Работа с документами и договорами в DirectumRX на ОАО "Волжский абразивный завод"

Успешный проект

О компании

ОАО «Волжский абразивный завод»– крупнейшее предприятие отрасли по производству куска карбида кремния черного, зеленого и электротехнического, выпуску шлифзерна, шлифпорошков, абразивного инструмента на керамической и бакелитовой связке, материалы необходимы для для машиностроения, металлообрабатывающей промышленности и сварочного производства.  С 2007 года ОАО "Волжский Абразивный Завод" является частью CUMI International Ltd - дочерней фирмы CARBORUNDUM UNIVERSAL LTD (CUMI), которая в свою очередь входит в международный конгломерат Murugappa Group, существующий еще с начала XX-го века.

Продукция завода поставляется в страны Европы, Южную и Северную Америку, Японию, Индонезию и даже Австралию. Работу предприятия обеспечивает 1500 человек, оно имеет высокий уровень автоматизации, механизации и компьютеризации. Завод активно занимается модернизацией производства, освоением новых технологий.

Задачи проекта

До внедрения DirectumRX вся работа с документами велась в бумажном виде, из-за чего сроки согласования и исполнения затягивались. Кроме того, не был установлен четкий порядок работы с документацией, и отсутствие контроля за ее передвижением нередко приводило к утере оригинала.

Вопрос о внедрении СЭД рассматривался долго. Инициатором проекта стал генеральный директор завода – он утвердил рабочую группу, задачей которой было выбрать систему электронного документооборота. Из представленных решений команда отдала предпочтение DirectumRX. Понятный интерфейс, удобство в использовании платформы и, что немаловажно, проект соответствовал выделенному бюджету компании. Также существенную роль при выборе вендора сыграли высокое качество реализованных проектов и большой опыт его сотрудников.

Целью проекта стало создание эффективной функциональной системы на базе DirectumRX, которая бы обеспечила:

• одновременную работу более 200 сотрудников;
• единое структурированное хранение документов;
• автоматизацию процессов согласования документов;
• автоматизацию процессов работы с поручениями;
• автоматизацию процессов работы с договорами.

Ход и решения проекта

Сотрудничество опытных специалистов DIRECTUM и сильной рабочей группы завода позволило легко провести работу по технологии сокращенного внедрения. Основные задачи проекта удалось закрыть за счет базовых модулей «Делопроизводство» и «Договоры».

Очень благотворно сказалось, что высшее руководство выражало заинтересованность в успешности проекта. Все стадии проекта официально оформлялись в виде приказов с четко зафиксированными сроками, ответственными за исполнение и системой мотивации для исполнителей.

Ответственный за консультации пользователей со стороны заказчика на этапе опытно-промышленной эксплуатации посветила 100% своего рабочего времени консультациям пользователей.

Были автоматизированы процессы:

Канцелярия

• работа с входящими документами (занесение, регистрация, рассмотрение, исполнение);
• работа с исходящими документами (создание из шаблона, согласование, подписание, регистрация, отправка);
• работа с приказами и распоряжениями (создание из шаблона, согласование, подписание, регистрация, ознакомление, исполнение, контроль исполнения);
• работа с прочими внутренними документами (служебные записки, заявки на транспорт, служебные записки о возложении обязанностей, служебные записки на обучение и т.п.);

Договорная работа

• работа с доходными и расходными договорами (создание из шаблона или файла, согласование, подписание, регистрация, экспорт в 1С при помощи коннектора, отправка контрагенту, контроль возврата, контроль подписания со стороны контрагента и обновление информации в 1С);
• работа с дополнительными соглашениями и спецификациями (занесение, согласование, подписание, отправка контрагенту, контроль возврата);

Интеграция с 1С: Управление производственным предприятием

Дополнительно была налажена интеграция справочников «Организации», «Договоры», «Физ. Лица» ERP-системы 1С:УПП 8.3 и DirectumRX:

• После регистрации договора в DirectumRX, он автоматически импортируется в 1С:УПП. При этом реквизит Состояние в 1С синхронизируется с реквизитом Состояние в DirectumRX:

• При изменениях в карточке договора в DirectumRX, эти изменения передаются в 1С:УПП.

• После создания записей «Организации» и «Физические лица» в DirectumRX, они появляются также и в учетной системе. Изменения в карточках также синхронизируются.

• В карточке договора в 1С появилась кнопка «Договор RX» – она позволяет открыть договор в DirectumRX.

Итоги проекта

Стоит отметить высокую заинтересованность и активное участие руководителей отделов. Благодаря слаженной работе команды проекта как со стороны завода, так и со стороны вендора, удалось максимально сократить и ускорить процесс внедрения.

За первые три недели опытно-промышленной эксплуатации (ОПЭ) в системе создано 29177 документа, 4554 задачи и 15623 задания. А количество видов служебных записок увеличилось с одного до восьми.

В ходе проекта было автоматизировано 250 сотрудников, все они прошли очное обучение работе в системе. В модуле «Делопроизводство» уже взаимодействуют 10 человек, а при помощи модуля «Договоры» исполняют свои обязанности 60 сотрудников. В результате внедрения DirectumRX в ОАО «Волжский абразивный завод» сократилось время согласования, и установлен контроль работы с документами, процессы соответствуют высоким международным стандартам головной компании CUMI, престижу при взаимодействии с партнерами, требованиям аудиторов.

Использование современной ECM-системы позволило повысить эффективность работы завода. Взаимодействие между отделами и согласование документов теперь происходит в кратчайшие сроки. Мы уверены, что система будет развиваться.

Результаты

• 250 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
• >10 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
• 10 специалистов - команда проекта от исполнителя и заказчика
• 200 обученных специалистов
• Срок выполнения 3 месяца
• Сокращение время согласования договорных документов в 3-5 раз
• Количество документов создающихся в системе в месяц > 5000
• Ускорение согласование документов и передача их на исполнение в 2-3 раза

В ходе опытной эксплуатации принято решение расширить внедрение еще на 200 лицензий.