутационные риски

Существующая система ручного учёта рабочего времени отличалась низкой эффективностью и высокой степенью риска: затруднения с мониторингом переработки — из‑за чего накапливались неучтённые сверхурочные часы; несвоевременное выявление нарушений, повышающее вероятность штрафов со стороны трудовой инспекции; значительные затраты трудовых ресурсов на поддержание процесса, отвлекающие персонал от профильных задач. Кроме того, ручной учёт повышал риск несвоевременного оформления обязательных документов (в т. ч. табелей учёта рабочего времени и приказов о привлечении к сверхурочным работам), что могло спровоцировать трудовые споры с сотрудниками.

Всё это, а также предыдущий опыт использования собственного решения HR PRO — в частности, успешного внедрения процесса оформления привлечения к работе в выходные дни — стало главным фактором принятия решения о полномасштабной реализации системы.

Цели и задачи проекта

Бизнес-инициатива нацелена на трансформацию следующих ключевых процессов:

1. Автоматизированный учёт сверхурочных часов

• Внедрение системы автоматической проверки возможности привлечения сотрудников к сверхурочной работе
• Контроль соответствия фактического времени работы с графиком сотрудника
• Автоматическая проверка ограничений по состоянию сотрудника (отпуск, больничный, выходной день)
• Автоматическая идентификация льготных категорий (инвалиды, многодетные родители, работники, имеющие детей инвалидов) и автоматическое уведомление данных категорий о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе

2. Стандартизация процедур учёта

• Единые правила учёта сверхурочных часов для всех компаний Группы, обслуживаемых ОЦО
• Унификация процесса проверки дат привлечения к работе
• Централизованный контроль соблюдения лимитов рабочего времени

3. Интеграция с 1С:ЗУП

• Интеграция из 1С сотрудников, относящихся к льготным категориям
• Автоматическая передача данных о фактических часах работы
• Проверка корректности привлечения сотрудников путем сверки их графиков работы с учетной системой

4. Оптимизация документооборота

• Централизованное хранение документов по учёту сверхурочного времени
• Автоматическое формирование пакета документов

5. Процесс согласования

• Автоматизация проверки возможности привлечения к сверхурочной работе
• Оптимизация маршрута согласования заявки на привлечение к работе сверхурочно, за счет автоматизации проверки корректности привлечения сотрудников
• Автоматический контроль превышения лимитов переработки

Используемые решения и подходы

Directum RX, модуль Делопроизводство; модуль HR Pro, Личный кабинет; 1С:ЗУП.

История проекта

Проект стартовал 15.10.2025, срок выполнения 5 месяцев.

Октябрь-Ноябрь – исследование, описание бизнес-процессов;

Ноябрь-Март – разработка, тестирование, подготовка инструкций и методических материалов;

Март – ОПЭ.

Ключевые этапы:

• проектная инициатива;
• выявление требований;
• описание бизнес-процессов “as-is”, “to-be”;
• agile-разработка;
• тестирование;
• еженедельное демо результата разработки для рабочей группы;
• тестирование членами рабочей группы, тестирование ключевыми пользователями;
• Опытно-промышленная эксплуатация.

Описание процессов

Процесс до изменений

Процесс после автоматизации:

Процесс после автоматизации:

1. Руководитель подразделения/ответственный сотрудник создает заявку в Directum RX, в которой указывает работников, находящихся в его подчинении (для ответственного сотрудника доступ определяется настройками), даты выхода на работу и кол-во часов привлечения:

При сохранении заявки производятся следующие проверки по сотруднику:

• Наличие запланированного отпуска на дату привлечения;
• Проверка корректности привлечения путем сверки с графиком работы и состоянием в учетной системе 1С:ЗУП
• Наличие дублирующих записей в заявке
• Наличие льготы, указывающее на обязательное автоматическое уведомление данной категории работников о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе

2. Далее руководитель подразделения/ответственный сотрудник отправляет оформленную заявку на согласование по регламенту.

В этот момент происходят следующие проверки:

• Превышение 4-х часов переработки в течение двух дней подряд и 120 часов в год, при этом учитываются фактические часы сверхурочной работы. Если сотрудник дал согласие на работу сверхурочно, но по факту не работал, в заявке, по которой он привлекался, будет указано Состояние=Не работал, и эти часы не будут учитываться для контроля за превышением

• На совпадение дат привлечения сотрудника в других заявках

Регламент согласования определяется автоматически, руководитель подразделения/ответственный не могут изменить выбор.

Участники процесса могут согласовывать заявку как в Directum RX, так и в ЛК HR PRO, что способствует более оперативному согласованию.

3. После согласования и подписания заявки:

•  Создается запись в справочнике Работа в выходные дни/сверхурочно в Состоянии =На подтверждении

• Стартует задача на оформление согласия на привлечение к сверхурочной работе. Работник, указанный в заявке, получает задание в ЛК на оформление согласия. Срок исполнения зависит от того, сколько дней от текущей даты до даты привлечения.

4. Работник указывает размер оплаты из доступных ему значений:

• Первые два часа в полуторном, последующие в двойном. Нельзя указать дату отдыха.
• В одинарном с предоставлением дня отдыха. Дата отдыха обязательна для заполнения. Для даты отдыха автоматизированы следующие проверки:

o Дата отдыха не должна быть равной дате привлечения работника

o Дата отдыха не должна совпадать с датой отдыха, указанной работником ранее в других согласиях

o Дата отдыха не должна попадать в период запланированного/подтвержденного отпуска сотрудника

• Отказ. В случае, если сотрудник не согласен с привлечением его в указанную дату/время, он выбирает отказ.

В случае неисполнения задания в срок, система прекращает задание с результатом Отказ.

5. Текст согласия доступен для прочтения работнику в формате pdf до его подписания. Для работников, относящихся к льготной категории, согласие автоматически формируется по специальному шаблону. Так же после подписания согласия по специальному шаблону автоматически формируется Ознакомление с правом отказаться от сверхурочной работы. Для работников, не относящихся к льготной категории Ознакомление не формируется.

6. Если сотрудник указал дату отдыха, то формируется задание руководителю на согласование этой даты. При открытии задания на редактирование происходит автоматическая проверка даты отдыха с графиком работы и состоянием работника в учетной системе 1С:ЗУП. И если по условию проверки работник не может взять день отдыха, у руководителя в RX или ЛК указана причина, по которой сотрудник не может взять день отдыха и есть только один вариант выполнения задания: отправить на доработку.

7. После завершения задачи по оформлению согласия (и ознакомления для льготных категорий) запись в справочнике Работа в выходные дни/сверхурочно становится в состоянии "Подтвержден", и стартует задача на согласование, подписание и ознакомление с приказом.

Для реализации задачи по согласованию, подписанию и ознакомлению с приказом использовали no-code решение Directum RX.

7. Специалист ОТиЗ регистрирует приказ и отправляет его на согласование, при необходимости указывает дополнительных согласующих перед выполнением своего задания.
8. Так как основное согласование привлечения работников к сверхурочной работе в происходит на этапе согласования заявки, для подписания приказа начальником ОТиЗ (на основании МЧД), приказ подписывает председатель профсоюзной организации и руководитель организации ставит согласующую подпись.
9. Руководитель ОТиЗ подписывает приказ. О завершении подписания автоматически уведомляются участники процесса согласования заявки, запись в справочнике Работа в выходные дни/сверхурочно становится в Состоянии = Приказ.
10. Автоматически стартуют задания на ознакомление с приказом. работникам, которые привлекаются к сверхурочной работе.

         Если сотрудник не ознакомился с приказом в срок - приходит уведомление его руководителю и специалисту ОТиЗ.

         В результате получаем пакет документов по привлечению работка к сверхурочной работе

12. Фоновый процесс ежедневно отбирает записи в справочнике Работа в выходные дни/сверхурочно с Видом привлечения = Работа сверхурочно в состоянии Приказ, Дата выхода <= текущая дата. Стартует задачу с карточкой документа Факт часов (сверхурочная работа) с задание специалисту ОТиЗ. Карточка документа связывается с документом Заявка о привлечении к сверхурочной работе, которая указана в карточке справочника Работа в выходные дни/сверхурочно, типом связи Основание.

После старта задачи в карточках обрабатываемых записей справочника Работа в выходные дни/сверхурочно изменится состояние с Приказ на Обработан для факта.

13. Специалист ОТиЗ заполняет фактические часы и ночные часы работы сверхурочно. При этом происходят следующие проверки:

• Часы фактические+часы ночные не должны превышать часы привлечения
• Часы фактические+Часы ночные проверяются на превышение 4-х часов переработки в течение двух дней подряд и 120 часов в год
• Проверяется состояние и график работы в учетной системе 1С:ЗУП на возможность привлечения в указанную дату

14. После выполнения задания специалистом ОТиЗ в карточку справочника Работа в выходные дни/сверхурочно записываются фактические часы работы. Если по факту сотрудник не работал, то фактические часы равны нулю и состояние карточки справочника Работа в выходные дни/сверхурочно в этом случае изменяется на Не работал.

Реализация на стороне 1С:ЗУП

Описание реализованного функционала в системе 1С:ЗУП по предварительной проверке занятости сотрудников:

1. Через веб‑сервис от RX в систему «1С:Зарплата и управление персоналом» поступает запрос на проверку наличия отклонений рабочего времени сотрудника, к примеру наличие отпуска, а также на определение вида рабочего времени, к примеру явка или выходной день.

На стороне 1С реализован справочник с проверками.

2. Если в системе 1С у сотрудника в этот день зафиксировано отклонение от графика работы (например, отпуск или служебная поездка), либо же по графику работы в этот день указан вид времени, в который нельзя сотрудника привлекать к работе, то система вернёт сообщение — почему в этот день сотруднику нельзя оформить приказ.

Описание реализованного функционала в системе 1С:ЗУП по получению фактически отработанных часов:

1. Через веб‑сервис из RX в систему 1С передаётся фактическое время работы сотрудника.
2. Система 1С получает запрос и проверяет, есть ли уже внесённые данные по сотруднику за указанный день:

Если данные есть: документ в 1С не создаётся, в систему Directum RX возвращается сообщение об ошибке.

Если данных нет: система создаёт проведённый документ «Работа сверхурочно» для всех сотрудников из полученного пакета.

3. В комментарии к документу автоматически фиксируются дата и время создания.

4. В документе появляется ссылка для перехода к исходному документу в RX

Трудности и успехи

• Проработка методологии перехода на электронный документооборот вместе со специалистами юридической службы оказалась непростой задачей. Это заняло несколько месяцев из-за необходимости согласовать корректные шаблоны для формирования электронных документов.
• Для снижения объема ручного контроля при обработке документов было важно создать эффективные механизмы автоматической проверки и интеграции с системой 1С:ЗУП. Эта задача осложнялась необходимостью точной настройки процессов интеграции и единообразия подходов к проверке документов.

Какие уроки извлекли из опыта проекта

Благодаря интенсивному взаимодействию и совместной работе над созданием правильных алгоритмов обработки документации, команде удалось разработать точные автоформируемые шаблоны для всех документов, используемых в процессе. Дополнительно были учтены требования Министерства труда и указаны соответствующие классификационные коды Минтруда, что обеспечило полное соблюдение нормативных требований.

Совместно со смежной командой, работающей над развитием системы 1С:ЗУП, была проведена работа по унификации процедур проверки и методов интеграционного взаимодействия. Это позволило значительно сократить количество ошибок и повысить эффективность обработки документов, сведя необходимость ручного вмешательства практически к минимуму.

