Основы no-code: как легко настроить процесс рассмотрения документов

Продолжаем цикл статей об удобной настройке бизнес-процессов в Directum RX. В прошлый раз мы рассказали, как адаптировать процесс ознакомления, теперь поговорим про настройку процесса рассмотрения документов.

Стандартный вариант процесса рассмотрения уже есть в системе, но не всегда подходит для той или иной компании. На его основе можно создать свой собственный, добавляя или удаляя блоки, изменяя их настройки и положение на схеме.

Представим, что в организации входящие документы направляются на рассмотрение генеральному директору. Он рассматривает документы в бумажном виде с предварительно подготовленным проектом резолюции. Для этого нужно адаптировать процесс рассмотрения документа таким образом:

• проект резолюции готовит советник генерального директора;
• помощник генерального директора получает задание на печать документа и проекта резолюции, распечатывает документы и приносит руководителю;
• если советник или помощник директора решают передать документ на рассмотрение другому руководителю, например, исполнительному директору, то инициатору приходит задание на переадресацию. Он отправляет документ на рассмотрение другому адресату и выполняет задание. Процесс завершается.

Разберем пример настройки процесса для рассмотрения документа одним адресатом. Для этого нам потребуется выполнить всего 4 шага: 

1. Создать вариант процесса.
2. Доработать схему для отправки документа одному адресату.
3. Настроить свойства блоков.
4. Сделать вариант процесса действующим.

Шаг 1. Создание варианта процесса

Создайте копию стандартного варианта процесса «Рассмотрение документа одним адресатом» для типа задачи Задача на рассмотрение документа.

На вкладке «Свойства» укажите имя, описание, приоритет и критерии варианта процесса.

Новый процесс будет выбран, если соблюдены условия:

• документ отправляется на рассмотрение одному адресату;
• адресат является генеральным директором.

Шаг 2. Доработка схемы для отправки документа одному адресату

Перейдите на вкладку «Схема». Удалите блоки условий, лишние задания и уведомления, а также перенастройте переходы между оставшимися блоками, как на скриншоте.

Шаг 3. Настройка свойств блоков

Измените свойства блока «Подготовка проекта резолюции помощником»:

• в поле Заголовок укажите новое название блока;
• в поле Исполнители укажите советника генерального директора;
• в поле Тема укажите шаблон темы задания. В нашем примере $DocumentName – наименование основного документа, вложенного в задачу на рассмотрение. Имя автоматически подставится в тему, когда задание в ходе процесса придёт советнику.

Заполните свойства блока «Доработка проекта резолюции помощником»:

• в поле Заголовок укажите новое название блока;
• в поле Исполнители укажите помощника генерального директора с помощью вычисляемого выражения Параметры процесса → Адресат → Помощник;
• в поле Тема укажите шаблон темы задания, которая отобразится помощнику в списке заданий, например «Распечатайте и передайте на рассмотрение проект резолюции и документ: $DocumentName». В нашем примере $DocumentName – наименование основного документа, вложенного в задачу на рассмотрение. Имя автоматически подставится в тему, когда придет задание в ходе процесса;
• в поле Срок укажите, за какое время должно быть выполнено задание, например 4 часа.

На схему добавьте блок «Задание» между блоками «Удаление проекта резолюции» и «ИЛИ».

Когда инициатор получает это задание, он создает новую задачу на рассмотрение с другим адресатом. После выполнения задания всем наблюдателям приходит уведомление о результате рассмотрения, и процесс завершается:

Заполните свойства блока «Задание»:

• в поле Исполнители укажите инициатора задачи с помощью вычисляемого выражения: Задача → От;
• в поле Тема укажите шаблон темы задания, например «Переадресуйте рассмотрение новому адресату: $Addressee». Задайте параметр $Addressee с помощью вычисляемого выражения: Параметры процесса → Адресат → Персона → Фамилия и инициалы.

После изменений свойств и добавления нового блока схема примет вид:

Шаг 4. Завершение настройки

В карточке варианта процесса на вкладке «Свойства» в поле Состояние выберите значение Действующая и сохраните изменения. В результате он автоматически будет выбираться системой в задачах на рассмотрение, если документ отправляется только генеральному директору.

Также в системе можно аналогично настроить процесс для рассмотрения несколькими адресатами. Для этого нужно использовать стандартный вариант процесса «Рассмотрение документа несколькими адресатами».

* * *

Вариант процесса рассмотрения документов входит в стандартную поставку. Повторить показанные выше настройки можно как в локальной, так и облачной системе.

Также рекомендуем ознакомиться с новинками Directum RX 4.8 по развитию возможностей No‑code в системе: разные представления форм для одной сущности, добавление вкладок и групп на форму, просмотр схемы бизнес-процесса и т.д.