Сравнение договорных документов

Успешное решение

Задача

Работа с договорными документами: от качества и скорости этой работы зависит эффективность многих процессов в организации. В ходе согласования договоров часто возникает необходимость сравнивать его версии на предмет внесения изменений и правок. Стандартный функционал DIRECTUM уже включает возможность сравнения версий документа в формате DOC, но сотрудникам договорных отделов не хватало возможности сравнивать сканированные версии (или скан-копию с версией в формате DOC) одного и того же договора – с такой ситуацией сталкивается любой менеджер, к примеру получивший от контрагента скан-копию подписанного им договора по электронной почте. Процесс сравнения версий занимает длительное время, при этом остаются риски «проглядеть» ошибку или несогласованное изменение. Более того, в результате человеческого фактора возможно подписание не самой последней версии договора, что влечет серьезные репутационные и финансовые потери.

Описание решения

Разработанное бизнес-решение «Сравнение договорных документов» на базе DIRECTUM и ABBYY Comparator обеспечивает возможность:

• сравнение различных по формату версий договорных документов в DIRECTUM;
• выявление различий между документами;
• формирование отчета по изменениям в документе;
• поиск сравниваемого документа различными вариантами поиска (Со сканера штрих-кода, Общий поиск по договорным документам, Мои последние измененные документы, По ИД документа, по номеру договора);
• получение списка отчетов по изменениям в документах с заданием различных критериев.

Использованные технологии и платформы:

DIRECTUM 5.2.0 и выше.
ABBYY Comparator

Суть работы и порядок его использования.

Сотруднику договорного отдела поступил документ, который необходимо сравнить с последней версией подписанного документа, хранящегося в DIRECTUM (последняя версия вносится в систему стандартными способами).

Для выполнения процедуры сравнения и получения результатов сотруднику достаточно запустить мастер действий в системе DIRECTUM "Сравнение договорных документов"

Запустить мастер действий можно любым из нижеуказанных способов:

1. С помощью обложки
2. С помощью кнопки быстрого запуска
3. С помощью действия «Сравнение» в карточке документа

Описание этапов работы мастера действий «Сравнение договорных документов»

Шаг 1. Выбор документа.

Необходимо выбрать тип поиска документа с версиями, требующими сравнения

Шаг 1. Мастер действий. Выбор документа

Со сканера штрих-кода. Пользователь, используя сканер штрих-кодов, сканирует штрих-код с бумажной версии документа и нажимает кнопку «ОК».

Общий поиск по договорным документам. Открывается окно установки критерии поиска документа с заполненным типом карточки «Договорные документы».

Мои последние измененные документы. Пользователь может выбрать один из документов из стандартного поиска «Мои последние измененные документы».

По ИД документа. Открывается окно установки критериев поиска документа с единственным критерием ИД документа.

По номеру договора. Открывается окно установки критерии поиска документа с заполненным типом карточки «Договорные документы» и еще одним возможным критерием «№ документа».

Примечание: если запустить мастера действия с помощью действия «Сравнение» в карточке договорного документа, то шаг "Выбор документа" будет пропущен.

Шаг 2. Выбор версий документа для сравнения.

Необходимо выбрать версии документа для сравнения.

Шаг 2. Мастер действий. Выбор версий документа

Шаг 3. ABBYY Comparator.

Автоматически запускается ABBYY Comparator и открывается локальная папка с уже выгруженными системой версиями документа.

Шаг 3. Мастер действий. Инструкции пользователю

Далее, из открытой локальной папки пользователь перетаскивает мышью версии документа в открытое приложение ABBYY Comparator. После чего нажимает кнопку «Найти различия».

ABBYY Comparator

Шаг 4. Отчет по сравнению версий документа.

Если возникает необходимость сформировать отчет о результатах сравнения версий, то у пользователя появится возможность сохранить этот отчет и отправить его на согласование определенным пользователям: заданием или уведомлением.

Шаг 4. Мастер действий. Отчет по сравнению документов

Примечание:  Можно сохранить «Отчет по сравнению версий документа» в формате pdf с комментариями по изменениям, тогда автоматически будет создан отчет «Таблица изменений по документу» и добавлен системой в новую версию «Отчет по сравнению версий документа».

Пример pdf отчета по изменениям

Шаг 5. Итоги сравнения версий.

На заключительном шаге мастера действий подводятся итоги по проделанной работе:

Шаг 5. Мастер действий. Заключительный шаг

С помощью гиперссылок можно отправить «Отчет по сравнению версий документа» любым пользователям заданием, уведомлением, или вложив в типовой маршрут.

Результаты применения решения

Использование решения позволяет:

• снизить риски при выполнении условий договоров, избежать пеней и штрафов по причине неисполнения условий договора;
• избавиться от ошибок в процессе согласования и подписания договоров;
• сократить трудозатраты на договорную деятельность.

Перспективы развития решения

Перспектива развития – добавление нового этапа мастера действий: включение процесса сканирования и автоматического добавления отсканированного документа новой версией договора.

Дополнительные файлы

Подробнее о решении в каталоге https://www.directum.ru/solutions/8758425