Лидерство и инновационность

Проект является значимым для всей отрасли и других крупных компаний по следующим причинам:

1. Решение общих отраслевых проблем

Автоматизация оформления сверхурочных работ решает ряд типичных проблем, характерных для многих предприятий российского рынка труда:

• Регулярные ситуации привлечения сотрудников к переработкам требуют эффективного контроля и управления этими процессами.  
• Необходим постоянный мониторинг предельных норм переработки, установленных Трудовым кодексом РФ (не более 4 часов в течение двух дней подряд и не более 120 часов в год).  
• Важно учитывать права определенных категорий работников, которые имеют право отказаться от сверхурочной работы.  
• Несоблюдение процедур оформления ведет к высоким административным рискам, трудовым спорам и ухудшению имиджа компании.

2. Минимизация рисков нарушения закона

Проект позволяет минимизировать риски административного наказания и трудовых споров, возникающих вследствие нарушений требований Трудового кодекса РФ:

• Предотвращение ситуаций, когда сотрудники перерабатывают больше разрешенных законом норм.  
• Исключение возможных конфликтов с сотрудниками, вызванных нарушениями их прав.  
• Сокращение количества штрафов и административных взысканий за неправильное оформление документов.

3. Повышение эффективности бизнеса

Внедрение автоматизированных решений помогает крупным компаниям повысить эффективность внутренних бизнес-процессов:

• Оптимизация рабочего времени сотрудников, сокращение ненужных затрат ресурсов на ручной контроль.  
• Повышение прозрачности учета отработанных часов и снижение риска ошибочного начисления заработной платы.  
• Уменьшение вероятности конфликтных ситуаций внутри коллектива благодаря четкому соблюдению всех законодательных норм.

4. Экономия финансовых и временных ресурсов

Благодаря автоматизации исключается человеческий фактор, снижаются затраты на управление персоналом и документооборот:

• Исключены ошибки, возникающие при ручном учете рабочих часов.  
• Упрощение и ускорение обработки запросов на привлечение к сверхурочной работе.  
• Экономия бюджета компании за счет снижения судебных издержек и выплат компенсаций сотрудникам.

Данный проект важен для всех организаций, сталкивающихся с проблемами контроля сверхурочных работ, поскольку автоматизирует ключевые процессы, снижает юридические и финансовые риски, улучшает взаимодействие с сотрудниками и повышает общую производительность компании.

Результаты. Расчет эффекта

До автоматизации:

• Итого активное среднее время:~135 минут (без учёта накладных ожиданий между этапами)
• Организационный объем - 6 юридических лиц
• Количество заявок/мес - 300 штук
• Кол-во привлекаемых сотрудников - в среднем 3 человека

После автоматизации:

• Итого активное среднее время:~25 минут.
• (300*12*(135-25))/60/8‎ = 825 человеко-дней сокращение трудоемкости по процессу за год.

Планы по развитию проекта

Реализация дашборда для руководителей, позволяющего получать детальную информацию по привлечению сотрудников. Реализация дашборда поспособствует повышению эффективности управления персоналом путём оперативного анализа привлечения персонала, уровня вовлеченности работников и выявления проблемных зон, и улучшение общей производительности организации.

Команда проекта

Участники команды со стороны Заказчика:

Куратор проекта со стороны Заказчика – начальник управления труда и заработной платы (ОТиЗ) Воронкина Марина Александровна

В рабочую группу вошли специалисты ОТиЗ (6 человек).

Их основными задачами были формирование бизнес-требований, тестирование, взаимодействие с ключевыми пользователями разрабатываемого бизнес-решения.

Участники команды со стороны Исполнителя:

Руководитель проекта - Солдатова Ирина;

Аналитик – Волков Геннадий;

Разработчик – Овчаренко Дарья;

Команда 1С:ЗУП:

Куратор проекта – Романенко Светлана Анатольевна;

Аналитик — Жилкина Ольга;

Разработчик — Байкова Александра.

Их задачи: предпроектный анализ, описание процессов “as-is” и “to-be”, разработка ТЗ, настройка, тестирование и сдача решений рабочей группе, оформление инструкций для сотрудников, проведение опытно-промышленной эксплуатации, сопровождение.

Об авторе заявки

Я руковожу проектами по автоматизации бизнес-процессов в HR и документообороте. Для меня кадровые процессы — это не просто набор документов, а основа, на которой строится эффективная и справедливая работа с людьми. Как писал Роберт Рождественский, «всё начинается с любви», и в моей работе эта любовь проявляется в стремлении к порядку и прозрачности, ведь именно с документа начинается доверие между сотрудником и компанией.

В проекте для ПАО «Авиакомпания „ЮТэйр“» я отвечала за управление командой и взаимодействие с заказчиком. Ключевым фактором успеха стала слаженная работа в кросс-функциональном процессе: отличная команда со стороны заказчика, наши специалисты и ИТ-команда 1С работали как единый механизм. Это позволило нам построить бесшовную интеграцию с 1С:ЗУП и реализовать гибкие механизмы контроля лимитов по ТК РФ. Я убеждена: лучшие технологии — те, что работают незаметно, позволяя людям сосредоточиться на главном.

Предыстория и цели проекта

Основной причиной старта проекта стал рост документооборота и, как следствие, критическая нагрузка на юридический отдел и канцелярию. Процессы были непрозрачны: инициаторы не видели статусы согласования, а юристы тратили до 40% времени на ручную рассылку заданий.

Кроме того, компания поставила цель уйти от бумаги и ускорить обмен документами с контрагентами. Требовался современный инструмент, который позволил бы:

• Автоматизировать маршруты
• Интегрироваться с другими системами
• Обеспечить удобный и простой интерфейс для пользователей

Цели и задачи проекта

• Снизить нагрузку на юристов и делопроизводителей.
• Обеспечить прозрачность движения документов для инициаторов.
• Интегрировать Directum RX с 1С и Контур.Диадок для бесшовного обмена юридически значимыми документами.
• Увеличить количество одновременно работающих пользователей без потери производительности системы.
• Уйти от бумажного документооборота.

Используемые решения

Компания уже использовала DIRECTUM 5. А выбор в пользу именно Directum RX решила гибкость. Нас привлекла возможность не просто купить «коробку, а «достроить» её под наши реалии: настроить сложные маршруты, встроить обмен с Контур.Диадок и 1С. Важным критерием стала возможность самостоятельной настройки процессов и наличие встроенных инструментов для интеграции.

Используемые модули:

• DirectumRX. Делопроизводство
• DirectumRX. Договоры
• DirectumRX. Интеграция с 1С
• DirectumRX. Интеграция с Диадок
• DirectumRX. Среда разработки

Ход проекта

Проект стартовал в сентябре 2025 года и планируется завершение в конце марта 2026 года.

Что стоит за этим:

• 7 месяцев интенсивной работы 1 сотрудника.
• 100 переведенных и обученных пользователей.
• Настроена работа 4 модулей (Делопроизводство, Договоры, Интеграция с 1С, Интеграция с Диадок).
• Настроено 9 процессов
• Собственная разработка

1-й этап. «Делопроизводство»: от старта к опытно-промышленной эксплуатации за 1 месяц

В начале февраля 2026 года внедрение модуля «Делопроизводство» было успешно завершено. Система официально переведена в режим опытно-промышленной эксплуатации и приступила к решению ежедневных задач.

Стало: Сегодня все сотрудники канцелярии работают с готовым решением, используя функционал «из коробки». Это означает, что базовые возможности системы полностью закрывают текущие потребности подразделения: регистрация документов, контроль движения и учет внутренней корреспонденции осуществляются в цифровом формате без необходимости длительных доработок и адаптации. Автоматизирована работа с приказами, входящими и исходящими письмами, распоряжениями.

Стерхова Ирина Борисовна, руководитель направления документооборота АО «Ижавиа» отметила: «Работа в новой системе настолько быстрая и легкая, что даже при обработке большого объема документов нет ощущения напряженного труда. Освободившееся время позволяет уделять внимание другим направлениям, принося больше пользы компании».

2-й этап. Служебные записки: От бумажного обмена к цифровому самообслуживанию

• Было: Процесс напоминал эстафету. Сотрудник распечатывал служебную записку, относил в канцелярию, где секретарь вручную вводил данные и запускал ее в систему, попутно добавляя самого инициатора в задачу «на контроль». Любое перемещение документа между кабинетами занимало часы, а то и дни.
• Стало: Мы исключили лишнее звено. Теперь инициатор (сотрудник) самостоятельно создает служебную записку в системе по шаблону и одним кликом отправляет ее по маршруту. В ходе работы было настроено 7 процессов работы со служебной запиской.

Сложности внедрения

В компании сложился устойчивый корпоративный стандарт, согласно которому служебная записка приобретает юридическую силу и статус «Согласовано» только при наличии физических подписей всех участников маршрута согласования. Несмотря на то, что внедренная система электронного документооборота позволяет прозрачно отслеживать историю визирования и комментарии на каждом этапе, сотрудники продолжали воспринимать отсутствие «живых» подписей (штампов) как критический недостаток. Попытки отказаться от атавизма в виде дублирования подписей натолкнулись на внутреннее сопротивление, так как привычный процесс был неотъемлемой частью корпоративной культуры и контроля. Решение описано ниже.

Ключевые выгоды цифровизации работы со служебными записками:

• Для бизнеса: Сокращение времени запуска документа в 3 раз (не нужно никуда ходить). По регламенту документы проходят процесс согласования не больше чем за три дня. В среднем сейчас служебные записки согласовываются за 2 дня. В Directum 5.2, в среднем согласовывались 7 дней
• Для инициатора: Полная прозрачность — ты сам создал задачу и сам видишь, у кого она сейчас на согласовании (раньше приходилось звонить в канцелярию и спрашивать)
• Для канцелярии: Снижение ручной операционной нагрузк и.

Этап 3. Автоматизация маршрутов согласования договоров: От ручного выбора к автоматизации за 2 месяца.

С начала февраля 2026 года ведется работа с модулем «Договоры» запуск запланирован на конец марта 2026 года.

Было: Юристы выступали в роли «диспетчеров». При создании договора им приходилось вручную вспоминать и отмечать каждого участника цепочки согласования. Это занимало время и создавало риск человеческой ошибки (кого-то могли забыть добавить).

Стало: Мы внедрили систему встроенных маршрутов. Теперь договор «знает» свой путь. Система автоматически подхватывает документ и отправляет его по строго заданному маршруту (Пример ниже) — от инициатора до финального утверждающего, без необходимости ручного вмешательства юриста на промежуточных этапах. Реализовано 2 процесса: для обычных и типовых договоров.

В ходе работы были настроены 2 процесса обычные договоры и типовые.

Пример настроенного процесса согласования договора.

Ключевая выгода: Снижение нагрузки на юридический отдел, исключение ошибок «человеческого фактора» и ускорение процесса согласования за счет исключения лишних действий. Раньше согласование шло от 7дней до 6 месяцев, а теперь за 3 дня

Начальник отдела по договорной работе АО «Ижавиа», Холмогоров Дмитрий Андреевич отметил: «Согласование договоров обрело более быстрый и прозрачный характер, проще работать с версиями договоров, видна четкая связь между служебными записками и договором которому она оформлена. Автоматизировали распределение договоров по юристам, ведущим конкретные подразделения предприятия».

Этап 4. Разработка модуля автоматического проставления штампов

В настоящее время ведется разработка собственного модуля автоматического проставления штампов. Завершение работ запланировано на конец марта 2026 года.

Почему выбрана собственная разработка

Анализ «коробочного» функционала выявил, что:

• Стандартное решение требует ручного проставления штампов, что создает дополнительную нагрузку на сотрудников и увеличивает время обработки документов.
• «Коробка» позволяет проставить только один штамп на документ, тогда как бизнес-процессы компании требуют нанесения нескольких отметок

Наше решение

Разрабатываемый модуль обеспечит автоматическое мгновенное проставление множественных штампов сразу после подписания документа. Это исключит человеческий фактор, сократит время обработки и гарантирует наличие полного комплекта необходимых реквизитов на каждом исходящем и внутреннем документе. В целях ускорения разработки и исключения излишней нагрузки, реализация поставленной задачи была выполнена средствами Low-code. Такой подход позволил гибко настроить логику визирования и генерацию финального документа с отображением всех необходимых реквизитов, сохранив привычный для сотрудников визуальный контроль.

