Внедрение системы электронного документооборота на базе DirectumRX (Модуль Делопроизводство)

Компания «ЕАЕ-Консалт» – центр консалтинга, развития, внедрения и поддержки бизнес-приложений на предприятиях топливно-энергетического комплекса, в крупных производственных и государственных структурах.

Общество с ограниченной ответственностью «ЕАЕ-Консалт» было создано в 2011г. в ходе реализации программы по выводу непрофильных активов за пределы нефтяной Компании «ЛУКОЙЛ» и реорганизации центра по ИТ-обеспечению Группы – ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ». В «ЕАЕ-Консалт» переведены все компетенции и ресурсы для выполнения работ по внедрению и поддержке информационных систем, используемых в организациях Группы «ЛУКОЙЛ».

Филиалы «ЕАЕ-Консалт» расположены в основных регионах деятельности нефтегазовых компаний – Санкт-Петербурге, Перми, Волгограде, Кстово, Когалыме и Усинске. Численность компании – более 1000 человек.

Предпосылки для реализации и подготовка к проекту

В рамках внутреннего аудита сертифицированной интегрированной системы менеджмента в апреле 2017 года была проведена проверка деятельности Общества по организации и исполнению бизнес-процессов «Управление записями и документами» и «Управление информацией». По результатам аудита было принято решение о необходимости внедрения новой системы электронного документооборота, позволяющей устранить полученные замечания и недостатки и минимизировать потенциальные риски. До старта проекта была актуализирована нормативно - методическая база (утверждена новая Инструкция по документационному обеспечению управленческой деятельности), регламентирующая бизнес-процессы, подлежащие автоматизации.

Задачи проекта

• Совершенствование и оптимизация бизнес-процессов «Управление записями и документами», «Управление информацией» в части документационного обеспечения управленческой деятельности
• Унификация процессов создания, согласования и исполнения документов (настройка шаблонов и правил согласования)
• Внедрение современного и удобного инструмента контроля исполнения поручений и формирования актуальных отчетов по исполнительской дисциплине
• Настройка «жизненного цикла» документа (создание, согласование, утверждение, исполнение), обеспечение прозрачности процесса для всех его участников
• Обеспечение быстрого поиска и систематизации документов, подготовки к архивному хранению, контроль хранения и передачи бумажных экземпляров
• Автоматизация внесистемных процессов в части делопроизводства и документооборота (ознакомление с документами), минимизация трудозатрат работников по сканированию и пересылке документов для ознакомления
• Автоматизация иных процессов по обеспечению деятельности Общества (реестры отправляемой корреспонденции, заявки на заключение договоров)

Проектные решения

Детали проекта

Система развернута на собственной инфраструктуре. Есть отличия от рекомендованных вендором решения расположения серверов. В настоящее время структурная схема выглядит следующим образом:

Задействованные технологии (версия DIRECTUM 2.6 (в 2018 запланирован переход на 2.7), использованные модули , службы, мастера действий, типовые маршруты, сценарии и т.д.).

Отказоустойчивая архитектура

Для обеспечения надежной работы системы DirectumRX создана ферма серверов приложений (Сервер приложений 1 и Сервер приложений 2), которая позволяет обеспечить отказоустойчивое функционирование сервисных служб DirectumRX при помощи кластера ARR сервисов (ARR1 и ARR2).

Сервис ARR – сервис балансировки нагрузки веб-фермы IIS и реализованный с помощью продукта Microsoft Application Request Routing.

Ферма серверов приложений позволяет перераспределять нагрузку между двумя серверами со службами DirectumRX посредством механизма ARR, в случае выхода из строя одного из серверов, второй возьмет на себя всю существующую нагрузку.

Доступ к приложению DirectumRX можно получить либо через опубликованный клиент на RDS ферме (пользователи мобильных приложений iOS, android), либо по ссылке (ссылка является одинаковой для пользователей из внешней и внутренней сетей).

В качестве серверов баз данных используются серверы БД SQL(Сервер БД SQL 1 и Сервер БД SQL 2) работающие в режиме зеркалирования. Реализация отказоустойчивости БД SQL выполняется на уровне администрирования данной инфраструктуры.

