Хорошее решение - расходов сокращение!

Успешный проект

О компании

Компания Ticketland.ru – крупнейший билетный оператор России в сегменте “живых” развлечений: спектакли, концерты, мюзиклы, фестивали, классическая музыка, спорт, а также любые мероприятия для детей.

Компания является точкой входа для зрителей при выборе билетов на развлекательные мероприятия и предлагает билеты на любые места и даты, а также делает персонализированные рекомендации пользователям, ориентируясь на их интересы.

Приоритетами компании являются высокое качество обслуживания клиентов и удовлетворение их желания найти для себя наиболее интересное событие.

В структуру входит центральный офис и более 80 точек выкупа билетов, расположенных в Москве и Московской области. Сегодня компания активно выходит на рынок в Санкт-Петербурге.

Деятельность Ticketland.ru сопровождается большим объемом бумажных документов, что увеличивает загрузку сотрудников и не позволяет им сфокусироваться на ключевых задачах. Чтобы ускорить и оптимизировать внутренние процессы, связанные с документооборотом, руководство решило внедрить ECM-систему.

Цели и задачи проекта

• Перевести 90% бумажных документов в электронный формат;
• Возможность быстрого "движения" документов;
• Уменьшить хождение сотрудников по офису, в поисках своих документов;
• Внедрить удобный инструмент для согласования документов с возможностью удаленной работы;
• Создание единой учетной базы.

Решения и ход проекта

Перед нами стояла задача внедрить в течение двух месяцев систему электронного документооборота.

DirectumRX - закрыл все поставленные задачи, внедрение проекта не вызвало больших затруднений. Потребовалось время на синхронизацию справочников и внутренних технических настроек. Настройка регламентов выстроена логично, было понятно, как справляться с этой задачей, даже не проходя обучающего курса для администраторов.

Из всего обучения был прослушан финальный вебинар и проштудированы учебные пособия для администраторов, то есть фактически система была освоена самостоятельно. Был проведен внутренний обучающий семинар для 15 сотрудников компании, остальные сотрудники используют описанные администратором системы регламенты.

Можно ли проект тиражировать?

Проект можно и нужно тиражировать! Любая уважающая себя компания ценит прежде всего ресурсы - время и деньги, система позволяет их сэкономить

Как внедренные инновации отразились на работе компании?

Компания затрачивает значительно меньше средств на расходные материалы (бумага, тонер для принтера).

В значительной степени сократилось количество вопросов у коллег по ходу согласования и поиска документа (в Directum RX - всё абсолютно прозрачно).

Уменьшилось количество внутренних споров между сотрудниками, ибо, что попадает систему - бесследно не исчезает)

Появилась возможность удобного согласования документов, вдали от рабочего места, например, используя приложение Directum Jazz.

Появилась единая документационная база для бухгалтерии и делопроизводителей, что существенно экономит время сотрудников.

Результаты проекта

• 81 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
• 8 ТОП-менеджеров, работающих в системе
• При реализации проекта были задействованы 2 сотрудника, которые пошли обучение
• Срок выполнения – 3 месяца

Для компаний, умеющих правильно распределять свои ресурсы - DirectumRX просто незаменим, потому что:

• позволяет экономить время (удобство согласования, простора хода согласования, поиск документов)
• позволяет экономить деньги, помимо сокращения затрат на расходные материалы, система сама по себе стоит не дорого, и в случае отказа от использования - не будет мучительно больно за расходование бюджетных средств.

Система позволяет работать удаленно, что для современных "акул бизнеса" является неоспоримым преимуществом.

Интерфейс простой и не перегружен лишним функционалом.

Очень профессиональная служба тех. поддержки.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Возможность работы в системе через web-клиент для сотрудников, работающих на Mac, Linux, Ubuntu.

Планируется автоматизировать процессы закупочной деятельности и согласование счетов на оплату.

Отзывы

От лица нашей компании выражаем благодарность команде Directum за разработку такого универсального и удобного инструмента для бизнеса. Спасибо нашему ведущему менеджеру за поддержу и умение быстро и качественно решать вопросы! И, с нетерпением ждём новые фичи!

Руководитель проекта - Попова Евгения Васильевна