Пример штампа на документе.

Обучение, поддержка и отзывы пользователей

Чтобы переход прошел максимально комфортно, все 100 сотрудников прошли полноценное обучение работе в новой системе. Для каждого подразделения были разработаны и переданы подробные инструкции, регламентирующие все этапы: от создания документа до его финального утверждения. Теперь у каждого пользователя есть понятная «дорожная карта» действий в новой цифровой среде. При обновлениях планируется проводить вебинары-пятиминутки для ключевых пользователей.

Меркульев Валентин Олегович, Директор по ИТ АО «Ижавиа» : «Большинство сотрудников положительно оценили появление единой системы, прозрачность согласований, упрощение поиска документов и сокращение лишних коммуникаций. Некоторые испытывали сложности на этапе перехода, но по мере накопления опыта уровень принятия системы вырос. Руководство получило эффективный инструмент контроля сроков, статусов документов и зон ответственности.»

Ключевые преимущества по отзывам сотрудников:

• Понятный и удобный лист согласования.
• Доступ к актуальным версиям документов.
• Быстрый поиск информации.
• Единое централизованное место для работы с документами.
• Снижение объема ручных коммуникаций.

Результаты

Внедрение новой системы документооборота затронуло все ключевые подразделения компании — 100 сотрудников, которые ежедневно работают в системе Directum RX.

Наиболее значительные изменения произошли в работе юристов и сотрудников канцелярии. Если раньше значительная часть их времени уходила на перемещение бумаг между кабинетами, то теперь они наконец вернулись к своей прямой деятельности.

Юристы сосредоточились на экспертизе договоров и правовой поддержке, канцелярия — на контроле документопотоков, а бумажные «эстафеты» ушли в прошлое.

Основная техническая сложность возникла с необходимостью автоматической постановки штампов регистрации и визуализации подписей на печатных формах документов. «Коробочного» решения не хватало, но благодаря современным возможностям low-code платформы мы нашли решение. На данный момент ведется доработка.

Бизнес-результаты

Пока не все модули Directum RX  используются на 100%, но функциональность будет расширяться в процессе работы. По сравнению с тем, что было до внедрения, разница колоссальная. По оценкам, трудозатраты на отбор и обработку документации должны снизиться на 50-60%.

Внедрение Directum RX позволило перейти от разрозненного и частично бумажного документооборота к сквозному цифровому контуру. Уже на первом этапе мы получили заметное снижение количества «узких мест» и задержек при согласовании документов: время прохождения служебных записок и договоров сократилось в несколько раз, исчезла потребность в дублирующем контроле по телефону или электронной почте. Система стала единым окном для работы с документами, что существенно повысило дисциплину исполнения и прозрачность процессов.

Меркульев Валентин Олегович, Директор по ИТ АО «Ижавиа» рассказал: «Компания внедряла Directum RX самостоятельно. Интуитивно понятный интерфейс позволил настроить систему под нужды организации без сложностей. В итоге удалось выстроить полный цифровой цикл работы и обеспечить прозрачность движения документов.»

Планы по развитию проекта

Компания планирует продолжить развитие системы Directum RX.

Среди ближайших задач:

• Полноценный переход на работу с шаблонами документов.
• Подписание первичных документов с помощью ЭЦП и отправка их контрагенту через интеграцию внешними системами ЭДО.
• Интеграция с продуктами 1С.
• Полное прослеживание договоров от момента запуска на согласование до момента подписания всей первичной документации по ним.
• Проставление штампов с отражением в них статей затрат и мест возникновения затрат.

Ведется проработка дополнительных функций для различных структурных подразделений, чтобы процесс работал максимально эффективно.

Команда проекта

Шутов Дмитрий Алексеевич - инженер-программист АО «Ижавиа»

Об авторе заявки

Моя роль в проекте - автор и основной исполнитель самостоятельного внедрения Directum RX. В рамках проекта я отвечал за анализ процессов, проектирование маршрутов, разработку и настройку решений, а также за сопровождение пользователей на этапе запуска. Моя роль на проекте сочетала функции разработчика, аналитика и внутреннего консультанта.

Этот проект стал для меня точкой профессионального роста. Мне импонировало, что задача требовала не шаблонного подхода, а гибкости и умения находить баланс между «правильной» цифровой логикой и реальными привычками пользователей. Я стремился к тому, чтобы внедренное решение не просто формально закрывало требования, а действительно облегчало работу коллег.

Наш вуз ФГБОУ ВО «Кемеровский государственный институт культуры» — творческое образовательное учреждение, в котором подготовка специалистов ведётся с учётом специфики культурного и административного ландшафта региона.

Кафедра цифровых технологий и ресурсов готовит специалистов, ориентированных на решение профессиональных задач в условиях цифровизации общества, в том числе - в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела. Подготовка кадров по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», профилю подготовки «Организация управления электронными документами» (бакалавриат) осуществляется с 2017 года, а с 2022 года — ведется обучение и по профилю «Управление документацией в условиях цифровизации общества» (магистратура). Разработка именно таких образовательных программ не случайна, поскольку кафедра ЦТиР имеет полувековой опыт подготовки кадров, ориентированных на решение задач цифровизации (ранее – автоматизации, информатизации) для учреждений культуры и социальной сферы.

Наше сотрудничество с компанией Directum началось практически с самого начала подготовки бакалавров в сфере ДОУ — с 2018 года. Информация о возможностях сотрудничества с компанией была получена в ходе изучения российского рынка СЭД. Первое же наше обращение в Directum сразу получило доброжелательный отклик! Все началось с обучения преподавателя по настройке и работе в СЭД, а далее мы получили не только замечательную возможность обучать студентов в реальной цифровой среде, но и полный комплект сопровождающей методической документации. Это очень ценно!

Существенным фактором принятия решения о системном внедрении Directum RX в учебный процесс стала необходимость синхронизации содержания подготовки кадров с реальными требованиями региональных работодателей. Дело в том, что Directum RX является самой популярной системой в нашем регионе. СЭД внедрена в подразделениях Администрации правительства, исполнительных органов и подведомственных организаций, в КАО «Азот» — градообразующем предприятии города Кемерово, и в других организациях.

Таким образом, на данный момент имеется объективная потребность в выпускниках, готовых к работе в Directum RX без дополнительного дообучения на рабочем месте.

Прикреплен файл: О переходе администрации муниц.образований Кузбасса на Directum.pdf
 

История проекта

8-летняя история сотрудничества с компанией Directum позволила последовательно выстроить процесс обучения: от эпизодического знакомства студентов с системой до системного включения Directum RX в профильные дисциплины, такие, как «Системы электронного документооборота» (у студентов 3 курса профиля подготовки «Организация управления электронными документами») и «Технологические основы СЭД» (у магистрантов 2 года обучения профиля подготовки «Управление документацией в условиях цифровизации общества»).

До внедрения Directum RX учебный процесс в части изучения автоматизации документооборота носил преимущественно теоретический характер. Студенты знакомились с принципами электронного документооборота без практической работы в СЭД. С началом сотрудничества с Directum учебный процесс был трансформирован: введён практико-ориентированный модуль, в рамках которого обучающиеся осваивают работу в реальной цифровой платформе.

Аттестацию в ООО «Directum» прошел один преподаватель по программам «Сертифицированный пользователь Directum RX», «Сертифицированный специалист по настройке Directum RX» (в 2018 году). В 2025 году пройдено обучение по курсу «Основы работы в Directum Projects». Отличным источником новых знаний являются вебинары, проводимые Directum. Например, информация вебинара о ИИ-инструментах для работы с корпоративным контентом и генерации документов была включена в лекционный материал и частично применена на практике.

После заключения соглашения о сотрудничестве компания ООО «Directum» предоставила доступ к обучающим стендам Directum RX. Формат облачного решения для нас оказался предпочтителен. В период пандемии учебный процесс проходил в дистанционном режиме и никак не пострадал. А в настоящее время доступ к учебным стендам по ссылке особенно удобен при работе со студентами заочной формы обучения.

Методические решения по преподаванию

В основу методики положен комплексный подход:

Теория: лекционные занятия с разбором нормативной базы и архитектуры СЭД, изучением функциональных требований к СЭД и т.п.

Практика: практические работы по общим вопросам систем электронного документооборота и практические работы, направленные на получение навыков работы в Directum RX:

• В процессе работы со студентами применяются как готовые кейсы Directum, так и собственные примеры из реальной практики.

• Представляет интерес совместная работа студентов в Directum RX — когда они работают как сотрудники одной организации, выполняя задания в соответствии со своей ролью. Цель такой работы: развить навыки командной работы в Directum RX, такие как совместная работа над задачами, совместное решение проблем, координация действий и коммуникация.

• Одна из практических работ проходит в форме деловой ситуационной игры «Переход учреждения на электронный документооборот». Студенты выбирают условную организацию, в которой ведется документооборот в традиционном виде; определяют этапы внедрения электронного документооборота в эту организацию; обосновывают выбор СЭД для эффективного внедрения.

• Прослеживается полезная связь с другими дисциплинами. Например, в рамках дисциплины «Организация и технология ДОУ» студенты разрабатывают различные шаблоны документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2025. Работая в Directum RX, есть возможность загружать данные шаблоны, добавляя необходимые виды документов.

На данный момент студенты обучаются и проходят аттестацию по программам «Основы работы в Directum RX» и «Делопроизводство».

В перспективе планируется расширение практической части за счёт модуля «Настройка Directum RX» для студентов, проявляющих интерес к административной поддержке СЭД.

Для нас представляет большой интерес решение Directum RX «Долговременный архив», очень хотелось бы внедрить его в учебный процесс в рамках дисциплины «Электронные архивы». Данная дисциплина идет как раз следом за «СЭД» и изучается студентами 4 курса.

Результаты

Благодаря интеграции Directum RX в учебный процесс удалось:

• сформировать у студентов практические навыки работы в одной из востребованных СЭД - Directum RX;
• обеспечить преемственность между вузом и региональными органами исполнительной власти в части цифровых компетенций;
• повысить востребованность выпускников на региональном рынке труда.

Особенность образовательной модели в творческом вузе — это малые группы (до 10 человек в группах очной / заочной форм обучения), что дает выстроить индивидуальные траектории освоения цифровых компетенций. Например, одну практическую работу студенты могут выполнять совместно — как сотрудники одной организации. Перед началом работы между студентами идет распределение ролей: сотрудник отдела продаж – студент 1; руководитель отдела продаж – студент 2; секретарь-референт – студент 3; генеральный директор – студент 4 и т.д. В целом, подготовка специалистов в малых группах позволяет достичь высокого уровня освоения материала.

Формы контроля включают выполнение практических работ, в ходе которых студенты демонстрируют навыки работы в Directum RX, ответы на контрольные вопросы, промежуточное (внутреннее) тестирование, внешняя аттестация на обучающем портале Directum, экзамен. Успешно пройденная аттестация в Directum дает преимущество студентам при прохождении экзамена по дисциплине.

За период с 2018 по 2026 гг. обучено Directum RX примерно 130 студентов очной и заочной форм обучения, из них около 80% прошли успешно аттестацию с получением сертификатов от Directum.

Темы дипломных работ наших студентов часто связаны с внедрением электронного документооборота в конкретной организации. Студенты представляют проектные решения по организации ЭДО, разрабатывают пакет регламентирующей документации, обосновывают выбор программного и технического обеспечения. Хотелось бы отметить тот факт, что студенты чаще всего отдают предпочтение продуктам Directum RX, Directum HR Pro. В настоящее время студенткой 4 курса ведется работа по диплому на тему «Внедрение электронного архива документов (на примере Кемеровского акционерного общества «Азот»). В качестве программного средства для долговременного и постоянного хранения документов также рассматривается решение от Directum RX «Долговременный архив».

