Автоматизация договорной работы в ООО «Информационные технологии»

Решение разработчика

Задача

Автоматизация договорной работы в ООО «Информационные технологии». Для автоматизации договорной работы необходима была интеграция 1С. 

Кроме того после массовой загрузки данных о контрагентах, в справочнике «Организации» появилось большое количество дублей.

Описание решения

Для работы с договорами в нашей компании были созданы:

Справочник «Банки»
Справочник «Банковские счета»
Мастер действий «Создание договорных документов»
Мастер действий «Занесение внешних договорных документов»
Сценарий «Замена дублей в спр. Организации»
Сценарий «Поиск дублей по ИНН в спр. Организации»
Также был модифицирован стандартный справочник «Организации».

Для автоматизации договорной работы была произведена настройка коннектора 1С для следующих справочников:

• «Контрагенты» 1С -> «Организации» Directum
• «Классификатор банков» 1С ->  «Банки» Directum
• «Банковские счета» 1С -> «Банковские счета»  Directum
• «Договоры» Directum -> «Договоры с контрагентами» 1C

База 1С содержала более полную информацию о контрагентах компании, поэтому было принято решение заменить записи справочника «Организации» Directum, на записи справочника «Контрагенты» 1С.  В качестве кода  для записей в Directum используется код контрагента из справочника «Партнеры» 1С.

После загрузки информации о контрагенте из 1С,  менеджер создает в Directum договор через мастер действий. Информация о договоре выгружается из Directum в 1С. Кроме основной информации по договору (контрагент, №, дата, действует с, действует по, сумма), выгружается информация о менеджере, и подразделении.

Для замены дублей, которые появились массовой загрузки данных о контрагентах, были разработаны 2 сценария: «Замена дублей в спр. Организации» и «Поиск дублей по ИНН в спр. Организации».

Возможности решения:

• Загрузка информации о контрагентах из 1С, выгрузка информации о договорах из Directum
• Создание договоров в системе Directum (Из макетов, из файлов Windows)
• Занесение приложений из Windows к существующим договорам
• Удаление дублей в справочнике «Организации»

Использованные технологии и платформы:

• Directum (версия 5.4.2)
• 1С-комплексная автоматизация (версия 8.3.10.2299)
• Коннектор к «1С:Предприятие 8»

Создание нового контрагента

Если контрагента нет в базе Directum, ответственный менеджер создает в 1С новую запись в спр. «Контрагенты», заполняет информацию об организации, и о счетах контрагента.

После заполнения информация из 1С выгружается в Directum, создаются новые записи в спр. «Организации», «Банки», «Банковские счета». Обмен происходит каждые 10 минут. Информация о счетах контрагента фиксируется в спр. «Организации», на вкладке «Банковские счета».  При удалении или закрытии записи в спр «Банковские счета», информация о счете удаляется из спр. «Организации».

Карточка справочника «Банки»:

Карточка справочника «Банковские счета»:

Карточка справочника «Организации»:

Создание договора из макета с помощью МД «Создание договорных документов»

Мастер действий «Создание договорных документов» предназначен для создания договора из макета. Чтобы избежать пропуска номеров при ошибках в мастере действий, в качестве номера договора проставляется АВТОНОМЕР. На последнем этапе мастера действий АВТОНОМЕР заменяется на порядковый номер договора.

Основные шаги мастера действий:

1. Выбор макета договора;
2. Заполнение основных параметров договора (Контрагент, Наша организация, и тд.). Выбор счетов контрагента и нашей организации;
3. Проверка реквизитов контрагента;
4. Заполнение дополнительных параметров договора;
5. Редактирование сгенерированного документа;
6. Проверка данных для создания договора;
7. Просмотр информации по созданному договору.

Работа с мастером действий «Занесение внешних договорных документов»

С помощью мастера действий «Занесение внешних договорных документов» можно занести в Directum Договор, и договорные документы из Windows.

Основные шаги мастера действий:

1. Выбор договора в Directum (Если создается новый договор, шаг пропускается);
2. Выбор внешних документов. Пользователь выбирает документ (Из Windows или из Directum), вид документа, если вид документа не договор, то заполняет Номер и Дату документа, нажимает кнопку «добавить». Если договор не выбран на пером шаге, то документ договора должен быть выбран на данном этапе;
3. Заполнение основных параметров договора. Если договор выбран на первом шаге, этап пропускается;
4. Заполнение основных параметров договорного документа;
5. Проверка данных для создания договора;
6. Просмотр результатов работы мастера действий.
    

Сценарий «Замена дублей в спр. Организации»

Cценарий заменяет запись-копию, на запись оригинал, во всех справочниках и документах, где она используется. После успешной замены запись-копия закрывается. После замены будет предложено открыть лог файл и просмотреть список записей, в которых произошла замена организации.

Сценарий «Поиск дублей по ИНН в спр. Организации»

Сценарий ищет дубли по ИНН в справочнике «Организации». Пользователь может просмотреть карточки записей-дублей, и выбрать запись для замены. После замены будет предложено открыть лог файл и просмотреть список записей, в которых произошла замена организации.

Результаты применения решения

Автоматизирована работа с договорами, было организовано обучение сотрудников компании. Решение успешно используется в ООО «Информационные технологии» (г. Сыктывкар).

Команда

Габова Елена Юрьевна - Разработчик

Придыбайло Анатолий Сергеевич - Руководитель проекта