Время платить по счетам

На случай, если Вас смутил громкий заголовок, спешу развеять панику. Речь сегодня пойдет о согласовании входящих счетов на предприятии, занимающимся разработкой и поставкой химпродуктов и реагентов для нефтяной отрасли, а именно о «Научно-исследовательском институте по нефтепромысловой химии».

С АО «НИИнефтепромхим» компания «МайТэк» плодотворно сотрудничает на протяжении нескольких лет. На первоначальном этапе по заказу НИИ были успешно внедрены модули  «Управление электронными документами»,  «Управление деловыми процессами», «Канцелярия» и «Управление договорами», также была организована удаленная работа с документами с помощью мобильного приложения DIRECTUM Jazz для генерального директора предприятия.

Благодаря автоматизации ключевых бизнес-процессов руководство и пользователи компании осознали преимущества внедрения системы DIRECTUM – удобство работы с документами, своевременная отработка поручений, прозрачность, а главное − быстрота согласования документов. Как следствие, появилось желание оптимизировать и другие процессы, поддерживающие деятельность предприятия. Исходя из приоритетности процессов, было принято решение автоматизировать согласование входящих счетов.

Цели и задачи 

АО «НИИнефтепромхим» ведет свою деятельность на отечественном и зарубежных рынках, осуществляет поставки в различные регионы России: Западной и Восточной Сибири, Татарстане, Башкортостане, Коми, Урало-Поволжье, а также странах СНГ: Белоруссии, Казахстане, Азербайджане, Узбекистане, Украине. В общем, действующих лиц достаточно много, и, соответственно, с каждым контрагентом ведутся товарно-денежные отношения, сопровождающиеся «шлейфом» различного рода документации, в том числе и (интересующими нас) счетами.

Координацией работ по входящим счетам в НИИ занимается финансово-экономический отдел, состоящий из начальника отдела, ведущего сотрудника и специалиста – всего 3-х человек. Работа со счетами – это одна из задач отдела. Помимо этого, финансисты занимаются управлением денежными потоками, контролем эффективного использования денежных средств, расчётом финансово-экономических показателей и подготовкой управленческих отчётов.  На фоне общей загруженности персонала в этом бумажном вальсе, возникает риск упустить что-то из виду.

После анализа исходной ситуации, были выявлены следующие ключевые моменты, требующие внимания:

• Необходимость полной осведомлённости сотрудников относительно всех этапов проведения оплаты счетов, чтобы к каждому из них мог обратиться, говоря на языке DIRECTUM, инициатор процесса;
• Необходимость учета категоризации счетов на оплату в зависимости от основания их инициации (поскольку обработка в каждом из этих случаев имеет свои особенности);
• Необходимость систематизации счетов по периодам оплаты.

Более того, область сотрудничества компании, как упоминалось выше, довольно масштабна, на этом фоне, возникает потребность в постоянном обновлении курса валют для осуществления переводов, в связи с чем важно постоянно располагать информацией о текущих курсах валют из официальных источников.

В итоге мы определили ряд задач, которые включают в себя реализацию работ по следующим этапам:

1. Организация проверки и согласования счетов на оплату;
2. Создание возможности отслеживания оплаты счета и уведомления ответственных;
3. Обеспечение условий для формирования и ведения архива счетов.

Исходя из поставленных задач, мы сформировали «Дерево работ» процесса автоматизации входящих счетов на оплату.

Дерево работ «Входящие счета на оплату»

Согласно дереву работ, требовалось обеспечить следующее:

1. Для проверки и согласования счетов на оплату

• Обработку счетов ответственными, в том числе проверку назначения расходов, оформления и соответствия платежным обязательствам;
• Формирование реестров счетов и их ежедневное согласование;
• Быстрый поиск связанных документов для проверки обоснованности счета;
• Согласование счетов в соответствии с регламентом, использование жесткой маршрутизации;
• Утверждение счетов руководителем с помощью электронной подписи – гарантия дальнейшей неизменности и достоверности подписанного документа.

2. Для оплаты счета и уведомления ответственных

• Оповещение заинтересованных лиц об утверждении оплаты по счету или отказе;
• Проведение и контроль оплаты по счету (сверку реквизитов и формулировок на соответствие акту и договору, сверку суммы счета с бюджетом, передачу данных в учетную систему);
• Учет частично оплаченных счетов;
• Планирование оплаты счетов.