Планы дальнейшего развития

1. Расширение практико-ориентированной составляющей за счёт выполнения студентами учебных заданий, смоделированных на основе реальных рабочих процессов (например, работы органов местного самоуправления). В рамках этого направления планируется:

• разработка учебных кейсов, отражающих региональную специфику работы в сфере ДОУ;

• моделирование типовых процессов регистрации, согласования и контроля исполнения документов, характерных для органов местного самоуправления.

2. Обзор возможностей решения Directum RX «Обращения граждан» (при наличии демо-версии) для наглядного представления регистрации и обработки обращений, которые поступают от граждан и юридических лиц.

3. Внедрение в учебный процесс курса «Настройка Directum RX» для углублённой подготовки специалистов, способных не только работать в системе, но и адаптировать её под задачи конкретной организации.

4. Внедрение в учебный процесс курса «Основы работы в Directum Projects» для проектирования процессов в рамках подготовки магистерских работ.

5. Обзор возможностей решения Directum RX «Долговременный архив» (при наличии демо-версии) — в рамках дисциплины «Электронные архивы» для студентов 4 курса. Логическое продолжение курса, иллюстрирующее переход документов из СЭД в архивную область.

Ожидаемые результаты: повышение качества подготовки кадров, расширение сотрудничества с работодателями, укрепление позиций вуза как регионального центра компетенций в области цифрового документооборота.

Заключение

Уже много лет компания Directum предоставляет нашим студентам облачное решение Directum RX в учебных целях. Сотрудничество с Directum позволяет вузу последовательно наращивать уровень подготовки кадров, соответствующих актуальным потребностям цифровой экономики региона. С каждым годом платформа совершенствуется, и мы всегда имеем возможность работать с самой последней версией. Это отличный опыт - погружение в реальную цифровую среду управления организацией.

Своим участием в данном конкурсе хочу выразить огромную благодарность компании Directum за предоставленные возможности учить и учиться самой, оперативное решение вопросов, заботливое отношение к партнёрам!

Автор заявки

Самаковская Олеся Валериевна, кандидат культурологии, член Ассоциации специалистов в сфере управления документами (АСУД), доцент кафедры цифровых технологий и ресурсов Кемеровского государственного института культуры.

В вузе преподаю дисциплины по двум профилям подготовки:

• Организация управления электронными документами (бакалавриат)
• Управление документацией в условиях цифровизации общества (магистратура).

«Неравнодушный» преподаватель:) Всегда стараюсь быть в курсе последних изменений и новшеств в области СЭД и СХЭД, повышаю квалификацию, посещаю вебинары, и обязательно делюсь полученными знаниями со своими студентами!

Мой рабочий аккаунт в ВК: https://vk.com/osdocs 

АО «Приокский завод цветных металлов» (АО «ПЗЦМ») — современное и высокотехнологичное предприятие, одно из ведущих аффинажных предприятий, включенного в перечень стратегических предприятий Российской Федерации.

Основной целью деятельности АО «ПЗЦМ» является аффинаж всех видов драгоценных металлов с получением товарной продукции в виде слитков, гранул, порошков, технических изделий и химических соединений. АО «ПЗЦМ» располагает уникальными техническими решениями, позволяющими перерабатывать сырье за короткий технологический цикл. Градообразующее предприятие Рязанской области г.Касимов.  100% акций принадлежат государству.  Партнёрами завода являются более 400 добывающих и перерабатывающих предприятий из 48 регионов России.

Контекст и вызов

Для завода, который является участником специальных инвестиционных контрактов, наличие прозрачного механизма финансовой отчётности, является критическим фактором для выполнения обязательств перед государством. Для перехода на налоговый мониторинг организация должна обеспечить налоговому органу возможность онлайн-доступа к своим учётным и документальным системам. Согласно требованиям ФНС ключевым условием является раскрытие не просто реквизитов, а контентов (файлов) первичных документов, хранящихся в системе электронного архива. В качестве витрины данных для осуществления налогового мониторинга был выбран сервис «Контур.Налоговый мониторинг».

Мы уже были знакомы с Заказчиком не первый год, так как ранее успешно провели внедрение Directum RX и осуществляем его сопровождение. На этапе аналитики нами были выявлены следующие потенциально проблемные зоны:

• Разрозненное хранение — договоры и первичные документы находились только в 1С:ERP, где могли отсутствовать оригиналы подписанных версий. Это создавало риски при налоговых проверках и усложняло предоставление необходимых данных для проверок ФНС.
• Отсутствие единого оперативного архива — бумажные документы могли дублировать электронные, поиск оригинала документа занимал иногда до 15–20 минут.
• Неконтролируемая договорная база — в 1С:ERP использовался механизм искусственно созданных карточек договоров с номером только для проводки платежей, что засоряло учет и снижало достоверность данных.
• Согласование первичных документов требовало регламентации и унификации через Directum RX.
• Всё вместе это приводило к невозможности информационного взаимодействия организации с налоговым органом, с предоставлением последнему доступа к витрине данных бухгалтерского и налогового учета по строгим требованиям ФНС.

Перед командой ООО «БТЛаб» была поставлена амбициозная задача в лице финансового департамента и дирекции завода: реализовать систему Финансового Архива на основе одноимённого модуля «Финансовый архив» экосистемы Directum RX, обеспечить его взаимодействие с учётной системой 1С:ERP Управление предприятием и разработать интеграцию между финансовым архивом и шлюзом «Контур.Налоговый мониторинг» для передачи данных на проверку в необходимом формате в АИС «Налог-3» ФНС России.

Решение

Выбор решения был очевидным — модуль «Финансовый архив» на базе уже внедрённой и успешно работающей системы СЭД Directum RX. На её основе мы развернули взаимодействие с ключевыми системами ИТ-ландшафта предприятия, включая 1С:ERP и Контур.Диадок, чтобы создать единое структурированное хранилище документов. Далее, данные из него передаются для налоговой проверки.

Дополнительно мы спроектировали и реализовали специализированный REST API, который служит связующим звеном между внутренним контуром Directum RX и внешней системой налогового мониторинга.

Архитектура взаимодействия выглядит следующим образом:

1. Инициация: Витрина данных «Контур.Налоговый мониторинг» (выступающая в роли шлюза) получает из ИС 1С:ERP Управление предприятием АО «ПЗЦМ» перечень первичных документов с уникальными идентификаторами карточек из СЭД Directum RX.
2. Запрос контента: Витрина данных «Контур.Налоговый мониторинг» направляет запрос в СЭД Directum RX, используя разработанное API, с указанием уникального идентификатора документа (РК).
3. Интеллектуальная выгрузка: Созданный API анализирует тип документа и его статус в жизненном цикле Directum RX и динамически определяет, какой именно файл необходимо предоставить:
   • Если документ типизированный (например, счёт-фактура, акт), API возвращает печатную форму, сформированную в системе.
   • Если документ поступил через систему электронного документооборота (Диадок), API возвращает подписанный XML-файл (юридически значимый формат).
   • API гарантирует возврат актуальной версии документа на момент запроса, что критически важно для достоверности данных, предоставляемых ФНС.

Интеграционное решение состоит из 9 типов REST API

Для обеспечения непрерывного обмена данными между Directum RX, 1С:ERP, «Контур.Диадок» и «Контур.Налоговый мониторинг» мы разработали 9 типов интеграционных взаимодействий. Это позволило превратить Directum RX в центральное звено финансовой экосистемы предприятия.

И в рамках проекта, за 8 месяцев (с учётом технического сопровождения) были реализованы ключевые задачи:

• Создан единый архив финансовых документов на базе Directum RX;
• Произведена автоматизация процессов согласования и подписания входящих/исходящих первичных учётных документов (бумажных и электронных через «Контур.Диадок»);
• Обеспечена бесшовная синхронизация Directum RX с 1С:ERP. Создана единая база договоров и контрагентов с двусторонней синхронизацией между Directum RX и 1С:ERP.
• Обеспечена прозрачность жизненного цикла документов путём обмена статусами и ссылками на оригиналы документов между системами.
• Подготовлена инфраструктура для налогового мониторинга путем реализации API для выгрузки контентов из архива Directum RX в систему «Контур.Налоговый мониторинг».

Архитектура обеспечения налогового мониторинга:

Также, в процессе реализации данного проекта не были забыты вопросы по миграции данных. Миграции из 1C:ERP в Directum RX подлежали Контрагенты и Договоры. Средствами интеграции была выполнена массовая передача действующих договоров и связанных с ними контрагентов.

Ход проекта 

Хотелось отметить следующие особенности хода проекта. В реализации проекта помимо наших программистов участвовали разработчики со стороны заказчика и подрядчики со стороны 1С:ERP. Уникальность управления проектом заключалась в том, что вместе с реализацией проекта финансового архива и налогового мониторинга проходило обновление ERP от 1C. Это потребовало трёхсторонней адаптации к сложившимся обстоятельствам. В результате договорённостей, нам нужно было динамично обновлять методы взаимодействия систем, например обеспечение передачи в 1С:ERP актуального состояния документов из Directum RX. Пользователи завода не могли при этом терять в функциональности ни одной из систем рабочего процесса! Также, для удобства пользователей и плавного перехода, в 1С:ERP был добавлен некоторый функционал из Directum RX. Например, статус согласования некоторых документов можно было увидеть непосредственно из карточки 1С:ERP.

Технологические результаты

• Возможно, впервые реализован механизм прямого API-взаимодействия между Directum RX и Контур.Налоговый мониторинг. Это позволило автоматически предоставлять в контролирующие органы не просто реквизиты, а контенты (файлы) документов из защищённого финансового архива Directum RX, что является критическим требованием для снижения налоговых рисков предприятия.
• На основе разработанного механизма прямого API-взаимодействия между Directum RX и Контур.Налоговый мониторинг возможно создание аналогичных проектных решений.

Ценность для бизнеса

Оперативные результаты

Стратегические преимущества: обеспечена прозрачность документооборота для налогового мониторинга
 

• Реализация проекта позволила АО «Приокский завод цветных металлов» перейти на витрину для налогового мониторинга, что даёт предприятию следующие преимущества:
  • Снижение налоговых рисков — исключены ошибки, связанные с ручной выгрузкой документов для проверок.
  • Прозрачность и доверие — выстраиваются доверительные отношения с налоговым органом за счёт предоставления онлайн-доступа к подлинным документам из защищённого архива.
  • Операционная эффективность — подготовка к налоговым запросам перестаёт быть трудоёмким ручным процессом. Срок закрытия налогового периода потенциально сокращается с 3 месяцев до нескольких дней.
  • Соответствие требованиям СЗПК — для завода, являющегося участником специальных инвестиционных контрактов, наличие такого решения является критическим фактором выполнения обязательств перед государством.

Почему мы считаем, что это решение достойно номинации «Лучшее решение бизнес-задач»

Наш проект демонстрирует комплексный подход к решению двух главных бизнес-задач: оперативное наведение порядка в финансовом документообороте и подготовка к налоговому мониторингу.

Созданный API для взаимодействия с системой налогового мониторинга подтверждает, что платформа Directum RX способна выступать в роли надёжного источника данных для самых требовательных внешних систем, включая государственную информационную систему АИС «Налог-3».

Состав команды проекта

Команда проекта была гибридная, под нашим руководством. Это эксперты ООО «БТЛаб» (РП, аналитики, разработчики, системные инженеры, тестировщики), специалисты со стороны АО «ПЗЦМ» и эксперты со стороны разработки 1С:ERP (аналитики, разработчик).

Об авторе заявки

Трофимова Анастасия, руководитель проектов ООО «БТЛаб».

