Система электронного документооборота и система управления рисками – это взаимосвязанные вещи, которые играют важную роль в развитии каждой компании. В современных реалиях актуальность корректного и оптимального применения риск-менеджмента в основных бизнес-процессах организаций не вызывает сомнений. Клиенты системы DIRECTUM сотрудничают со многими организациями, в том числе зарубежными, и для них очень важно чувствовать себя уверенными при работе с контрагентами. Ведение бизнеса с компаниями, которые находятся под санкциями, может привести к крупным штрафам и судебным разбирательствам, что, в свою очередь, нанесет непоправимый ущерб корпоративной репутации. Учитывая этот фактор, в России все больше компаний начинают использовать базу Dow Jones (Dow Jones Risk & Compliance)* в системе управления рисками, в том числе клиенты DIRECTUM. Следовательно, возникает необходимость ее интеграции с СЭД DIRECTUM.

*Dow Jones (Dow Jones Risk & Compliance) — это информационно-аналитическая служба компании Dow Jones — мирового поставщика решений по управлению рисками. Решение для всемирного поиска важной информации по лицам и организациям с высоким уровнем риска для бизнеса. Главная цель — борьба с отмыванием денег, коррупцией и экономическими санкциями.

Одним из таких проектов ООО «МайТэк» стала интеграция DIRECTUM с базой рисков Dow Jones.

Задачи

1. Автоматизировать проверку контрагентов в СЭД DIRECTUM по санкционным спискам базы данных Dow Jones.

2. Обеспечить автоматизированную проверку:

• новых контрагентов в момент их внесения в DIRECTUM;
• текущих активных контрагентов на периодической основе;
• текущих активных контрагентов по запросу в Dow Jones.

3.  Разработать типовой маршрут для согласования проверки контрагентов и оценки рисков работы с контрагентами, попавшими в санкционные списки.

Описание решения

При разработке решения по интеграции СЭД DIRECTUM с базой рисков Dow Jones были учтены недостатки работы в системе Dow Jones Risk & Compliance, в частности:

• невозможность автоматической одновременной проверки нескольких организаций. Когда у одной организации больше тысячи клиентов, то ручная проверка не самый эффективный способ;
• слишком сложный интерфейс, низкий уровень usability. Желание Dow Jones вместить в себя все, что можно, не обошлось без последствий. Интерфейс перегружен;

Интерфейс Dow Jones

• система не полностью поддерживает русский язык.

В итоге, мы создали решение, которое позволяет клиентам СЭД DIRECTUM:

1. Проводить проверку благонадежности в отношении:

• дистрибьюторов;
• партнеров по слиянию и поглощению;
• поставщиков.

2. Быстро и эффективно идентифицировать:

• государственные компании;
• организации, связанные с преступлениями;
• лица и организации, на которых наложены санкции.

В рамках автоматизированной проверки контрагентов реализована возможность проверки по базе Dow Jones:

• новых контрагентов в момент их создания в СЭД DIRECTUM;
• текущих активных контрагентов на периодической основе;
• текущих активных контрагентов по запросу.

Справочник «Санкции организации»

Учётные данные доступа к базе Dow Jones хранятся в специальной таблице настроек СЭД DIRECTUM.

Диалог настройки модуля Автоматизация проверки контрагентов по Dow Jones

Обмен данными производится путем вызова методов REST API портала Dow Jones. Полученные данные результата запроса автоматически обрабатываются в СЭД DIRECTUM, и сам результат проверки отражается в соответствующем справочнике «Санкции организации».

Карточка записи справочника «Санкции организации» (вкладка «Основная»)

Справочник содержит следующую информацию:

• факт наличия в санкционных списках;
• перечень санкционных списков;
• гиперссылки на санкционные списки;
• дата начала действия/дата окончания действия санкций (если есть);
• дата/даты проверки контрагента на наличие в санкционных списках.

В справочнике предусмотрено ведение истории изменения записей о санкциях контрагента.

Карточка записи справочника «Санкции организации» (вкладка «История изменений»)

В системе обеспечена однозначная идентификация (сопоставление) контрагентов в СЭД DIRECTUM с базой Dow Jones. Уникальным кодом идентификации организации в базе Dow Jones является поле «Profile ID Number». Критерием для нахождения записи в базе Dow Jones является минимальная допустимая степень сходства 70%. Процент степени сходства задается в настройках СЭД DIRECTUM. По результатам проверки на базе справочника «Санкции организации» реализовано хранение информации в справочнике «Кандидаты на санкции организации».

При проверке нового контрагента в момент создания записи в СЭД DIRECTUM в зависимости от результата проверки пользователю возвращается один из следующих ответов:

• сообщение о том, что в базе Dow Jones совпадений не обнаружено — это означает, что контрагент не числится в базе Dow Jones и по нему нет санкций;
• перечень найденных сопоставлений в базе Dow Jones (c указанным процентом степени сходства).

Карточка записи справочника «Кандидаты на Санкции организации»

В случае если имеется сообщение о том, что в базе Dow Jones совпадений не обнаружено, то информация об этом записывается в соответствующем справочнике в запись для нового созданного контрагента. При наличии перечня найденных сопоставлений, пользователю предоставлена возможность указать контрагента из этого перечня, который будет являться однозначно сопоставимым с созданным контрагентом в СЭД DIRECTUM.

Карточка записи справочника «Санкции организации» (вкладка «Основная»)

При этом у пользователя есть возможность указать, что сопоставлений не обнаружено — на случай, если в предложенном перечне контрагентов ни один не будет соответствовать созданному в СЭД DIRECTUM.

Справочник «Кандидаты на Санкции организации»

Также в системе реализован механизм периодической проверки существующих в СЭД DIRECTUM контрагентов. По умолчанию проверка осуществляется в ночное время 1 раз в месяц, чтобы не загружать каналы передачи данных и сервера СЭД DIRECTUM. В результате проверки контрагентов по изменённым записям автоматически формируется сводный отчёт. Отчёт содержит перечень контрагентов и произошедшие по ним изменения: появление в базе Dow Jones, изменение сведений по санкциям в базе Dow Jones и т.д. Отчёт формируется в формате MS Word. Из записи отчёта есть возможность по ссылке открыть запись справочника «Санкции организации».

Сводный отчет по результатам опроса контрагентов по базе Dow Jones

При появлении санкции у контрагента автоматически запускается типовой маршрут согласования проверки контрагента.

Варианты изменений:

1. Контрагент впервые обнаружен в списке санкций.
2. Контрагент исключен из списка санкций.
3. Прочие изменения в записях санкций в базе Dow Jones — уточнения санкций, добавление информации по санкции, изменение срока санкции (продление).

Результаты применения решения

1. Создание в системе DIRECTUM единого информационного пространства для управления рисками.
2. Обеспечение более прозрачной работы со сторонними организациями.
3. Экономия времени, уменьшение усилий, затрат на осуществление проверок.
4. Появление возможности направить все свои ресурсы на другую работу.

Планы и возможности развития

В дальнейшем планируется расширить функционал разработки, реализовав проверку не только юридических лиц, но и физических лиц, в том числе сотрудников.