Международная команда Clover Group автоматизирует процессы в DirectumRX

О компании

Clover Group − разработчик экспертно-аналитической платформы интеллектуального анализа промышленных данных. Платформа Clover IIoT анализирует данные с помощью алгоритмов машинного обучения и решает ряд производственных задач: прогнозирование брака и поломок оборудования, оптимизация цепочки поставки оборудования и переход предприятия на ремонты по состоянию. Данная аналитика позволяет вычленять из больших данных ценную информацию, необходимую для перестройки бизнес-моделей производственных компаний и повышения эффективности управления предприятием.

Цели и задачи проекта

С ростом штата сотрудников и увеличением количества проектов Clover Group потребовался реально работающий инструмент, организующий в едином пространстве процессы взаимодействия и документооборота компании. Необходимо было найти такое решение, которое было бы легким, перспективным и гибким. Что-то новое, что не требовало бы длительной установки, покупки дорогостоящих серверов и ПО, но при этом обладало широким функционалом и возможностью самостоятельной доработки под текущие требования бизнеса.

Решения и ход проекта

Детально изучив рынок, Clover Group было принято решение о выборе системы DirectumRX в качестве платформы для реализации электронного документооборота и объединения работы специалистов из любой точки мира.

Поставщиком продукта выступила компания «МайТэк».

На базе 4 модулей DirectumRX «Управление документами», «Бизнес-процессы и регламенты», «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами» были успешно закрыты вопросы по переводу в электронный формат процессов делопроизводства, организован электронный архив документов, настроены маршруты согласования договоров. Для удаленной работы компания приобрела мобильное решение DIRECTUM Jazz.

В рамках проекта совместно специалистами Clover Group и «МайТэк» был расширен функционал системы: дополнительно разработаны и автоматизированы маршруты согласования командировок, разработан модуль CRM, настроены виджеты с днями рождения сотрудников и клиентов.

Согласование командировок

Перед командировкой сотрудник создает запись в справочнике Командировки, заполняет все необходимые поля (кто командируется, пункт назначения, цель командировки, даты, в рамках какого проекта состоится командировка и планируемые расходы). Далее по регламенту командировка согласовывается с руководителем организации и перенаправляется в бухгалтерию. Бухгалтер получает задачу на перечисление командировочных. После командировки сотрудник прикрепляет все необходимые отчетные документы и бухгалтерия производит перерасчет.

Модуль CRM

Все взаимодействия с клиентом вносятся в DirectumRX, для этого создан новый тип документа Взаимодействие.

Предусмотрен фильтр по участникам взаимодействия и дате проведения:

Все взаимодействия по контрагенту можно посмотреть в карточке контрагента на отдельной вкладке Взаимоотношения:

Виджеты дней рождения

Для удобства были разработаны виджеты с днями рождений сотрудников и клиентов компании. При приближении знаковой даты ответственные получают уведомления о необходимости подготовки поздравления сотруднику своей компании или компании контрагента.

Дополнительно

На данный момент в стадии разработки находится чат-бот Telegram, который, обращаясь к базе данных DirectumRX, позволяет быстро находить необходимые документы. В перспективе его возможности планируется расширить и добавить функцию поиска контактов сотрудников.

Результаты

С DirectumRX Clover Group получила:

1. удобную систему, структурирующую документооборот и процессы взаимодействия компании в едином пространстве;
2. единую базу для хранения документов, обеспечивающую удаленный доступ к корпоративному контенту из любой точки мира;
3. мощный инструмент аналитики, способствующий получению быстрой и объективной информации о деятельности подразделений и отдельных руководителей, необходимой для принятия управленческих решений. 

Перспективы

Из глобальных целей Clover Group — создание «умной» DirectumRX. Построение ECM-системы на технологиях машинного обучения Clover IIoT позволит иначе подойти к вопросам организации электронного документооборота в компании, большая часть работ по которому — регистрация документов, подготовка резолюций и прочее — будет передана на исполнение самой системе.