Этот проект показывает, как структуризация процессов, синхронизация данных из разных систем и автоматизация регламентированных процедур делают работу предприятия эффективнее. Особенно приятны положительные отзывы пользователей — система на базе DirectumRX становится прозрачной, согласование и подготовка документов — быстрыми и понятными, а операционные издержки документооборота и подготовки к налоговому мониторингу сокращаются более чем в 5 раз.

Отзыв заказчика

Кошурников Сергей Владимирович, Начальник отдела информационных технологий АО «Приокский завод цветных металлов»

О проекте внедрения финансового архива с обеспечением возможности налогового мониторинга на базе Directum RX.

Что мы получили в итоге:

• Ожидания от финансового архива оправдались. Все оригиналы документов подписанные ЭП, бумажные скан-копии структурированно хранятся в СЭД на базе Directum RX. Бухгалтер непосредственно из 1С:ERP по ссылке открывает карточку документа в СЭД и видит подписанный оригинал. Время поиска меньше минуты.
• Мы видим статус согласования документа, не выходя из учётной системы. Исчезли вопросы «где документ?», «кто подписал?», «почему задержка?». Весь жизненный цикл документа стал прозрачным.
• Главное - мы готовы к налоговому мониторингу с его сокращёнными сроками проверок и более доверительными отношениями с налоговым органом.

Какие изменения мы ощутили на себе:

• Бухгалтеры перестали тратить время на поиск документов и ручной ввод контрагентов в две системы. Освободившиеся часы ушли на более содержательную работу.
• Управленческая отчётность стала опираться на актуальные, проверенные данные.
• Отдельно хочу отметить профессиональный подход команды разработчиков. Проект длился 8 месяцев, и за это время были сложности: параллельная доработка 1С, необходимость синхронизации двух команд разработки. Но в итоге все работы были выполнены. Команда не просто «сделала и ушла», они помогли нам актуализировать договорную базу, обучили пользователей, и сейчас мы продолжаем развивать систему в рамках технологического сопровождения.

Проект был инициирован с целью создания автоматизированного решения, обеспечивающего полный цифровой цикл оформления списания товарно-материальных ценностей. Основной задачей стал перевод процесса списания из разрозненного и частично ручного формата в единый сквозной цифровой процесс с обеспечением интеграции с учетной системой и использованием электронной подписи.

Решение должно было обеспечить сокращение ручных операций, повышение прозрачности и контролируемости процессов, юридически значимое электронное подписание документов, а также централизованное хранение и формирование отчетности.

Бизнес-заказчиком проекта выступил финансовый департамент.

Описание и возможности решения

Решение было разработано и внедрено в период с 07.07.2025 по 22.12.2026 (5,5 месяцев) на базе уже используемой в компании системы электронного документооборота Directum RX. Выбор платформы был обусловлен необходимостью доработки существующей системы с сохранением единого цифрового контура.

В рамках реализации использовались возможности Directum RX для интеграции с КХД, формирования тел документов и построения бизнес-процессов. Дополнительно была использована функциональность облачного подписания УНЭП, заимствованная из модуля Directum HR Pro.

Интерфейс модуля

Общая архитектура решения

Решение построено как интеграционная система на базе Directum RX, обеспечивающая сквозной процесс обработки списаний:

Источники данных → Интеграционный слой → Directum RX → ЭП → Архив и отчетность

Ключевые архитектурные особенности

Решение реализует событийно-инкрементную загрузку данных: в систему поступают только новые записи за последние 24 часа, что исключает повторную обработку и позволяет эффективно работать с большими объемами данных.

Реализована интеллектуальная агрегация данных — списания автоматически группируются по причинам, кодам дефектов, датам и подразделениям, что позволяет объединять операции разных пользователей в единые документы.

Система полностью исключает ручное формирование документов: акты списания и приказы создаются автоматически на основе интеграционных данных и справочников, включая формирование печатных форм с электронной подписью.

Гибкая ролевая модель позволяет управлять составом комиссий на уровне подразделений и изменять его при необходимости, включая динамическое управление ролями участников процесса.

Реализованы массовые операции, включая подписание документов одной кнопкой, что позволяет работать с десятками тысяч документов ежемесячно.

Решение обладает высокой масштабируемостью: до 32 000 актов в месяц, сотни пользователей одновременно и обработка десятков миллионов записей.

Карточка акта списания

Суть работы решения

Система автоматически загружает данные о списаниях, формирует акты и приказы без участия пользователя, после чего инициатор назначает комиссию. Документы проходят электронное подписание (сначала комиссией, затем руководителем) и сохраняются в юридически значимом архиве с возможностью дальнейшей отчетности и выгрузки.

Задача на подписание

Особенности реализации и преодоленные сложности

В ходе реализации ключевые сложности были связаны с качеством и объемом данных, а также организацией процесса подписания.

Для их решения были внедрены механизмы проверки дубликатов при загрузке данных, реализован маппинг состава комиссии в зависимости от подразделения, оптимизирована обработка данных с учетом пиковых нагрузок и разработан механизм массового подписания документов, отсутствовавший в базовой версии системы.

Инструменты, использованные для реализации проекта

В проекте использовались следующие инструменты: блоки скриптов, функции, представления модулей и проводника.

На этапе анализа была проведена углубленная проработка процессов и сформирована укрупненная блок-схема, на основе которой разработан алгоритм загрузки данных из КХД. Дополнительно был проведен анализ фоновых процессов Directum RX для определения пиковой нагрузки, что позволило оптимально настроить количество одновременно работающих загрузчиков и обработчиков, а также сформировать гибкое расписание их запуска.

Решение остается гибким с точки зрения дальнейшего развития: дополнительные требования можно реализовать через изменение схемы процесса или изменение визуальной формы карточки документа.

Схема процесса обработки документа по списанию

Результаты

В результате проекта процесс списания товарно-материальных ценностей был полностью переведен в цифровой формат. Если ранее оформление актов осуществлялось на бумаге с ручным сбором подписей, последующим сканированием и передачей в архив, то теперь весь процесс автоматизирован.

Из ERP-системы ежедневно поступают данные о списаниях, на основании которых в Directum формируются акты списания и приказы с указанием причин. Процесс подписания в магазинах занимает считанные минуты, после чего документы автоматически поступают в электронный архив.

Ранее ручной характер операций приводил к потерям документов и затруднял аналитику. После внедрения эти риски устранены, а прозрачность процессов значительно повышена.

Отдельный эффект был достигнут на складах: если ранее списания велись в Excel с большим объемом ручных операций, то переход на систему позволил полностью исключить ручной труд в этой части.

При реализации проекта был применен подход проектирования от данных — решение строилось исходя из структуры и качества данных, что обеспечило корректную автоматическую генерацию документов и снизило количество ошибок. Участие пользователя сведено к принятию решений (назначение комиссии и подписание), а логика системы дорабатывалась на основе реальных кейсов и тестирования на «живых» данных.

Бизнес-цели были достигнуты в короткие сроки: разработка и внедрение по всей сети заняли около 4 месяцев, масштабирование — менее одного месяца.

Пользователи положительно оценили внедрение: сотрудники магазинов отметили существенное сокращение ручного труда, а сотрудники бухгалтерии — удобство работы и доступность документов. В целом процесс стал прозрачным, структурированным и удобным для всех участников.

Показатели эффективности

Проект был масштабирован на 244 объекта компании (магазины и склады) и охватил более 1000 сотрудников.

В результате внедрения удалось полностью отказаться от бумажного документооборота, что привело к снижению затрат примерно на 5,4 млн рублей в год.

Также устранена необходимость в физическом архиве и пересылке документов, что дополнительно повысило эффективность процессов и снизило операционные издержки.

Потенциал использования

Решение обладает высоким потенциалом масштабирования и может применяться в ритейле, где процессы списания носят массовый и повторяющийся характер. Архитектура решения универсальна: при передаче данных о списаниях система автоматически формирует необходимый комплект документов без участия пользователя, что делает его применимым и в других компаниях и процессах.

Команда проекта

Проект реализовывался совместной командой бизнеса и ИТ.

Со стороны бизнес-пользователей ключевую роль сыграл руководитель проекта Максим Семенов, обладающий глубокой экспертизой во внутренних бизнес-процессах магазинов и бухгалтерии, что позволило сделать решение удобным для пользователей.

В проекте активно участвовали сотрудники бухгалтерии, бухгалтер-эксперт Ольга Элькина принимала участие в постановке задач и тестировании, обеспечивая корректность решения.

Техническую реализацию обеспечивали Николай Макаров и команда аналитиков, которые отвечали за настройку системы и реализацию интеграций.

Общую координацию проекта осуществлял Илья Кубышин – руководитель продукта Directum.

Об авторе заявки

Кубышин Илья – руководитель по проектам, руководитель продукта Директум. Общая координация по проекту, связь с подрядчиком, выбор оптимальных способов решения задач.

ООО «Гленмарк Импэкс» — российское подразделение глобальной фармацевтической компании Glenmark Pharmaceuticals Ltd. Компания представлена в сегменте воспроизведенных препаратов, специализированных препаратов и в безрецептурном сегменте (ОТС).

ООО «Гленмарк Импэкс» использует Directum RX с 2017 года. С помощью платформы в компании цифровизировали договорную деятельность, согласование счетов и закрывающих документов, управление доверенностями, в 2024 году перевели в Directum RX процесс работы с командировками и авансовыми отчетами.

Предпосылки внедрения

В сфере фармакологии действуют строгие требования к вопросам сохранения коммерческой тайны и информационной безопасности. В частности, необходимо регистрировать и хранить информацию о событиях и действиях, происходящих в Directum RX.

В Directum RX в истории карточки фиксируются данные о том, кто и когда вносил изменения, но без точечной детализации. Чтобы обеспечить достоверность и целостность информации, потребовалось автоматизировать фиксацию данных о:

• типе объекта, его уникальном номере;
• дате и времени внесения изменений;
• сотруднике, учетной записи;
• внесённых изменениях (предыдущее и текущее значения).

Для решения этой задачи выбрали вариант модификации платформы Directum RX с помощью модуля «Контрольный след» от компании «Акелон».  Модуль входит в состав решений: Управление изменениями (GMP), Управление корректирующими и предупреждающими действиями (CAPA, GMP), Управление отклонениями (GMP), Управление регламентирующей документацией Фармацевтической системы качества (GMP).

Цели и задачи

Внедрение модуля «Контрольный след» должно было решить следующие задачи:

• обеспечение сквозного контроля за внесенными изменениями на платформе Directum RX;
• автоматизация фиксации изменений;
• обеспечение достоверности и целостности информации;
• повышение уровня безопасности и исполнительской дисциплины за счет ведения журналов аудита действий пользователей и разграничения прав доступа к отчетам.

Описание и возможности решения

Модуль «Контрольный след» предназначен для работы с историей изменений объектов на платформе
Directum RX.

В сравнении со стандартными возможностями Directum RX модуль «Контрольный след» включает расширенную историю по всем объектам модуля.

Возможности модуля

• автоматическое ведение справочников «Контрольный след»;
• возможность настроить запрос причины изменения свойств конкретных объектов;
• фиксация внесенных изменений в типах документов:
  • договорах;
  • дополнительных соглашениях;
  • документах, унаследованных от абстрактного типа «Универсальный документ QMS».
• фиксация данных об отправке на печать или экспорте документа в Контрольный след для договоров, дополнительных соглашений, документов, унаследованных от абстрактного типа «Универсальный документ QMS»;
• фиксация данных в справочнике «Контрольный след» о типе объекта, уникальном номере объекта, дате и времени внесения изменений, сотруднике, учетной записи, внесённых изменениях (предыдущее и текущее значения);
• формирование детализированных отчетов: «Контрольный след», «Журнал события аутентификации пользователей», «Журнал неудачных попыток авторизации», «Журнал изменения групп и ролей»;

Записи модуля «Контрольный след» не редактируются и не удаляются, это обеспечивает достоверность и целостность информации в системе. Записи могут использоваться в качестве подтверждения факта совершения действий при проведении внутренних и внешних проверок.