Используемые модули:

• Делопроизводство
• Проекты
• Продажи

Ход проекта

• В рамках проекта автоматизированы основные процессы документационного обеспечения управленческой деятельности – работа с входящими письмами, работа с исходящими письмами, работа с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения, протоколы), работа с внутренними документами (служебные записки, реестры (описи), заявки).
• Настроены виды документов, автозаполняемые шаблоны документов, правила согласования отдельных видов документов.
• Подготовлены инструкции пользователей, с учетом адаптации к специфике работы предприятия, что не входило в организационные рамки проекта.

Специфика проекта

Территориальная распределенность. Подразделения имеют функциональную централизацию с региональным присутствием. Административно-хозяйственная деятельность осуществляется на местах и курируется руководителем обособленного территориально-производственного подразделения, которое, в свою очередь, не является самостоятельным субъектом правоотношений и не имеет статуса юридического лица;

Выстраивание «сквозных» процессов. Ряд служб, обеспечивающих кадровый и бухгалтерский учет, находятся на аутсорсинге. Настройка регламентов позволила сделать жизненный цикл документа непрерывным;

Создание виртуальных подразделений. Для систематизации и унификации регламентов настроена организационная структура Общества с учетом территориального распределения.

Удаленное обучение. 95% пользователей (в т.ч. ключевых) были обучены удаленно с привлечением собственных ресурсов (администраторов).

Аудитория проекта

• Ключевые пользователи системы (имеющие клиентские лицензии модуля Делопроизводство) – делопроизводители, секретари, специалисты, ответственный за организацию документооборота в отдельных подразделениях, бизнес аналитики;
• Руководители - топ-менеджмент, руководители территориальных обособленных подразделений (должностные лица)
• Администраторы – специалисты службы поддержки 1 и 2 линии
• Остальные работники – руководители верхнего уровня (начальники отделов, управлений, департаментов, центров, служб), заместители, ключевые специалисты (ведущие и главные специалисты).

Проектные ограничения

• Частичный охват пользователей (400 из 1200)
• Отсутствие интеграции с системой управления персоналом в рамках реализации проекта
• Миграция исторических данных из действующей на период старта проекта не предусмотрена
• Проектные решения и инструкции пользователя не разрабатываются
• Функциональные рамки подразумевают стандартный функционал, реализуемый посредством настроек и модификаций

Итоги проекта

Охват пользователей на момент перехода в промышленную эксплуатацию – 400 человек. На текущий момент количество пользователей увеличилось до 450 чел.

Срок реализации проекта – 2 месяца

Проектный офис со стороны Заказчика – 13 человек, в том числе 5 обученных на курсах.

Проектный офис со стороны Исполнителя – 4 человека

Результаты реализации проекта

• Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и контролируемости;
• Получение объективной и своевременной аналитики деятельности подразделений и отдельных руководителей для принятия управленческих решений и корректировки бизнес-процессов;
• Повышение документационной грамотности и культуры Общества в целом за счет внедрения шаблонов документов, настройки уникальных маршрутов;
• Решение проблемы географической удаленности работников, обеспечение возможности их совместной работы в рамках единой системы;
• Сокращение сроков согласования и исполнения документов посредством коллективной работы и возможностью их параллельного согласования и исполнения;
• Повышение уровня информационной безопасности;
• Сокращение объема бумажного документооборота (в т.ч. сканобразов), повышение оперативности взаимодействия между подразделениями;
• Повышение исполнительской дисциплины работников за счет средств визуализации и возможности внедрения нового показателя эффективности;
• Возможность автоматизации иных ERP – процессов, решение вспомогательных вопросов (согласование заявки на заключение договора и т.д.);
• Значительное снижение рисков утери бумажных экземпляров документов;
• Репутационные преимущества – наличие современной, эффективной системы электронного документооборота на предприятии;
• Возможность развития новой компетенции и создания системных продуктов в рамках отдельного функционального направления.  

План развития системы в рамках пост-проектной деятельности

• Автоматизация и настройка дополнительных видов документов для отдельных бизнес-процессов (проектная деятельность, деятельность комиссий и комитетов и др.)
• Автоматизация отдельных бизнес процессов (согласование заявок, оформление командировок)
• Интеграция с другими ИС предприятия
• Модификация СЭД на уровне доработки с привлечением собственных сертифицированных специалистов
• Планируется использование мобильных решений (JAZZ и SOLO).