3. Для формирования архива счетов, организации безопасного и удобного доступа к нему

• Поиск счетов в различных разрезах (по договору, по организации, по датам);
• Формирование периодической отчетности по счетам;
• Повышение безопасности работы с платежными документами за счет разграничения прав доступа.

Реализация

При разработке и адаптации процесса под специфику АО «НИИнефтепромхим» был использован ряд инструментов, позволяющих организовать работу с входящими счетами:

• Реализован Мастер действий для удобного первоначального ввода информации о входящем счете. По итогам работы мастера создается карточка Входящего счета с возможностью составления платежного календаря для каждого счета. 
• Создан график платежей, который содержит информацию о датах оплаты, суммах, статьях расхода и позволяет разбить оплату счета на несколько этапов с автоматическим отслеживанием сроков и контроля проведения. 
• Реализованы разные представления для справочника, которые используются для различных типов входящих счетов.
• Разработан и адаптирован под нужды заказчика типовой маршрут по утверждению входящих счетов для передачи в оплату.
• Обеспеченно удаленное утверждение счетов на оплату через мобильное приложение Jazz.
• Организовано проставление различных служебных штампов на документ: факсимиле с датой и временем согласования, информация о коммерческой тайне, таблица с информацией по платежу. 

• Создана возможность автоматического обновления курса валют с сайта Центрального банка РФ. Каждый день DIRECTUM сканирует сайт ЦБ РФ и, обнаружив изменения в курсах валют, соотносит курс с валютой счета и автоматически пересчитывает сумму по новому курсу. Данные автоматически отражаются в карточке валютного счета

• Автоматическое формирование заданий на основе Графика платежей.
• Для удобства финотдела реализован функционал, позволяющий выполнять задание путем изменения реквизита в записи справочника. Сотрудникам не требуется искать задачу и смотреть вложения. Достаточно поменять статус счета в справочнике с «Не оплачено» на «Оплачено», и система самостоятельно выполнит созданное по счету задание и отправит его далее, согласно маршруту.

• Системой поддерживается ежедневное формирование реестра платежей на день для осуществления контроля сумм, оплачиваемых по счетам контрагентам.

Бизнес эффект

В настоящее время модуль «Согласование входящих счетов» является рабочим инструментом не только для финансово-экономического отдела и бухгалтерии, но и для всех сотрудников компании, которые так или иначе работают со счетами.

При подведении итогов работ отмечаются следующие результаты:

• Снизилась трудоемкость и длительность согласования входящих счетов на оплату;
• Минимизировались риски, связанные с неисполнением договорных обязательств по оплате счетов;
• Процесс согласования и проведения платежей стал более безопасным и прозрачным;
• Упростился контроль оплаты счетов по договорам в плановые сроки;
• Исключена вероятность потери счетов;
• Организован быстрый поиск информации по счетам;

На данный момент, любой исполнитель может отследить состояние своего счета (стадию согласования, постановку в оплату, выгрузить скан-копию утвержденного счета и т.п.).
Для финансистов разработан инструмент, с помощью которого на основе системных данных автоматически формируются реестры счетов, финансовые и аналитические отчеты в различных разрезах.
Также, в качестве положительного результата стоит отметить уменьшение количества механической рутинной работы и появление времени, которое можно потратить на развитие отдела и выполнение новых задач.

Возможные варианты развития

Автоматизация процесса согласования входящих счетов – это лишь первая ступень развития и модификации системы DIRECTUM в финансовом и бухгалтерском направлениях. В перспективе, как вариант развития, рассматривалась интеграция системы с 1С.

В качестве дополнительных вариантов развития можно выделить:

• Настройка с клиентом интернет-банка для упрощения формирования платежных поручений. Дополнение функционала учетом исходящих счетов и контроль расчета по ним.
• Организация учета актов, товарных накладных для увеличения обоснованности платежей по счетам.
• Реализация функционала взаимозачета сумм с контрагентом, когда исходящий счет перекрывается входящим.

Как говорится, «нет предела…», а дальше вы знаете.

Команда

Куратор - Сарваров Айдар
Разработчик - Зайнуллин Рустам
Тестировщик- Шайхеразиев Алмаз