Обложка модуля Контрольный след в Directum RX

Печатная форма Журнала изменений групп и ролей

Результаты

• полностью автоматизирована фиксация изменений в ключевых типах документов;
• модуль «Контрольный след» упростил работу 200 пользователей;
• повысилась безопасность данных за счет прозрачности изменений.

Проект завершили менее чем за 3 месяца.

Дмитрий Шведов, руководитель Департамента ИТ ООО «Гленмарк Импэкс»

«По работе команды только самые положительные комментарии. Работать было приятно, профессионально и с соблюдением договоренностей. Обсуждение любых возникающих вопросов и поиск решения даже в самых сложных ситуациях — за это однозначно большой плюс всей команде».

Состав команды проекта

От исполнителя:

Людмила Волкова – Куратор проекта, «Акелон»

Денис Муравьёв – Администратор проектов «Акелон», руководитель проекта

Ника Королева – Аналитик, «Акелон»

Алексей Зосимук – Аналитик, «Акелон»

Евгений Багдасаров – Ведущий разработчик, «Акелон»

Иван Никифоров – Разработчик, «Акелон»

От заказчика:

Дмитрий Шведов – Руководитель Департамента ИТ

Белоусов Илья – Менеджер по сетевой инфраструктуре

Алла Ракант – Менеджер по обеспечению качества

Об авторе заявки

Денис Муравьёв – администратор проектов 3 категории в компании «Акелон», специализируется на реализации проектов в фармацевтической отрасли.

В рамках реализации проекта была выстроена эффективная модель взаимодействия с командой заказчика, включая руководителя проекта и ИТ-директора Дмитрия Шведова. Конструктивное сотрудничество и оперативное принятие решений позволили обеспечить достижение поставленных целей без превышения установленных сроков.

Существенный вклад в реализацию проекта внес администратор со стороны заказчика Илья Белоусов, обеспечивший своевременное решение инфраструктурных и организационных вопросов, а также предложивший инициативы по дальнейшему развитию функциональности модуля».

Проект выполнялся при поддержке партнёра «Гарант-Чебоксары». На старте работ был согласован регламент взаимодействия сторон, что позволило обеспечить прозрачность процессов и эффективную координацию действий участников проекта.

В компании на базе Directum RX реализованы процессы согласования договорных, первичных финансовых документов, интеграция по контрагентам и проводкам с SAP, выгрузка данных в налоговую витрину. Кейсы представлена на конкурсе Awards Автоматизация документооборота с поставщиками услуг. Секреты успешного перехода, Автоматизация процесса выпуска доверенностей.

Заказчику требовалось реализовать загрузку в Directum финансовых и договорных документов, которые подписываются в сервисе "Сфера Документы" для создания единого архива финансовых и договорных документов в одной системе.

Первичные финансовые документы в компании создаются и подписываются в разных системах: входящие финансовые документы от большинства поставщиков поступают через сервис обмена Диадок и обрабатываются в Directum RX, исходящие документы по поставщикам создаются в SAP, отправляются в сервис обмена Диадок, а оттуда загружаются в Directum RX, в то время как исходящие по покупателям и небольшое количество входящих первичных документов от поставщиков обрабатываются через сервис обмена Сфера документы и эти документы не попадали в Directum RX.

В рамках взаимодействия с ФНС (Сервис ФНС № 15) в компании ведутся работы по реализации выгрузки проводок в разрезе договорных документов, для проведения и учета бухгалтерских операций компанией используется система SAP, однако в ней не ведется учет по договорным документам, и т.к. учет договорных документов ведется в Directum RX появилась необходимость создания связей всех финансовых документов с договорными в системе Directum RX, что в дальнейшем позволит выгружать данные в налоговую витрину в разрезе договорных документов в рамках Сервиса ФНС №15. И также т.к. в Directum RX уже реализована выгрузка в налоговую витрину было принято решение отказаться от выгрузки в налоговую витрину из сервиса Сфера Документы и настроить выгрузку всех документов из Directum RX одним потоком в едином формате.

Цели и задачи проекта

Исходя из предпосылок, были определены следующие цели и задачи проекта.

Цели проекта

• Анализ возможностей и ограничений обмена данными по API с сервисом Сфера Документы;
• Создание решения, которое позволит гибко управлять загрузкой документов из сервиса Сфера Документы.

Задачи

Разработать

• справочник для хранения авторизационных данных, даты, маппинга типов документов;
• модуль интеграции, включающий журнал отслеживания статусов документов и результатов загрузки;
• функции запроса документов, печатных форм, квитанций, подписей и МЧД подписантов;
• фоновые процессы отслеживания событий, создания документов, создания связей;
• механизм отображения пакетов документов;
• функцию для точечной загрузки документов по ИД документа в сервисе обмена Сфера Документы;
• функцию для загрузки документов из сервиса Сфера Документы по дате документа по заданному периоду;

А также 

• доработать механизм выгрузки документов в налоговую витрину, добавить новые виды документов;
• импортировать исторические документы из сервиса Сфера Документы.

Описание проекта

Используемые решения и подходы

Проект реализован на базе системы Directum RX версии 4.11.

Используемые модули и решения:

• Модуль «Финансовый архив»;
• Модуль «Договоры»;
• решение «Прикладные константы» Directum;
• решение «Журнал запросов» Софт Лайн.

История проекта

Сроки реализации: 01.11.2025 – 23.01.2026 (3 мес).

1. Подготовка ТЗ: 01.11.2025-21.11.2025. На данном этапе было составлено подробное ТЗ с описанием процесса и модификаций.
2. Разработка интеграции, первичное тестирование на машине разработки: 21.11.25 – 10.12.25. На данном этапе были выполнены первичные модификации системы, настройка и первичное тестирование.
3. Тестирование: 10.12.2025-20.01.2026. На данном этапе проводилось тестирование с заказчиком на препроде. В процессе тестирования выявлены были некоторые особенности загрузки отдельных типов документов, дорабатывались методы загрузки документов. Также было выяснено, что по умолчанию в сервисе Сфера Документы отключен метод, возвращающий печатную форму неформализованных документов, в связи с чем дополнительно была направлена заявка в сервис Сфера Документы для подключения метода для компании заказчика.
4. Ввод в промышленную эксплуатацию 23.01.26.

Описание процесса

Схема взаимодействия "Как было"

Схема взаимодействия "Как стало"

Описание и возможности решения

В рамках данного проекта реализованы исходящие запросы в сервис обмена Сфера Документы и получение документов по событиям, периоду и ИД документа.

Диаграмма потока данных

1. Настроена подписка на события сервиса Сфера Документы

Для интеграции Сервиса СД с системой Directum RX используется интеграционное API. Со стороны Directum RX реализована подписка на события, разработаны методы, получение данных и последующая их обработка.

Для загрузки документов только в статусе «Документооборот завершен» добавлена проверка признака при загрузке и настроена подписка на события:

• Signed - Документ подписан получателем
• Accepted - Документ принят получателем
• Received - Документ переведен в статус "Получен". Для сф, ксф, документов, полученных по роумингу, подписано извещение о получении документа (ИОП)
• AcceptedAvoidance - Документ аннулирован.

2. Доработан Модуль интеграции с внешними системами, добавлен маппинг типов документов

Настройка маппинга видов документов и условий загрузки

В таблицу вносятся:

• Вид документа – вид документа в Директум, которым нужно создать карточку;
• Код типа документа в сервисе Сфера Документы;
• Документопоток – документопоток для загрузки (входящий, исходящий, входящий/исходящий), определяется по получателю и отправителю, если получатель – наша орг., то документопоток входящий, если отправитель – наша орг., то документопоток исходящий;
• Тип информации продавца – номер квитанции, в которой в сервисе Сфера Документы содержится XML титула продавца, подписи этого титула и МЧД;
• Тип информации покупателя – номер квитанции, в которой в сервисе Сфера Документы содержится XML титула покупателя, подписи этого титула и МЧД;
• Исключающие статусы – номера статусов, которые не нужно загружать в Директум;
• Спец. условие – добавлены некоторые специальные условия загрузки по требованию заказчика, например, если в примечании к документу есть UPD, то создавать карточку вида Счет фактура на аванс, а если нет, то Счет фактура выставленный или Счет фактура полученный.

3. Доработана карточка контрагента

В карточке контрагента добавлено поле «ИД контрагента в сервисе Сфера Документы», которое заполняется автоматически при нахождении совпадения по ИНН + КПП. Если по ИНН + КПП найдено несколько записей или не совпадает КПП, создается уведомление администратору для проверки и ручного внесения ИД контрагента в сервисе Сфера Документы в нужную карточку контрагента.

4. Настроен модуль «Сфера Документы» для управления загрузкой документов

Модуль интеграции с сервисом "Сфера Документы"

5. Разработан справочник отслеживания документов

Записи в справочнике создаются:

• при получении события подписания, принятия документа;
• при создании запроса загрузки документов по периоду;
• при создании запроса загрузки документа по ИД в сервисе Сфера Документы без ограничения по статусам.

Карточка записи справочника отслеживания загрузки документов

По созданным записям в статусе «В обработке» и без признака «Признак остановки попыток загрузки» фоновый процесс направляет запрос в сервис Сфера Документы, получает данные и проводит проверку необходимости загрузки:

• проверяет наличие признака «Документооборот завершен»;
• если нет признака «Документооборот завершен» оставляет в статусе «В обработке»;
• если есть признак «Документооборот завершен», проверяет статус документа в сервисе Сфера Документы и условия по таблице маппинга типов документов;
• если есть соответствие по таблице маппинга создает нужного вида карточку;
• если нет соответствия по таблице маппинга переводит запись в статус «Не требует загрузки».

При получении события аннулирования AcceptedAvoidance производится поиск документа по «ИД во внешней системе» и в карточке проставляются статусы аннулирования.

6. Разработан справочник загрузки связей документов

Карточка записи справочника загрузки связей документов

7. Разработана вычисляемая папка с группировкой по полю «ИД пакета в сервисе Сфера Документы»

Вычисляемая папка отображения пакетов документов

8. Доработаны карточки финансовых и договорных документов

• добавлены поля «ИД в сервисе Сфера Документы», «ИД пакета в сервисе Сфера Документы», доработано проставление данных в поле «Местонахождение»;
• для открытия списка документов пакета в карточках документов добавлена кнопка «Открыть пакет», при нажатии на которую открывается список документов, у которых значение поля «ИД пакета в сервисе Сфера Документы» равна значению в текущей карточке.
• для возможности ручной загрузки печатных версий, подписей и МЧД добавлены кнопки загрузки «Загрузить печатную форму», «Загрузить подписи».

Отображение кнопок загрузки в карточке УПД

К загруженному документу создаются документы с видами (тип документа «Простой документ»): «МЧД контрагента» и «МЧД нашей орг», «Протокол передачи». Созданные документы связываются с основным связью «Приложение» для того, чтобы они добавлялись в стандартную выгрузку по кнопке «Выгрузить из архива». В результате выгрузка, например, по УДП содержит полный набор данных:

• XML титула покупателя;
• XML титула продавца;
• подписи контрагента;
• подписи нашей орг.;
• печатная форма с визуализированными подписями из сервиса Сфера Документы;
• МЧД контрагента;
• МЧД нашей орг.
• протокол передачи;
• список выгруженных документов.

Результаты

Разработанное решение позволяет гибко настраивать и осуществлять загрузку любых документов из сервиса "Сфера Документы".

Основными результатами использования решения у заказчика стали:

• создан единый архив электронных финансовых документов компании в системе Directum RX;
• настроена выгрузка всех первичных документов в налоговую витрину в едином формате;
• более 75 000 исторических финансовых и договорных документов загружено в систему Directum RX и более 230 000 приложений (протоколов обмена, МЧД) загружено в систему Directum RX;
• 500 объектов в день в среднем синхронизируется между системами;
• 100 документов и 300 приложений к ним в день в среднем загружается в систему Directum RX.

Перспективы развития решения

Решение возможно масштабировать до полноценного коннектора, который позволит настроить загрузку, обработку и отправку документов между Directum RX и сервисом обмена Сфера Документы

Решение может быть легко адаптировано для любой организации при необходимости загрузки документов из сервиса Сфера Документы.

Состав команды проекта

Со стороны заказчика:

• представители отдела ЭДО;
• представители ИТ-службы.

 Со стороны исполнителя ООО «Алиал Групп»

• Татьяна Киселева, ведущий бизнес-аналитик;
• Александр Лаптев, разработчик.

Институт права, социального управления и безопасности был создан в 1997 году и является структурным подразделением федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Удмуртский государственный университет».

В настоящее время в ИПСУБ готовят студентов по следующим направлениям и специальностям:

Бакалавриат

• 40.03.01 Юриспруденция
• 10.03.01 Информационная безопасность

Специалитет

• 40.05.01 Правовое обеспечение национальной безопасности
• 40.05.02 Правоохранительная деятельность
• 10.05.05 Безопасность информационных технологий в правоохранительной сфере

Как развивались образовательные программы по информационной безопасности в управлении

В 2001 году на базе специальности «Организация и технология защиты информации» была создана кафедра информационной безопасности в управлении.

Сотрудничество кафедры информационной безопасности в управлении с компанией Directum началось в 2003 году. В институте был произведен набор студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», и возникла задача  проведения лабораторных занятий, на которых студенты документоведы смогли бы освоить новые информационные технологии, появившиеся в сфере документационного обеспечения и управления. Изучение только технологий подготовки документов с использованием прикладного офисного ПО оказалось недостаточным.

В начале 2000-х годов в организациях начинает формироваться комплексный подход к использованию информационных технологий во всех сферах документационного обеспечения управления, который предполагает использование специализированных систем управления документами.

В этот период на  российском рынке появляются программные продукты, которые стали относить к группам СЭД, АС ДОУ, ECM, поэтому включение в учебный практикум этого ПО стало необходимым для обеспечения качественного учебного процесса студентов.

Современные системы электронного документооборота стали стандартными для организаций информационными системами, пользователями которых являются практически все сотрудники организации.

Универсальность информационных технологий, используемых в СЭД, позволила включить изучение этих систем в учебный процесс специалистов в области защиты информации и юристов.

Почему изучение СЭД важно для специалистов в области информационной безопасности и юристов

Определим необходимость изучения технологий систем электронного документооборота для специалистов в области информационной безопасности и юристов.

АО АТК «Ямал» — один из крупнейших авиаперевозчиков Западной Сибири. Особое значение авиакомпания имеет для жителей Крайнего Севера, где авиация во все времена была и остается важнейшим, а порой и единственным видом транспорта.

Работа с обращениями граждан — один из ключевых процессов для компаний, напрямую взаимодействующих с клиентами. Для авиакомпании «Ямал» было важно не только ускорить обработку обращений, но и обеспечить прозрачность исполнения, контроль сроков и полное соответствие требованиям 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».

Цели и задачи проекта

Цель проекта – оцифровать процесс обработки обращений граждан в АО АТК «Ямал» за счет расширения набора используемых решений на единой платформе для управления компанией Directum RX.

Для достижения цели проекта были поставлены следующие задачи:

• Ускорить обработку обращений;
• Упростить взаимодействие граждан с авиакомпанией;
• Повысить качество и прозрачность исполнения обращений;
• Обеспечить соответствие процесса обработки обращений граждан требованиям 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».

Описание проекта

Сроки проекта: начало: 01.04.2025. Конец: 16.05.2025

Реализация проекта производилась на базе системы Directum RX с использованием решений «Обращения граждан» и «Интернетприемная – обращений граждан». Выбор готовых коробочных решений был обусловлен необходимостью быстрого старта и минимизации затрат на сопровождение. Система не требует расширения ИТ-команды и поддерживается администратором, что особенно важно для бизнеса, где ИТ-ресурсы должны использоваться максимально эффективно.

Внедрение коробочных решений позволило в короткие сроки запустить сквозной цифровой процесс без дополнительных доработок и привлечения разработчиков.

Описание процессов

Решение охватывает весь жизненный цикл обращения от удобного онлайн-оформления, где гражданин указывает свои данные, описывает обращение и при необходимости прикладывает файлы, до регистрации и отправки на исполнение, подготовки ответа заявителю и формирования отчетности.

На этом этапе сотрудник компании получает задание на обработку поступившего обращения, присваивает ему номер и направляет в работу в зависимости от специфики.

Сотрудники получают инструмент для оперативного рассмотрения обращений и мониторинга их статусов, а руководство — прозрачную картину по соблюдению сроков и качеству исполнения.

Результаты

В результате внедрения решений компания получит:

• Сокращение среднего времени обработки обращений граждан;
• Снижение количества потерянных и необработанных обращений;
• Формирование единого архива всех обращений с возможностью создания отчетности и проведения аудита;
• Обеспечение прозрачности прохождения каждого обращения на всех этапах — от регистрации до предоставления итогового ответа;
• Исключение рисков нарушения регламентных сроков благодаря автоматическим уведомлениям и контролю исполнительской дисциплины;
• Повышение качества взаимодействия с гражданами за счет стандартизации ответов и единых подходов к рассмотрению обращений.

На текущий момент решение «Обращения граждан» активно используется в промышленной эксплуатации. Решение «Интернет приёмная» на стадии перехода в опытно-промышленную эксплуатацию со стороны клиента.

Команда проекта

Состав команды Заказчика:

• Сапега Ольга – руководитель проекта

Состав команды Исполнителя (МайТэк):

• Васильева Аделаида - руководитель проектов-аналитик
• Любина Анастасия - системный инженер

Компания-исполнитель

ООО «МайТэк» — генеральный партнер компании Directum, сертифицированный партнер-разработчик, центр сертифицированного обучения Directum, а также авторизованный партнер Astra Linux. Компания обеспечивает полный цикл цифровизации: от анализа и оптимизации бизнес-процессов, их автоматизации и последующего развития экосистемы продуктов Directum RX на стороне Заказчика до последующей технической поддержки и обучения пользователей новинкам системы. Экспертиза, подтвержденная наивысшим статусом партнерской сети Directum, позволяет клиентам безопасно автоматизировать бизнес-процессы, используя единую и надежную платформу, с применением инструментов встроенного искусственного интеллекта.

Об авторе заявки

Аделаида Васильева – руководитель проектов-аналитик «МайТэк»

«Спокойная реализация — лучший показатель качества. Всё внедрено и работает».

Этот проект не только завершил цикл, начатый в 2020 году, но и стал образцом того, как можно, опираясь на накопленный опыт, провести сложную миграцию с минимальными изменениями для пользователей и полным отказом от избыточной кастомизации в пользу поддерживаемой производителем функциональности.

Цели и задачи проекта

Подготовка к проекту и стратегические выводы

К 2025 году команда проекта (Заказчик — БУ ВО «Центр информационных технологий», Исполнитель — ООО «СТАРКОВ Групп») подошла с уникальным багажом знаний, накопленным за 5 лет реализации дорожной карты. Опыт предыдущих проектов (переход СЭД для подведомственных учреждений в 2021 г. и основной системы АСЭД ВО в 2022 г.) позволил сформулировать три главных принципа, которые легли в основу финального этапа:

• «Коробка – наше все». Зачастую хочется сделать максимально удобную систему для пользователя, учесть все их пожелания, реализовать интересные кейсы автоматизации. Тем не менее излишняя кастомизация ведет к трудностям, как при выполнении проекта, так и при его дальнейшей поддержке. Для Заказчика Система становится дорогой в поддержке, т.к. количество инцидентов растет, сложность конвертации – повышается, адаптация под требования законодательства зачастую становится просто невозможной.
• Поддержка должностного лица на высшем уровне – делает проект не просто комфортным, а реально управляемым. Всегда нужен «арбитр», который примет взвешенное решение, в соответствии с целями проекта, с учетом стратегического развития на долгие годы. Ранее, мы часто не могли договориться о правильных решениях и не хватало «точки опоры» на заинтересованного ЛПР.
• Не бывает правильных процессов работы – бывают убеждения и историческая связь. Текущие процессы Заказчика – не догма, мир меняется, требования и запрос от пользователей и граждан на удобство работы растет. Повышается уровень клиентоцентричности, при работе с населением. Все это требует изменения устоявшихся подходов, правил и регламентов.

Поддержка ЛПР:

1. Директором проекта от Заказчика назначен Бородин В.Н., зам.директора БУ ВО «ЦИТ». Причем это не номинальная должность, а реальная роль, с реальным участием в проекте. На его уровне решались текущие тактические вопросы, которые не могли быть разрешены с РПЗ.
2. Куратором проекта со стороны Заказчика назначена – Ильина А.А., министр цифрового развития Вологодской области. На её уровень эскалировались реально сложные вопросы, которые невозможно было решить в рабочей группе. Здесь нам очень нужен был стратегический взгляд на развитие СЭД в области в целом.

В рамках реализации проекта команда была постоянно на связи с ЛПР-ами, обсуждались и максимально оперативно устранялись все проектные риски. Данное взаимодействие было особенно ценным, так как позволяло быстро двигаться по плану и обходить, возникающие на пути препятствия, значительно эффективнее.

Цели и задачи проекта (согласно Уставу)

Главная цель проекта была сформулирована лаконично: дальнейшее развитие ГИС ОГ за счет импортозамещения и внедрения стандартного решения модуля ОГ на платформе Directum RX, с отказом от «кастомных» доработок в пользу функциональности, поддерживаемой производителем.

Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

• Внедрение и настройка функционала по обработке обращений граждан из стандартной поставки модуля «Госрешения» Directum RX версии 4.12.
• Настройка всех необходимых интеграционных механизмов:
  • «Интеграция с МЭДО»
  • «Интеграция с ПОС посредством СМЭВ»
  • «Интеграция с ПОС. Витрина данных»
  • «Интеграция с ССТУ»
  • «Интернет-приемная обращений граждан»
• Миграция исторических данных — не предусмотрена.

Отказ от миграции данных

Последняя из задач в списке, на старте проекта сильно удивила функционального Заказчика (мягко говоря). Действительно, кажется странным, что, переводя такую важную систему, мы отказываемся от миграции исторических данных. Причиной отказа послужили следующие наши наблюдения, по ранее выполненным проектам:

• «Желаемое не совпадает с действительным». Заказчик на старте не всегда может правильно представить образ будущего. Зачастую это выглядит, как идеально перенесенный объем документов, задач/заданий, поручений, причем так, что «все дела, что мы завершили в пятницу – легко продолжим в понедельник в новой системе». Реальность оказывается несколько иной и идеального процесса все равно не выходит.
• «Соотношение цена-качество». Миграция – это всегда про большие затраты, т.к. требуется очень скрупулезно подготовить данные и выполнить правильные настройки мигратора, не забыть про все важные аспекты, т.к. попытка будет одна. Провести кучу репетиций миграции. А по итогу все равно не получить идеального варианта.

В целевой системе должны обрабатываться только обращения граждан. Срок жизни данных документов – невелик, т.к. по закону обработка обращения должна в основной массе укладываться в 30-дневный срок. Таким образом, посчитав, реальную ценность исторических данных, пришли к выводу, что она невелика и нести дополнительные затраты на миграцию нет необходимости.

История проекта

Проект стартовал в январе 2025 года и, следуя утвержденному в Уставе плану-графику, был успешно завершен в ноябре 2025 года.

Основные этапы:

1. Инициация и подготовка проекта
2. Анализ и проектирование
3. Настройка и адаптация
4. Тестовая эксплуатация
5. Обучение пользователей
6. Опытно-промышленная эксплуатация

Масштаб внедрения охватил более 800 пользователей из Правительства Вологодской области, Администрации Губернатора и всех исполнительных органов власти. Проект коснулся всех процессов, связанных с обработкой обращений граждан.

Реализация проекта

Технические и бизнес-решения

В ходе проекта была проделана масштабная работа по настройке и адаптации системы. Основное внимание уделялось не просто переносу функционала, а его оптимизации с учетом современных требований к скорости обработки обращений, удобству пользователей и отказу от устаревших бумажных практик. Ключевые направления:

Ускорение и автоматизация занесения документов

Обращения поступают в органы власти разными каналами: почта, нарочно, электронная почта (до 01.04.2025), МЭДО, ПОС, Интернет-приемная, а также в порядке переадресации из иных ведомств. Во всех случаях первичную обработку выполняет делопроизводитель, который должен зарегистрировать документ и проверить, не является ли обращение дублем.

Для ускорения этих процедур реализованы:

• интеграции с ПОС, Интернет-приемной, МЭДО (в том числе прием переадресованных из АСЭД обращений).
• механизм поиска повторных обращений и автоматическая связка с ними;

Для реализации возможности связывания с повторными обращениями добавлен справочник с историческими обращениями, с возможностью указания ссылок на его записи с формы обращения. Исторические записи  обращений загружены из прежней версии ГИС ОГ, посредством экспорта/импорта записей Обращений.

Оптимизация деятельности аннотаторов в Правительстве

В Управлении по работе с обращениями граждан (УРОГ) ключевая роль — аннотатор. Эти сотрудники определяют тематику вопросов, готовят проекты поручений должностным лицам и формируют документы на переадресацию. От их работы во многом зависит дальнейшее движение обращения.

Для повышения эффективности аннотаторов внедрены:

• конкурентные задания, распределяющие нагрузку;
• автоматическая подготовка проектов резолюций на переадресацию и рассмотрение;
• автоматическое формирование комплекта сопроводительных документов (письмо + уведомление) на основе шаблонов.

Ускорение работы руководителя УРОГ

Руководитель УРОГ ежедневно подписывает большое количество документов: сопроводительные письма, ответы, уведомления гражданам. Также он согласовывает проекты резолюций для должностных лиц и выполняет функции помощника Губернатора. В старой системе каждое действие требовало отдельного задания.

Для облегчения работы реализованы:

• специализированный интерфейс, группирующий все объекты в едином пространстве;

• массовое подписание документов;
• массовое утверждение проектов резолюций.

Оптимизация работы исполнителей
Ранее исполнители фактически вели двойную работу: обращение распечатывалось, готовился бумажный ответ, который подписывался у руководителя, после чего делопроизводитель сканировал подписанный документ и вносил в систему. Такая схема осталась в прошлом.

Теперь для исполнителей:

• внедрены шаблоны ответов на обращения для всех органов исполнительной власти (ОИВ) с поддержкой электронной подписи;
• настроены маршруты согласования ответов с автоматическими проверками помощниками подписантов.

Оптимизация работы руководителей ОИВ и их помощников
До перехода на новую платформу ответы обрабатывались исключительно на бумаге: подпись руководителя ставилась вручную, отправка производилась делопроизводителем. Новые решения позволили полностью перейти на электронный документооборот:

• подписание ответов электронной подписью руководителем ОИВ (или согласование при ответе от лица заместителя Губернатора);
• автоматическое наложение штампов с возможностью корректировки помощником;
• автоматическая отправка ответа заявителю по e‑mail и через ПОС. При этом шаблон почтового сообщения настраивается Администраторами СЭД.

Реализация новых процессов по записи на личный прием к должностным лицам в Directum RX
Добавлен функционал, позволяющий организовать в системе полный цикл записи граждан на личный прием, интегрированный с процессами обработки обращений.

Обновленные реестры для контроля переадресации, рассмотрения и исполнения
Разработаны и внедрены новые реестры, дающие прозрачную картину по всем этапам работы с обращениями — от регистрации до итогового исполнения.

Реализация мониторинга и контроля по переадресованным обращениям

Упрощена организация мониторинга работ по обращениям, направленным по компетенции в рамках текущей СЭД. Сотрудники УРОГ могут из своего документа видеть проводятся ли работы по обращению в Министерстве и выполнять предупредительный контроль.

Оптимизированы аналитические отчеты для предоставления информации в контролирующие органы

Трудности и успехи

«Пересборка бизнес-процессов»

Одним из самых серьезных вызовов стало изменение процесса рассмотрения обращений Заместителями Губернатора. В старой системе полномочия по переадресации были поделены между приемными и Управлением по работе с обращениями граждан (УРОГ). В новой системе, оставаясь «в коробке», такую схему реализовать было невозможно.

Решение: при поддержке министра цифрового развития А.А. Ильиной команда инициировала процедуру изменения бизнес-процесса. Был описан процесс «as is», выявлены его недостатки, и предложен новый процесс «to be» с передачей ключевых полномочий УРОГ. Это позволило не только реализовать проект без кастомизации, но и оптимизировать сам процесс работы в Правительстве.

Изменение законодательства по ходу проекта

В третьем квартале 2025 года Минцифры РФ изменило требования к выгрузке данных на «витрину ПОС», добавив новый скоуп данных и способ передачи (через СМЭВ). Эта функциональность изначально не входила в границы проекта.

Решение: Руководствуясь целью проекта (работать на поддерживаемой производителем «коробке»), было принято решение реализовать необходимый механизм в рамках текущего проекта. При поддержке вендора, команда успешно выполнила доработки, уложившись в утвержденные сроки и не нарушив общий план-график. Этот случай стал лучшей демонстрацией ценности отказа от «самописных» интеграций.

Результаты

Результаты проекта полностью соответствуют цели, поставленной в январе 2025 года. Удалось выдержать баланс, не уйдя в глубокий кастом, и обеспечить плавный переход для пользователей. Ключевые итоги:

• 800 пользователей (делопроизводители, руководители и исполнители во всех ОИВ) успешно переведены на работу в Directum RX.
• Все запланированные интеграционные механизмы (МЭДО, ПОС, ССТУ, Интернет-приемная) настроены и функционируют в штатном режиме.
• Оптимизированы ключевые процессы:
  • Автоматическое формирование сопроводительной документации по шаблонам.
  • Массовое подписание сопроводительных писем и уведомлений с использованием ЭП.
  • Автоматическая переадресация обращений в иные ведомства.
  • Отправка ответов заявителям на e-mail и автоотправка ответов в ПОС.
  • Визуальная простановка штампов ЭП и регистрации.

Лидерство и инновационность

Уникальность этого проекта заключается не в единичном техническом решении, а в том, что он стал успешным завершением пятилетнего стратегического планирования. В нестабильной среде государственного управления командам Заказчика и Исполнителя удалось:

1. Разработать и неукоснительно следовать долгосрочной дорожной карте, не меняя ее целевых показателей.
2. Последовательно реализовать три сложнейших проекта миграции, каждый раз совершенствуя методологию и подходы.
3. Создать прецедент, когда накопленный опыт (включая ошибки) позволил последний проект провести наиболее эффективно, с фокусом на стратегическую ценность, а не на сиюминутный комфорт.

Этот кейс — наглядный пример того, как системный подход к цифровой трансформации, поддержка на высшем уровне и профессиональная команда могут привести к планомерному и предсказуемому результату даже в такой сложной сфере, как государственное управление.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Успешное завершение дорожной карты по переходу на Directum RX открывает новый этап — этап планомерного развития и масштабирования созданных решений. В ближайших планах по ГИС «Обращения граждан»:

1. Модернизация инфраструктуры. Запланировано усиление серверных мощностей и обновление аппаратной базы для обеспечения растущих нагрузок и повышения отказоустойчивости системы.
2. Масштабирование на муниципальный уровень. В настоящее время система охватывает органы исполнительной власти и Правительство области. Следующий шаг — подключение всех муниципальных образований, что позволит создать единое цифровое пространство для работы с обращениями граждан на всей территории региона.
3. Расширение мобильных возможностей. Начат процесс реализации доступа руководителей к работе с обращениями с планшетных устройств в защищенном контуре. Это повысит оперативность принятия решений без ущерба требованиям информационной безопасности.
4. Развитие интеграций. В соответствии с новыми требованиями Минцифры РФ будут продолжены работы по совершенствованию обмена данными через ПОС и СМЭВ, обеспечивая актуальность и полноту передаваемой информации.

Эти направления продолжат логику проекта: сохранение баланса между современными пользовательскими сценариями, надежностью системы и строгим соблюдением законодательных норм.

Команда проекта

ОТ ЗАКАЗЧИКА

• Куратор проекта – Ильина Анастасия Андрревна, министр цифрового развития Вологодской области
• Директор проекта – Бородин Виктор Николаевич, Заместитель директора, начальник Управления информационных систем БУ ВО «Центр информационных технологий»
• Руководитель проекта – Ясинецкая Елена Викторовна, начальник отдела развития информационных систем Управления информационных систем БУ ВО «Центр информационных технологий»
• Заместитель руководителя проекта – Хрисанфов Федор Владимирович, Главный специалист отдела развития информационных систем Управления информационных систем БУ ВО «Центр информационных технологий»
• Заместитель руководителя проекта – Безрукова Екатерина Вадимовна, Главный специалист отдела развития информационных систем Управления информационных систем БУ ВО «Центр информационных технологий»
• Главный администратор СЭД – Горбунова Арина Валерьевна, начальник отдела электронного документооборота и web-технологий Управления информационных систем БУ ВО «Центр информационных технологий»
• Администратор СЭД – Калябина Юлия Александровна, Главный специалист отдела электронного документооборота и web-технологий Управления информационных систем БУ ВО «Центр информационных технологий»
• Администратор СЭД – Окускова Светлана Сергеевна, Главный специалист отдела электронного документооборота и web-технологий Управления информационных систем БУ ВО «Центр информационных технологий»
• Функциональный заказчик – Рожина Ольга Николаевна, начальник Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Вологодской области.
• Функциональный заказчик – Кокорина Марина Сергеевна, Ведущий советник Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Вологодской области.
• Функциональный заказчик – Бакуркова Екатерина Викторовна, Ведущий советник управления цифровых проектов Министерства цифрового развития Вологодской области

ОТ ИСПОЛНИТЕЛЯ

• Руководитель проекта – Шикин Алексей Николаевич, руководитель проектов ООО «СТАРКОВ Групп»
• Аналитик – Петров Максим Анатольевич, аналитик отдела внедрения ООО «СТАРКОВ Групп»
• Администратор проекта – Голованова Наталия Борисовна, администратор проектов ООО «СТАРКОВ Групп»
• Аналитик – Менщикова Александра Владимировна, аналитик отдела внедрения ООО «СТАРКОВ Групп»
• Консультант – Пальчикова Алена Юрьевна, консультант отдела внедрения ООО «СТАРКОВ Групп»
• Консультант – Сафьянова Софья Сергеевна, консультант отдела внедрения ООО «СТАРКОВ Групп»
• Разработчик – Моржухин Андрей Алексеевич, разработчик отдела внедрения ООО «СТАРКОВ Групп»
• Системный инженер – Смирнов Анатолий Павлович, системный инженер службы поддержки и сопровождения ООО «СТАРКОВ Групп»
• Инженер поддержки – Наймушин Алексей Андреевич, инженер службы поддержки и сопровождения ООО «СТАРКОВ Групп»

Показатели эффективности

• 800+ пользователей в СЭД
• Более 40 руководителей высшего уровня работают в СЭД
• На 80% ускорилась работа руководителей с документами
• На 50% ускорился процесс прохождения документов по ведомствам